A gestão de compras é uma atividade estratégica que envolve várias etapas interligadas, como a previsão de necessidades, cotação de preços e seleção de fornecedores, essenciais para garantir o abastecimento adequado. A escolha dos fornecedores deve levar em conta preço, qualidade e condições de pagamento, e a verificação de itens recebidos é crucial para manter a conformidade. Documentos como pedidos de compra e notas de devolução são fundamentais para o controle e fluxo de produtos na empresa.

1. Planejamento de Compras

2. Gestão de Compras
• A gestão de compras é uma atividade estratégica que envolve
tomada de decisões.
• Etapas que compõem o processo de compras, verificação da
necessidade de compras, incluindo elaboração da lista de
compras, cotação de preços, seleção dos fornecedores e
controle do estoque, estão interligadas, e a gestão adequada
desses processos é importante para garantir o “abastecimento”
adequado.

3. Previsão / Necessidade de Compras
• Para realizar a previsão de compras, por exemplo, dos gêneros
alimentícios, é necessário conhecer:
• a política de suprimento da empresa,
• o orçamento disponível,
• os cardápios planejados,
• o número de refeições totais,
• o per capita bruto dos alimentos,
• a frequência com que cada alimento/ingrediente será utilizado,
• além de levar em conta o que já existe disponível no estoque.

4. Gestão de Compras
• Após a listagem do que será necessário, é realizada a cotação
de preços junto aos fornecedores cadastrados na empresa.
• Geralmente são cotados pelo menos três fornecedores
diferentes.
• Ao selecionar cada fornecedor, é preciso considerar não
apenas o preço, mas também a qualidade de produto, o prazo
de entrega e as condições de pagamento.
• Após a seleção do fornecedor, é realizado o pedido de
compras.

6. Gestão de Compras
• Importante que uma cópia do pedido de compras seja entregue
ao funcionário responsável por receber os produtos, para que
seja possível checar detalhes quando da entrega final.
• No recebimento, também será entregue a nota fiscal da compra
e o boleto bancário, que deverão ser encaminhados ao setor de
compras / financeiro da empresa.

7. Gestão de Compras
• No recebimento do pedido, deve ser verificada a integridade
dos itens recebidos e a conformidade com o solicitado,
exemplo de critérios:
• Integridade;
• Produtos com defeitos;
• Higiene (alimentos), temperatura;
• Embalagem, outros.
• Além disso, deve-se dispor de um documento denominado nota
de devolução, que deve ser preenchido caso seja preciso
devolver a mercadoria

8. Gestão de Compras
• Para utilização dos produtos estocados e já registrados, é
interessante elaborar um documento de requisição para que o
estoquista possa separar os produtos e transportá-los até a
área de produção / vendas previamente.
• Esse processo permite detectar eventuais erros na elaboração
do inventário e realizar adequações caso falte alguma
mercadoria, contribuindo para que o fluxo de produção
aconteça sem imprevistos.