Palestra proferida na Fenalaw 2006, por Lara Selem, sobre Gestão de Escritório

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  • Palestra proferida na Fenalaw 2006, por Lara Selem, sobre Gestão de Escritório

    1. 1. Gestão de Escritório Lara Selem
    2. 2. Lara Selem <ul><li>Advogada e Consultora em Gestão de Serviços Jurídicos. </li></ul><ul><li>Executive MBA pela Baldwin Wallace College (Ohio, EUA), especialista em Gestão de Serviços Jurídicos pela FGV-EDESP (São Paulo, SP). </li></ul><ul><li>Autora dos livros: </li></ul><ul><ul><li>“ Estratégia na Advocacia” (Juruá, 2003), </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Gestão Judiciária Estratégica” (ESMARN, 2004), </li></ul></ul><ul><ul><li>“ A Reinvenção da Advocacia” (Forense, 2005). </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Gestão de Escritório” (Consulex, 2006). </li></ul></ul>
    3. 3. A (R)evolução dos Tempos… 2050 1950 2000
    4. 4. Desafios do Advogado Moderno <ul><li>Adaptar-se rapidamente às mudanças </li></ul><ul><li>Responsabilizar-se com a própria carreira </li></ul><ul><li>Equilibrar Eficiência + Alta Qualidade </li></ul><ul><li>Acompanhar a evolução tecnológica </li></ul><ul><li>Satisfazer o cliente </li></ul><ul><li>Aproveitar as Oportunidades X Evitar as Ameaças </li></ul><ul><li>Desenvolver a mentalidade estratégica! </li></ul>
    5. 5. Gestão Estratégica Integrada
    6. 6. Gestão Estratégica Integrada <ul><li>Compreende: </li></ul><ul><ul><li>as metas do escritório, </li></ul></ul><ul><ul><li>sua diferenciação competitiva, </li></ul></ul><ul><ul><li>os clientes-alvo, e </li></ul></ul><ul><ul><li>a proposta de valor para o cliente. </li></ul></ul><ul><li>Exige escolhas explícitas entre as várias possibilidades com as quais o escritório se confronta ao longo do tempo. </li></ul><ul><ul><li>Envolve trocas: o que fazer e o que não fazer. </li></ul></ul>
    7. 7. Gestão Estratégica é um processo... <ul><li>sistemático, planejado, administrado e executado pela alta direção da organização, </li></ul><ul><li>que envolve todos os membros da equipe, </li></ul><ul><li>que busca assegurar sua continuidade, sobrevivência e crescimento, </li></ul><ul><li>através da contínua adequação das estratégias, capacitação, estrutura e infra-estrutura às mudanças, tendências e descontinuidades observadas ou previsíveis no ambiente externo. </li></ul>
    8. 8. Conquista das Metas Estratégicas <ul><li>Organização </li></ul><ul><li>Cultura </li></ul><ul><li>Liderança </li></ul>
    9. 9. Organização - Sistema de Pessoal <ul><li>Talento = fonte de vantagem competitiva </li></ul><ul><li>Busca e Retenção de talentos </li></ul><ul><li>Advogado: produtor, gestor, sócio. </li></ul><ul><li>“ Controle” dos sócios? </li></ul><ul><li>Critérios sobre Promoções </li></ul><ul><li>Políticas de Remuneração </li></ul><ul><li>Análises de Desempenho </li></ul><ul><li>Treinamentos </li></ul>
    10. 10. Organização - Estrutura e Controle <ul><li>Divisão do trabalho profissional: </li></ul><ul><ul><li>linha de frente </li></ul></ul><ul><ul><li>áreas de suporte </li></ul></ul><ul><li>Estrutura hierárquica </li></ul><ul><ul><li>organograma jurídico </li></ul></ul><ul><ul><li>organograma administrativo </li></ul></ul><ul><li>Participação nas decisões </li></ul><ul><ul><li>limites </li></ul></ul>
    11. 11. Estratégia Marketing Jurídico Prestação do Serviço Serviços de Manut. Cliente Desenv. de Serviços Linha de Frente Áreas de Suporte Cliente Concorrente Cliente Cliente Cliente Cliente Cliente Concorrente Concorrente Cliente Concorrente Concorrente Cliente Cliente Cliente Concorrente Cliente Cliente Cliente Tecnologia Recursos Humanos Administração Finanças Sistemas de Informações
    12. 12. Cultura <ul><li>É o resultado do comportamento da direção da organização e dos valores percebidos que estão por trás desse comportamento. </li></ul><ul><li>As ações falam mais alto que as palavras! </li></ul><ul><li>Exemplos de valores culturais: </li></ul><ul><ul><li>“Esperamos 110% de empenho e lealdade”. </li></ul></ul><ul><ul><li>“Temos pouca tolerância a más notícias”. </li></ul></ul><ul><ul><li>“Nossa administração é portas abertas”. </li></ul></ul><ul><ul><li>“Consideramos a equipe mais importante que a pessoa”. </li></ul></ul>
    13. 13. Liderança <ul><li>É crítica para o sucesso de qualquer organização. </li></ul><ul><li>Sem liderança forte, a difusão de poder pode paralisar as decisões e minar o alinhamento. </li></ul><ul><li>Formadora de consenso e inspiradora. </li></ul><ul><li>Vinculada diretamente à integração da equipe. </li></ul><ul><li>Fundamentos básicos do líder: caráter, discernimento, intuição. </li></ul>
    14. 14. Abrangência da Gestão de Escritório
    15. 15. Gestão Geral <ul><li>Definir a formatação do Escritório (áreas de atuação, atuação geográfica, perfil do advogado, perfil do cliente, avaliação das vantagens em se especializar em nicho de mercado ou em especialidade, etc). </li></ul><ul><li>Definir a estrutura hierárquica. </li></ul><ul><li>Desenvolver, executar, monitorar e priorizar procedimentos de sistemas operacionais (p. ex., controle de qualidade) e políticas internas (p. ex., políticas de pessoal). </li></ul><ul><li>Comunicar e implementar iniciativas de planejamento estratégico. </li></ul>
    16. 16. Gestão Financeira <ul><li>Contratação de honorários. </li></ul><ul><li>Controle de despesas de clientes e sua recuperação. </li></ul><ul><li>Controle de faturamento e recebimento de honorários. </li></ul><ul><li>Critérios para distribuição de resultados ou participação nos lucros. </li></ul><ul><li>Desenvolver e monitorar os orçamentos do escritório. </li></ul><ul><li>Desenvolver relatórios financeiros para os clientes. </li></ul>
    17. 17. Gestão de Marketing Jurídico <ul><li>Atentar-se aos padrões internos da imagem e comunicação interna do escritório. </li></ul><ul><li>Manter sempre a informação disponível para o cliente. </li></ul><ul><li>Fornecer linhas de direção e monitorar o papel dos advogados em assegurar a entrega do serviço ao cliente. </li></ul><ul><li>Executar o plano de marketing jurídico (Provimento 94/2000, CFOAB), incluindo o desenvolvimento de ferramentas, tais como artigos, eventos, página na Internet. </li></ul><ul><li>Analisar a base de clientes existente. </li></ul><ul><li>Analisar os mercados dos clientes desejados. </li></ul>
    18. 18. Gestão da Tecnologia <ul><li>Desenvolver, executar e atualizar a infra-estrutura de tecnologia para o escritório. </li></ul><ul><li>Analisar a relação custo-benefício de todas as opções à disposição no mercado. </li></ul><ul><li>Desenvolver política de T.I. para o escritório (segurança, backups, e-mails, etc.). </li></ul><ul><li>Identificar necessidades de treinamento especializado e executar programas de treinamento em T.I. </li></ul><ul><li>Selecionar e controlar consultores externos de T.I. </li></ul><ul><li>Controlar sistemas e operações de telecomunicações. </li></ul>
    19. 19. Gestão de Pessoas <ul><li>Definir os papéis (organograma). </li></ul><ul><li>Supervisionar e aconselhar a equipe de funcionários de apoio (estagiários, arquivistas, secretária, etc.). </li></ul><ul><li>Desenvolver e administrar o sistema de avaliação de desempenho. </li></ul><ul><li>Recrutar e selecionar novos advogados. </li></ul><ul><li>Desenvolver planos de carreira. </li></ul><ul><li>Conhecer os métodos de distribuição de honorários a advogados e formas de participação nos resultados. </li></ul>
    20. 20. Gestão da Infra-Estrutura <ul><li>Planejar e executar o lay-out do escritório, determinando o espaço necessário e seu grau de utilização, visando a agilidade do serviço. </li></ul><ul><li>Revisar, negociar e monitorar principais contratos de serviços, compras e aluguel de equipamentos. </li></ul><ul><li>Organização da Biblioteca e Arquivo. </li></ul><ul><li>Desenvolver e manter plano de segurança interna, incluindo computadores e outros sistemas. </li></ul><ul><li>Manter e monitorar o inventário de imobilizado. </li></ul>
    21. 21. Gestão da Produção Técnica <ul><li>Acompanhar o controle de prazos. </li></ul><ul><li>Supervisionar e controlar a qualidade dos serviços entregues. </li></ul><ul><li>Desenvolver e monitorar os relatórios de processos (gerenciais e para clientes). </li></ul><ul><li>Administrar as diligências processuais. </li></ul><ul><li>Supervisionar o controle de time-sheet . </li></ul><ul><li>Auxiliar a equipe na administração do tempo, incluindo planejamento e organização. </li></ul><ul><li>Desenhar os fluxos de trabalho jurídico. </li></ul>
    22. 22. <ul><li>“ Talentos naturais não temem assumir riscos ou mudar : para realmente chegar a algum lugar nesta profissão, você precisa estar preparado para liberar o seu potencial” e reinventar a sua advocacia . </li></ul>Robert Kranenborg
    23. 23. Bibliografia recomendada
    24. 24. [email_address] www.estrategianaadvocacia.com.br

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