O documento discute os desafios de gerenciar o desempenho empresarial em uma economia dinâmica e como soluções de Comprehensive Performance Management (CPM) podem ajudar as empresas, especialmente as de porte médio. Ele descreve os processos de planejamento, orçamentação e previsão e como uma boa solução de CPM deve fornecer agilidade, flexibilidade e transparência para lidar com mudanças rápidas.

1. Gerenciando
Desempenho em uma
Economia Dinâmica
WHITE PAPER SYSPHERA
Antonio Dutra Junior
Board Member da Sysphera

2. 02Gerenciando Desempenho em uma Economia DinâmicaSYSPHERA
COPYRIGHT
Sysphera
A Sysphera é uma empresa brasileira com atuação global, especializada no desenvolvimento de soluções de software para
planejamento e controle das operações financeiras, regulatórias e operacionais das empresas. Estes processos de negócio estão
inseridos dentro do conceito CPM - Comprehensive Performance Management.
Marca Registrada / Trademarks
Sysphera e a logomarca da Sysphera são marcas ou marcas registradas da Sysphera ou de suas empresas subsidiárias no Brasil ou em
outros países. Todos os nomes mencionados são marcas registradas dos seus respectivos proprietários.
Direitos Autorais / Copyright
Copyright © 2012 Sysphera. Todos direitos reservados.

3. Gerenciando Desempenho
em uma Economia Dinâmica
O ambiente dos negócios do século XXI tem se mostrado cada vez mais competitivo e
predatório. Os fluxos de capitais gerados pelo ambiente globalizado transformam-se
rapidamente em oportunidades a ameaças, sejam eles produtivos ou especulativos. Gerenciar
uma empresa com eficácia requer habilidade para criar planos que guiem a empresa conforme
sua estratégia e de forma alinhada aos seus orçamentos. Requer também uma grande
capacidade preditiva, simulando e experimentando variações nos seus drivers internos e
externos, projetando prováveis resultados com precisão.
Neste cenário de instabilidade, a aplicação de CPM - Corporate Performance Management ou,
mais corretamente, Comprehensive Performance Management é uma peça fundamental para
que a organização possa acompanhar as circunstâncias em mutação, permitindo que os gestores
façam previsões e analisem cenários alternativos rapidamente, refazendo o melhor curso de
ação. CPM nada mais é do que um macro conceito de gestão que inclui Processos, Metodologias,
Métricas e Tecnologias que permitem a organização monitorar, medir e gerenciar sua
performance.
De forma geral, o mercado encontra-se razoavelmente educado no sentido de que CPM é uma
estratégia corporativa que busca alinhar departamentos para otimizar seus negócios, reduzir
seus gastos e ampliar a performance. Por ser uma estratégia, não deve, portanto, ser conduzido a
nível departamental. Não é, tampouco, um projeto com início, meio e fim, é um conceito que
deve ser adotado continuamente pela empresa, constantemente aprimorado e integrado ao
DNA da organização.
Tradicionalmente, muitas das ferramentas concebidas fora do Brasil para realizar essas tarefas têm
estado fora de alcance para as empresas brasileiras devido ao seu custo de aquisição ou, mais
frequentemente, ao seu custo total de propriedade, que inclui sua instalação, utilização e
manutenção. Felizmente, soluções nacionais têm surgido para suprir esta lacuna, suportadas
ainda por terem sido projetadas, desde o princípio, levando em conta as características
peculiares das operações e regulamentações brasileiras em oposição à simplicidade das
realidades norte-americanas ou europeias, haja vista as diferenças no sistema tributário e
trabalhista.
Empresas de todos os portes necessitam gerenciar seu desempenho com eficiência e buscar a
agilidade para adaptarem-se as mudanças impostas por este ambiente volátil.
Mas é importante afirmar que empresas de todos os portes possuem praticamente as mesmas
demandas de gerenciamento de desempenho.
DESAFIOS PARA AS EMPRESAS DE PORTE MÉDIO
Períodos de alta competitividade ou dificuldades em alguns setores da economia trazem
consigo uma grande motivação para que as empresas de todos os portes gerenciem suas
operações e finanças mais eficientemente que nunca e que se adaptem a novas realidades.
As vantagens do CPM em um ambiente competitivo e predatório
Antônio Dutra Jr, Board Member da Sysphera
03SYSPHERA Gerenciando Desempenho em uma Economia Dinâmica

4. 04SYSPHERA
Mudanças históricas nos drivers de custos, as taxas cambiais e os novos entrantes de mercado
com seus preços altamente competitivos, fornecem amplas evidências da necessidade que
temos para nos adaptar a parâmetros flutuantes.
Enquanto uma economia dinâmica e altamente competitiva apresenta desafios até mesmo para
grandes corporações, ela pode representar uma época especialmente difícil para empresas de
porte médio. Tais companhias têm a mesma necessidade de gerenciamento de desempenho
das empresas maiores, mas, ao deparar-se com produtos concebidos fora do Brasil, os gestores
são apresentados a custos proibitivos. Deixando as taxas de licenciamento de lado, o custo total
de propriedade, que inclui instalação, custos de tecnologia da informação (TI) para servidores,
utilização, atualizações de software e manutenção pode chegar a centenas de milhares de
dólares rapidamente.
Ter acesso a uma boa solução de CPM, investindo uma fração do valor gasto pelas grandes
corporações, vai ampliar a competitividade da empresa de médio porte através de um
gerenciamento dos seus processos nos mesmos nos mesmos moldes das melhores empresas do
mercado.
Dentro deste contexto, é muito importante que sejam atacados somente um grupo limitado de
processos, especialmente aqueles que são determinantes para o desempenho da organização.
São eles: Formulação da Estratégia, Definição de Metas, Planning, Budgeting e Forecast. De longe,
os processos de Planning, Budgeting e Forecast são os mais desafiadores, pois são aqueles que
demandam mais esforço e que envolvem a maior quantidade de colaboradores da empresa.
PLANNING BUDGETING & FORECAST
Traduzidos como Orçamentação, Planejamento e Previsão, são três processos distintos,
altamente interligados entre si. Cada um deles possui metas e necessidades diferentes e,
portanto, diferentes requisitos em termos de funcionalidade de software.
O Planejamento é estratégico por natureza. Ele identifica e esclarece o impacto total de cenários
e estratégias empresariais alternativas no curto e no longo prazo. Tipicamente, planejamento é
feito por um grupo relativamente pequeno de indivíduos que são responsáveis pela tradução
das metas organizacionais de alto nível em um plano. Ele geralmente é um precursor da
orçamentação. O planejamento diz respeito às possibilidades, alternativas e cenários what-if. Ele
tenta descobrir qual será o impacto das decisões de hoje sobre os resultados financeiros de
amanhã.
Planejamento é inerentemente complexo por causa das interdependências e do efeito potencial
quanto a mudança de qualquer parâmetro. Ele faz considerações como:“se a receita de uma
linha de produtos cair, que impacto ela terá sobre os ganhos? Sobre os requisitos de caixa? Sobre
o quadro de funcionários? Sobre as exigências de capital?”Planejamento raramente significa criar
um plano, ele significa criar muitos planos baseados em diferentes cenários possíveis: melhor
caso, pior caso, caso provável, cenários com receitas diferentes, cenários com custos diferentes,
cenários de aquisição diferentes, e assim por diante. E até os planos mais bem desenhados
devem ser constantemente revisitados. Condições de mercado incertas e voláteis podem pedir a
modelagem de múltiplos cenários para comparar alternativas complexas.
Uma suíte de CPM deve prover a capacidade de criar as interdependências necessárias e permitir
comparações entre alternativas. Idealmente, o processo de planejamento deve estar bem
integrado com a plataforma de orçamentação para que os dados do plano possam ser usados
de forma a agirem diretamente como fonte para o orçamento. Uma boa ferramenta de
Gerenciando Desempenho em uma Economia Dinâmica

5. 05SYSPHERA
planejamento possibilita que um usuário financeiro crie regras de negócio complexas,
necessárias para suportar as interdependências de dados em um plano estratégico. Claro que
muitas dessas regras provavelmente serão aplicadas ao orçamento e a dados reais. Também
importante para o planejamento é a habilidade de gerar cenários alternativos facilmente.
Orçamentação é uma atividade mais colaborativa, de baixo para cima, do que o planejamento. É
o processo controlado de traduzir as decisões do planejamento em um plano de ação detalhado,
específico e projetado para o próximo ano, que pode ser usado como diretriz para desempenho.
Ele pode envolver inserção de dados por parte de um grande número de colaboradores,
frequentemente acompanhado de um processo recorrente de aprovação. Uma suíte de CPM
procura facilitar a dura tarefa de inserir dados e criar regras de negócio. A maioria das
companhias coloca seus esforços principais no desenvolvimento de um orçamento. Em uma boa
solução, a habilidade de tirar vantagem da funcionalidade do Microsoft Excel é uma grande
conveniência, se não uma absoluta necessidade. Mas a condução de todo o processo de
orçamentação através de planilhas eletrônicas, de forma colaborativa, resultará em uma atividade
frágil, inflexível, ineficaz e frustrante, para dizer pouco.
O objetivo da Previsão é acompanhar o desempenho com relação ao plano e fornecer um olhar
preciso para o futuro de acordo com as variações e conformidade do orçamento. Previsões
baseadas em desempenhos anteriores atualizadas enquanto o desempenho real avança dia a
dia, possibilita antever a necessidade de ajustes ao orçamento. Oferece aos gestores uma
advertência antecipada para reduzir ou aumentar despesas para atingir os limites orçamentários
ou capitalizar oportunidades. Os períodos da previsão podem ser desde dias até meses, mas
mais tipicamente, as previsões são feitas em um período de tempo mensal ou trimestral. Uma
solução de CPM deve permitir a criar novas previsões mesclando dados de diversos cenários e
permitir que os gestores insiram seus insights para o novo plano.
Em um ambiente dinâmico, esses processos são especialmente críticos e eles precisam ser
particularmente ágeis, flexíveis, adaptáveis, transparentes e confiáveis.
Então, o que significa para uma solução de CPM ser capaz de prover agilidade, flexibilidade e
adaptabilidade? Primeiro, vejamos o quanto uma organização necessita destas capacidades.
Em uma economia de dinâmica, incertezas e pressuposições financeiras que eram razoáveis
ontem, podem não ser mais amanhã; gestão eficaz do Working Capital, disponibilidade de
crédito e questões gerais relacionadas a receita, podem invalidar o plano estratégico em questão
de dias. Além disso, o ambiente regulatório pode mudar em segundos ou, no mínimo, pode
haver uma iminente possibilidade de mudanças regulatórias que requeiram que seja montado
um planejamento de contingência para uma variedade de possíveis cenários.
Quando o imprevisto acontece diariamente, a capacidade principal que qualquer solução de
CPM deve apresentar é a aptidão para avaliar rapidamente a situação corrente e gerar um plano
revisado, alimentado pelas novas realidades e com plena sustentação para a melhor tomada de
decisão possível, sob as novas circunstâncias.
Em termos de software, isso significa habilidade para fazer modelagem e a criação de cenários e
simulações complexas rapidamente. Simulações que sejam mais que uma planilha Excel, com
alcance limitado. Que possam gerar Demonstrações Contábeis e Financeiras projetadas,
especialmente considerando a consolidação dos negócios de um grupo econômico. E que
sejam de fácil utilização, intuitivas e capazes de serem utilizadas por quem realmente tem estas
demandas, as pessoas de negócio e não de tecnologia.
Adaptabilidade
Gerenciando Desempenho em uma Economia Dinâmica

6. 06SYSPHERA
Transparência
Uso da Tecnologia
Facilidade de uso
Retorno sobre investimento
Os profissionais de finanças de hoje estão bem cientes da necessidade de transparência quanto a
requisitos legais e regulatórios. Empresas de capital aberto demandam auditorias permanentes
para seus acionistas e para a CVM. Além disso, há o valor adicional na transparência. A precisão
dos números gera confiança e estimula maior comprometimento com planos e orçamentos. Os
usuários devem poder visualizar não só os níveis mais detalhados dos números que resultam de
um movimento para cima na hierarquia, mas também as fórmulas que podem produzir um
número. Isso ajuda os usuários a entender as regras financeiras da empresa de forma concreta.
Da perspectiva de um usuário, esta funcionalidade deve ser nativa na solução de CPM e não
exigir a abertura de outros produtos ou demandar consulta a infinitos relatórios. Esta capacidade
é fundamental e embasa todo o processo de tomada de decisão.
Sempre representando um meio para um fim, a TI (Tecnologia da Informação) é fundamental
para que realmente ocorra uma melhoria nos processos e na tomada de decisão. Uma Solução
de CPM é uma suíte de software, o instrumento de tecnologia que permite a implementação
do conceito dentro da organização.
É uma convergência de aplicações corporativas que oferece suporte aos processos indicados
através de um motor de workflow e inclui ou se integra a uma plataforma de Business
Intelligence.
Importante entender qual o alcance do conceito de BI dentro do macro conceito do
Comprehensive Performance Management, uma vez que os próprios fabricantes de software
possuem uma tendência a tentar resolver problemas preditivos e colaborativos com plataformas
de Business Intelligence simples, apenas automatizando a geração de relatórios com gráficos
muito bonitos sobre aquilo que já aconteceu.
A tecnologia deve vir acompanhada de uma indispensável facilidade de uso. Em geral, facilidade
de uso é a capacidade de se entregar o produto para administração e utilização pelos seus
próprios usuários, com um suporte mínimo da área de Tecnologia. Um bom exemplo está na
atividade de modelagem financeira. Muitos produtos permitem que você faça cópias de um
determinado modelo já existente e seus dados, mas frequentemente isso envolve um processo
na área de TI, com a criação de um novo banco de dados, novos cubos, importação de dados,
etc. Uma boa solução de CPM deve permitir a criação simples de todo um novo modelo, com
toda a dimensionalidade e dados do original, conduzida somente pelos usuários da solução.
Quando o dinheiro está escasso, qualquer investimento em software passará por um escrutínio e
- muito provavelmente - terá que demonstrar retorno sobre o investimento. Também deverá
vencer tendências políticas internas, resistências pela exposição do poder demandado pelo uso
indiscriminado das planilhas eletrônicas e superar os argumentos de que o negócio da empresa
é diferente ou demasiado complexo. O melhor caminho é a elaboração de um Business Case que
deverá examinar benefícios intangíveis, factuais e tangíveis, sendo que os mais óbvios dizem
respeito à economia de tempo e dinheiro nos processos tocados pelo CPM. A produtividade das
pessoas, não apenas da área financeira, é atualmente o maior fator de valorização do capital
humano nas organizações.
Gerenciando Desempenho em uma Economia Dinâmica

7. 07SYSPHERA
CONCLUSÃO
As soluções de CPM atingiram um grau de maturidade tal que oferecem as empresas o poder
real de causar um impacto no seu desempenho, sejam elas pequenas, médias ou grandes. Para
sobreviver e prosperar em uma economia difícil, é fundamental que as empresas invistam em
instrumentos de gestão do seu desempenho, ferramentas que possibilitem à empresa reagir
rapidamente e apropriadamente às condições de mudança.
Através do emprego de modelagem multidimensional, colaboração, criação de cenários e
simulações, além da gestão do workflow dos processos de planejamento, orçamentação, forecast
e consolidação financeira, as soluções atuais habilitam uma organização a entender o que está
acontecendo em seu negócio e fazer ajustes rapidamente. Vieram para oferecer valor e
acréscimo na produtividade das atividades que estavam sendo operacionalizadas através de
planilhas eletrônicas e trocas de email.
Felizmente, já estão disponíveis soluções nacionais, projetadas de acordo com as peculiaridades
das operações e regulamentações brasileiras, oferecidas a preços competitivos e que se
equiparam e superam as tradicionais soluções importadas de Comprehensive Performance
Management.
SAIBA MAIS
A Sysphera é uma empresa brasileira com atuação global, especializada
no desenvolvimento de soluções de software para planejamento e
controle das operações financeiras, regulatórias e operacionais das
empresas. Estes processos de negócio estão inseridos dentro do conceito
CPM - Comprehensive Performance Management.
Rua Lauro Linhares, 897 - sl. 505 bl. Flora
Florianópolis-SC CEP 88036-002
Fone (48) 3206.3107
www.sysphera.com
Gerenciando Desempenho em uma Economia Dinâmica