Confira aqui o que deverá ter em conta para procurar e escolher o parceiro de serviços de contabilidade ideal para o seu negócio!

2. UWU SOLUTIONS - COMO ESCOLHER O PARCEIRO IDEAL DE SERVIÇOS DE CONTABILIDADE
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3. INDICE
04 Como escolher o parceiro ideal
de serviços de contabilidade
05 Processos de escolha do
escritório de contabilidade
07 Cuidados logo após a escolha do
escritório de contabilidade
08 Certifique-se que o escritório de
contabilidade está a desenvolver
o seu trabalho corretamente
09 Como trocar o escritório
de contabilidade caso não esteja
satisfeito com o atual
11 Conclusão

4. COMO ESCOLHER O PARCEIRO IDEAL
DE SERVIÇOS DE CONTABILIDADE
A empresa do José já trabalhava com a XPTO – Serviços de Contabilidade Lda.
há vários anos. O José tinha até criado uma relação pessoal com o proprietário
desta. Não era propriamente uma relação de amizade, mas davam-se bem e
nunca tinham havido problemas de maior. No entanto, o José já há algum tempo
que pensava em procurar uma alternativa. A XPTO era uma empresa já antiga,
com procedimentos muito rígidos, e que não se tinha adaptado ao passar dos
tempos. A sua empresa tinha crescido, o negócio tinha-se tornado mais complexo,
e o José sentia falta de um acompanhamento mais eficiente, que lhe prestasse
informação económico-financeira mais atempada. É verdade que a XPTO cumpria
cabalmente com todas as obrigações contabilísticas e fiscais,
mas isso já não era suficiente.
José pensava: “se por um lado eles nunca
me causaram problemas, o certo é que
também nunca me ajudaram a encontrar
soluções”.
O que deverá o José fazer para
procurar e escolher o prestador
de serviços de contabilidade ideal?
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5. Processo de escolha do Escritório de Contabilidade
Referências
Recomendações de outros empresários conhecidos e da própria satisfação destes
junto dos seus parceiros de serviços de contabilidade.
Presença on-line
É hoje cada vez mais importante analisar e comparar a presença on-line
das várias empresas que prestam serviços de contabilidade, nomeadamente o
conteúdo que as mesmas disponibilizam no seu site e nas redes sociais. Uma
presença forte na internet é, hoje mais do que nunca, um sinal de vitalidade e
dinamismo das empresas em geral. E as de serviços de contabilidade não fogem à
regra.
Empatia pessoal
É muito importante visitar pessoalmente o escritório para verificar a sua
estrutura funcional, falar com os seus representantes e com os seus funcionários,
conhecer a dinâmica operacional e, ao mesmo tempo, convidar o profissional a
visitar a sua empresa, expondo com clareza as suas necessidades e pretensões
empresariais. Trata-se de uma relação profissional que se baseia muito na
confiança e na empatia, e que se espera dure largos anos. Não cometa o erro de
escolher o seu parceiro apenas com base num proposta recebida por e-mail ou
por escrito. Conheça pessoalmente o seu interlocutor.
Carteira de clientes
Solicitar ao escritório uma breve relação de clientes para contacto. Desta
maneira, o empresário poderá obter algumas informações mais precisas
diretamente junto dos clientes do escritório.
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6. Localização
Embora atualmente, com a proliferação do uso da internet nos processos
administrativos, a localização não seja um fator tão relevante como no
passado, ainda assim a localização próxima do escritório ou, em alternativa, a
possibilidade dos elementos da equipa se deslocarem rapidamente à sua empresa
pode ser um dado a ter em conta.
Tamanho
Existem Escritórios de Contabilidade que empregam apenas o contabilista
responsável, até grandes firmas com dezenas de funcionários. Se por um lado
no primeiro caso pode não haver a capacidade de resposta que necessita, dado
tratar-se de uma estrutura demasiado pequena, no extremo contrário temos
as grandes empresas do sector cuja capacidade de resposta é inegável, mas
que praticam preços muitas vezes para além do que as PME podem suportar. O
“segredo” é encontrar o meio-termo.
Valor de Honorários
Certamente que um acompanhamento mais personalizado irá encarecer o valor
final dos honorários, ao invés de um serviço mais básico de simples cumprimento
das obrigações legais. Verifique as necessidades específicas da sua empresa, pois
não valerá a pena estar a pagar por serviços que não utiliza e/ou não necessita.
Também importante, aquando da comparação de propostas, é verificar se todas
elas propõem serviços idênticos, pois vulgarmente acontece que as propostas
mais baixas não incluem determinados serviços que outras com preço mais
elevado. A velha máxima de que “o barato sai caro” não pode ser esquecida.
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7. Cuidados logo após a escolha do Escritório de Contabilidade
Após a escolha Escritório de Contabilidade mais adequado para a sua empresa,
os seguintes aspetos devem ser tidos em conta:
Esclarecimento Detalhado
Manter diálogo franco e aberto quanto à atividade a ser desenvolvida com
todas as suas características e especificidades, a fim de obter do profissional as
necessárias explicações e orientações precisas.
Contrato
Solicitar a elaboração de um “Contrato de Prestação de Serviços”, que deverá
conter, entre outros pontos: os serviços contratados; o valor dos honorários e
respetivas regras de pagamento; processo operacional (entrega de documentos;
disponibilização de valores a pagar ao estado;
forma de pagamentos de impostos; modo de
aviso dos prazos legais; etc.).
Esclareça-se
Não esconda do escritório algo que deseje ou que
supusesse que já estava incluído. Pergunte sempre
e confirme todas as suas dúvidas. Lembre-se:
Este é um dos maiores pontos de
desentendimento entre contabilistas
e clientes, desde o primeiro dia.
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8. Certifique-se que o Escritório de Contabilidade está a
desenvolver o seu trabalho corretamente
O escritório foi contratado e já está a trabalhar para a sua empresa. Agora
verifique se a empresa de contabilidade está a agir de forma correta
Acompanhamento
Certamente todo empresário bem-sucedido, independentemente do tamanho
da sua empresa, tem necessidade de obter os conhecimentos básicos sobre os
impostos e encargos legais que incidem sobre a sua atividade e, desta maneira,
deverá acompanhar periodicamente os prazos de pagamento dos mesmos, não
esquecendo que a responsabilidade de pagamento dos
vários impostos e taxas é sempre do empresário.
Certidões de não-dívida
Solicitar, com alguma periodicidade,
pelo menos anualmente, certidões de
não dívida às Finanças e Segurança Social.
Isto permitirá, de alguma forma,
confirmar que não existem problemas
ou questões pendentes.
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9. Reuniões regulares
Conforme deverá estar previsto no contrato, é importante manter reuniões
periódicas com os profissionais da contabilidade para obter todas as informações
necessárias relativas ao período de análise. A periodicidade das mesmas deverá
ser estabelecida em conjunto pelas duas partes, tendo em conta as necessidades
específicas da sua empresa. No entanto, por mais pequena que seja a sua
empresa, é imprescindível a realização de pelo menos uma reunião anual.
Como trocar o Escritório de Contabilidade caso não esteja
satisfeito com o atual
Poderá chegar o dia em que a sua empresa está insatisfeita com o seu escritório
de contabilidade, seja por serviços não prestados conforme o inicialmente previsto no acordo, seja porque a sua empresa cresceu e o seu parceiro não soube
acompanhar as suas novas necessidades. É o que está a acontecer com o “nosso”
José.
Nesta situação, quais os cuidados a ter em conta? O que é necessário para fazer
uma mudança o mais suave possível?
Nomeação de novo TOC
Após a rescisão referida no ponto anterior, tem 15 dias úteis para comunicar às
Finanças a nomeação de novo TOC (Técnico Oficial de Contas). Caso não cumpra
este prazo, a sua empresa poderá ser alvo de um processo contraordenacional.
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10. Comunicação por escrito
Em primeiro lugar, a empresa deverá verificar as cláusulas de rescisão existentes
no contrato com o escritório atual e quais são as regras para efetivar a rescisão
do mesmo. Normalmente é solicitada uma comunicação com prazo de 30 a 60
dias para conclusão. Assim, a empresa deverá comunicar por escrito ao atual
escritório de contabilidade a intenção de por fim à relação profissional mantida
até à data, de acordo com os prazos e restantes regras previstas no contrato
inicialmente previsto. Caso não exista contrato, é razoável que essa comunicação
seja feita com pelo menos 60 dias de antecedência.
Pague tudo ao anterior TOC
O novo TOC é legalmente obrigado e comunicar com o anterior no sentido de
obter esclarecimentos acerca, entre outras informações, da possível existência de
dívidas da sua empresa para com este último. Em caso afirmativo, o novo TOC não
poderá assumir funções até que a situação esteja inteiramente regularizada.
Recolha da documentação
O atual escritório de contabilidade tem em sua posse, naturalmente,
documentação da sua empresa. A mesma deverá ser devolvida, mas apenas após
já não ser necessária ao cumprimento das obrigações legais em vigor até à data
de final do atual contrato.
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11. Conclusão
Efetivamente a escolha do parceiro certo é de extrema importância para a sua
empresa, pois com todo o conhecimento especializado que possuí, pode resolver
e/ou evitar muitos problemas, por um lado, e por outro ajudá-lo a encontrar
soluções para os desafios que enfrenta no seu dia-a-dia.
Um parceiro de confiança permite-lhe poupar uma quantidade significativa de
tempo, que é então destinada à criação de valor para sua empresa, focando-se no
essencial: Ganhar Dinheiro.
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12. UWU SOLUTIONS - COMO ESCOLHER O PARCEIRO IDEAL DE SERVIÇOS DE CONTABILIDADE
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