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Operações técnicas em empresas
de animação e organização turística
Construção e Gestão de
Programas de Animação Turística
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
Áreas/Tipos de Programas de Animação
SETOR PRIVADO
Empresas de AT
SETOR PÚBLICO
APT
Câmaras Municipais
Associações
(municípios, regionais,
desenvolvimento local, etc.)
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
Áreas/Tipos de Programas de Animação
EMPRESAS
(rotas/circuitos
temáticos, passeios,
atividades desportivas,
atividades de
interpretação, multi-
actividades, programas à
medida)
SETOR PÚBLICO
(rotas, festivais, feiras,
semanas temáticas)
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
Construção e Gestão de Programas de Animação
Turística
1.º Levantamento de Recursos
2.º Contratação
3.º Programação
4.º Orçamentação
5.º Promoção / Comercialização
6.º Implementação / Monitorização
Fases de Construção de Programas
Previamente
definidos.
Vantagens?
Feitos à
medida.
Vantagens?
Importância?
Utilidade e
benefícios
para o
cliente?
Porquê?
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
1. Levantamento de Recursos
▫ Definir a vertente de animação em função de:
 Área de atuação da empresa;
 Competências da equipa;
 Público-alvo.
▫ Identificar os potenciais recursos a introduzir no
programa
▫ Avaliar o potencial de atração do recurso (estado,
conservação, informação, horário, capacidade de
acolhimento, etc.)
▫ Informação disponível ou a disponibilizar: via folheto? Via
guia intérprete?
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
2. Contratação (fase de negociação)
▫ Definir recursos/fornecedores de serviço (guia,
transporte, alojamento, restauração, …)
▫ Apresentar empresa, objetivos, público, etc.
▫ Avaliar in loco os recursos e serviços (visitas de
inspeção)
▫ Definir condições de contratação (preços, cadernos
de encargos, prazos de pagamento, etc)
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
3. Programação
▫ Organizar e integrar a oferta
▫ Programas previamente organizados e/ou à medida
▫ Definir recursos/fornecedores de serviços a integrar
no programa
▫ Construir o programa:
 Definir percurso
 Tempo de visita
 Local de partida e chegada
▫ Definir condições gerais
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
4. Orçamentação
▫ Orçamentar em função dos preços acordados com os
fornecedores de serviço, nº. de pessoas, política de comissões
5. Promoção / Comercialização
▫ Definir identidade, marca e linha de comunicação em função
do posicionamento da empresa;
▫ Definir formas de comunicação dos produtos: folhetos,
brochura, internet, …
▫ Definir formas de chegar ao cliente: diretas/indiretas? canais
de venda?
▫ Via operador generalista/especializado? Via alojamento?
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
6. Implementação / Monitorização
▫ Testar o produto
▫ Fazer acertos/correções
▫ Avaliação da prestação dos fornecedores de serviços;
▫ Avaliação da satisfação do cliente
▫ Reter informação do cliente com vista a melhorar o serviço
▫ Formas de fidelização
• Nota Final
▫ Todas estas fases de construção de programas de animação turística
deverão ter em consideração a definição de uma estratégia de
atuação no mercado descrita pelo Plano de Marketing da empresa.
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11 As Rotas como exemplo de Animação Turística
Rotas Turísticas?
- Atividade que integra o sector da animação;
- Promovidas pelo sector público e privado;
- Exemplo da natureza compósita do produto
(resulta do estabelecimento de redes);
- Forma de organizar a oferta em torno de uma
temática;
- Permite e facilita o acesso/consumo dos
recursos de um destino;
- Vários tipos de rotas.
INTEGRAÇÃO
ORGANIZAÇÃO
DINAMIZAÇÃO
ACESSO
Público
-Alvo
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
Lógica de Facilitação/Promoção
• Indicativas/Orientadoras – rotas
que indicam, orientam o acesso ao
recurso em torno de uma temática,
através de um conjunto de
informação disponibilizada
• Informação/Divulgação
• Ex: Regiões de Turismo (Serra da
Estrela, Luz, Templários, Rota do
Vidro, Azeite)
Lógica de Comercialização
• Orientadoras/Comercializáveis –
rotas que divulgam, facilitam e são
mesmo geradoras de acesso ao
recurso em torno de uma temática
através de um conjunto de
informação disponibilizada e
atribuição de um preço
• Distribuição/Venda
• Operadores Turísticos, EAT
Tipos de Rotas
Turísticas
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
Rotas Turísticas
construção gestão
Planeamento
Corresponde ao processo
inerente à criação de uma rota
- conceção do produto/preço
- questões operacionais
Corresponde ao processo
inerente à implementação,
prossecução e avaliação da rota
- aplicação do marketing
- estrutura/modelo de gestão
- parcerias com agentes do
sector
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
• Escolha da temática (com base nos recursos do destino);
• Levantamento dos possíveis recursos a utilizar na rota;
• Escolha e definição dos recursos a introduzir na rota;
• Avaliação dos recursos a integrar na rota (passíveis de serem
“consumidos”);
• Definição/segmentação do produto com base nos recursos do
destino e público-alvo (subtemas, percursos dentro da mesma rota,
flexibilidade, rigidez,…)
• Definição dos objetivos da rota;
• Público-alvo (antes e/ou depois do produto?)
• Definição da duração, percurso, execução, tempo livre, etc.
construção gestão
Quais os benefícios decorrentes da experiência do turista?
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
• Definição da estrutura organizativa responsável pela gestão da rota
(promotores da rota? Integrada em outras estruturas ou criada
especificamente? = RESPOSTA ÀS NECESSIDADES DA DINÂMICA DA
INDÚSTRIA E DO MERCADO
• Escolha do modelo de gestão mais adequado face ao produto;
• Definição de uma estratégia de mercado (diagnóstico situacional, técnicas
de avaliação do produto atendendo ao ciclo de vida, saber como utilizar o
marketing-mix);
construção gestão
Benefícios, acesso ao cliente; resposta às necessidades do mercado,
postura profissional, competitividade, internacionalização?
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
• Aplicação das variáveis do marketing como ferramentas de trabalho
(produto: introduzir melhorias, acertos, clarificar posicionamento; preço:
adequado face à concorrência, público, posicionamento, custos fixos, etc.;
comunicação: posicionar-se recorrendo à imagem/marca; escolha das
ferramentas de comunicação e sua utilização; distribuição do orçamento
em função da eficácia promocional; distribuição: como vou chegar ao
cliente? Diretamente, indiretamente? Distribuição seletiva, intensiva? Site
como canal de distribuição?
• Monitorização do produto (avaliação da satisfação do cliente; política/ações
de comunicação; nível de fidelização, etc.)
construção gestão
Benefícios, acesso ao cliente; resposta às necessidades do mercado,
postura profissional, competitividade, internacionalização?
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
Promotores
do Projecto
Concelhos
Abrangidos
Historial
do
Projeto
Objetivos Público
-Alvo
Característi
cas da Rota
Formas de
Promoção/
Distribuição
Análise
Crítica
Rota d
Rota
Análise comparativa Rota do Azeite / Rota do Vinho do Porto
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
As Rotas como exemplo de Animação Turística
Quanto às Rotas Turísticas …
tipos
Lógica de
Facilitação
/ Promoção
Lógica de
Comercializ
ação
INTEGRADAS TEMÁTICAS ESPECÍFICAS
Rotas constituídas por várias
componentes do património
cultural e natural de uma região.
Podem ser mais especializadas
ou generalistas e podem ter uma
duração diferenciada (1, 2 ou 3
dias). Obedecem a um critério
geográfico (linear ou circular),
integrando diferentes
componentes.
Rotas centradas numa das componentes
do património de uma região e, tal como
as rotas integradas, podem ter durações
diferenciadas e incluir diferentes
combinações de alojamento, restauração e
transporte. Obedecem a um tema nuclear
e, por isso, a sequência dos lugares pode
não ser linear. Podem ainda ser de
curtíssima duração inserindo-se na
categoria de visitação. Dentro do mesmo
tema podem fazer-se combinações,
articular territórios diferentes intra ou inter-
regionais.
Rotas claramente
especializadas num aspecto
particular da região, como por
exemplo património material ou
imaterial, natureza, formas de
estar e viver, etc.… São rotas
de curta duração que podem
funcionar autonomamente ou
surgir como uma componente
das rotas temáticas ou
integradas.
Fonte: Graça, Joaquim, Moreira, Raquel, Itinerários Turísticos: Passeando em torno do ambiente, do património e da gastronomia, in Tradição e
Inovação Alimentar (2006)
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
▫ O que é um risco:
 Para o dicionário (Robert):
 « um perigo eventual mais ou menos previsível »
 o fato de se expor a um perigo na esperança de obter uma
vantagem
 Para nós :
 a possibilidade que surge, depois de um evento aleatório,
que tem consequências para aquele que assume ou sofre o
risco
 Quando o risco se concretiza, o evento resultante será
uma « ocorrência »
 ocorrência positiva: se o resultado é favorável (ganho,
sucesso...)
 ocorrência negativa: se o resultado é desfavorável (perda,
prejuízo, dano...)
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
▫ O porquê do risco :
 O risco é inerente à vida, à evolução («life is a risk» )
 Uma vez que o futuro não está escrito, nem é conhecido
antecipadamente, somos confrontados permanentemente com
eventos suscetíveis de perturbarem a nossa existência
 Tudo o que é novo comporta riscos.
 O risco está ligado à ação :
 assumir um risco, é apostar que a ação a ser realizada
produzirá efeitos positivos...
 sabendo, entretanto, de antemão que isso não está garantido
 “O risco é a condição de todo sucesso” (Louis de Broglie)
 Para SCHUMPETER, é o risco que justifica o lucro do
empreendedor
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
▫ Origens dos riscos:
 Três grandes origens :
 naturais : climáticas, sísmicas, vulcânicas...
 sistémicas : devidas às falhas dos sistemas criados
pelo homem: riscos de mercados, de redes...
 humanas : os jogos de actores...
 Os riscos podem ser :
 Internos
 Externos
 e também,
 Previsíveis
 Imprevisíveis
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Organização Turística
Módulo 11
▫ Origens dos riscos :
 É conveniente ter uma abordagem global dos riscos:
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Organização Turística
Módulo 11
▫ A natureza dos riscos:
 Os riscos podem ser variados:
 Riscos ambientais, de segurança, saúde...
 Riscos estratégicos, políticos...
 Riscos de reputação, de imagem
 Riscos económicos, financeiros
 Riscos regulamentares, legais, jurídicos...
 Existem duas categorias de riscos
 Riscos « sofridos»: catástrofes, acidentes...
 Riscos « escolhidos»: aqueles ligados a uma decisão:
aposta, especulação, investimento, lançamento de
uma campanha, de um produto, de um
empreendimento...
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
▫ A natureza dos riscos :
 O impacto de um risco pode ser:
 “Baixo”: a ocorrência de um evento que não
comprometa os fundamentos da organização, do
sistema
 “Alto”: a ocorrência compromete ou coloca em causa
os fundamentos da organização, do sistema. Neste
caso, fala-seem «crise».
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
▫ Crises e ruturas:
 A « crise » (do grego «krisis» = decisão) é uma fase
crítica da vida de um ser, de uma organização ou de
um sistema que coloca em causa os seus
fundamentos.
 Os 3 “D” das crises:
 Desencadeamento
 Desregulamentação
 Divergência
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Organização Turística
Módulo 11
 A crise pode ocorrer em função de:
 disfunções internas
 discordâncias internas
 Não adaptação a um contexto que evoluiu
 uma grave perda...
 um grande ganho..
 um acidente interno
 um acidente externo, uma catástrofe natural, uma falha
de redes
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Organização Turística
Módulo 11
 Se a crise é superada, o sistema, a organização
sobrevivem
 Se a crise não é superada, há uma « rutura » ; o
sistema é modificado ou desaparece.
 A « rutura » é definida como uma separação, uma
interrupção, um fim brusco de um estado pré-
existente.
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
▫ Problemática atual dos riscos
 O contexto atual está marcado pela:
 Globalização: abertura, emergência de novos atores,
interdependência da economia
 As novas tecnologias: interconexão e imediatismo
 As transformações da sociedade : novos
comportamentos, modificações das relações sociais...
 As mudanças climáticas e ambientais
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Organização Turística
Módulo 11
 Vivemos num mundo :
 com crescimento acelerado instável
 com permanentes turbulências
 No qual não convém:
 Nem uma gestão taylorista ---> centrada em procedimentos
 Nem uma gestão por objectivos ---> centrada em resultados
 mas sim, um «Rafting Management» ---> centrado nos
riscos
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Organização Turística
Módulo 11
• Técnicas de Identificação de Riscos
▫ Estrutura Analítica do Trabalho – detalhar o trabalho
necessário para criar o programa de animação (esquema
visual, técnicas e recursos específicos);
▫ Eventos de Teste – estruturas de eventos de grande porte
testadas em eventos de pequeno porte; ante estreias;
▫ Risco Interno/Externo – identificar origem do risco;
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Módulo 11
• Técnicas de Identificação de Riscos
▫ Diagrama de Falhas – a partir de um fato avaliar
as causas (ex: fraca adesão a inscrições);
▫ Relatório de Incidentes – dados de eventos
anteriores podem prevenir incidentes em eventos
futuros (ex: Bombeiros);
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Organização Turística
Módulo 11
• Técnicas de Identificação de Riscos
▫ Plano de Emergência – deve incluir reação ao risco,
procedimentos e outras precauções;
▫ Desenvolvimento de cenários e exercícios de
probabilidades – “e se…”
▫ Consulta – aos diversos fornecedores acerca dos
seus “planos B”
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Organização Turística
Módulo 11
• Avaliação do Risco
▫ Probabilidade de ocorrência (raro a quase certo)
▫ Consequência no caso de ocorrer (insignificante a catastrófico)
▫ Exemplos:
 risco de fornecer informações incorretas aos media: “provável” e
consequência “moderada” a “grande”;
 Impossibilidade de contatar o gestor do evento que estaria numa
área de alta segurança com políticos e de difícil acesso: “certa” e
“catastrófico”
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Organização Turística
Módulo 11
• Mecanismos de controlo do risco
▫ Cancelar e evitar o risco – se o risco for grande
demais pode ser necessário cancelar a atividade.
▫ Diminuir o risco – p. ex. instalar detetores de metais
ou reforçar os seguranças, minimizando o risco de
insegurança;
▫ Reduzir a gravidade dos riscos que realmente
venham a ocorrer – preparação de ações rápidas a
problemas previsíveis;
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
• Mecanismos de controlo do risco
▫ Planear alternativas – planos B
▫ Distribuir o risco – se um patrocinador decidir
desistir, ter vários patrocinadores para
participarem;
▫ Transferir o risco – contemplar nos contratos com
os fornecedores as consequências de um risco;
contrair seguros.
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Organização Turística
Módulo 11
• Riscos específicos de eventos
▫ Gestão e controlo de multidões – facilitação,
ocupação e movimentação de multidões;
▫ Álcool e drogas – serviços de segurança e bombeiros
informados;
▫ Comunicação – pré-evento, durante e pós-evento
(não usar informação a mais que pode ofuscar a
informação importante);
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Módulo 11
• Riscos específicos de eventos
▫ Ambiente – desde a poluição e despejo de
substâncias tóxicas ao desperdício de água ou
energia;
▫ Emergência – saber onde estão localizados os
serviços de emergência mais próximos e como
funcionam
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Módulo 11
▫ O Rafting Management
 O « Rafting Management» é aquele que convém a
um ambiente instável e de permanentes
turbulências.
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Módulo 11
▫ O Rafting Management
 Consiste em:
 Ter uma visão e um rumo precisos
 Desenvolver uma cultura de riscos
 Conceber uma estratégia ofensiva
 Instituir no quotidiano uma estrutura e funcionamento
que favoreçam:
▫ Reatividade
▫ Flexibilidade
▫ Adaptabilidade
▫ Dispor de métodos específicos para a gestão de crises
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Organização Turística
Módulo 11
▫ O método dos cenários de rutura
 «Não se trata de imaginar o inimaginável, mas sim
de se dispor a enfrentá-lo» (Janos Rayer)
 Esse método não consiste em prever o futuro, mas
sim em mudar os esquemas mentais, imaginando o
que ocorreria se esta ou aquela situação de rutura
acontecesse.
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Organização Turística
Módulo 11
▫ O método dos cenários de rutura
 Esse método consiste em:
 Projetar-se num futuro mais ou menos longínquo
 Imaginar 2 ou 3 situações de forte rutura em relação
ao presente
 Antecipar os impactos dessas ruturas para a
organização, a empresa...
 O que deveria ser feito diante as consequências
dessas ruturas
 O que poderia ser feito para se precaver, se adaptar à
nova situação
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Organização Turística
Módulo 11
▫ Uma “cultura de riscos”
 Por “cultura de riscos”, entende-se uma cultura de
combate aos riscos
 Num mundo estável: privilegia-se uma cultura de
evitar riscos, ou «cultura anti-riscos»
 Num mundo instável, há necessidade de favorecer
uma cultura de previsão de riscos, ou «cultura de
riscos », quer dizer, uma cultura de combate de
riscos.
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Organização Turística
Módulo 11
▫ Uma “cultura de riscos”
 Uma “cultura de riscos” significa :
 Encorajar novas iniciativas, e, portanto, assumir riscos
 Não punir os erros/equívocos, pois somente aqueles
que não assumem riscos, não cometem erros (salvo
erros intencionais)
 Favorecer a mobilidade sob todas as formas, a
prontidão, ação na dúvida....
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
 Uma « cultura de riscos » é inicialmente:
 um estado de espírito: enfrentar o risco, não fugir dele
 um treino: “a sorte sorri apenas aos espíritos
preparados”
 um modo de funcionamento centrado sobre a
prontidão, a flexibilidade, a autonomia
 um modo de funcionamento em rede, na ação, diante
de um risco, a intuição e o reflexo devem prevalecer
sobre reflexões e procedimentos
 agir em rede
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Organização Turística
Módulo 11
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Organização Turística
Módulo 11
▫ Um modo de funcionamento em rede:
principais características
1. Partilha de uma visão comum por todos os
intervenientes: o que devemos fazer juntos?
2. Capacidade de cooperar: uma rede cria elos,
facilita trocas, intensifica fluxos de informações.
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Módulo 11
▫ Um modo de funcionamento em rede:
principais características
3. Efeito de rede: o desempenho coletivo depende
menos da excelência dos intervenientes e mais das
relações que eles estabelecem entre si – quanto
mais se compartilha a informação, mais esta ganha
valor.
4. Deontologia: os princípios de funcionamento. Uma
rede organizada em função dos problemas a serem
resolvidos
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Módulo 11
▫ Um modo de funcionamento em rede: a
eficácia de uma rede depende da qualidade da
cooperação
 Saber cooperar :
 Passar do confronto de visões individualizadas a uma
representação compartilhada de situações a serem
geridas, problemas a serem resolvidos,…
 Capitalizar as experiências, aprender com os outros
 Conceber ferramentas (de análise, de monitorização,
logística,…) comuns e em comum
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Módulo 11
▫ Um modo de funcionamento em rede: a
eficácia de uma rede depende da qualidade da
cooperação
 Poder cooperar
 Explicitar os resultados esperados
 Definir as diretrizes, as regras de funcionamento, os
métodos de trabalho
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Módulo 11
▫ Um modo de funcionamento em rede: a
eficácia de uma rede depende da qualidade da
cooperação
 Desejar cooperar
 Visibilidade do valor agregado da rede
 Valorização das contribuições
 Boa convivência e solidariedade / relações de
confiança
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Organização Turística
Módulo 11
▫ A gestão de crises
 Num mundo instável e turbulento, a gestão de crise
não pode ser considerada como um fato excecional;
tornou-se frequente e repetitiva para as
organizações dos setores público e privado
 Os modos “normais/tradicionais” de funcionamento
das organizações não atendem aos períodos de
crise. Deve-se prever e implementar um dispositivo
específico de gestão de crise, o qual se caracteriza
por :
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
▫ A gestão de crises
 Regras de conduta adaptadas :
▫ Assumir responsabilidade imediatamente (prise en charge)
▫ Abertura para a discussão: o que fazer se…, o que fazer
já… e, em seguida…
▫ Acionar o sistema de informações
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Módulo 11
▫ Célula de crise
▫ Grupos de intervenção...
▫ Um «observador recuado» não operacional...
▫ Uma comunicação unificada - três princípios :
1 - ser a melhor fonte de informação
2 - ter uma lógica “realista” E levar em consideração
as perceções
3 - estar ancorada sobre os fundamentos:
responsabilidades assumidas, arbitragens efectuadas,
valores respeitados
▫ Uma comunicação estratégica centralizada
▫ Uma comunicação operacional pelas entidades envolvidas
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Módulo 11
▫ A gestão de crises
 As prioridades (salvo casos particulares):
1. Salvar as vítimas
2. Apagar « o incêndio »
3. Limitar os desgastes
4. Assumir as responsabilidades ligadas à crise
5. Enfrentar as causas “de fundo/de base”
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Módulo 11
▫ A gestão de crises
 Gerir os processos de “saída da crise” e “o pós-
crise”
 Inseri-los no tempo
 Conduzir os processos de “cicatrização”
 Assumir a crise como uma oportunidade de
aprendizagem, acumulação de experiências
 Preparar-se para as próximas crises
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Módulo 11
• Diante dos riscos: 6 estratégias possíveis
▫ Estratégias defensivas:
1. Avestruz : agimos como se o risco não existisse
2. Não-confrontação: quando o risco ocorre, fugimos
3. Proteção: implantamos um sistema de proteção
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• Diante dos riscos: 6 estratégias possíveis
▫ Estratégias ofensivas:
1. Ataque prévio e destruição da fonte/origem do risco
2. Controle: ocupamos «o local» onde está o risco
3. Rafting management : estamos permanentemente
preparados para enfrentar o risco
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Módulo 11
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Organização Turística
Módulo 11
• As questões legais estão presentes em todos os
aspetos da animação turística, as leis são
diferentes de país para país mas existem alguns
princípios comuns:
▫ Contrato
 “Acordo entre duas ou mais partes que estabelece
as suas obrigações e é imposto por lei. Descreve
a troca que deverá ser feita entre as partes e pode
ser escrito ou oral.” (Allen, Johnny, et al.,
2003: 201)
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Organização Turística
Módulo 11
 Um contrato de eventos deve conter:
 Nomes e dados comerciais das partes contratantes;
 Detalhes do serviço ou produto que é fornecido;
 Termos de troca para tal serviço ou produto;
 Assinatura de ambas as partes indicando o
entendimento dos termos da troca e a aprovação
das condições do contrato.
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▫ Os contratos devem abranger todos os elementos
essenciais:
 Termos de pagamento (cronograma);
 Cláusula de cancelamento;
 Horário de apresentação;
 Direitos e deveres de ambas as partes;
 Descrição fiel dos bens e serviços da troca.
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Módulo 11
▫ Poderão ainda existir outros contratos formais
que abranjam:
 A empresa organizadora do evento e o cliente;
 Os artistas;
 O local;
 Os fornecedores (segurança, audiovisuais,
alimentação);
 O patrocinador.
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▫ Gestão de contratos
Empresa
Organizadora
Local
Artistas
Media
Fornecedores
Clientes
Patrocinadores
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Processo de Gestão de Contratos
Administração
variações, reclamações, controlo
Contrato
Especificações
Negociação
Dados
Passados
Precedentes
Parcerias
Desempenho
Funcional
Técnico
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Processo de elaboração de um contrato
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Módulo 11
▫ Marcas Registadas e Logótipos
 Descrições precisas dos produtos/serviços;
 Evitar publicidade enganosa
▫ Dever de Precaução
 Evitar atos ou omissões (ferimentos) que possam
prejudicar terceiros (público, funcionários, artistas
ou público de áreas adjacentes);
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▫ Seguros
 Intempéries, acidentes pessoais para os colaboradores,
propriedade (dinheiro), indemnização dos trabalhadores,
responsabilidade pública, etc.
▫ Regulamentos, Licenças e Autorizações
 Regulamentos de ruído, saúde e segurança no trabalho;
 Autorizações e licenças de alimentos, pirotecnia, venda
de bebidas alcoólicas, encerramento de estradas, …
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
• Logística
▫ planeamento,
▫ implementação e
▫ controlo do fluxo
de
pessoas,
produtos e
informações
desde a produção
até ao momento do
consumo.
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
▫ A logística preocupa-se com todos os momentos
do evento, desde os preparativos, os dias até ao
evento, a execução e a conclusão.
▫ As áreas da logística de eventos são:
 Suprimentos – aquisição de bens e serviços para o
consumidor, produto e instalações;
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
 Ligação com o marketing e a programação – os
números, o alcance geográfico e as expetativas dos
consumidores afetarão o plano de logística.
Se a publicidade de um evento atingir níveis
nacionais, a logística será diferente da de um
lançamento de um produto de interesse apenas ao
pessoal de uma empresa;
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
 Ingressos – distribuição, recolha e segurança dos
bilhetes;
 Filas – filas fora do local do evento para bilhetes ou
estacionar; dentro do local para comida, casas-de-
banho ou cadeiras (diminuir o tempo de espera,
quando não se possam evitar)
 Transporte do consumidor – primeiro fator que
influencia a audiência de um evento e pode
influenciar as experiências seguintes.
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
 Suprimento do produto – todo o evento é a
apresentação de um produto.
 Transporte do produto – licenças, taxas
alfandegárias, transporte de artistas, etc.
 Alojamento – artistas ou celebridades que tenham
que receber tratamento especial;
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
 Necessidades dos artistas no local do evento
 Ligação – com todas as áreas de planeamento do
evento;
 Rede de informações – fluxo eficiente de
informações.
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
▫ Logística no local do evento
Prende-se com as vias de acessos onde se
movimenta o público, voluntários, artistas e
equipamentos. Estas devem considerar:
 O transporte de artistas e equipamentos;
 A remoção do lixo;
 O acesso ao corpo de bombeiros e primeiros socorros;
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
 A instalação e remoção de tendas;
 A segurança;
 O abastecimento de alimentação e bebidas;
 O posicionamento, manutenção e remoção do
equipamento de palco;
 A comunicação do local.
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
• Orçamento
▫ Parte quantificada do plano que inclui a fixação de custos, o
cálculo da receita e a aplicação dos recursos financeiros;
▫ Nos eventos, calcula-se o limite de gastos por área de operação
do evento, tais como montagem, logística, marketing, recursos
humanos, etc.
▫ O orçamento assume especial importância nos eventos porque a
maioria dos pagamentos devem ser efectuados antes do
recebimento das receitas.
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
Fase I - Determinação dos Custos
▫ Custos operacionais ou de produção, incluindo o
aluguer de materiais para o evento, construção,
seguro e administração;
▫ Aluguer do local;
▫ Promoção - anúncios, relações públicas,
promoção de vendas;
▫ Talento – custos associados ao entretenimento.
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
 Fase II - Determinação das Receitas
 Venda de bilhetes
 Patrocínio – mais comum em eventos culturais e
desportivos
 Merchandising
 Anúncios
 Acordos envolvendo brindes
Operações Técnicas em Empresas de Animação e
Organização Turística
Módulo 11
 Direitos de transmissão – fonte de receita de crescente
importância nos eventos desportivos
 Doações – governo central e local
 Beneficiários – fonte de receita em eventos
comunitários
 Cliente – principal fonte de receita dos eventos
empresariais
OTET
–
Módulo
11
2011-2012 Susana Carreira

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  • 1. Operações técnicas em empresas de animação e organização turística Construção e Gestão de Programas de Animação Turística
  • 2. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 Áreas/Tipos de Programas de Animação SETOR PRIVADO Empresas de AT SETOR PÚBLICO APT Câmaras Municipais Associações (municípios, regionais, desenvolvimento local, etc.)
  • 3. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 Áreas/Tipos de Programas de Animação EMPRESAS (rotas/circuitos temáticos, passeios, atividades desportivas, atividades de interpretação, multi- actividades, programas à medida) SETOR PÚBLICO (rotas, festivais, feiras, semanas temáticas)
  • 4. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 Construção e Gestão de Programas de Animação Turística 1.º Levantamento de Recursos 2.º Contratação 3.º Programação 4.º Orçamentação 5.º Promoção / Comercialização 6.º Implementação / Monitorização Fases de Construção de Programas Previamente definidos. Vantagens? Feitos à medida. Vantagens? Importância? Utilidade e benefícios para o cliente? Porquê?
  • 5. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 1. Levantamento de Recursos ▫ Definir a vertente de animação em função de:  Área de atuação da empresa;  Competências da equipa;  Público-alvo. ▫ Identificar os potenciais recursos a introduzir no programa ▫ Avaliar o potencial de atração do recurso (estado, conservação, informação, horário, capacidade de acolhimento, etc.) ▫ Informação disponível ou a disponibilizar: via folheto? Via guia intérprete?
  • 6. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 2. Contratação (fase de negociação) ▫ Definir recursos/fornecedores de serviço (guia, transporte, alojamento, restauração, …) ▫ Apresentar empresa, objetivos, público, etc. ▫ Avaliar in loco os recursos e serviços (visitas de inspeção) ▫ Definir condições de contratação (preços, cadernos de encargos, prazos de pagamento, etc)
  • 7. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 3. Programação ▫ Organizar e integrar a oferta ▫ Programas previamente organizados e/ou à medida ▫ Definir recursos/fornecedores de serviços a integrar no programa ▫ Construir o programa:  Definir percurso  Tempo de visita  Local de partida e chegada ▫ Definir condições gerais
  • 8. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 4. Orçamentação ▫ Orçamentar em função dos preços acordados com os fornecedores de serviço, nº. de pessoas, política de comissões 5. Promoção / Comercialização ▫ Definir identidade, marca e linha de comunicação em função do posicionamento da empresa; ▫ Definir formas de comunicação dos produtos: folhetos, brochura, internet, … ▫ Definir formas de chegar ao cliente: diretas/indiretas? canais de venda? ▫ Via operador generalista/especializado? Via alojamento?
  • 9. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 6. Implementação / Monitorização ▫ Testar o produto ▫ Fazer acertos/correções ▫ Avaliação da prestação dos fornecedores de serviços; ▫ Avaliação da satisfação do cliente ▫ Reter informação do cliente com vista a melhorar o serviço ▫ Formas de fidelização • Nota Final ▫ Todas estas fases de construção de programas de animação turística deverão ter em consideração a definição de uma estratégia de atuação no mercado descrita pelo Plano de Marketing da empresa.
  • 10. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 As Rotas como exemplo de Animação Turística Rotas Turísticas? - Atividade que integra o sector da animação; - Promovidas pelo sector público e privado; - Exemplo da natureza compósita do produto (resulta do estabelecimento de redes); - Forma de organizar a oferta em torno de uma temática; - Permite e facilita o acesso/consumo dos recursos de um destino; - Vários tipos de rotas. INTEGRAÇÃO ORGANIZAÇÃO DINAMIZAÇÃO ACESSO Público -Alvo
  • 11. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 Lógica de Facilitação/Promoção • Indicativas/Orientadoras – rotas que indicam, orientam o acesso ao recurso em torno de uma temática, através de um conjunto de informação disponibilizada • Informação/Divulgação • Ex: Regiões de Turismo (Serra da Estrela, Luz, Templários, Rota do Vidro, Azeite) Lógica de Comercialização • Orientadoras/Comercializáveis – rotas que divulgam, facilitam e são mesmo geradoras de acesso ao recurso em torno de uma temática através de um conjunto de informação disponibilizada e atribuição de um preço • Distribuição/Venda • Operadores Turísticos, EAT Tipos de Rotas Turísticas
  • 12. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 Rotas Turísticas construção gestão Planeamento Corresponde ao processo inerente à criação de uma rota - conceção do produto/preço - questões operacionais Corresponde ao processo inerente à implementação, prossecução e avaliação da rota - aplicação do marketing - estrutura/modelo de gestão - parcerias com agentes do sector
  • 13. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Escolha da temática (com base nos recursos do destino); • Levantamento dos possíveis recursos a utilizar na rota; • Escolha e definição dos recursos a introduzir na rota; • Avaliação dos recursos a integrar na rota (passíveis de serem “consumidos”); • Definição/segmentação do produto com base nos recursos do destino e público-alvo (subtemas, percursos dentro da mesma rota, flexibilidade, rigidez,…) • Definição dos objetivos da rota; • Público-alvo (antes e/ou depois do produto?) • Definição da duração, percurso, execução, tempo livre, etc. construção gestão Quais os benefícios decorrentes da experiência do turista?
  • 14. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Definição da estrutura organizativa responsável pela gestão da rota (promotores da rota? Integrada em outras estruturas ou criada especificamente? = RESPOSTA ÀS NECESSIDADES DA DINÂMICA DA INDÚSTRIA E DO MERCADO • Escolha do modelo de gestão mais adequado face ao produto; • Definição de uma estratégia de mercado (diagnóstico situacional, técnicas de avaliação do produto atendendo ao ciclo de vida, saber como utilizar o marketing-mix); construção gestão Benefícios, acesso ao cliente; resposta às necessidades do mercado, postura profissional, competitividade, internacionalização?
  • 15. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Aplicação das variáveis do marketing como ferramentas de trabalho (produto: introduzir melhorias, acertos, clarificar posicionamento; preço: adequado face à concorrência, público, posicionamento, custos fixos, etc.; comunicação: posicionar-se recorrendo à imagem/marca; escolha das ferramentas de comunicação e sua utilização; distribuição do orçamento em função da eficácia promocional; distribuição: como vou chegar ao cliente? Diretamente, indiretamente? Distribuição seletiva, intensiva? Site como canal de distribuição? • Monitorização do produto (avaliação da satisfação do cliente; política/ações de comunicação; nível de fidelização, etc.) construção gestão Benefícios, acesso ao cliente; resposta às necessidades do mercado, postura profissional, competitividade, internacionalização?
  • 16. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 Promotores do Projecto Concelhos Abrangidos Historial do Projeto Objetivos Público -Alvo Característi cas da Rota Formas de Promoção/ Distribuição Análise Crítica Rota d Rota Análise comparativa Rota do Azeite / Rota do Vinho do Porto
  • 17. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 As Rotas como exemplo de Animação Turística Quanto às Rotas Turísticas … tipos Lógica de Facilitação / Promoção Lógica de Comercializ ação INTEGRADAS TEMÁTICAS ESPECÍFICAS Rotas constituídas por várias componentes do património cultural e natural de uma região. Podem ser mais especializadas ou generalistas e podem ter uma duração diferenciada (1, 2 ou 3 dias). Obedecem a um critério geográfico (linear ou circular), integrando diferentes componentes. Rotas centradas numa das componentes do património de uma região e, tal como as rotas integradas, podem ter durações diferenciadas e incluir diferentes combinações de alojamento, restauração e transporte. Obedecem a um tema nuclear e, por isso, a sequência dos lugares pode não ser linear. Podem ainda ser de curtíssima duração inserindo-se na categoria de visitação. Dentro do mesmo tema podem fazer-se combinações, articular territórios diferentes intra ou inter- regionais. Rotas claramente especializadas num aspecto particular da região, como por exemplo património material ou imaterial, natureza, formas de estar e viver, etc.… São rotas de curta duração que podem funcionar autonomamente ou surgir como uma componente das rotas temáticas ou integradas. Fonte: Graça, Joaquim, Moreira, Raquel, Itinerários Turísticos: Passeando em torno do ambiente, do património e da gastronomia, in Tradição e Inovação Alimentar (2006)
  • 18. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11
  • 19. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ O que é um risco:  Para o dicionário (Robert):  « um perigo eventual mais ou menos previsível »  o fato de se expor a um perigo na esperança de obter uma vantagem  Para nós :  a possibilidade que surge, depois de um evento aleatório, que tem consequências para aquele que assume ou sofre o risco  Quando o risco se concretiza, o evento resultante será uma « ocorrência »  ocorrência positiva: se o resultado é favorável (ganho, sucesso...)  ocorrência negativa: se o resultado é desfavorável (perda, prejuízo, dano...)
  • 20. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ O porquê do risco :  O risco é inerente à vida, à evolução («life is a risk» )  Uma vez que o futuro não está escrito, nem é conhecido antecipadamente, somos confrontados permanentemente com eventos suscetíveis de perturbarem a nossa existência  Tudo o que é novo comporta riscos.  O risco está ligado à ação :  assumir um risco, é apostar que a ação a ser realizada produzirá efeitos positivos...  sabendo, entretanto, de antemão que isso não está garantido  “O risco é a condição de todo sucesso” (Louis de Broglie)  Para SCHUMPETER, é o risco que justifica o lucro do empreendedor
  • 21. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Origens dos riscos:  Três grandes origens :  naturais : climáticas, sísmicas, vulcânicas...  sistémicas : devidas às falhas dos sistemas criados pelo homem: riscos de mercados, de redes...  humanas : os jogos de actores...  Os riscos podem ser :  Internos  Externos  e também,  Previsíveis  Imprevisíveis
  • 22. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Origens dos riscos :  É conveniente ter uma abordagem global dos riscos:
  • 23. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ A natureza dos riscos:  Os riscos podem ser variados:  Riscos ambientais, de segurança, saúde...  Riscos estratégicos, políticos...  Riscos de reputação, de imagem  Riscos económicos, financeiros  Riscos regulamentares, legais, jurídicos...  Existem duas categorias de riscos  Riscos « sofridos»: catástrofes, acidentes...  Riscos « escolhidos»: aqueles ligados a uma decisão: aposta, especulação, investimento, lançamento de uma campanha, de um produto, de um empreendimento...
  • 24. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ A natureza dos riscos :  O impacto de um risco pode ser:  “Baixo”: a ocorrência de um evento que não comprometa os fundamentos da organização, do sistema  “Alto”: a ocorrência compromete ou coloca em causa os fundamentos da organização, do sistema. Neste caso, fala-seem «crise».
  • 25. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Crises e ruturas:  A « crise » (do grego «krisis» = decisão) é uma fase crítica da vida de um ser, de uma organização ou de um sistema que coloca em causa os seus fundamentos.  Os 3 “D” das crises:  Desencadeamento  Desregulamentação  Divergência
  • 26. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11  A crise pode ocorrer em função de:  disfunções internas  discordâncias internas  Não adaptação a um contexto que evoluiu  uma grave perda...  um grande ganho..  um acidente interno  um acidente externo, uma catástrofe natural, uma falha de redes
  • 27. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11  Se a crise é superada, o sistema, a organização sobrevivem  Se a crise não é superada, há uma « rutura » ; o sistema é modificado ou desaparece.  A « rutura » é definida como uma separação, uma interrupção, um fim brusco de um estado pré- existente.
  • 28. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Problemática atual dos riscos  O contexto atual está marcado pela:  Globalização: abertura, emergência de novos atores, interdependência da economia  As novas tecnologias: interconexão e imediatismo  As transformações da sociedade : novos comportamentos, modificações das relações sociais...  As mudanças climáticas e ambientais
  • 29. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11  Vivemos num mundo :  com crescimento acelerado instável  com permanentes turbulências  No qual não convém:  Nem uma gestão taylorista ---> centrada em procedimentos  Nem uma gestão por objectivos ---> centrada em resultados  mas sim, um «Rafting Management» ---> centrado nos riscos
  • 30. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Técnicas de Identificação de Riscos ▫ Estrutura Analítica do Trabalho – detalhar o trabalho necessário para criar o programa de animação (esquema visual, técnicas e recursos específicos); ▫ Eventos de Teste – estruturas de eventos de grande porte testadas em eventos de pequeno porte; ante estreias; ▫ Risco Interno/Externo – identificar origem do risco;
  • 31. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Técnicas de Identificação de Riscos ▫ Diagrama de Falhas – a partir de um fato avaliar as causas (ex: fraca adesão a inscrições); ▫ Relatório de Incidentes – dados de eventos anteriores podem prevenir incidentes em eventos futuros (ex: Bombeiros);
  • 32. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Técnicas de Identificação de Riscos ▫ Plano de Emergência – deve incluir reação ao risco, procedimentos e outras precauções; ▫ Desenvolvimento de cenários e exercícios de probabilidades – “e se…” ▫ Consulta – aos diversos fornecedores acerca dos seus “planos B”
  • 33. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Avaliação do Risco ▫ Probabilidade de ocorrência (raro a quase certo) ▫ Consequência no caso de ocorrer (insignificante a catastrófico) ▫ Exemplos:  risco de fornecer informações incorretas aos media: “provável” e consequência “moderada” a “grande”;  Impossibilidade de contatar o gestor do evento que estaria numa área de alta segurança com políticos e de difícil acesso: “certa” e “catastrófico”
  • 34. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Mecanismos de controlo do risco ▫ Cancelar e evitar o risco – se o risco for grande demais pode ser necessário cancelar a atividade. ▫ Diminuir o risco – p. ex. instalar detetores de metais ou reforçar os seguranças, minimizando o risco de insegurança; ▫ Reduzir a gravidade dos riscos que realmente venham a ocorrer – preparação de ações rápidas a problemas previsíveis;
  • 35. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Mecanismos de controlo do risco ▫ Planear alternativas – planos B ▫ Distribuir o risco – se um patrocinador decidir desistir, ter vários patrocinadores para participarem; ▫ Transferir o risco – contemplar nos contratos com os fornecedores as consequências de um risco; contrair seguros.
  • 36. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Riscos específicos de eventos ▫ Gestão e controlo de multidões – facilitação, ocupação e movimentação de multidões; ▫ Álcool e drogas – serviços de segurança e bombeiros informados; ▫ Comunicação – pré-evento, durante e pós-evento (não usar informação a mais que pode ofuscar a informação importante);
  • 37. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Riscos específicos de eventos ▫ Ambiente – desde a poluição e despejo de substâncias tóxicas ao desperdício de água ou energia; ▫ Emergência – saber onde estão localizados os serviços de emergência mais próximos e como funcionam
  • 38. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ O Rafting Management  O « Rafting Management» é aquele que convém a um ambiente instável e de permanentes turbulências.
  • 39. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ O Rafting Management  Consiste em:  Ter uma visão e um rumo precisos  Desenvolver uma cultura de riscos  Conceber uma estratégia ofensiva  Instituir no quotidiano uma estrutura e funcionamento que favoreçam: ▫ Reatividade ▫ Flexibilidade ▫ Adaptabilidade ▫ Dispor de métodos específicos para a gestão de crises
  • 40. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ O método dos cenários de rutura  «Não se trata de imaginar o inimaginável, mas sim de se dispor a enfrentá-lo» (Janos Rayer)  Esse método não consiste em prever o futuro, mas sim em mudar os esquemas mentais, imaginando o que ocorreria se esta ou aquela situação de rutura acontecesse.
  • 41. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ O método dos cenários de rutura  Esse método consiste em:  Projetar-se num futuro mais ou menos longínquo  Imaginar 2 ou 3 situações de forte rutura em relação ao presente  Antecipar os impactos dessas ruturas para a organização, a empresa...  O que deveria ser feito diante as consequências dessas ruturas  O que poderia ser feito para se precaver, se adaptar à nova situação
  • 42. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Uma “cultura de riscos”  Por “cultura de riscos”, entende-se uma cultura de combate aos riscos  Num mundo estável: privilegia-se uma cultura de evitar riscos, ou «cultura anti-riscos»  Num mundo instável, há necessidade de favorecer uma cultura de previsão de riscos, ou «cultura de riscos », quer dizer, uma cultura de combate de riscos.
  • 43. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Uma “cultura de riscos”  Uma “cultura de riscos” significa :  Encorajar novas iniciativas, e, portanto, assumir riscos  Não punir os erros/equívocos, pois somente aqueles que não assumem riscos, não cometem erros (salvo erros intencionais)  Favorecer a mobilidade sob todas as formas, a prontidão, ação na dúvida....
  • 44. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11  Uma « cultura de riscos » é inicialmente:  um estado de espírito: enfrentar o risco, não fugir dele  um treino: “a sorte sorri apenas aos espíritos preparados”  um modo de funcionamento centrado sobre a prontidão, a flexibilidade, a autonomia  um modo de funcionamento em rede, na ação, diante de um risco, a intuição e o reflexo devem prevalecer sobre reflexões e procedimentos  agir em rede
  • 45. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11
  • 46. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Um modo de funcionamento em rede: principais características 1. Partilha de uma visão comum por todos os intervenientes: o que devemos fazer juntos? 2. Capacidade de cooperar: uma rede cria elos, facilita trocas, intensifica fluxos de informações.
  • 47. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Um modo de funcionamento em rede: principais características 3. Efeito de rede: o desempenho coletivo depende menos da excelência dos intervenientes e mais das relações que eles estabelecem entre si – quanto mais se compartilha a informação, mais esta ganha valor. 4. Deontologia: os princípios de funcionamento. Uma rede organizada em função dos problemas a serem resolvidos
  • 48. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Um modo de funcionamento em rede: a eficácia de uma rede depende da qualidade da cooperação  Saber cooperar :  Passar do confronto de visões individualizadas a uma representação compartilhada de situações a serem geridas, problemas a serem resolvidos,…  Capitalizar as experiências, aprender com os outros  Conceber ferramentas (de análise, de monitorização, logística,…) comuns e em comum
  • 49. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Um modo de funcionamento em rede: a eficácia de uma rede depende da qualidade da cooperação  Poder cooperar  Explicitar os resultados esperados  Definir as diretrizes, as regras de funcionamento, os métodos de trabalho
  • 50. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Um modo de funcionamento em rede: a eficácia de uma rede depende da qualidade da cooperação  Desejar cooperar  Visibilidade do valor agregado da rede  Valorização das contribuições  Boa convivência e solidariedade / relações de confiança
  • 51. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ A gestão de crises  Num mundo instável e turbulento, a gestão de crise não pode ser considerada como um fato excecional; tornou-se frequente e repetitiva para as organizações dos setores público e privado  Os modos “normais/tradicionais” de funcionamento das organizações não atendem aos períodos de crise. Deve-se prever e implementar um dispositivo específico de gestão de crise, o qual se caracteriza por :
  • 52. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ A gestão de crises  Regras de conduta adaptadas : ▫ Assumir responsabilidade imediatamente (prise en charge) ▫ Abertura para a discussão: o que fazer se…, o que fazer já… e, em seguida… ▫ Acionar o sistema de informações
  • 53. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Célula de crise ▫ Grupos de intervenção... ▫ Um «observador recuado» não operacional... ▫ Uma comunicação unificada - três princípios : 1 - ser a melhor fonte de informação 2 - ter uma lógica “realista” E levar em consideração as perceções 3 - estar ancorada sobre os fundamentos: responsabilidades assumidas, arbitragens efectuadas, valores respeitados ▫ Uma comunicação estratégica centralizada ▫ Uma comunicação operacional pelas entidades envolvidas
  • 54. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ A gestão de crises  As prioridades (salvo casos particulares): 1. Salvar as vítimas 2. Apagar « o incêndio » 3. Limitar os desgastes 4. Assumir as responsabilidades ligadas à crise 5. Enfrentar as causas “de fundo/de base”
  • 55. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ A gestão de crises  Gerir os processos de “saída da crise” e “o pós- crise”  Inseri-los no tempo  Conduzir os processos de “cicatrização”  Assumir a crise como uma oportunidade de aprendizagem, acumulação de experiências  Preparar-se para as próximas crises
  • 56. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Diante dos riscos: 6 estratégias possíveis ▫ Estratégias defensivas: 1. Avestruz : agimos como se o risco não existisse 2. Não-confrontação: quando o risco ocorre, fugimos 3. Proteção: implantamos um sistema de proteção
  • 57. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Diante dos riscos: 6 estratégias possíveis ▫ Estratégias ofensivas: 1. Ataque prévio e destruição da fonte/origem do risco 2. Controle: ocupamos «o local» onde está o risco 3. Rafting management : estamos permanentemente preparados para enfrentar o risco
  • 58. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11
  • 59. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • As questões legais estão presentes em todos os aspetos da animação turística, as leis são diferentes de país para país mas existem alguns princípios comuns: ▫ Contrato  “Acordo entre duas ou mais partes que estabelece as suas obrigações e é imposto por lei. Descreve a troca que deverá ser feita entre as partes e pode ser escrito ou oral.” (Allen, Johnny, et al., 2003: 201)
  • 60. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11  Um contrato de eventos deve conter:  Nomes e dados comerciais das partes contratantes;  Detalhes do serviço ou produto que é fornecido;  Termos de troca para tal serviço ou produto;  Assinatura de ambas as partes indicando o entendimento dos termos da troca e a aprovação das condições do contrato.
  • 61. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Os contratos devem abranger todos os elementos essenciais:  Termos de pagamento (cronograma);  Cláusula de cancelamento;  Horário de apresentação;  Direitos e deveres de ambas as partes;  Descrição fiel dos bens e serviços da troca.
  • 62. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Poderão ainda existir outros contratos formais que abranjam:  A empresa organizadora do evento e o cliente;  Os artistas;  O local;  Os fornecedores (segurança, audiovisuais, alimentação);  O patrocinador.
  • 63. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Gestão de contratos Empresa Organizadora Local Artistas Media Fornecedores Clientes Patrocinadores
  • 64. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 Processo de Gestão de Contratos Administração variações, reclamações, controlo Contrato Especificações Negociação Dados Passados Precedentes Parcerias Desempenho Funcional Técnico
  • 65. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 Processo de elaboração de um contrato
  • 66. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Marcas Registadas e Logótipos  Descrições precisas dos produtos/serviços;  Evitar publicidade enganosa ▫ Dever de Precaução  Evitar atos ou omissões (ferimentos) que possam prejudicar terceiros (público, funcionários, artistas ou público de áreas adjacentes);
  • 67. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Seguros  Intempéries, acidentes pessoais para os colaboradores, propriedade (dinheiro), indemnização dos trabalhadores, responsabilidade pública, etc. ▫ Regulamentos, Licenças e Autorizações  Regulamentos de ruído, saúde e segurança no trabalho;  Autorizações e licenças de alimentos, pirotecnia, venda de bebidas alcoólicas, encerramento de estradas, …
  • 68. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11
  • 69. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Logística ▫ planeamento, ▫ implementação e ▫ controlo do fluxo de pessoas, produtos e informações desde a produção até ao momento do consumo.
  • 70. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ A logística preocupa-se com todos os momentos do evento, desde os preparativos, os dias até ao evento, a execução e a conclusão. ▫ As áreas da logística de eventos são:  Suprimentos – aquisição de bens e serviços para o consumidor, produto e instalações;
  • 71. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11  Ligação com o marketing e a programação – os números, o alcance geográfico e as expetativas dos consumidores afetarão o plano de logística. Se a publicidade de um evento atingir níveis nacionais, a logística será diferente da de um lançamento de um produto de interesse apenas ao pessoal de uma empresa;
  • 72. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11  Ingressos – distribuição, recolha e segurança dos bilhetes;  Filas – filas fora do local do evento para bilhetes ou estacionar; dentro do local para comida, casas-de- banho ou cadeiras (diminuir o tempo de espera, quando não se possam evitar)  Transporte do consumidor – primeiro fator que influencia a audiência de um evento e pode influenciar as experiências seguintes.
  • 73. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11  Suprimento do produto – todo o evento é a apresentação de um produto.  Transporte do produto – licenças, taxas alfandegárias, transporte de artistas, etc.  Alojamento – artistas ou celebridades que tenham que receber tratamento especial;
  • 74. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11  Necessidades dos artistas no local do evento  Ligação – com todas as áreas de planeamento do evento;  Rede de informações – fluxo eficiente de informações.
  • 75. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 ▫ Logística no local do evento Prende-se com as vias de acessos onde se movimenta o público, voluntários, artistas e equipamentos. Estas devem considerar:  O transporte de artistas e equipamentos;  A remoção do lixo;  O acesso ao corpo de bombeiros e primeiros socorros;
  • 76. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11  A instalação e remoção de tendas;  A segurança;  O abastecimento de alimentação e bebidas;  O posicionamento, manutenção e remoção do equipamento de palco;  A comunicação do local.
  • 77. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11
  • 78. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 • Orçamento ▫ Parte quantificada do plano que inclui a fixação de custos, o cálculo da receita e a aplicação dos recursos financeiros; ▫ Nos eventos, calcula-se o limite de gastos por área de operação do evento, tais como montagem, logística, marketing, recursos humanos, etc. ▫ O orçamento assume especial importância nos eventos porque a maioria dos pagamentos devem ser efectuados antes do recebimento das receitas.
  • 79. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11 Fase I - Determinação dos Custos ▫ Custos operacionais ou de produção, incluindo o aluguer de materiais para o evento, construção, seguro e administração; ▫ Aluguer do local; ▫ Promoção - anúncios, relações públicas, promoção de vendas; ▫ Talento – custos associados ao entretenimento.
  • 80. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11  Fase II - Determinação das Receitas  Venda de bilhetes  Patrocínio – mais comum em eventos culturais e desportivos  Merchandising  Anúncios  Acordos envolvendo brindes
  • 81. Operações Técnicas em Empresas de Animação e Organização Turística Módulo 11  Direitos de transmissão – fonte de receita de crescente importância nos eventos desportivos  Doações – governo central e local  Beneficiários – fonte de receita em eventos comunitários  Cliente – principal fonte de receita dos eventos empresariais