O documento discute as melhores práticas para estruturar e gerenciar projetos no Microsoft Project. Ele explica como a estrutura hierárquica é gerada automaticamente, como definir datas de início e término com base na duração e dependências das tarefas, e como estimar as durações com um ponto de interrogação. Também discute como descrever as tarefas com verbos e não de forma informal, como não vincular resumos de fases, atribuir recursos e custos às atividades e não aos resumos, e monitorar atividades

1. Otávio Irineu
Fonte: http://www.pmconnection.com/
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2. A estrutura Hierárquica da EAP não precisa ser digitada pelo planejador. Ela é gerada automaticamente pelo MS
Project. Basta apenas exibi-la inserindo na tabela de atividades o campo “EDT” que quer dizer: Estrutura de divisão
dos trabalhos.

3. As datas de início e término das atividades de um projeto são definidas automaticamente a partir da duração e da relação de
dependência entre as tarefas. Não havendo necessidade de interferência nestes campos. Digitando uma data manualmente nestes
campos, você estará criando, inconscientemente, uma restrição de início ou de término na atividade.

4. Ao criar uma atividade no projeto, as durações estão estimadas e por isso consta um ponto de interrogação (?) ao lado da duração. Ao
atribuirmos uma duração a cada uma das atividades o sinal de interrogação desaparece. A não ser que você queira indicar que esta
atividade tem duração estimada.

5. O escopo do projeto é desmembrado na EAP em tarefas cujo texto, deve ser iniciado por um verbo no gerúndio
(executar, montar, contratar...) ou um “verbo substantivado” (Execução, montagem, contratação...) como mandam as
boas práticas de escrita profissional. Não é uma regra, mas, não fica bem relacionarmos as atividades do escopo de um
projeto em um documento de forma informal ou inadequada

6. Apesar de o MS Project nos permitir fazer isso (os concorrentes não), não é uma boa prática fazer interligações entre itens resumo da
EAP (fases). Se fizermos esse tipo de ligação utilizando uma relação de término a início (T.I.) estamos amarrando o início da etapa
sucessora ao término da etapa predecessora. O que não necessariamente acontecerá. Quando calculamos a rede CPM na mão,
relacionamos somente as atividades estabelecemos as relações de dependência entre elas. Não entre as fases do projeto.

7. Os recursos devem ser atribuídos às atividades e não às tarefas resumo. Atribuindo recurso a uma tarefa resumo do projeto,
você está dizendo que aquele recurso está atribuído a todas as tarefas pertencentes àquela fase (o que pode não ser
aplicável). E quando você atribui custos fixos à uma tarefa resumo, perde-se a noção de quanto custa cada atividade
individualmente. Isso é um problema para o planejador.

8. As atividades que aparecem incluídas no caminho crítico do cronograma de projeto merecem atenção dobrada no
cumprimento de seus prazos pois, um pequeno atraso em qualquer uma das atividades do caminho crítico, com certeza
atrasa a data prevista para a conclusão do projeto (target date). Portanto, se você não se interessa pelo caminho crítico do
projeto, nunca vai perceber o atraso em que uma dessas atividades irá impactar na data fim do projeto.

9. Em um cronograma carregado de recursos, é comum haver casos onde um mesmo recurso está atribuído a mais de uma
atividade que serão executadas no mesmo período. Na prática, o cara não pode tocar sino e acompanhar a procissão ao
mesmo tempo. É imprescindível a análise de superalocação e, posteriormente, o nivelamento dos recursos do projeto. Deve
ser feita na mão, atividade por atividade. Mas, o MS Project lhe permite fazer o nivelamento automático de recursos.

10. A linha de base do projeto é um retrato de como foi planejada a sua execução. Informações como custo, duração, datas de
início e término são utilizadas como parâmetro de referência para comparação daquilo que está sendo executado no real
com o que foi planejado inicialmente.

11. A atualização daquilo que está sendo executado no real, pode ser feita na tabela de "Controle" inserindo informações como
datas início e término reais, duração real e restante, percentuais de avanço e o custo realizado até então. Isso deve ser
atualizado com informações reais e, qualquer coisa que fuja do planejado, dever ser tratado logo para não gerar
informações desencontradas. Reprogramação de atividades e avaliação de tarefas fora de sequência são alguns exemplos.