1) O documento apresenta uma planilha que será utilizada para gerenciar o time FOSTERS da AIESEC em Goiânia em 2013, com funcionalidades como critérios de membresia, timeline de projetos, CRM para parceiros e intercambistas, e acompanhamento individual de cada membro. 2) A planilha terá abas para controlar os critérios de membresia de cada associado, acompanhar a timeline de projetos, gerenciar informações de parceiros e intercambistas, e realizar o acompanhamento das tarefas e desemp

2. Motivação 3
Apresentação 4
Funcionalidades – Critério de Membresia 6
Funcionalidades – Timeline 11
Funcionalidades – CRM TNT 12
Funcionalidades – CRM Intercambista 14
Funcionalidades – AIM 17
Premiações 20
Questionamentos e Sugestões 21

3. Motivação
Uma das competências que desenvolvemos no programas Jovens Talentos,
o programa de membresia da AIESEC, é a gestão.
A gestão pode existir em diversos aspectos: gestão de tempo, gestão
financeira, gestão de crise, gestão de qualidade, gestão de time, e por ai vai.
Desta forma, este material visa apresentar uma ferramenta que será
utilizada para a gestão do time FOSTERS, o time de GCDPi 2013 na AIESEC em
Goiânia!
Todas dúvidas relacioadas às funcionalidades da ferramenta devem ser
direcionadas ao VP da área, Eduardo Lira, através do e-mail:
eduardo.lira@aiesec.net.

4. Apresentação
O link para a planilha é: http://goo.gl/0DpmH
Ao abrir a planilha ela terá essa aparência:

5. Apresentação
Temos as seguintes funcionalidades:
• Capa: início da planilha;
• CM (Critérios de Membresia): onde controlaremos os critério para ser um
membro da AIESEC em Goiânia no ano de 2013;
• Timeline: onde poderemos saber a timeline do projetos e do time;
• CRM-TNT e CRM-TR: nossas ferramentas de gerência com o cliente, das
Instituições e dos Intercambistas, respectivamente;
• Abas de Acompanhamento Individual do Membro (AIM).
Agora vamos passar por cada uma dessas!

6. Funcionalidades - CM
Na aba de “Critérios de
Membresia” temos uma área
reservada a cada membro.
Essa aba é renovada (pelo
VP) todo mês, e os dados do
mês anterior salvos para
posterior análise de
desempenho.
Os critérios avaliados aqui
são:
Reunião de Time, Office Hour, Reunião Geral, Team Building e Team Day, Conferências
Locais e Treinamentos.

7. Funcionalidades - CM
A cada critério é dada uma nota: 0, 3 ou 5, de acordo com a tabela acima.
Como acertado em Team Building, o não comparecimento sem justificativa a três ítens
considerados “critérios de membresia” acarreta em convocação para speech com o VP
(e possivelmente o LCP) e provável desligamento da AIESEC em Goiânia.
As Office Hours serão acompanhadas junto ao time de TXP.

8. Funcionalidades - CM
Exemplo: vamos supor que no mês de janeiro tivemos: 3 reauniões de time, 1 Team
Building, 1 RG e 1 Treinamento. Vamos supor ainda o seguinte:
Membro 1
Compareceu em todas reuniões de time, mas chegou atrasado (mais de 15 minutos) em
uma delas. Foi na RG, não foi ao Team Building, mas mandou justificativa, e foi ao
treinamento.
Membro 2
Não foi em uma reunião de time, e nem justificou. Mas foi nas outras duas. Compareceu
ao treinamento, não foi na RG, e nem ao Team Building, mas justificou ambos.
Então teríamos o seguinte na planilha:

9. O termômetro do Membro 1 nos diz que ele está OK, verde “:D”, ou seja, está tudo
certo.
Já o termômetro do Membro 2 nos diz que ele está mediano, amarelo “:|”, ou seja,
precisamos de um coach para ver o que está acontecendo.

10. Existe ainda o caso em que o termômetro indica que algo grave está ocorrendo, é o
vermelho “:(“. Quando isso ocorrer, o membro será chamado para speech e há a
possibilidade de ser desligado.
ATENÇÃO: só quem atualiza essa aba da planilha é o VP GCDPi! O restante dos
membros devem apenas acompanhar os dados da mesma!

11. Funcionalidades – Timeline
Aqui você pode acompanhar a timeline simplificada dos projetos, assim como datas
importantes para o time! Para mais detalhes sobre os projetos, consulte nossa
planilha de planejamento.

12. Funcionalidades – CRM-TNT
Aqui estão todos nossos parceiros atuais. As abas são bem autoexplicativas: o
nome da instituição, o nome do nosso contato nessa instituição, o telefone/email
para contato, o endereço, e observações sobre a parceria.

13. Funcionalidades – CRM-TNT
Em qualquer aba da planilha, onde houver uma célula com um marco preto no
canto superior direito, quer dizer que uma nota foi inserida ali, ou seja, que há
mais informações relevantes naquele lugar. Para acessar tais informações, basta
posicionar o ponteiro do mouse sobre a célula desejada.
Na aba “observações”, todos os dados devem ser inseridos dentro de uma nota! A
célula da planilha deve mostrar apenas a data da última modificação na nota.

14. Funcionalidades – CRM-TR
Nesta aba temos informações sobre os intercambistas que estão “matched” ou em
“realização” conosco.

15. Funcionalidades – CRM-TR
Aqui também todas colunas são autoexplicativas. Dentro de cada uma podemos
encontrar notas que contém detalhes sobre o ítem alí descrito. Exemplo, na
coluna “Host”, em cada célula podemos encontrar, dentro da nota, endereço,
telefone e facebook do host!

16. Funcionalidades – CRM-TR
Um detalhe muito importante dessa aba é a parte de AUDITORIA.
Cada intercâmbio que realizamos tem 11
documentos de auditoria. Esses documentos são
melhores explicados no nosso “Manual de
Auditoria em GCDPi 2013”.
Na planilha, a legenda é a seguinte:
S – possuímos esse documento, mas não está sendo pedido, ou já
foi pedido anteriormente;
N – não possuímos esse documento, mas ele ainda não está sendo
pedido;
SE – possuímos esse documento, e ele está sendo pedido;
NE – não possuímos esse documento, e ele está sendo pedido.
Sempre que tivermos um “NE” na planilha, precisamos correr atrás desse
documento! Todo o time é responsável por auditoria.

17. Funcionalidades – AIM
Finalmente, mas não menos importante, temos nossas abas de Acompanhamento
Individual de Membro (AIM).

18. Funcionalidades – AIM
Essas são as abas que devem ser checadas diariamente por cada membro.
Cada membro só precisa
acompanhar a aba com o seu
nome! (evidentemente)
Aqui você encontrará suas JOBs
semanais, com DDL e feedback
de entrega e qualidade.
Após a DDL de cada JOB (ou a entrega da mesma), o VP GCDPi irá atualizar os
campos de Produtividade e Qualidade, dando notas de acordo com a tabela acima.
E o termômetro funciona da mesma forma: pode ser vermelho “:(“, amarelo “:|” ou
verde “:D”, de acordo com a entrega de cada um!

19. Funcionalidades – AIM
É legal observar que aqui só será colocado um “enunciado básico” da tarefa. A
descrição da mesma será enviada por e-mail, que é nosso documento oficial.
Da mesma forma que nos critérios de membresia, o termômetro nos dirá como
anda o desenvolvimento do time, nos informando quando é necessário um coach,
um acompanhemento mais de perto, e até mesmo um speech de possível
desligamento.

20. Premiações!
Todo mês o melhor (ou os melhores, em caso de empate) membro da área ganhará
um prêmio. Tal prêmio vai variar de acordo com o fluxo de caixa do mês. Mas
sempre haverá reconhecimento em RG, e pelo menos uma caixa de chocolate! 
A definição desse(s) melhor(es) membro(s) será feita pela planilha. Os termômetros
nos indicarão quem trabalhou e entregou mais!

21. Questionamentos e Sugestões
Novamente, qualquer questionamento ou sugestão pode ser enviado para
eduardo.lira@aiesec.net!
Aceitem somente que vocês sejam o melhor que vocês podem ser, nada menos!