Aula da disciplina de Eventos de Lazer e Turismo do Curso de Lazer e Turismo da Escola de Artes, Ciências e Humanidades - USP/2009

1. Criação de eventos:
componentes do planejamento
Profª Drª Rita Giraldi

2. Seis meses antes do evento
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9.
Promover reuniões preliminares com as entidades e as pessoas
envolvidas (promotor, coordenador, supervisores)
Revisar o local, definindo a estrutura interna e as condições operacionais
para a realização do evento
Elaborar o orçamento financeiro preliminar
Organizar o cadastro das pessoas e entidades relacionadas direta ou
indiretamente com o evento
Verificar o layout para reserva dos locais onde será realizado o evento
Elaborar o planejamento de marketing e publicidade
Verificar as atividades que dependem de serviços de terceiros
Analisar as necessidades de equipamentos e acessórios cujo orçamento
será apresentado na próxima reunião
Implantar sistema de controle e acompanhamento da execução dos
trabalhos e programação de reuniões de coordenação

3. Três meses antes do evento
1. Encaminhar/distribuir o material publicitário do evento para
os órgãos de comunicação
2. Expedir os convites e formalizar os convites especiais

4. No mês anterior ao evento
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Revisar a situação das atividades programadas e debater os problemas
existentes
Verificar as inscrições realizadas e tomar providências para aumentar o
volume de participantes
Revisar as rotinas de trabalho relacionadas com a recepção e
hospedagem dos participantes
Realizar testes nos equipamentos audiovisuais
Confirmar a execução e contratação de serviços de terceiros
Instalar os serviços de apoio (secretaria, telefonia, limpeza,
estacionamento, lavanderia etc.)
Preparar os locais das reuniões, salões, recepção, sala de imprensa etc.
Estabelecer contatos com os órgãos de imprensa para confirmar a
programação estabelecida

5. No mês anterior ao evento
9.
Revisar a relação de convidados, autoridades, patrocinadores,
palestrantes etc. e confirmar a presença
10. Emitir normas de serviços disciplinando procedimentos e práticas a
serem adotados no decorrer do evento
11. Preparar as cartas de agradecimento que serão expedidas logo após o
término do evento

6. Cronograma de atividades
Cronograma de atividades
Item de
referência
Descrição
do
trabalho
Período de ....../..../..... A ....../....../.......
Responsável
pela
execução
Dias da
semana/quinzena/mês
Previsto
Realizado