O documento fornece instruções detalhadas sobre como organizar e arquivar documentos relacionados a funcionários e departamento pessoal. Inclui orientações sobre como manter pastas atualizadas e organizadas para cada funcionário, tipos de documentos a serem incluídos, como arquivar documentos de funcionários demitidos, e orientações sobre pastas para encargos, documentos diversos e relatórios da folha de pagamento.

1. Do arquivo dos documentos
Para área de departamento pessoal
1. Do Arquivo
No arquivo devem estar somente os documentos pertinentes à Area de
Departamento Pessoal. Tenha em mente que cada documento ou objeto
deverá estar guardado em local correto, devidamente identificado e
acondicionado para que possam estar sempre em perfeito estado de
conservação.
Obs.Os prontuários e pastas de encargos devem estar arquivadas por ordem
alfabética de forma organizada e de fácil localização.
Tipos de documentos que deverão estar neste arquivo.
a) Pastas de Funcionários (Prontuários.
b) Pastas de Encargos: INSS,IR,FGTS e PIS
c) Pastas Documentos Diversos pertinentes à área como PAT, RAIS e DIRF.
d) Pastas de Relatórios relativos à Folha de Pagamento Folha , Provisões e
liquidos.
1.1 Dos Prontuários dos funcionários
Deverá ser aberta uma pasta para cada funcionário. Diariamente deverá ser
efetuado o arquivo dos documentos, mantendo-o atualizado. Os documentos
devem ser arquivados por ordem cronológica dos acontecimentos e tudo que
diz respeito ao funcionário deverá estar em sua pasta de forma organizada e
de fácil localização.
Obs. Orientamos que os documentos abaixo sejam arquivados dentro da pasta
e separados por envelopes plásticos da seguinte forma:
1.Folha de Ponto ou Espelho de Ponto.
2.Holerites(em outro saco plástico)
3.Recibos VT´s mês a mês(em outro saco plástico).
4.Documentos relativos ao contrato de trabalho como :
4.1.Contrato de Trabalho
4.2.Avaliação de Experiência 45 e 90 dias.
4.3.Autorização para desconto do Custeio Confederativo e Contribuição
assistencial.
4.5.Declaração de Opção para Vale Transporte.
4.6.Acordo de compensação de horas para quem trabalha de 2ª a 6ª e folga no
sábado e Domingo.
4.7.Acordo de compensação de horas ( Banco de Horas ).
4.8.Declaração de Dependência para Fins de Salário família. (Para
colaboradores com dependentes).
4.9.Ficha de Salário Família para menores de 14 anos. (Para colaboradores
com dependentes).
4.10.Certidão de nascimento dos filhos.

2. 4.11.Comprovante atualizado de vacinação para filhos até sete anos.
4.12.Comprovante de matrícula escolar para filhos de 7 a 15 anos.
4.13.Movimentações Funcionais, salariais, horários e outros, quando de
qualquer alteração de contrato
4.14.Atestado médico admissional,/demissional/periódico etc....
4.15.Férias - Avisos e Recibos de Férias.
4.16.Declaração de Dependencia para Fins de Imposto de Renda.
4.17.Faltas (Justificativas,abonos).
4.18.Atrasos (Justificativas,abonos).
4.19.Saídas Antecipadas (Justificativas,abonos).
4.20.Autorizações para pagamento de Horas Extras ( Controle do banco de
horas). Obs1: Todos os documentos acima devem estar datados e assinados
pelo funcionário.
2. Dos documentos dos funcionários demitidos
· Carta de desligamento ou pedido de demissão
· Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho
· Levantamento ou extrato da Caixa Economica com os valores do
Fundo de Garantia
· Seguro desemprego (via Marrom- comprovante de recebimento)
· Comprovante de pagamento da rescisão
· GRFC
· Termo de rescisão do contrato
· Exame Médico Demissional
· Guia da GRFC paga
· Informe de rendimentos do ano da demissão
· Recibo de pagamento da rescisão
· Ficha ou livro de registro atualizada e assinada
Obs1: Todos os documentos relacionados no item 2 e 3 acima ,deverão ser
retirados da pasta e juntados num envelope, identificados e arquivados em
caixa de papelão com a identificação DEMITIDOS
4. Das pastas de Encargos
As vias originais dos encargos devidamente quitados deverão ser arquivados
em pastas separadas cada um com seu título:
· DARF de IMPOSTO de RENDA de funcionário e Relação de
Funcionários com desconto de IR.
· DARF de PIS para Condomínios.
· GPS (Inss).
· FGTS ( arquivar a Guia de Recolhimento do FGTS com a Relação de
Funcionários na SEFIP e o protocolo que comprova o envio dos dados
através da conectividade).
· Contribuição Sindical e a Relação de funcionários com desconto
sindical.
· Contribuição Assistencial/Patronal.

3. 5. Pastas de Documentos Diversos
Estes documentos deverão ser arquivados em pastas separadas.
DIRF – Declaração de informe de rendimentos.
RAIS - Relação Anual de Informações Sociais.
CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.
PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais.
PCMSO- Programa de Controle Médico da Saúde Ocupacional.
CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes.
Livro de Inspeção do Trabalho (Obrigatório).
Ficha ou Livro de registro dos funcionários (Caso seja ficha de registro,
acondicionar cada uma delas em saco plástico e arquiva-las todos em uma
única pasta.
PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador.
6. Pastas de Relatórios da Folha de Pagamento
Estes documentos deverão ser arquivados em pastas separadas e
devidamente identificadas.
· Folha de Pagamento, provisões acumuladas,e relações de líquidos de
pagamento (Arquivar em uma mesma pasta com a identificação do
mês)
· Demais Relatórios (Arquivar em uma mesma pasta com a identificação
do mês)
7. Quadro de aviso ( deverá ser afixado obrigatóriamente )
· Cópia da ultima GPS quitada.
· Escalas de folga - Devem estar no quadro de aviso com 30 dias de
antecedência.
· Cópia da ultima guia paga do FGTS.