Download Gratuito em: http://blog.sajadv.com.br/landing_page/guia-para-gestao-de-escritorios-de-advocacia/ . Conhecimento e organização são dois dos principais fatores para consolidar, com sucesso, um escritório de advocacia. O advogado precisa ter um bom know-how da doutrina jurídica e, fundamentalmente, manter a rotina de trabalho da banca sempre em dia, desde a organização do tempo até o cumprimento de prazos judiciais. Por isso, a gestão de escritórios de advocacia deve ser impecável. Muitos advogados têm dificuldade na prospecção de clientes e na otimização de recursos para aumentar a produtividade. Para auxiliar os profissionais a mensurar essas demandas e administrá-las, apresentamos o ebook "Guia para gestão de escritórios de advocacia: como fidelizar clientes e lidar com o dia a dia de trabalho", que trará informações estratégicas que podem fazer a diferença no seu dia a dia. Aproveite a leitura e descubra como a tecnologia pode ser uma aliada na gestão do seu escritório e uma alavanca para o sucesso na carreira jurídica.

1. A
ambição de muitos advogados, construir um
escritório de advocacia de sucesso depende
de alguns fatores. Nossa experiência na área
jurídica mostra que dois fatores são fundamentais
para o crescimento de um negócio nesta área. O
primeiro deles é o conhecimento. Os profissionais
do escritório precisam ter um bom know-how da
doutrina jurídica e dos meandros do sistema judicial
brasileiro. Para que essas informações sejam usadas
da melhor forma possível, entra o segundo fator de
sucesso para um escritório: a organização.
A organização é uma importante ferramenta – afi-
nal, a natureza do trabalho jurídico envolve proce-
dimentos fixos, cumprimento de prazos, entrega
de documentação… Isso influencia diretamente a
rotina de trabalho dentro da empresa: organização
do tempo dos advogados e demais colaboradores,
controle das datas de entrega, dimensionamento
das demandas, acompanhamento das tarefas, sem
contar os aspectos fiscais e financeiros relacionados
à gestão do negócio.
Muitos advogados têm dificuldade nessas questões
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gerenciais e administrativas. Em alguns casos, pro-
blemas de gestão acabam obscurecendo grandes
talentos jurídicos. Para ajudar os profissionais a men-
surar essas demandas e administrá-las, a equipe do
SAJ ADV lança o ebook“Guia para gestão de escritó-
rio de advocacia: como fidelizar clientes e lidar com
o dia a dia de trabalho”.
Estruturamos esse material em eixos estratégicos
para a gestão de um escritório:
* Como prospectar clientes e como fidelizá-los?
* Gerenciamento de escritórios de advocacia;
* Otimização de recursos (e o desafio da produ-
tividade) e;
* Como a tecnologia pode ser uma aliada para
lidar com os três pontos acima?
Esperamos que, ao final deste ebook, você consiga
colocar nos trilhos os processos administrativos do
seu escritório e alcance o tão almejado sucesso na
carreira jurídica.
Boa leitura!
Guia para gestão de escritório de advocacia:
como fidelizar clientes e lidar
com o dia a dia de trabalho
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2. Definir seu nicho
de atuação te
posiciona melhor
no mercado
1. COMO PROSPECTAR CLIENTES E
COMO FIDELIZÁ-LOS?
Conquistar clientes é uma tarefa estratégica. Demanda habilidade, conhecimento e diferenciação no mercado.
Escritórios de advocacia, principalmente de pequeno e médio porte, apostam suas fichas em técnicas para se
destacar no meio jurídico e criam uma boa rede de relacionamento para ampliar a carteira.
Crie um layout que represente o escritório. Logotipos e cores
bem aplicados farão parte da composição visual da marca e
estarão presentes em cartões de visita, materiais de escritório,
placas e no site da empresa.
Participe de entidades e
associações empresariais
Ser engajado em entidades de classe faz toda a diferença para
se tornar conhecido no meio. Marque presença em eventos
importantes da área, ministre palestras e compartilhe seu co-
nhecimento. Eventos e entidades são bons lugares para au-
mentar a rede de contatos, e consequentemente, de clientes.
Crie uma rede de
relacionamento
Uma sugestão é propor serviços de consultoria para empresas
de conhecidos, ou ainda buscar na rede de relacionamento
pessoas com problemas trabalhistas, previdenciários, ou fis-
cais, por exemplo. Normalmente se um conhecido tem proble-
ma nessas áreas, outras pessoas que trabalham com ele devem
ter as mesmas dificuldades.
Comunique-se
Talvez a divulgação mais forte para o advogado (e para qual-
quer profissional liberal) seja o boca a boca. Um cliente que
indica o escritório para outro atestando que teve uma resposta
de excelência e rápida acaba se tornando o ponto de partida
de uma rede de referências. Conquiste-o e fidelize-o, demons-
trando a qualidade dos serviços prestados.
No entanto, quando se fala em marketing jurídico é preciso fi-
car atento ao que preconiza o Código de Ética da profissão. Há
uma limitação, de acordo com o provimento 94/2000, relacio-
nado ao capital intelectual e sua divulgação. De acordo com o
parágrafo 1º do provimento, “a publicidade deve ser realizada
com discrição e moderação, observado o disposto nos arts. 28,
30 e 31 do Código de Ética e Disciplina”. O uso de informação
para fins de prospecção de clientes deve ser muito bem ava-
liado.
Para tornar o escritório mais lucrativo, é importante investir em
um plano tático: avaliar o mercado e as possibilidades de cres-
cimento, traçar metas e criar um bom planejamento de marke-
ting jurídico, que pode aumentar a carta de clientes e o reco-
nhecimento dos sócios. A montagem desse planejamento em
escritórios iniciantes, onde ainda não está bem definida a área
de atuação, exige foco. Definir o nicho de mercado vai ajudar a
posicionar-se no segmento. Para isso, é importante investir em
atualização e especialização dos sócios e na definição clara de
todas as necessidades e do perfil do cliente. Listamos algumas
dicas para ajudar na captação:
1.1 Dicas para
melhorar/aumentar
a prospecção
Aposte na comunicação
Comece aproveitando bem os canais digitais. Um site bem
construído, com todas as informações sobre a atuação do es-
critório de advocacia, é uma porta de entrada para clientes.
Grande parte dos brasileiros consulta a internet antes de com-
prar um produto ou serviço.
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3. 2. GERENCIAMENTO DE ESCRITÓRIOS
DE ADVOCACIA: COMO LIDAR COM
PRAZOS E ATIVIDADES INTERNAS
Nem só de conhecimentos jurídicos vive um escritório de advocacia. Noções de gestão podem significar
a diferença entre o sucesso e o fracasso, especialmente nos primeiros anos do escritório de advocacia. É
necessário que as práticas e técnicas de gestão sejam incorporadas às rotinas. A gestão deve ser profissional:
contrate um especialista no assunto ou se torne um advogado gestor e, principalmente, automatize o
processo. Não importa se o escritório tem três ou 90 funcionários, o advogado tem que partir da premissa de
que é um empresário e que sua sociedade precisa ser gerida, sob pena de ficar fora do mercado.
Faça da tecnologia
uma aliada e otimize
o dia a dia
2.1 Dicas de gestão fi-
nanceira: não misture
as finanças pessoais
com as do escritório
Misturar as contas pessoais com as despesas do escritório é
uma prática muito comum, mas, segundo especialistas, é um
erro que pode ser fatal para a sobrevivência do negócio. É pre-
ciso aprender a separar as finanças e ser organizado, acima de
tudo. Despesas domésticas não devem entrar na planilha de
custos do escritório e o contrário também é válido.
Para a saúde financeira do escritório, recomenda-se reservar
um percentual dos honorários para a manutenção das despe-
sas, bem como criar um fundo de reserva. Em muitos casos, os
advogados retiram todos os recursos oriundos dos honorários
do mês, sem considerar os custos do escritório, e fazem aportes
de capital no mês seguinte para cobri-los. É necessário prestar
atenção em todas as despesas relacionadas ao trabalho, desde
o pagamento de custas, deslocamentos, e até cobrança de re-
embolso de despesas de clientes. repetidas. Comece definindo tarefas e cronogramas. Quem
ficará responsável pelo acompanhamento de intimações? E
pelo controle de prazos? Importante pensar na ligação entre
sistemas e resultados. Com isso, o advogado utilizará seu tem-
po para avaliar as melhores soluções para seus clientes.
Atualmente, os escritórios de advocacia estão apostando em
novas rotinas operacionais para agilizar o atendimento, redu-
zir falhas e continuar respondendo ao cliente com rapidez e
perfeição. Isso exige um conhecimento mais aprofundado em
métodos de gestão e desempenho pessoal. É preciso muita
disciplina para organizar agendas, funções e procedimentos, e
ainda arrumar tempo para exercer a advocacia. Faça da tecno-
logia uma aliada e otimize o dia a dia.
2.2 O desafio da pro-
dutividade
Se tempo é dinheiro, organizá-lo é imprescindível. Com uma
boa gestão de tempo, é possível que menos pessoas realizem
diversas tarefas. Ao criar processos e procedimentos, a gestão
é facilitada e é possível verificar se a equipe está com funções
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4. 2.3 Como aumentar a produtividade no traba-
lho? Siga estes passos:
Vale destacar que para uma gestão de tempo mais eficiente, os profissionais devem revisar constantemente as tarefas agendadas
para o dia. Superar a procrastinação e evitar o desperdício de tempo com distrações também são essenciais para um dia de trabalho
mais produtivo.
A
C
Desafogue o cérebro
Primeira lição: escreva. No papel, no computador, no celular. Anotações mentais ocupam um espa-
ço que poderia estar sendo utilizado para produzir, além de correrem o risco de serem facilmente
esquecidas. Aproveite as ferramentas disponíveis: liste as tarefas, seja manualmente ou em post-its,
quadro de cortiça ou quadro de lousa. Se uma solução digital agradar mais, aplicativos de checklist
para tablet ou smartphone ajudam a ir além das planilhas e documentos do Office atrelados ao
computador.
Delegue e acompanhe tarefas
Nem tudo precisa ser feito por você. Delegue, mas seja responsável pelo acompanhamento de fun-
ções. Além de contribuir para a gestão de tempo no trabalho, delegar contribui para formar uma
equipe que se sinta constantemente desafiada a fazer gestão de tarefas de forma adequada.
Determine a duração de cada atividade
Otimize o tempo definindo a duração de cada tarefa antes de começá-la, tornando o planejamento
do dia mais objetivo. Inclua também o tempo de deslocamento, em caso de operações externas
como audiências e diligências.
B
Delegue, mas seja
responsável pelo
acompanhamento
de funções
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5. 3. COMO A TECNOLOGIA PODE SER
UMA ALIADA
Apesar de importantes, agendas e calendários físicos ou online podem não ser suficientes para suprir a
necessidade de organização dos advogados. Para otimizar a gestão de tempo e de tarefas, os escritórios
de advocacia costumam recorrer a um software jurídico que acumula ferramentas desenvolvidas para
controlar prazos e atividades. Se você quer deixar de lado as planilhas de Excel e busca uma forma de
controlar adequadamente o escritório de advocacia, talvez seja a hora de pensar em um software jurídico
que seja adequado ao seu cotidiano. Muitos advogados têm dificuldades para escolher entre um software
jurídico ou um sistema de administração do escritório. Antes de investir, é preciso uma análise criteriosa de
funcionalidades que atendam às necessidades da banca.
3.1 Ferramentas ge-
néricas
Há inúmeras opções de ferramentas genéricas para controlar
prazos e compartilhar arquivos que podem ser utilizadas por
escritórios de advocacia. Esses softwares normalmente são
gratuitos e de fácil acesso, porém não foram projetados ex-
clusivamente para as bancas. Diferentemente de um software
jurídico com funções integradas, ao trabalhar com softwares
genéricos é preciso combinar ferramentas para alcançar o re-
sultado desejado. Para não perder prazos, por exemplo, podem
ser aproveitadas as agendas do Google ou do Outlook. Já para
o controle e compartilhamento de documentos, existem o
Dropbox e o Google Drive - que também permite a criação
de textos e planilhas na nuvem. Asana e Trello são opções para
organizar as atividades e as soluções Money e Conta Azul fa-
cilitam a gestão de finanças. A maioria dessas ferramentas é
parcialmente ou totalmente gratuita.
3.2 Ferramentas de-
dicadas - software ju-
rídico
O software jurídico ideal permite organizar processos, atendi-
mentos, agendas e contatos em uma única ferramenta. De-
senvolvido especialmente para atender as necessidades dos
advogados, traz como principal benefício a integração e con-
solidação das informações do escritório. É o caso do SAJ ADV,
que possibilita o acompanhamento de pendências de maneira
prática e rápida, por meio do celular, tablet ou computador.
Os processos, contratos e outros documentos são inseridos no
sistema e ficam armazenados e protegidos na nuvem, com ga-
rantia de backup e segurança de todos os arquivos. Além disso,
utiliza o conceito das redes sociais: ao permitir a comunicação
por meio de comentários, os colegas de trabalho são notifica-
dos em tempo real, facilitando o compartilhamento de tarefas
entre todos os funcionários do escritório.
Apesar de não ser gratuito, ao integrar as ferramentas neces-
sárias para a gestão de escritórios de advocacia um software
jurídico traz economia de tempo e consequentemente, maior
produtividade para os profissionais.
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6. Conclusão
Com esse ebook, apresentamos algumas práticas
básicas que podem fazer a diferença no seu escri-
tório de advocacia. Para implantá-las, lembre-se do
que apontamos na introdução: conhecimento e or-
ganização são essenciais para o desenvolvimento
de um escritório de advocacia de sucesso.
Se você ficou interessado no tema, acompanhe o
Blog do SAJ ADV. Lá, publicamos semanalmente
textos sobre carreira e gestão de negócios na área
da advocacia. E se você busca um software jurídico
de apoio à gestão, que tal experimentar o SAJ ADV?
Nossa ferramenta é dedicada, pensada no dia a dia
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cadastrando-se neste link.
Obrigado pela leitura e até a próxima!
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