Transformação Digital SC
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Economia de R$ 29 milhões por ano, impacto em 180 mil pessoas! Isso á Transformação Digital de verdade! Entenda como foi a Transformação Digital no Estado de Santa Catarina. Quais foram as estratégias e metodologias para a executar efetivamente a transformação? Como foi a execução da transformação? Como superamos as resistências e dificuldades encontradas? Como foi realizada a comunicação e engajamento com as pessoas impactadas? Quais métricas foram utilizadas para monitorar o andamento da transformação? A palestra visa explanar todos esses tópicos na maior transformação digital realizada no Brasil nesse espaço de tempo
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- 1. Transformação Digital com metodologia ágil no Governo? Sim, é possível! O case de Transformação Digital de Santa Catarina! Allan Rett Ferreira Speaker | MBA | SAFe Agilist | SAFe PMPO | CLF
- 2. Quem somos? Empresa especializada em Gestão Publica Estamos a serviço do Estado de SC desde 2009 Implantamos o sistema que gerência processos eletrônicos
- 3. Tentativa de engajamento (Workshops) Projeto piloto SEA • Planejamento não continuado • Varias frentes abertas (falta foco) • Interesses políticos Falhas Iniciativa 2018
- 6. NOMEAÇÃO DO SECRETÁRIO DA ADMINISTRAÇÃO: PRINCIPAL PATROCINADOR
- 8. Missão Realizar a Transformação Digital do Estado Data definida pelo Governador Até 02/03/2019 (60 dias a partir da posse)
- 10. Desafios 870 mil processos físicos administrativos registrados por ano Vários processos não eram registrados no sistema Folhas perdidas ou estragadas Processos perdidos Perda de informações do processo administrativo
- 11. Desafios 81 Órgãos entre Secretarias, Fundações e outras Autarquias 4 mil assuntos processuais
- 13. ÓRGÃOS NÚMERO DE PROCESSOS ABERTOS (FEV/18- MAR/18 – ABR/18) DETRAN 42867 PCSC 39479 SJC 21625 IMA 15015 SES 13274 PMSC 12716 SED 9181 IGP 6273 SEF 4808 DEINFRA 4568 UDESC 4417 ADR20 3956 ADR17 3777 SSP 3473 ADR22 3385 ADR04 3215 ADR26 3137 SEA 3104 ADR19 2958 TOP 20 órgãos que mais abrem processo
- 14. Desafio - Infra
- 15. 180 mil pessoas impactadas Desafio - Pessoas
- 18. Jornada de TRANSFORMAÇÃO DIGITAL Informação Interação Transação Integração Portal Info DocPapel LAI Lei Transparência Ef. Operacional Processo digital Integração Vertical Automaçã o Workflow Canais aprox. Dados acessíveis Part. Polític a Bots, SF Dados Gerenciamen to Transf. processos Parceria s Compartilhame nto Trans. financeiras Hiperconexão Transformação Relações Horizontais Exp. mediada Tech Portal Integrado Dados Predição Governo Eletrônico Governo Digital
- 19. GESTÃO DE PROCESSOS DIGITAIS SEM FLUXO GESTÃO DE PROCESSOS DIGITAIS COM FLUXO Implantação gradativa
- 21. Defina bem seus objetivos!
- 22. Priorize!
- 23. Estratégia Piloto SEA Sprint 1 PCSC SJC SSP PMSC IPREV PGE ENA FAPESC SAR FCEE FCC FESPORTE CODESC Sprint 2 DEINFRA DETRAN IGP SEF COHAB CBMSC JUCESC SCC FATMA PGTC GCE SAN Sprint 3 SST SIE SDC CIDASC SPG DSUST BADESC UDESC DETER SAI GVG SAE SCPAR Sprint 4 SED EPAGRI DPE ARESC CIASC PIMB IMETRO SES SOL SCM SEC SANTUR APSFS SPR
- 24. Quantidade de órgãos implantados por semana Quantidades processos Digitais vs Físicos Quantidade de guias de tramitação geradas Números de logins únicos Quantidade de assinaturas digitais Número de folhas impressas Lead time do processo Lead time do setor PAINEL GERENCIAL
- 26. 90 dias para realizar a transformação digital para mais de 180 mil pessoas
- 31. ENGAJAMENTO
- 32. “Mas sempre fizemos assim” “Não vou fazer isso. Por que? Porque não quero!” “Isso não vai dar certo” “Ainda bem que já estou para me aposentar” “Eu vou ter que fazer o trabalho do outro?” Frases “motivadoras”
- 33. Mas também ouvimos... “Já estava na hora!” “Finalmente vão fazer isso!” “Que ótimo, já estava na hora de SC ser digital!” “A população será muito beneficiada” “Vai facilitar muito o nosso trabalho!” “Tenho orgulho de poder fazer parte dessa transformação”
- 35. ENGAJAMENTO - 3 PILARES
- 36. 12milhõesde processos economizariam 1760 prédios de 6 andares R$ 360 milhões
- 37. CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO Treinamento Implantação Em 7 dias 100% DIGITAL
- 38. Operação assistida Transformação in loco Correções de procedimentos Padronização das operações Dúvidas remanescentes
- 39. MONITORAMENTO
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- 45. Resultados até abril/2019 536% 88% 105% 51%
- 47. Em cinco meses de Governo Sem Papel, Estado economizou R$14 milhões e evitou o corte de 891 árvores Expectativa economia R$ 29 milhões/ano Economia em $$$!
- 48. Jornada de TRANSFORMAÇÃO DIGITAL Informação Interação Transação Integração Portal Info DocPapel LAI Lei Transparência Ef. Operacional Processo digital Integração Vertical Automaçã o Workflow Canais aprox. Dados acessíveis Part. Polític a Bots, SF Dados Gerenciamen to Transf. processos Parceria s Compartilhame nto Trans. financeiras Hiperconexão Transformação Relações Horizontais Exp. mediada Tech Portal Integrado Dados Predição Governo Eletrônico Governo Digital
- 49. Lições Aprendidas Tenha um patrocinador Engaje as pessoas! “Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas” Se baseie em dados “Seja Data-Driven” Esteja pronto para adaptar “responder a mudanças mais que seguir um plano” Tenha coragem! “Skin in The Game”
Notas do Editor
- Frases ouvidas constantemente que não dará certo Gif de pessoas reclamando
- Logo do governo sem papel
- Visão de projeto faseado
- Visão de projeto faseado
- Visão de projeto faseado
- Visão de projeto faseado
- Visão de projeto faseado
- Desde 2016 todos os processos físicos deveriam ser digitalizados no sistema
- Muitos Órgãos possuem agências regionais espelhadas no interior do Estado Não há como sabermos todos os detalhes que ocorrem nestes Órgãos Muitos dos quais os próprios funcionários tem dúvidas quanto a operação: “Sempre foi feito assim”
- Computadores defasados Monitores pequenos (800X600) Rede – Internet limitada
- Muitos dos quais os próprios funcionários tem dúvidas quanto a operação: “Sempre foi feito assim” Muitos estão próximos de aposentar Servidores de carreira Muitos são acima dos 50 anos A maioria não utilizava sistema Cargos Comissionados Assistentes terceirizados
- Estratégia de TD do Gov Jones e Crowe (2001) Di Maio e Howard (2017) – Gartner ID G00334525 Governo Eletrônico: Serviços governamentais tradicionais através de canais online. Governo Digital: Otimização, transformação e criação de serviços governamentais a partir de dados digitais. Montar o material como uma jornada realmente...agrupar as categorias para melhor evidenciar os estágios. Nos slides seguintes utilizar um slide para dar exemplos de cada um dos estágios Reforçar na fala: Análise de concorrência. Forma de construção. Matriz construída para dar subsídios para outros trabalhos aqui na UNGP. Transação – foco financeiro, acreditamos ser importante porque é um estágio que muda o modelo de negócio, e o órgão precisa estar integrado com as outras ferramentas e instituições financeiras. Integração com o ecossistema. ******************** INFORMAÇÃO Portal Info: Consulta online da relação de documentos para levar ao órgão. Informação para stakeholders via portal. Acessibilidade em diferentes dispositivos. Parcerias com sociedade civil ou setor privado para gerar informação online. DocPapel: Documento em papel LAI: Portais de serviços em atendimento à lei de transparência e acesso à informação 131/2009 e 12.527/2011 Lei Transparência INTERAÇÃO Preservação do modelo de serviço existente Ef. Operacional: Eficiência Operacional em verticais de serviços Integração Vertical: Processos integrados em nível vertical (ex: processos entre órgãos para um mesmo processo) Automação: Automação de processos Workflow: aceleração dos processos de negócios. ex: eliminação de papel, otimização de mão de obra) Processo digital: Envio de documentos digitais por meio da plataforma do governo (processo digital) Canais aprox.: Interação com o órgão em diferentes dispositivos (canal de aproximação com o cidadão) Dados acessíveis: de fácil interpretação e facilidade de navegação (intercâmbio de dados entre as agências direcionadas ao seu uso interno para criar um governo mais eficiente e eficaz) Part. Política: Oportunizar a interatividade e a participação política por meio da plataforma digital Apresentação de declarações fiscais Bots: Bots no atendimento à clientes, automação de processos "robotizados" Sistema Feedback: Sistemas de feedback (ex. NPS do cidadão dos serviços prestados) Dados Gerenciamento: de inter-relações com base em dados Parcerias: Parcerias com a sociedade civil ou setor privado para facilitar interação TRANSAÇÃO Transformação: Transformação de processos Comp. Infra: Compartilhamento de infraestruturas, dados, processos, sistemas e serviços Transações financeiras: Pagamento de serviços públicos digitais na esfera do próprio órgão INTEGRAÇÃO Hiperconexão: governo, cidadão, ecossistema Transformação: Transformação de modelos de negócios Relações Horizontais: Relações horizontais entre diferentes agências e serviços públicos Exp. Tec: Experiência mediada pela tecnologia (UX) Portal Integrado: Portais de serviço em prol da integração Dados Predição: Redefinição de serviços: Redesign e entrega de serviços por meio do uso de dados
- Sexta-Feira
- IN em mudança constante – Adequações dos procedimentos
- Digitalização de objetos físicos