Gestão do Tempo FM

1. FACILITIES MANAGER:
MAIS QUE GERENCIAR , É TRANSFORMAR!
GESTÃO DO TEMPO NO MUNDO CORPORATIVO ⏳
POR: DIEGO FRANÇA

2. Facilities refere-se à gestão e manutenção dos serviços e infraestruturas que garantem o funcionamento eficiente de uma empresa ou
organização. O objetivo principal é otimizar processos, reduzir custos e proporcionar um ambiente adequado para colaboradores e clientes.
Principais Áreas de Facilities;
✅ Manutenção Predial – Reparos, infraestrutura elétrica, hidráulica e climatização.
✅ Limpeza e Conservação – Higienização e organização de ambientes.
✅ Segurança Patrimonial – Monitoramento, controle de acesso e vigilância.
✅ Gestão de Espaços e Sustentabilidade – Uso eficiente de recursos e redução de desperdícios.
✅ Serviços Gerais – Transporte, recepção, suporte administrativo, gestão de contratos e fornecedores.
Benefícios da Gestão de Facilities;
✔️Redução de custos operacionais
Maior produtividade e eficiência
✔️
Conformidade com normas de segurança e meio ambiente
✔️
Melhor experiência para colaboradores e clientes
✔️
A gestão de Facilities é estratégica para o bom funcionamento das empresas, garantindo qualidade, segurança e sustentabilidade nos
serviços prestados.
FACILITIES MANAGER

3. 1. DEFINIR PRIORIDADES
• ✅ MATRIZ DE EISENHOWER: CLASSIFIQUE TAREFAS POR URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA
• ✅ MÉTODO ABCDE: PRIORIZE AS ATIVIDADES DE MAIOR IMPACTO
Essa técnica classifica as tarefas em níveis de prioridade:
 A: Críticas e precisam ser feitas imediatamente.
 B: Importantes, mas podem aguardar um pouco.
 C: Relevantes, mas sem impacto significativo.
 D: Delegáveis.
 E: Eliminar.
Dica: Sempre inicie o dia com as tarefas A e B, evitando gastar tempo em atividades menos relevantes.

4. 2. PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO
• 📅 TIME BLOCKING: RESERVE BLOCOS DE TEMPO PARA ATIVIDADES ESPECÍFICAS.
• CONSISTE EM RESERVAR PERÍODOS FIXOS PARA ATIVIDADES ESPECÍFICAS. POR EXEMPLO:
• 08H - 09H: CHECAGEM DE E-MAILS E PLANEJAMENTO DO DIA
• 09H - 11H: TRABALHO PROFUNDO EM TAREFAS PRIORITÁRIAS
• 11H - 12H: REUNIÕES INTERNAS
• 14H - 16H: EXECUÇÃO DE PROJETOS ESTRATÉGICOS
• FERRAMENTAS ÚTEIS: GOOGLE CALENDAR, TRELLO, OUTROS.
• ⏳ REGRA DOS 5 MINUTOS:
• SE UMA TAREFA LEVA MENOS DE 5 MINUTOS PARA SER CONCLUÍDA, FAÇA IMEDIATAMENTE. ISSO EVITA O ACÚMULO DE PEQUENAS DEMANDAS QUE PODEM
VIRAR UMA GRANDE SOBRECARGA.

5. 3. TÉCNICAS DE PRODUTIVIDADE
• 🔴 TÉCNICA POMODORO: 25 MIN DE FOCO + 5 MIN DE PAUSA.
• TRABALHE 25 MINUTOS EM UMA TAREFA SEM DISTRAÇÕES.
• FAÇA UMA PAUSA DE 5 MINUTOS.
• APÓS 4 CICLOS, FAÇA UMA PAUSA MAIOR DE 15 A 30 MINUTOS.
• ISSO MELHORA A CONCENTRAÇÃO E EVITA A FADIGA MENTAL.
• 🚀 EVITE A SÍNDROME DA URGÊNCIA: FOQUE EM TAREFAS ESTRATÉGICAS.
• MUITOS PROFISSIONAIS GASTAM O TEMPO RESOLVENDO PROBLEMAS IMEDIATOS E NEGLIGENCIAM ATIVIDADES ESTRATÉGICAS. PARA EVITAR ISSO:
✔️PLANEJE A SEMANA ANTECIPADAMENTE
FOQUE EM TAREFAS DE
✔️ ALTO IMPACTO
EVITE RESPONDER A TODOS OS E-MAILS IMEDIATAMENTE
✔️

6. 4. COMO EVITAR A PROCRASTINAÇÃO
• ⚡ REGRA DOS 5 SEGUNDOS:
• SE PRECISAR FAZER ALGO, CONTE DE 5 A 1 E SIMPLESMENTE COMECE.
• PROCRASTINAÇÃO OCORRE POR DIVERSOS MOTIVOS: MEDO DE FALHAR, EXCESSO DE TAREFAS OU FALTA DE MOTIVAÇÃO.
• 📌 DIVIDA TAREFAS GRANDES EM PEQUENOS PASSOS PARA FACILITAR.
• TÉCNICA "COMECE PEQUENO": SE UMA TAREFA PARECE MUITO GRANDE, DIVIDA-A EM PEQUENOS PASSOS.
• ACOMPANHE O PROGRESSO: MARQUE TAREFAS CONCLUÍDAS PARA SE SENTIR MOTIVADO.
• DICA: BLOQUEIE DISTRAÇÕES DIGITAIS COMO REDES SOCIAIS E NOTIFICAÇÕES.

7. 5. DELEGAÇÃO INTELIGENTE E AUTOMAÇÃO
• MUITOS PROFISSIONAIS SOBRECARREGAM-SE PORQUE TENTAM FAZER TUDO SOZINHOS. DELEGAR NÃO É SINAL DE FRAQUEZA, MAS DE EFICIÊNCIA.
• 📌 O QUE PODE SER DELEGADO?
• ✔️TAREFAS ADMINISTRATIVAS REPETITIVAS
RELATÓRIOS OPERACIONAIS
✔️
ORGANIZAÇÃO DE REUNIÕES
✔️
• 📌 FERRAMENTAS DE AUTOMAÇÃO
• E-MAILS: RESPOSTAS AUTOMÁTICAS NO OUTLOOK OU GMAIL.
• TAREFAS: ZAPIER OU UAIPE PARA AUTOMATIZAR PROCESSOS.
• GERENCIAMENTO: TRELLO, MONDAY.COM.

8. 6. DIZER "NÃO" DE FORMA ESTRATÉGICA
• SABER RECUSAR DEMANDAS IRRELEVANTES PROTEGE SEU TEMPO E PERMITE FOCAR NO QUE REALMENTE IMPORTA.
• 📌 COMO DIZER "NÃO" EDUCADAMENTE NO AMBIENTE CORPORATIVO:
• ✔️REFORÇANDO PRIORIDADES:
"NO MOMENTO, ESTOU FOCADO EM X, MAS POSSO AJUDAR MAIS TARDE.“
•
✔️SUGERINDO ALTERNATIVAS:
"NÃO CONSIGO ASSUMIR ISSO AGORA, MAS TALVEZ A EQUIPE Y POSSA AJUDAR."

9. 7. REVISÕES PERIÓDICAS PARA AJUSTES
• AO FINAL DE CADA SEMANA, ANALISE: QUAIS FORAM AS
✔️ TAREFAS MAIS PRODUTIVAS?
O QUE PODERIA TER SIDO EVITADO OU DELEGADO?
✔️
COMO MELHORAR A GESTÃO DO TEMPO PARA A PRÓXIMA SEMANA?
✔️
• ISSO AJUDA A APRIMORAR CONTINUAMENTE A ORGANIZAÇÃO.
• CONCLUSÃO
• A GESTÃO DO TEMPO NO MUNDO CORPORATIVO NÃO SE TRATA DE FAZER MAIS COISAS, MAS DE FAZER AS COISAS CERTAS COM MAIS EFICIÊNCIA. APLICANDO ESSAS
ESTRATÉGIAS, VOCÊ CONSEGUIRÁ AUMENTAR SUA PRODUTIVIDADE E TER MAIS EQUILÍBRIO NO DIA A DIA.

10. OBRIGADO!
DIEGO FRANÇA – HEAD DE FACILITIES MANAGER