As escolas com Sistema de Gestão Acadêmica (SGA) não precisam enviar o arquivo Rio Ônibus, pois a leitura do cartão Riocard é automática. Para escolas com Sistema de Controle Acadêmico (SCA), o arquivo Rio Ônibus deve ser enviado quando o aluno completar 5 anos, ingressar ou sair da rede municipal. Casos de segunda via, furto ou perda devem ser direcionados à Central do Riocard.