1. Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Encontro Internacional de Arquivos
Da Produção à Preservação Informacional: desafios e oportunidades
Évora, 3 e 4 de outubro de 2014

2. Évora, 03-10-2014
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
1. Preservação digital: principais fatores a considerar 2. Digitalização de documentos vs criação de objetos nado-digitais 3. Estratégias e medidas adotadas 4. Principais desafios até à concretização do Plano de Preservação Digital

3. Abril de 2014
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Évora, 03-10-2014

4. Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Produção de objetos digitais:
-Digitalização de documentos
-Criação de objetos nado-digitais
Évora, 03-10-2014

5. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
Exemplos de aplicação:
Digitalização de documentos à guarda do Arquivo
Digitalização de documentos em papel que dão entrada em sistemas de informação do Município
Produção de objetos digitais: digitalização de documentos
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

6. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
-Digitalização
Suporte original analógico e informação recuperável, na maior parte dos casos
Muita informação disponível
Requisitos identificados, testados e implementados
Produção de objetos digitais:
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

7. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
Exemplos:
Produção de registos em sistemas de informação
Produção de documentos autenticados digitalmente (Gestão Documental; Plataformas eletrónicas…)
Fotografia digital
Convites eletrónicos
Produção de objetos nado-digitais
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

8. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
Falta de estratégia associada a uma cultura organizacional
Tentação de replicar os procedimentos “do papel” “no digital”
Legislação e regulamentação insuficientes
Crescimento exponencial… Riscos acrescidos…
Produção de objetos nado-digitais:
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

9. Évora, 03-10-2014
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
O r d e n a r o c a o s …

10. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
Produção de objetos NADO-digitais:
ACESSIBILIDADE
INTEGRIDADE
AUTENTICIDADE
LEGIBILIDADE
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

11. Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Independentemente da forma como são gerados, os objetos digitais têm que ser geridos, desde o momento da sua produção e mantidos (apenas) enquanto são necessários.
Preservação
Seleção
Produção/Captura
Évora, 03-10-2014

12. Évora, 03-10-2014
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Vários fatores e intervenientes decisivos para a preservação da informação digital
Metainformação
Repositório
Formatos
Tecnologias
Sistemas de informação
Aplicações
Legislação
Normas
Utilizadores/ Produtores de informação
Objetos digitais
Arquivo

13. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
Objetos digitais:
COMO PREVENIMOS A SUA PRESERVAÇÃO?
ACESSIBILIDADE
INTEGRIDADE
AUTENTICIDADE
LEGIBILIDADE
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

14. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ACESSIBILIDADE?
INTEGRIDADE?
AUTENTICIDADE?
LEGIBILIDADE?
Objetos digitais
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

15. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO
MIGRAÇÃO
ADOÇÃO DE FORMATOS DE PRESERVAÇÃO
NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO
ARMAZENAMENTO EM REPOSITÓRIO DE PRESERVAÇÃO
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

16. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
MIGRAÇÃO DE INFORMAÇÃO estruturante para a atividade do Município
Registo de correspondência (em curso)
 Deliberações do Município (em curso)
Fotografia digital do Gabinete de Comunicação do MO (em fase de testes)
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

17. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
MIGRAÇÃO
-Registos de Correspondência (c. 1 486 000 registos, 2000-2012)
-Deliberações do Município (c. 9 000 registos e c. 28 000 anexos, 2007-2013)
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

18. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
MIGRAÇÃO
-Registos de Correspondência
-Deliberações do Município
METODOLOGIA
Mapeamento e migração de dados
Migração dos objetos digitais associados a cada registo
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

19. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
MIGRAÇÃO Fotografia digital
METODOLOGIA
Mapeamento dos metadados embebidos nos objetos digitais e respetiva migração para campos específicos da base de dados
Migração dos documentos associados a cada registo
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

20. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO FORMATOS DE PRESERVAÇÃO
1.Desde o momento da produção dos objetos digitais
2.Através da conversão para formatos de preservação que assegurem a permanência das características dos documentos originais
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

21. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO PDF/A
Documentos recebidos pelo Município - Submetidos pelos munícipes, autenticados por assinatura digital - Produzidos internamente, assinados digitalmente
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

22. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO PDF/A
•Documentos produzidos pelo MO, assinados digitalmente com cartão do cidadão
•Não há necessidade de conversão do documento assinado para um formato de preservação, evitando- se comprometer a integridade e autenticidade do documento
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

23. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO NEF – formato proprietário - Nikon NEF DNG DNG – formato aberto - ADOBE
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

24. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO Riscos do recurso a formatos proprietários - Pode de não ser possível manter o formato a longo prazo, na ausência ou por decisão do proprietário (falência, descontinuação, etc.) - Encriptação de dados num formato específico, levando à obrigatoriedade de utilização do software proprietário para processamento dos dados
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

25. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO Riscos do recurso a formatos proprietários DNG – “Digital Negative”
-Especificação que normaliza os dados RAW, permitindo ultrapassar as dificuldades criadas pelos formatos exclusivos de cada proprietário.
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

26. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Documentos textuais PDF
Documentos textuais à guarda do Arquivo
Documentos expedidos, digitalizados pelos vários serviços, depois de assinados PDF/A
Documentos recebidos, registados e digitalizados pelo Expediente
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

27. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Imagens fixas bidimensionais TIFF
Documentos gráficos até A2
Documentos fotográficos JPEG
Não se tratando de um formato de preservação, foi a solução encontrada para a digitalização de documentos de grande formato (exº: plantas, mapas, cartazes, etc.)
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

28. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA Principais Referenciais:
MIP
ISAD (G)/ ISAAR (CPF)…
Dublin Core [ISAD (G)>DC]
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

29. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA / ADMINISTRATIVA No momento da produção:
 Aplicação do Plano de Classificação (PCIAL)
Sensibilização e implementação de uma gestão por processos
Contextualização da produção dos documentos
GESTÃO DOCUMENTAL
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

30. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
METAINFORMAÇÃO No momento da produção:
 Plano de Classificação (PCIAL)
 Tabela de seleção
Plano de Preservação Digital
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

31. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO REPOSITÓRIO WORM – Write Once Read Many
Proteção da informação a partir da preservação de uma matriz digital
Acesso a informação sem prejuízo da matriz digital, devido à criação de ficheiros de imagem de menor resolução para consulta (JPEG).
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

32. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
Nancy MACGOVERN - Digital preservation: principles and practice
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

33. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ACESSIBILIDADE
INTEGRIDADE
AUTENTICIDADE
LEGIBILIDADE
Implementação de ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO HARMONIZADAS
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

34. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ACESSIBILIDADE
INTEGRIDADE
AUTENTICIDADE
LEGIBILIDADE
Obrigada!
maria.gago@cm-oeiras.pt
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital