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Mentalidade Enxuta no IOV / HRVP:
    Projetos da Certificação Yellow & Green Belt
                         Equipes Lean IOV / HRVP
                           Carlos Frederico Pinto




1
Contexto IOV – HRVP 2009
• A busca pela qualidade sempre foi uma das principais
  forças do IOV
• IOV é responsável pelo Serviço de Oncologia do HRVP
  desde o início de suas atividades
• Em 2007 o IOV obteve o
  Certificado de Acreditação Plena pela ONA.
• Em 2009 o HRVP obteve
  Certificado de Acreditação pela ONA.
• Em 2009 os Serviços de SJC e HRVP conquistaram o
  Certificado de Acreditado com Excelência pela ONA.
• Quais seriam os próximos passos?
2
Novos caminhos para a
gestão da saúde
• Como garantir que a qualidade de um processo
  “bem” executado é Qualidade?
• Qual o custo da Qualidade?
• Como garantir que um “processo de melhoria” é
  efetivamente “melhoria” e efetivamente
  “contínuo”, ou é somente mais uma variação
  no mesmo tema ?

      São “10 anos de experiência” ou
          1 ano repetido 9 vezes ?

3
Qual o custo da qualidade?
Compro fusca....

Requisitos de qualidade:
• Itens de segurança obrigatórios Ok
• Documentação Ok
• Motor revisado (abaixo de 60.000km) Ok
• Todo original Ok
• Sem avarias na lataria Ok
4
Qual é o custo da qualidade?
               Ano 2000, 40.000km
               R$ 36.000,00

                             Ano 77, 50.000km
                             R$ 7.000,00




5
O Custo da Baixa Qualidade
             (CdBQ)
      Entre outras, pode também
         “ser definido como uma
     estimativa dos custos totais de
      processo e procedimentos
     eficientes porém ineficazes”.
                      Juran Institute
6
Categorias do CdBQ na
Saúde
•   Excesso de utilização
•   Subutilização
•   Erro de utilização
•   Outros
    – Desperdícios administrativos
    – Atrasos
    – Deficiências nos serviços oferecidos

7
Exemplo de Excesso de Uso
• Das 110 milhões de prescrições de
  antibióticos por ano nos EUA, 40% são
  consideradas desnecessárias
  (US$17 gastos com resfriado comum)
• Há um crescente número de organismos
  resistentes a antibióticos
  (que custam ~US$ 5 bi por ano
                           para tratar)
8
Exemplo de Subutilização




9
          McGlynn, NEJM 2003
Exemplo de Subutilização




          McGlynn, NEJM 2003
10
Exemplo de Uso Errado
• O IOM estima que 44 a 98 mil mortes por ano
  ocorram relacionadas a Erro Médico em
  pacientes internados nos EUA
     – 50% passíveis de prevenção
     – 7.000 apenas relacionados a erro de medicação
     – Custo estimado de $17 a $29 bilhões de
       por ano (direto e indireto)
• 2 milhões de pacientes sofrem de
  infecções adquiridas no hospital, levando a
  quase 90 mil mortes por ano (1/2 passível de
  prevenção)
     – Custo estimado de $6 a $18 bilhões por ano

11
Porque pensar
enxuto na saúde?
Categorias do CdBQ na
Saúde
•    Excesso de utilização
•    Subutilização
•    Erro de utilização
•    Outros
     – Desperdícios administrativos
     – Atrasos
     – Deficiências nos serviços oferecidos

13
Categorias do CdBQ na
Saúde
•    Excesso de utilização
•    Subutilização
•    Erro de utilização
•    Outros
     – Desperdícios administrativos
     – Atrasos
     – Deficiências nos serviços oferecidos

14
Definição de
MENTALIDADE ENXUTA:
       O PROCESSO EM QUE UMA

     ORGANIZAÇÃO CONTINUAMENTE

        ELIMINA O DESPERDÍCIO

            E CRIA VALOR

15
Framework para Criação de Valor:
MAPA DO FLUXO DE VALOR

       Identifica o valor     Proposta de valor       Entrega de valor
     (Mapa Estado Atual)    (Mapa Estado Futuro)   (Plano Fluxo de Valor)


      Brainstorming                Fluxogramas                   A3
         Gemba                     Diagrama de                 5W2H
          VOC       5 porquês         afinidades
         Escopo     Spaguetti            Gemba
                    Hishigawa            Kaizens
                  Histogramas      Nivelamento




16
EVOLUÇÃO DO LEAN
                1980         1990         2000           2010

Manufatura
               Do TPS ao LEAN em todas as Organizações

Serviços                                  LEAN em Serviços
                                           LEAN na Saúde

Engenharia e
Design de                                       LEAN Design
Produtos
ENTERPRISE                                           Cadeia LEAN
                                                      (Valor Máx)

 17
Jornada Lean no IOV - HRVP
• 2007
  Primeiros passos, contato: IHI durante processo
  de certificação ONA...
• 2008
  Primeiros MVF
• 2009
  Em busca da disseminação da cultura
  Certificação Interna White,
                        Yellow & Green Belts
• 2010
  Em busca da Sustentabilidade ...
  ... Desdobramento da política
18
Certificação Interna Y&G Belts

• Curso com 60+ horas de capacitação em
  ferramentas de gestão enxuta
• Projetos de conclusão com MVF + ROI
     – Equipe Gemba   Infusão de QT
     – Equipe Shogun   Guia de Tratamento
     – Equipe Poupatempo    Faturamento
     – Equipe Xablau  Triagem Enxuta

19
Mapa de Fluxo de Valor 1:
Infusão de Quimioterápicos HRVP
                    Equipe Gemba:
                    •   Evelin Marotta*,
                    •   Sheila Viana e
                    •   Fernanda Paim,
                    •   Camila Moraes,
                    •   Stela Maris

                   * lider da equipe
20
Escopo
                              ESCOPO DO PROJETO
Que produtos ou serviços
esse projeto entregará?    Nivelamento da Agenda de da Enfermagem
                           Infusão de Quimioterápicos quimioterapia no HRVP
                            Nivelamento da Agenda de Quimioterapia

Quem vai usar o produto?   Pacientes (97% SUS) / Cliente

Quem se beneficiará?       Paciente / Enfermagem / Farmácia / Liberação de Guias
                           / Médico
Como saberemos que         •Indicadores;
esse projeto é um
sucesso?
                           •Checagem do plano de Ação;
                           •Reuniões de Follow – up;
                           •Novo Mapa de Fluxo de Valor.
Quais são as principais
“entregas” do projeto?     Nivelamento da Agenda de Quimioterapia
                           Redução do Tempo de Ciclo (redução O/T)


21
PROJETO: Mapa de Fluxo de Valor da Infusão
    de Quimioterápicos da Enfermagem
 AGENDA DE QUIMIOTERAPIA (97% SUS)
 • Outubro de 2007: 454 prescrições;
 • Outubro de 2009: 753 prescrições;
              AUMENTO DE 60 %
 ESPAÇO FÍSICO
 Taxa de ocupação das cadeiras : 88%
 Tempo de espera: 2 horas e 40 minutos

 ENFERMEIRAS (Supervisão) : 2 (Total=3)
 ENFERMAGEM (Infusão) : 5 (Total = 6)
 22
Mapa de Fluxo de Valor do Estado
     Atual da Infusão de Quimioterápicos




23
Mapa de Fluxo de Valor do Estado
     Atual da Infusão de Quimioterápicos




24
Diagrama de Causa e Efeito




25
Histograma
 Quantidade de Procedimentos realizados por períodos.
  QUANTIDADE DE PROCEDIMENTOS POR PERÍODO             QUANTIDADE PROCEDIMENTOS POR PERÍODO
1800                                           1200

1600
                                               1000
1400

1200                                            800

1000
                                    Coluna B
                                                600                                    Coluna B
 800


 600                                            400

 400
                                                200
 200


   0                                              0
       MA NHA             TA RDE                         MANHA               TARDE



Figura 1: Agenda Atual                         Figura 2: Nivelamento da
Manhã: 90%                                     Agenda
Tarde: 10%                                     Manha: 60%
                                               Tarde: 40%
  26
Diagrama Spaghetti
Movimentação da enfermeira para avaliar na recepção paciente para
                   sessão de quimioterapia.




Figura 1: 10 idas até a recepção   Figura 2: 5 idas até a recepção
                                   Redução:50% do movimento
27
Diagrama de Afinidade




28
Mapa de Fluxo de Valor do Estado
     Futuro Infusão de quimioterápicos




29
Mapa de Fluxo de Valor do Estado
     Futuro Infusão de quimioterápicos




30
Soluções de curto e longo prazo

                   1
                 Evento




             2
                     3
                 4
                          5




31
ROI Estimados
                          Estado     Estado    Ganho em       Benefício
                           Atual     Futuro     minutos
Lead Time                 1223 min   959 min    -264 min        22%
Tempo de Valor Agregado   770 min    770 min       0             0%
Tempo de Oportunidade     453 min    189 min    -264 min        58%
Tempo Ciclo Enfermeira     22 min    22 min                     41%
TAKT Enfermeira             13       22 min       OK            < WIP

• Redução de WIP por ciclo               =         9 minutos
• Ciclos (processos) turno               =     75 prescrições
     –   9 X 74 = 666 min/60 min         =                 11 horas
     –   Custo hora trabalhada           =      R$            35,00
     –   Desperdício ao dia              =      R$           385,00
     –   Desperdício ao mês              =      R$         8.085,00
     – ROI Disponível 1º ano             =     R$ 97.020,00
32
16. A3




33
Mapa do Fluxo de Valor 2:
Guias de Tratamento
                   Equipe Shogun:
                   • Melissa Shizue
                     Taciro de Freitas
                   • Carlos Augusto
                     Simões Lopes*
                   • José Antônio Filho
                   • Elizangela Eugênio
                   • Daniela Franco
                     Meneghetti Palma
34                * lider da equipe
ESCOPO DO PROJETO
Que produtos ou         Atendimento ágil e satisfatório dos clientes (pacientes) e
serviços esse projeto   recebimento ágil dos serviços prestados.
entregará?
Quem vai usar o         Setores:
produto?                Faturamento, Guias, Recepção, Triagem e Paciente.
Quem se beneficiará?    Setores Guias e Faturamento.
                        O Cliente / Paciente.
Como saberemos que      Após aprovação, implantação e auditoria do Mapa do Estado
esse projeto é um       Futuro.
sucesso?


Quais são as            • Maior Agilidade no atendimento ao clientes com
principais “entregas”
                          redução do L/T da emissão de guias e
do projeto?
                        • Fluxo de caixa antecipado com redução dos
                          atrasos nas entregas de guias

35
Mapa do Estado Atual




36
Análise dos problemas e soluções
Não há no setor de guias um equipamento que atenda as
  necessidades de envio para aprovação – Otimização do tempo
  do setor de Guias – Adquirindo uma multifuncional.
      A longo prazo – O setor de Guias além de receber equipamento adequado,
         ganhará um local apropriado, otimizando o tempo.
A junção da folha de sala com a guia está ocorrendo em setor que
   não faz parte do processo de guias.
      A longo prazo – Melhora a qualidade de atendimento na Telefonia – Eliminando um
         processo desnecessário.
Quando há alteração no volume do medicamento e a guia já está
  autorizada, perde-se a mesma e recomeça o processo de
  autorização – Diminuição do tempo do retorno financeiro.
      Problema inevitável, mas a implantação da curva A,B,C irá agilizar o
        processo
A saída do malote com as guias da Unimed não tem horário
   definido.
      Agilidade no tempo do envio de guias.
 37   Padronização do horário do envio de malotes.
Mapa do Estado Futuro 1ª Fase




38
Mapa do Estado Futuro 2ª Fase




39
Spaguetti Unimed




40
Spaguetti S/A e Bradesco




41
Spaguetti Policlin




42
1
               Ações               Benefícios
        Padronizar a saída do malote as 16.30h
             fluxo contínuo, agilizar o recebimento de parte das
      2    guias.
        Instalar impressora multifuncional para o setor de guias
             layout físico, redução da movimentação e do tempo do
      3    processo.
        Transferir a operação de juntar as guias com as folhas de
           sala do setor da telefonia para o setor de guias
              padronização e nivelamento
     4
        Eliminar cadernos de protocolos
              eliminar desperdício e repetição de processos.

          Analisar custo do re-trabalho e custo financeiro no atraso do
          recebimento x custo do medicamento, conforme curva ABC –
          padronização e eliminação de desperdício.


43
Benefícios
  Convênio            Unimed SJC            UNIMED Interc              SA e Bradesco


                Estado   Estado    %     Estado   Estado    %      Estado   Estado   %
                 Atual   Futuro           Atual   Futuro            Atual   Futuro

TEMPO DE        199      132       -34    131       64      -50        87     20     -76
CICLO TOTAL
(horas)
TEMPO DE        172      107       -38    130       63’     -51        86     19     -77
OPORTUNIDADE
(horas)
TEMPO QUE       27 h *   25 h *    -6    46 m      46 m      0     45 m      45 m    0
AGREGA
VALOR

       * Os tempos relativos a criação de valor na UNIMED SJC sofrem
        distorção pois dependem de processamento externo pela própria
        UNIMED SJC (que leva pouco mais de 1 dia)

  44
Plano de ação
PLANOS DE AÇÃO: GRUPO SHOGUN

   O QUÊ?                POR QUÊ?               ONDE?        QUEM?                         COMO?                          QUANDO?         QUANTO?          STATUS

Não há no setor     O colaborador perde         Setor de    Colaborador   1-Propondo uma nova maneira de                  Aprovado pela   1- R$ 700,00    Aguardando
de guias um         tempo e o canal de           Guias       de Guias     desenvolver a atividade, usando outra           Diretoria       2- se
equipamento que     comunicação não é                                     tecnologia; ou                                                  aprovado,
atenda as           eficaz                                                2-Alterando o lay-out físico; ou                                fazer
necessidades                                                              3-Propor informatização do sistema junto aos                    orçamento
para aprovação                                                            convênios                                                       3- não tem
das guias                                                                                                                                 valor

A junção da folha   Atualmente quem faz         Telefonia   Colaborador   1-Eliminando o setor da telefonia do processo   Aprovado pela   Nada de gasto   Aguardando
de sala com a       esse trabalho é a                           da        e deixar essa responsabilidade para o setor     Diretoria       e sim
guia está           telefonia, trata-se de um                telefonia    de Guias;                                                       economia
ocorrendo em        setor fora do processo                                2-Eliminar do processo dois cadernos de
setor que não faz                                                         protocolos;
parte do processo                                                         3-Diminuir o tempo de entrega de folha de
de guias                                                                  sala, que implica no nivelamento do trabalho
                                                                          dentro de setor de enfermagem.


Quando há           Quando o paciente vem       Setor de    Colaborador   1-Realizar uma reunião com a gerência ADM       Aprovado pela   Nada de custo   Aguardando
alteração no        fazer a QT e o volume        Guias       de Guias     para análise e viabilidade de implementação     Diretoria
volume do           não bate com o que está                               desta ação;
quimioterápico e    autorizado é necessário                               2-Analisar com a gerência ADM a
a guia já está      refazer o processo de                                 implantação da curva ABC no processo;
autorizada,         autorização, gerando                                  3-Analisar custo do retrabalho e custo
perde-se a          atraso no recebimento                                 financeiro do atraso do recebimento X custo
mesma e                                                                   do medicamento perante curva ABC.
recomeça o
processo de
autorização

A saída do          Atualmente não há um        Setor de     Adelmo/      1-Conversar com o setor de guias para definir   Aprovado pela   Nada de custo   Aguardando
malote com as       horário definido para       Logística     Márcia      um horário melhor para saída do malote;         Diretoria
guias da Unimed     envio do malote à                                     2-Definir um melhor horário com o setor da
não possuem         Unimed                                                logística;
horário definido                                                          3-Após definição e aprovação do novo
                                                                          horário, padronizar junto aos envolvidos.


    45
A3 do projeto




46
Benefício – ROI
                                               Custo                    ROI

     É possível eliminar 12 horas de           R$ 30,00 a hora      + R$4.000,00
     desperdício em recursos humanos por
     mês
     É possível antecipar em 30 dias uma       R$ 625,00            + R$ 7.500,00
     receita aproximada de R$ 25.000,00
                                               (Juros + IOF)
     Investimento em equipamentos              Impressora            - R$ 450,00
                                               multifuncional
     (papel e toner/tinta já são consumidos)

     ROI no primeiro ano                                         + R$ 11.050,00

       • Dentro do setor de enfermagem outras
         67 horas de espera (WIP)
         no preenchimento e revisão das “folhas-de-
         sala” poderão ser eliminadas ...
47
Mapa de Fluxo de Valor 3:
Faturamento
              Equipe Poupatempo
              • Adelmo da Costa Teixeira
              • Elisângela Keli Romano
              • Márcia A Oliveira
                Ambrósio
              • Marcelo Falótico
                Taborda*


48               * lider da equipe
ESCOPO DO PROJETO

Que produtos ou         Melhoria no Processo de Cobrança
serviços esse projeto
entregará?
Quem vai usar o         Setor de faturamento
produto?

Quem se beneficiará?    Recepção, telefonia, enfermagem, faturamento


Como saberemos que      Se o projeto oferecer melhoria e/ou redução de custo/tempo
esse projeto é um       para o cliente ( cliente interno da enfermagem – faturamento)
sucesso?                ele será um sucesso !!!!


Quais são as            • Enfermagem entregará folha de sala eletrônica com
principais “entregas”     redução significativa do trabalho manual
do projeto?
                        • Auditoria de enfermagem será executada no inicio
                          do processo, com redução de retrabalho e atraso

49
MFV Atual




            Lead Time          = 23h
            Tempo de Valor     = 35 min
50
            Tempo Oportunidade = 22,4 h
Análise dos problemas
•    Checagem do processo não            •   Folha de sala é redigitada no
     educa/melhora e                         faturamento, retrabalho
      •   ocorre em hora inadequada           • Pessoal do faturamento não
      •   gera desperdício de trabalho          entende o que digita
      •   gera desperdício de material        • 4 setores fazem a mesma lista
      •   gera atraso                           de checagem
•    Preenchimento pela                  •   Recepção não consegue
     enfermagem gera estoque                 entregar as guias para serem
•    Folha de sala induz a erros             anexadas em tempo hábil
•    Sistema não foi planejado               (falta informação do quanto é
•    Inclusão da telefonia no                importante a agilidade neste
     processo é inadequada                   procedimento)

51
Possíveis soluções
                                 SOLUÇÕES – Kaizens

         1       Faturamento busca as guias e FS, puxando o processo e
                               adiantando o preenchimento
             Informatização da FS, evitando retrabalho do faturamento. Incluir
     2              dados adicionais na FS digital que já apareçam para o
                                         faturamento
         3       Checagem da enfermagem diária, pequenas quantidades,
                           antes do processo de faturamento.
                 Treinamento para as enfermeiras no preenchimento da FS
     4
                 Checagem do faturamento focada na correções pequenas
             5                       inconsistências


52
MFV Futuro




53
Análise de Benefício - ROI

                 Estado Atual Estado Futuro Benefíco
Tempo de Valor     8,5 horas    5 horas      - 40%
Lead Time          29 horas     9 horas      - 68%

Tempo de           20 horas     4 horas      - 80%
Oportunidade
     A redução do Tempo de Oportunidade consiste
          basicamente na eliminação do “WIP”


54
Plano de ação
#    O QUE                QUEM         PORQUE              COMO        RESULTADO                 N   D   J   F   M   A
1    Submeter á           Marcia       Autorizar           Reunião     Pegar aprovação           1
     aprovação da DE                                                                             0

2    Fazer reunião com    Marcia       Mudar o             Reunião     Executar o Point Kaizen       0
     Gerente de           Cristina     processo de                     da Telefonia                  2
     Relacionamento                    protocolo
2    Fazer reunião com    Marcia       Autorizar           Reunião     Pegar aprovação e             0
     Gerentes             Cristina                                     solicitar envolv. das         5
     envolvidos                                                        equipes
3    Submeter ao setor    Cristina     Fazer a             Reunião     Definição de                  1
     de TI , Gerente de   Adelmo       solicitação,apres               cronograma e exposição        0
     Processos            Marcelo      entar o projeto,                do projeto
                          Elisangela   definir
                          Márcia       cronograma
4    Fazer reunião com    Marcia       Antecipar                       Executar o Point Kaizen                   3
     Gerente de           Cristina     auditoria de                    da Auditoria de                           0
     Enfermagem                        enfermagem no                   Enfermagem
                                       processo
5    Colocar para teste   Marcia       Fase de teste       Impantand   Verificar possiveis                       3
     o projeto ,          Cristina                         o nos       ajustes                                   0
                          Ger                              setores e
                          Projeto                          treinando
6    Encerrar o projeto   Grupo        Celebrar uma        Reunião     Melhoria conquistada                          3
                          Lean         nova conquista,                                                               0
                          DE           melhoria .
    55                    Gerentes
Plano de controle / ajuste
Padronizações executadas: Faturamento
  puxa o processo de informação;
Sugestão de checklist de auditoria : pelo
  líder e será mensal;
Planeje uma revisão dos resultados para
  ajustes – se necessário : após 4 meses da
  implantação;

56
Estimativa de redução de custos
     Setor                   Horas/mês                 $
     Enfermagem                  33,3            R$ 1.165,50
     Faturamento                27,25             R$ 354,00
     Telefonia                    8,3             R$ 107,90
     ROI                       1º mês            R$ 1.627,65
     ROI no primeiro ano                        R$ 19.531,80
           São processadas 500 folhas de sala ao mês
           Não foram estimados os custos relativos ao
            processamento eletrônico de FSs, que envolve
57          diversos outros benefícios
58
Mapa de Fluxo de Valor 4:
Triagem Enxuta
               Equipe Xablau
               • Leonídia Altoé
               • Cristiane
                 Bittencourt
               • Critiane Marcílio
               • Henrique Zanoni*
                 * lider da equipe
59
ESCOPO DO PROJETO

Que produtos ou         DISPONIBILIZAR MELHOR ACESSO A QUIMIOTERAPIA,
serviços esse projeto   PADRONIZAÇÃO E CONTROLE
entregará?
Quem vai usar o         CLIENTES INTERNOS E EXTERNOS
produto?
Quem se beneficiará?    ENFERMAGEM, RECEPÇÃO, MÉDICOS, SETOR GUIAS E
                        PACIENTES NA TRIAGEM

Como saberemos que      AUDITORIA POSTERIOR E AVALIAÇÃO DE SATISFAÇÃO
esse projeto é um       DOS CLIENTES
sucesso?
                        REDUÇÃO DOS TEMPOS DE ESPERA
                        CRIAÇÃO DE UM FLUXO CONTÍNUO
Quais são as            • NIVELAMENTO DOS PROCESSOS
principais “entregas”     ADMINISTRATIVOS E TÉCNICOS NO SETOR DE
do projeto?               TRIAGEM PARA O PROCESSO DE QUIMIOTERAPIA
                        • CONTROLE VISUAL PARA MELHOR
                          ORGANIZAÇÃO DOS PROCESSOS NA TRIAGEM

60                           Certificação Lean do IOV - USO
                          INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
MAPEANDO O PROCESSO




61        Certificação Lean do IOV - USO
       INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
MAPEANDO O PROCESSO...




62        Certificação Lean do IOV - USO
       INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
Mapa do Estado Atual




           Certificação Lean do IOV
63
                USO INTERNO
          REPRODUÇÃO PROIBIDA
Mapa de Fluxo do Estado Atual


        SPAGUETTI




              TAKT = 10 minutos   atendimento de 6 pacientes hora
                (somente 1 colaborador disponível o tempo todo)


64
FERRAMENTAS DE
SOLUÇÃO DE PROBLEMAS




                   ANÁLISE DE DEMANDA E
                      MOVIMENTAÇÃO




65         Certificação Lean do IOV - USO
        INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
SPAGUETTI TRIAGEM ATUAL




66         Certificação Lean do IOV - USO
        INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
QUARTA
                                     8 HS
                                     9 HS
                       10

Histograma              8

                        6
                             TAKT
                                     10 HS
                                     11 HS
                                     12 HS
                                     13 HS

de consultas            4

                        2
                                     14 HS
                                     15 HS
                                     16 HS
                        0            17 HS
• Análise do volume         QUINTA
  de consultas por     10
                                     8 HS
                                     9 HS

  hora e tempo TAKT     8
                                     10 HS
                                     11 HS
                             TAKT    12 HS
• TAKT atual da         6
                                     13 HS
                        4            14 HS
  triagem pós           2
                                     15 HS
                                     16 HS
  consulta = 10 min,    0            17 HS

  ou                        SEXTA
                                     8 HS
• Capacidade de        12
                       10
                                     9 HS
                                     10 HS
  atendimento de        8
                             TAKT    11 HS

  6 pacientes/hora      6
                        4
                                     12 HS
                                     13 HS
                        2            14 HS
67                                   15 HS
                        0
MAPA DO ESTADO FUTURO




68
SOLUÇÕES PROPOSTAS
1•       AGREGAR INFORMAÇÕES
          – Guia autorizada segue fluxo do paciente
          –    MOVIMENTAÇÃO / RETRABALHO
2 •      MELHORAR A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO
          – Agregar informações para a triagem nas
            entregas pós-consulta (gera muita movimentação)
          – Padronizar as entregas (check list, prescrição,
            TISS, receitas, relatórios)
              MOVIMENTAÇÃO / RETRABALHO / PADRONIZAÇÃO
3
     •   NIVELAMENTO DAS PÓS CONSULTA
          – Redução do TAKT após melhorar qualidade da informação
69                           Certificação Lean do IOV - USO
                          INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
SPAGUETTI TRIAGEM FUTURO




70         Certificação Lean do IOV - USO
        INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
Triagem
  EVOLUÇÃO E                 Sinais Vitais
                            dor/constipação
  GUIA UNIFICADAS
• Redução do consumo de            Evolução
                                    Clínica
  uma folha de papel a
  cada 4 utilizadas
• Todas as informações
  associadas a consulta              Pós-consulta
                                    procedimentos
  contidas num único
  documento !!!!
• Simulação da unificação
  TAKT = 5 minutos !!!

  71
Benefício e ROI (Estado Futuro)
• Redução do tempo de ciclo total
  – Redução 50% do TAKT pós consulta com eliminação de
    movimento e retrabalho
                                       ANÁLISE ECONÔMICA
  – Redução do “WIP” pós consulta
    com nivelamento e fluxo contínuo RH médio por R$ 25,00
                                     hora
    para PACIENTES pós consulta
                                     Por dia      R$ 55,00
              Tempo em   Demanda     Minutos
              minutos    por dia     por dia         Mês            R$ 1.155,00
TAKT Estado      9         33          297
Atual                                                ROI no         R$ 13.860,00
TAKT Estado      5         33          165           primeiro ano
Futuro
Redução do           44%               132
TAKT

 72                         Certificação Lean do IOV - USO
                         INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
A3




73      Certificação Lean do IOV - USO
     INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
Estimativa de ROI no Primeiro Ano
             Yellow & Green Belt IOV
     Equipe Gemba                                        R$ 97.020,00
       Infusão de QT
     Equipe Shogun                                       R$ 11.050,00
       Guia de Tratamento
     Equipe Poupatempo                                   R$ 19.530,00
       Faturamento
     Equipe Xablau                                       R$ 13.860,00
        Triagem Enxuta
     SUB TOTAL                                      R$ 141.460,00
     1000 Horas de capacitação (18 colaboradores)
     Custo balanceado da hora R$ 50,00              -R$ 50.450,00
     + R$ 450,00 impressora multifuncional

     ROI NO PRIMEIRO ANO                             R$ 91.010,00
74
2010         ????
•    White Belts
•    Equipes LEAN
•    Sustentabilidade
•    Disseminar a cultura
•    Administração Visual
•    Desdobramento da estratégia

75
Qual a aparência de uma
Organização Lean?
                                                    Mapeamento do
                    Desenvolvimento                 Fluxo de Valor
                    Lean de produtos                                       Desdobramento da
                                                                              Estratégia
      Envolvimento dos
       Membros das
          Equipes
                                             Necessidade                      Gerenciamento
                                                                              Visual A3 - 5S
                                            A mais alta qualidade
       Parcerias com                        Os custos mais baixos
                                            O lead-time mais curto                 Trabalho
       Fornecedores
                                                 Menor perda                      Padronizado
            Manutenção
           Produtiva Total                                                 Dispositivos à
                                                                           Prova de Erro
                           Nivelamento de
                             Demanda      Entrega                    Solução de
                                            JIT                      Problemas
76
     Sistema Lean Thinking , Dennis, 2007
Sempre haverá um desperdício a ser
  eliminado e um problema a ser
           resolvido...




77
78
Qual é o custo da qualidade?




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Relato de Caso Lean IOV 2009

  • 1. Mentalidade Enxuta no IOV / HRVP: Projetos da Certificação Yellow & Green Belt Equipes Lean IOV / HRVP Carlos Frederico Pinto 1
  • 2. Contexto IOV – HRVP 2009 • A busca pela qualidade sempre foi uma das principais forças do IOV • IOV é responsável pelo Serviço de Oncologia do HRVP desde o início de suas atividades • Em 2007 o IOV obteve o Certificado de Acreditação Plena pela ONA. • Em 2009 o HRVP obteve Certificado de Acreditação pela ONA. • Em 2009 os Serviços de SJC e HRVP conquistaram o Certificado de Acreditado com Excelência pela ONA. • Quais seriam os próximos passos? 2
  • 3. Novos caminhos para a gestão da saúde • Como garantir que a qualidade de um processo “bem” executado é Qualidade? • Qual o custo da Qualidade? • Como garantir que um “processo de melhoria” é efetivamente “melhoria” e efetivamente “contínuo”, ou é somente mais uma variação no mesmo tema ? São “10 anos de experiência” ou 1 ano repetido 9 vezes ? 3
  • 4. Qual o custo da qualidade? Compro fusca.... Requisitos de qualidade: • Itens de segurança obrigatórios Ok • Documentação Ok • Motor revisado (abaixo de 60.000km) Ok • Todo original Ok • Sem avarias na lataria Ok 4
  • 5. Qual é o custo da qualidade? Ano 2000, 40.000km R$ 36.000,00 Ano 77, 50.000km R$ 7.000,00 5
  • 6. O Custo da Baixa Qualidade (CdBQ) Entre outras, pode também “ser definido como uma estimativa dos custos totais de processo e procedimentos eficientes porém ineficazes”. Juran Institute 6
  • 7. Categorias do CdBQ na Saúde • Excesso de utilização • Subutilização • Erro de utilização • Outros – Desperdícios administrativos – Atrasos – Deficiências nos serviços oferecidos 7
  • 8. Exemplo de Excesso de Uso • Das 110 milhões de prescrições de antibióticos por ano nos EUA, 40% são consideradas desnecessárias (US$17 gastos com resfriado comum) • Há um crescente número de organismos resistentes a antibióticos (que custam ~US$ 5 bi por ano para tratar) 8
  • 9. Exemplo de Subutilização 9 McGlynn, NEJM 2003
  • 10. Exemplo de Subutilização McGlynn, NEJM 2003 10
  • 11. Exemplo de Uso Errado • O IOM estima que 44 a 98 mil mortes por ano ocorram relacionadas a Erro Médico em pacientes internados nos EUA – 50% passíveis de prevenção – 7.000 apenas relacionados a erro de medicação – Custo estimado de $17 a $29 bilhões de por ano (direto e indireto) • 2 milhões de pacientes sofrem de infecções adquiridas no hospital, levando a quase 90 mil mortes por ano (1/2 passível de prevenção) – Custo estimado de $6 a $18 bilhões por ano 11
  • 13. Categorias do CdBQ na Saúde • Excesso de utilização • Subutilização • Erro de utilização • Outros – Desperdícios administrativos – Atrasos – Deficiências nos serviços oferecidos 13
  • 14. Categorias do CdBQ na Saúde • Excesso de utilização • Subutilização • Erro de utilização • Outros – Desperdícios administrativos – Atrasos – Deficiências nos serviços oferecidos 14
  • 15. Definição de MENTALIDADE ENXUTA: O PROCESSO EM QUE UMA ORGANIZAÇÃO CONTINUAMENTE ELIMINA O DESPERDÍCIO E CRIA VALOR 15
  • 16. Framework para Criação de Valor: MAPA DO FLUXO DE VALOR Identifica o valor Proposta de valor Entrega de valor (Mapa Estado Atual) (Mapa Estado Futuro) (Plano Fluxo de Valor) Brainstorming Fluxogramas A3 Gemba Diagrama de 5W2H VOC 5 porquês afinidades Escopo Spaguetti Gemba Hishigawa Kaizens Histogramas Nivelamento 16
  • 17. EVOLUÇÃO DO LEAN 1980 1990 2000 2010 Manufatura Do TPS ao LEAN em todas as Organizações Serviços LEAN em Serviços LEAN na Saúde Engenharia e Design de LEAN Design Produtos ENTERPRISE Cadeia LEAN (Valor Máx) 17
  • 18. Jornada Lean no IOV - HRVP • 2007 Primeiros passos, contato: IHI durante processo de certificação ONA... • 2008 Primeiros MVF • 2009 Em busca da disseminação da cultura Certificação Interna White, Yellow & Green Belts • 2010 Em busca da Sustentabilidade ... ... Desdobramento da política 18
  • 19. Certificação Interna Y&G Belts • Curso com 60+ horas de capacitação em ferramentas de gestão enxuta • Projetos de conclusão com MVF + ROI – Equipe Gemba Infusão de QT – Equipe Shogun Guia de Tratamento – Equipe Poupatempo Faturamento – Equipe Xablau Triagem Enxuta 19
  • 20. Mapa de Fluxo de Valor 1: Infusão de Quimioterápicos HRVP Equipe Gemba: • Evelin Marotta*, • Sheila Viana e • Fernanda Paim, • Camila Moraes, • Stela Maris * lider da equipe 20
  • 21. Escopo ESCOPO DO PROJETO Que produtos ou serviços esse projeto entregará? Nivelamento da Agenda de da Enfermagem Infusão de Quimioterápicos quimioterapia no HRVP Nivelamento da Agenda de Quimioterapia Quem vai usar o produto? Pacientes (97% SUS) / Cliente Quem se beneficiará? Paciente / Enfermagem / Farmácia / Liberação de Guias / Médico Como saberemos que •Indicadores; esse projeto é um sucesso? •Checagem do plano de Ação; •Reuniões de Follow – up; •Novo Mapa de Fluxo de Valor. Quais são as principais “entregas” do projeto? Nivelamento da Agenda de Quimioterapia Redução do Tempo de Ciclo (redução O/T) 21
  • 22. PROJETO: Mapa de Fluxo de Valor da Infusão de Quimioterápicos da Enfermagem AGENDA DE QUIMIOTERAPIA (97% SUS) • Outubro de 2007: 454 prescrições; • Outubro de 2009: 753 prescrições; AUMENTO DE 60 % ESPAÇO FÍSICO Taxa de ocupação das cadeiras : 88% Tempo de espera: 2 horas e 40 minutos ENFERMEIRAS (Supervisão) : 2 (Total=3) ENFERMAGEM (Infusão) : 5 (Total = 6) 22
  • 23. Mapa de Fluxo de Valor do Estado Atual da Infusão de Quimioterápicos 23
  • 24. Mapa de Fluxo de Valor do Estado Atual da Infusão de Quimioterápicos 24
  • 25. Diagrama de Causa e Efeito 25
  • 26. Histograma Quantidade de Procedimentos realizados por períodos. QUANTIDADE DE PROCEDIMENTOS POR PERÍODO QUANTIDADE PROCEDIMENTOS POR PERÍODO 1800 1200 1600 1000 1400 1200 800 1000 Coluna B 600 Coluna B 800 600 400 400 200 200 0 0 MA NHA TA RDE MANHA TARDE Figura 1: Agenda Atual Figura 2: Nivelamento da Manhã: 90% Agenda Tarde: 10% Manha: 60% Tarde: 40% 26
  • 27. Diagrama Spaghetti Movimentação da enfermeira para avaliar na recepção paciente para sessão de quimioterapia. Figura 1: 10 idas até a recepção Figura 2: 5 idas até a recepção Redução:50% do movimento 27
  • 29. Mapa de Fluxo de Valor do Estado Futuro Infusão de quimioterápicos 29
  • 30. Mapa de Fluxo de Valor do Estado Futuro Infusão de quimioterápicos 30
  • 31. Soluções de curto e longo prazo 1 Evento 2 3 4 5 31
  • 32. ROI Estimados Estado Estado Ganho em Benefício Atual Futuro minutos Lead Time 1223 min 959 min -264 min 22% Tempo de Valor Agregado 770 min 770 min 0 0% Tempo de Oportunidade 453 min 189 min -264 min 58% Tempo Ciclo Enfermeira 22 min 22 min 41% TAKT Enfermeira 13 22 min OK < WIP • Redução de WIP por ciclo = 9 minutos • Ciclos (processos) turno = 75 prescrições – 9 X 74 = 666 min/60 min = 11 horas – Custo hora trabalhada = R$ 35,00 – Desperdício ao dia = R$ 385,00 – Desperdício ao mês = R$ 8.085,00 – ROI Disponível 1º ano = R$ 97.020,00 32
  • 34. Mapa do Fluxo de Valor 2: Guias de Tratamento Equipe Shogun: • Melissa Shizue Taciro de Freitas • Carlos Augusto Simões Lopes* • José Antônio Filho • Elizangela Eugênio • Daniela Franco Meneghetti Palma 34 * lider da equipe
  • 35. ESCOPO DO PROJETO Que produtos ou Atendimento ágil e satisfatório dos clientes (pacientes) e serviços esse projeto recebimento ágil dos serviços prestados. entregará? Quem vai usar o Setores: produto? Faturamento, Guias, Recepção, Triagem e Paciente. Quem se beneficiará? Setores Guias e Faturamento. O Cliente / Paciente. Como saberemos que Após aprovação, implantação e auditoria do Mapa do Estado esse projeto é um Futuro. sucesso? Quais são as • Maior Agilidade no atendimento ao clientes com principais “entregas” redução do L/T da emissão de guias e do projeto? • Fluxo de caixa antecipado com redução dos atrasos nas entregas de guias 35
  • 36. Mapa do Estado Atual 36
  • 37. Análise dos problemas e soluções Não há no setor de guias um equipamento que atenda as necessidades de envio para aprovação – Otimização do tempo do setor de Guias – Adquirindo uma multifuncional. A longo prazo – O setor de Guias além de receber equipamento adequado, ganhará um local apropriado, otimizando o tempo. A junção da folha de sala com a guia está ocorrendo em setor que não faz parte do processo de guias. A longo prazo – Melhora a qualidade de atendimento na Telefonia – Eliminando um processo desnecessário. Quando há alteração no volume do medicamento e a guia já está autorizada, perde-se a mesma e recomeça o processo de autorização – Diminuição do tempo do retorno financeiro. Problema inevitável, mas a implantação da curva A,B,C irá agilizar o processo A saída do malote com as guias da Unimed não tem horário definido. Agilidade no tempo do envio de guias. 37 Padronização do horário do envio de malotes.
  • 38. Mapa do Estado Futuro 1ª Fase 38
  • 39. Mapa do Estado Futuro 2ª Fase 39
  • 41. Spaguetti S/A e Bradesco 41
  • 43. 1 Ações Benefícios Padronizar a saída do malote as 16.30h fluxo contínuo, agilizar o recebimento de parte das 2 guias. Instalar impressora multifuncional para o setor de guias layout físico, redução da movimentação e do tempo do 3 processo. Transferir a operação de juntar as guias com as folhas de sala do setor da telefonia para o setor de guias padronização e nivelamento 4 Eliminar cadernos de protocolos eliminar desperdício e repetição de processos. Analisar custo do re-trabalho e custo financeiro no atraso do recebimento x custo do medicamento, conforme curva ABC – padronização e eliminação de desperdício. 43
  • 44. Benefícios Convênio Unimed SJC UNIMED Interc SA e Bradesco Estado Estado % Estado Estado % Estado Estado % Atual Futuro Atual Futuro Atual Futuro TEMPO DE 199 132 -34 131 64 -50 87 20 -76 CICLO TOTAL (horas) TEMPO DE 172 107 -38 130 63’ -51 86 19 -77 OPORTUNIDADE (horas) TEMPO QUE 27 h * 25 h * -6 46 m 46 m 0 45 m 45 m 0 AGREGA VALOR * Os tempos relativos a criação de valor na UNIMED SJC sofrem distorção pois dependem de processamento externo pela própria UNIMED SJC (que leva pouco mais de 1 dia) 44
  • 45. Plano de ação PLANOS DE AÇÃO: GRUPO SHOGUN O QUÊ? POR QUÊ? ONDE? QUEM? COMO? QUANDO? QUANTO? STATUS Não há no setor O colaborador perde Setor de Colaborador 1-Propondo uma nova maneira de Aprovado pela 1- R$ 700,00 Aguardando de guias um tempo e o canal de Guias de Guias desenvolver a atividade, usando outra Diretoria 2- se equipamento que comunicação não é tecnologia; ou aprovado, atenda as eficaz 2-Alterando o lay-out físico; ou fazer necessidades 3-Propor informatização do sistema junto aos orçamento para aprovação convênios 3- não tem das guias valor A junção da folha Atualmente quem faz Telefonia Colaborador 1-Eliminando o setor da telefonia do processo Aprovado pela Nada de gasto Aguardando de sala com a esse trabalho é a da e deixar essa responsabilidade para o setor Diretoria e sim guia está telefonia, trata-se de um telefonia de Guias; economia ocorrendo em setor fora do processo 2-Eliminar do processo dois cadernos de setor que não faz protocolos; parte do processo 3-Diminuir o tempo de entrega de folha de de guias sala, que implica no nivelamento do trabalho dentro de setor de enfermagem. Quando há Quando o paciente vem Setor de Colaborador 1-Realizar uma reunião com a gerência ADM Aprovado pela Nada de custo Aguardando alteração no fazer a QT e o volume Guias de Guias para análise e viabilidade de implementação Diretoria volume do não bate com o que está desta ação; quimioterápico e autorizado é necessário 2-Analisar com a gerência ADM a a guia já está refazer o processo de implantação da curva ABC no processo; autorizada, autorização, gerando 3-Analisar custo do retrabalho e custo perde-se a atraso no recebimento financeiro do atraso do recebimento X custo mesma e do medicamento perante curva ABC. recomeça o processo de autorização A saída do Atualmente não há um Setor de Adelmo/ 1-Conversar com o setor de guias para definir Aprovado pela Nada de custo Aguardando malote com as horário definido para Logística Márcia um horário melhor para saída do malote; Diretoria guias da Unimed envio do malote à 2-Definir um melhor horário com o setor da não possuem Unimed logística; horário definido 3-Após definição e aprovação do novo horário, padronizar junto aos envolvidos. 45
  • 47. Benefício – ROI Custo ROI É possível eliminar 12 horas de R$ 30,00 a hora + R$4.000,00 desperdício em recursos humanos por mês É possível antecipar em 30 dias uma R$ 625,00 + R$ 7.500,00 receita aproximada de R$ 25.000,00 (Juros + IOF) Investimento em equipamentos Impressora - R$ 450,00 multifuncional (papel e toner/tinta já são consumidos) ROI no primeiro ano + R$ 11.050,00 • Dentro do setor de enfermagem outras 67 horas de espera (WIP) no preenchimento e revisão das “folhas-de- sala” poderão ser eliminadas ... 47
  • 48. Mapa de Fluxo de Valor 3: Faturamento Equipe Poupatempo • Adelmo da Costa Teixeira • Elisângela Keli Romano • Márcia A Oliveira Ambrósio • Marcelo Falótico Taborda* 48 * lider da equipe
  • 49. ESCOPO DO PROJETO Que produtos ou Melhoria no Processo de Cobrança serviços esse projeto entregará? Quem vai usar o Setor de faturamento produto? Quem se beneficiará? Recepção, telefonia, enfermagem, faturamento Como saberemos que Se o projeto oferecer melhoria e/ou redução de custo/tempo esse projeto é um para o cliente ( cliente interno da enfermagem – faturamento) sucesso? ele será um sucesso !!!! Quais são as • Enfermagem entregará folha de sala eletrônica com principais “entregas” redução significativa do trabalho manual do projeto? • Auditoria de enfermagem será executada no inicio do processo, com redução de retrabalho e atraso 49
  • 50. MFV Atual Lead Time = 23h Tempo de Valor = 35 min 50 Tempo Oportunidade = 22,4 h
  • 51. Análise dos problemas • Checagem do processo não • Folha de sala é redigitada no educa/melhora e faturamento, retrabalho • ocorre em hora inadequada • Pessoal do faturamento não • gera desperdício de trabalho entende o que digita • gera desperdício de material • 4 setores fazem a mesma lista • gera atraso de checagem • Preenchimento pela • Recepção não consegue enfermagem gera estoque entregar as guias para serem • Folha de sala induz a erros anexadas em tempo hábil • Sistema não foi planejado (falta informação do quanto é • Inclusão da telefonia no importante a agilidade neste processo é inadequada procedimento) 51
  • 52. Possíveis soluções SOLUÇÕES – Kaizens 1 Faturamento busca as guias e FS, puxando o processo e adiantando o preenchimento Informatização da FS, evitando retrabalho do faturamento. Incluir 2 dados adicionais na FS digital que já apareçam para o faturamento 3 Checagem da enfermagem diária, pequenas quantidades, antes do processo de faturamento. Treinamento para as enfermeiras no preenchimento da FS 4 Checagem do faturamento focada na correções pequenas 5 inconsistências 52
  • 54. Análise de Benefício - ROI Estado Atual Estado Futuro Benefíco Tempo de Valor 8,5 horas 5 horas - 40% Lead Time 29 horas 9 horas - 68% Tempo de 20 horas 4 horas - 80% Oportunidade A redução do Tempo de Oportunidade consiste basicamente na eliminação do “WIP” 54
  • 55. Plano de ação # O QUE QUEM PORQUE COMO RESULTADO N D J F M A 1 Submeter á Marcia Autorizar Reunião Pegar aprovação 1 aprovação da DE 0 2 Fazer reunião com Marcia Mudar o Reunião Executar o Point Kaizen 0 Gerente de Cristina processo de da Telefonia 2 Relacionamento protocolo 2 Fazer reunião com Marcia Autorizar Reunião Pegar aprovação e 0 Gerentes Cristina solicitar envolv. das 5 envolvidos equipes 3 Submeter ao setor Cristina Fazer a Reunião Definição de 1 de TI , Gerente de Adelmo solicitação,apres cronograma e exposição 0 Processos Marcelo entar o projeto, do projeto Elisangela definir Márcia cronograma 4 Fazer reunião com Marcia Antecipar Executar o Point Kaizen 3 Gerente de Cristina auditoria de da Auditoria de 0 Enfermagem enfermagem no Enfermagem processo 5 Colocar para teste Marcia Fase de teste Impantand Verificar possiveis 3 o projeto , Cristina o nos ajustes 0 Ger setores e Projeto treinando 6 Encerrar o projeto Grupo Celebrar uma Reunião Melhoria conquistada 3 Lean nova conquista, 0 DE melhoria . 55 Gerentes
  • 56. Plano de controle / ajuste Padronizações executadas: Faturamento puxa o processo de informação; Sugestão de checklist de auditoria : pelo líder e será mensal; Planeje uma revisão dos resultados para ajustes – se necessário : após 4 meses da implantação; 56
  • 57. Estimativa de redução de custos Setor Horas/mês $ Enfermagem 33,3 R$ 1.165,50 Faturamento 27,25 R$ 354,00 Telefonia 8,3 R$ 107,90 ROI 1º mês R$ 1.627,65 ROI no primeiro ano R$ 19.531,80 São processadas 500 folhas de sala ao mês Não foram estimados os custos relativos ao processamento eletrônico de FSs, que envolve 57 diversos outros benefícios
  • 58. 58
  • 59. Mapa de Fluxo de Valor 4: Triagem Enxuta Equipe Xablau • Leonídia Altoé • Cristiane Bittencourt • Critiane Marcílio • Henrique Zanoni* * lider da equipe 59
  • 60. ESCOPO DO PROJETO Que produtos ou DISPONIBILIZAR MELHOR ACESSO A QUIMIOTERAPIA, serviços esse projeto PADRONIZAÇÃO E CONTROLE entregará? Quem vai usar o CLIENTES INTERNOS E EXTERNOS produto? Quem se beneficiará? ENFERMAGEM, RECEPÇÃO, MÉDICOS, SETOR GUIAS E PACIENTES NA TRIAGEM Como saberemos que AUDITORIA POSTERIOR E AVALIAÇÃO DE SATISFAÇÃO esse projeto é um DOS CLIENTES sucesso? REDUÇÃO DOS TEMPOS DE ESPERA CRIAÇÃO DE UM FLUXO CONTÍNUO Quais são as • NIVELAMENTO DOS PROCESSOS principais “entregas” ADMINISTRATIVOS E TÉCNICOS NO SETOR DE do projeto? TRIAGEM PARA O PROCESSO DE QUIMIOTERAPIA • CONTROLE VISUAL PARA MELHOR ORGANIZAÇÃO DOS PROCESSOS NA TRIAGEM 60 Certificação Lean do IOV - USO INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
  • 61. MAPEANDO O PROCESSO 61 Certificação Lean do IOV - USO INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
  • 62. MAPEANDO O PROCESSO... 62 Certificação Lean do IOV - USO INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
  • 63. Mapa do Estado Atual Certificação Lean do IOV 63 USO INTERNO REPRODUÇÃO PROIBIDA
  • 64. Mapa de Fluxo do Estado Atual SPAGUETTI TAKT = 10 minutos atendimento de 6 pacientes hora (somente 1 colaborador disponível o tempo todo) 64
  • 65. FERRAMENTAS DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS ANÁLISE DE DEMANDA E MOVIMENTAÇÃO 65 Certificação Lean do IOV - USO INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
  • 66. SPAGUETTI TRIAGEM ATUAL 66 Certificação Lean do IOV - USO INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
  • 67. QUARTA 8 HS 9 HS 10 Histograma 8 6 TAKT 10 HS 11 HS 12 HS 13 HS de consultas 4 2 14 HS 15 HS 16 HS 0 17 HS • Análise do volume QUINTA de consultas por 10 8 HS 9 HS hora e tempo TAKT 8 10 HS 11 HS TAKT 12 HS • TAKT atual da 6 13 HS 4 14 HS triagem pós 2 15 HS 16 HS consulta = 10 min, 0 17 HS ou SEXTA 8 HS • Capacidade de 12 10 9 HS 10 HS atendimento de 8 TAKT 11 HS 6 pacientes/hora 6 4 12 HS 13 HS 2 14 HS 67 15 HS 0
  • 68. MAPA DO ESTADO FUTURO 68
  • 69. SOLUÇÕES PROPOSTAS 1• AGREGAR INFORMAÇÕES – Guia autorizada segue fluxo do paciente – MOVIMENTAÇÃO / RETRABALHO 2 • MELHORAR A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO – Agregar informações para a triagem nas entregas pós-consulta (gera muita movimentação) – Padronizar as entregas (check list, prescrição, TISS, receitas, relatórios) MOVIMENTAÇÃO / RETRABALHO / PADRONIZAÇÃO 3 • NIVELAMENTO DAS PÓS CONSULTA – Redução do TAKT após melhorar qualidade da informação 69 Certificação Lean do IOV - USO INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
  • 70. SPAGUETTI TRIAGEM FUTURO 70 Certificação Lean do IOV - USO INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
  • 71. Triagem EVOLUÇÃO E Sinais Vitais dor/constipação GUIA UNIFICADAS • Redução do consumo de Evolução Clínica uma folha de papel a cada 4 utilizadas • Todas as informações associadas a consulta Pós-consulta procedimentos contidas num único documento !!!! • Simulação da unificação TAKT = 5 minutos !!! 71
  • 72. Benefício e ROI (Estado Futuro) • Redução do tempo de ciclo total – Redução 50% do TAKT pós consulta com eliminação de movimento e retrabalho ANÁLISE ECONÔMICA – Redução do “WIP” pós consulta com nivelamento e fluxo contínuo RH médio por R$ 25,00 hora para PACIENTES pós consulta Por dia R$ 55,00 Tempo em Demanda Minutos minutos por dia por dia Mês R$ 1.155,00 TAKT Estado 9 33 297 Atual ROI no R$ 13.860,00 TAKT Estado 5 33 165 primeiro ano Futuro Redução do 44% 132 TAKT 72 Certificação Lean do IOV - USO INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
  • 73. A3 73 Certificação Lean do IOV - USO INTERNO - REPRODUÇÃO PROIBIDA
  • 74. Estimativa de ROI no Primeiro Ano Yellow & Green Belt IOV Equipe Gemba R$ 97.020,00 Infusão de QT Equipe Shogun R$ 11.050,00 Guia de Tratamento Equipe Poupatempo R$ 19.530,00 Faturamento Equipe Xablau R$ 13.860,00 Triagem Enxuta SUB TOTAL R$ 141.460,00 1000 Horas de capacitação (18 colaboradores) Custo balanceado da hora R$ 50,00 -R$ 50.450,00 + R$ 450,00 impressora multifuncional ROI NO PRIMEIRO ANO R$ 91.010,00 74
  • 75. 2010 ???? • White Belts • Equipes LEAN • Sustentabilidade • Disseminar a cultura • Administração Visual • Desdobramento da estratégia 75
  • 76. Qual a aparência de uma Organização Lean? Mapeamento do Desenvolvimento Fluxo de Valor Lean de produtos Desdobramento da Estratégia Envolvimento dos Membros das Equipes Necessidade Gerenciamento Visual A3 - 5S A mais alta qualidade Parcerias com Os custos mais baixos O lead-time mais curto Trabalho Fornecedores Menor perda Padronizado Manutenção Produtiva Total Dispositivos à Prova de Erro Nivelamento de Demanda Entrega Solução de JIT Problemas 76 Sistema Lean Thinking , Dennis, 2007
  • 77. Sempre haverá um desperdício a ser eliminado e um problema a ser resolvido... 77
  • 78. 78
  • 79. Qual é o custo da qualidade? 79