Apresentacao Digiscan

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A Digiscan BPO é uma empresa prestadora de serviços e consultoria voltados para a estruturação, organização, gerenciamento de documentos e gestão da informação coorporativa.

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Apresentacao Digiscan

  1. 1. Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Digitalizações
  2. 2. SUMÁRIO 1 A Empresa 10 Estatística (2) 2 GED 11 Contatos 3 Cenário Atual 4 Implantação 5 Benefícios 6 Aplicabilidades 7 Soluções (Digitalização) 8 Soluções (Certificação Digital) 9 Estatística (1) Mais informações: www.digiscan.com.br
  3. 3. A EMPRESA A Digiscan BPO é uma empresa prestadora de serviços e consultoria voltados para a estruturação, organização, gerenciamento de documentos e gestão da informação coorporativa. Sediada em Salto/SP, conta com uma equipe composta por profissionais altamente qualificados, nas áreas de Processos, Documentação, Informação, Conhecimento e Tecnologia da Informação. Atuamos no segmento público e também no privado, direcionamos nossos esforços para o desenvolvimento de produtos que respondessem à necessidade crescente de racionalização do tempo no processo de busca e recuperação de informações e conhecimentos. A Digiscan oferece serviços de acordo com as necessidades específicas de cada cliente, buscando sempre superar expectativas e contribuir significativamente para a melhoria da performance de seus negócios. A área de atuação da empresa é inicialmente no mercado do estado de São Paulo, onde a empresa vai buscar mostrar suas diferenças, na prestação dos seus serviços; expandindo-se assim brevemente para o Brasil e exterior. Mais informações: www.digiscan.com.br
  4. 4. GED O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante todo o seu “ciclo de vida”. O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura. Isso devido às muitas tecnologias a ele relacionadas que dele fazem parte. A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um scanner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, inclusive em rede. Mas, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos: são documentos em word, excel, desenhos de engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões, duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos, e custos desnecessários com armazenamento. Para controlar esse mundo de informações digitais, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED ampliou-se como que automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida informacional da empresa. Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas. Mais informações: www.digiscan.com.br
  5. 5. CENÁRIO ATUAL - Documentação arquivada sem tratamento técnico; - Dificuldade na consulta e recuperação de documentos; - Acondicionamento em material arquivístico e espaço físico inadequados; - Inexistência de padronização para integração dos acervos; - Falta de controle automatizado; - Áreas cada vez maiores para o armazenamento de documentos; - Acesso cada vez mais lento; - Probabilidade de perda de informação. Mais informações: www.digiscan.com.br
  6. 6. IMPLANTAÇÃO 1º PASSO: Gestão Documental Organização da documentação. Higienização, retirada de grampos e etc.. 2º PASSO: Digitalização Digitalização do documento, passando para um formato eletrônico. 3º PASSO: Indexação Cadastro dos arquivos já eletrônicos no banco de dados. 4º PASSO: Disponibilização Definição dos níveis de acesso e privilégios dos usuários. Documento Digitalização Indexação Disponibilização na rede e mídias Mais informações: www.digiscan.com.br
  7. 7. BENEFÍCIOS Por que Implantar um Sistema GED? - Possibilita o controle sobre o acesso aos documentos; - Facilita auditorias; - Alta velocidade e precisão na localização de documentos. - Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos. - Eliminação de fraudes. - Aproveitamento de espaço físico. - Evita extravio ou falsificação de documentos. - Integração com outros sistemas e tecnologias. - Mais agilidade nas transações entre empresas. - Melhor atendimento ao cliente, pois proporciona respostas precisas e instantâneas. - Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center, EUA, em setembro de 2001. Mais informações: www.digiscan.com.br
  8. 8. APLICABILIDADES Algumas aplicabilidades do GED: - Apoio aos processos de fiscalização; - Automação de cartórios; - Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto; - Conversão de acervos históricos; - Desenhos de engenharia e relatórios técnicos; - Disponibilização ampla de documentos oficiais. Por exemplo, diários oficiais; - Documentação administrativa de hospitais; - Documentação de auditoria; - Documentação de consórcios; - Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000 por exemplo; - Documentação e acompanhamento do ciclo de vida do produto; - Documentação e relatórios contábeis e financeiros; - Documentos e processos de tribunais; - Documentos em geral das polícias civis, militares, detrans e outros; - Documentos em geral de instituições de ensino; - Gerenciamento de contratos em geral; - Gerenciamento de correspondência, fax, e-mail e outros veículos; - Gerenciamento de ordens de serviço; - Gerenciamento de processos de concessão; - Prontuários das áreas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleção; - Prontuários de pacientes em hospitais; - Resultados de exames laboratoriais; - Seguradoras: apólice, sinistro até a indenização; Mais informações: www.digiscan.com.br
  9. 9. SOLUÇÕES (DIGITALIZAÇÃO) Digitalização: O formato de saída dos arquivos da digitalização é da escolha do cliente, e dependendo do serviço oferecemos todo suporte ao uso da extensão PDF, ao qual a Digiscan buscará em 2009 ter profissionais certificados nas ferramentas mais avançadas quando se fala em produtos da Adobe e relacionados ao PDF. São usadas saídas também em JPG, TIFF, CALL etc. Digitalize seus acervos de documentos que: - São acessados constantemente; - Devem ter acesso rápido em caso de crises; - A perda pode causar grande prejuízo; - São fundamentais no desenvolvimento de novos produtos; - São fundamentais em casos de recuperação de desastres; - São constantemente copiados; - E todos os documentos críticos e estratégicos para sua empresa. Exemplos: - Desenhos de engenharia; - Documentos fiscais e contábeis; - Documentos de RH; - Acervos técnicos; - Fichas de fabricação de medicamentos; - Prontuários médicos e radiografias; - Documentos jurídicos, contratos etc. Mais informações: www.digiscan.com.br
  10. 10. SOLUÇÕES (CERTIFICAÇÃO DIGITAL) A Digiscan, tem parceria com Cartórios de Registro de Títulos e Documentos e oferece a seus clientes o serviço de digitalização com certificação. Utilizamos o método eletrônico e válido através da Medida Provisória Nº 2.200-2, de 24 de Agosto de 2001. Através da ICP-BRASIL. A Certificação Digital pode ser usada para inúmeras finalidades. Com ampla base legal, está prática tem sido utilizada por empresas para o armazenamento de documentos como: - Recursos Humanos - Contratos - Atestados - Certidões - Comprovantes - Contábeis - Entre outros Mais informações: www.digiscan.com.br
  11. 11. ESTATÍSTICA Dados Interessantes A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11 horas. Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel em 1990. Este ano, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel. Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas: • Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos. • Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento. • A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens. • Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento. • Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento. • Um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de documentos. • Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos, no Brasil estudos ainda estão sendo realizados. Mais informações: www.digiscan.com.br
  12. 12. ESTATÍSTICA Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) movimentam um total de 250 milhões de reais, em aproximadamente 2.500 empresas no Brasil. Os dados foram divulgados pela Associação para Informação e Gerenciamento de Imagens (AIIM, na sigla em inglês), que revelou ainda que as empresas usuárias desse sistema podem aumentar sua produtividade em até 400%. O estudo, realizado em parceria com o Cenadem (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação), mostra ainda que, mundialmente, 89% dos entrevistados acreditam que o gerenciamento eletrônico de documentos é importante para seus objetivos estratégicos. No Brasil 72% dos respondentes têm a mesma opinião, isso mostra o crescimento do conceito GED. No Brasil, segundo o instituto, os projetos de TI que mais despertarão interesse entre os próximos 12 e 18 meses envolvem o controle de documentos (66%) e a gestão de documentos (64%). Nesse mesmo período, 74% citam a tecnologia do GED como foco dos projetos, seguida por gerenciamento de conteúdo web, com 54%, e workflow e Business Performance Management (BPM ou EPM), com 53%. Em relação aos investimentos brasileiros nessas tecnologias, a pesquisa apurou que podem chegar a 54,4 milhões de dólares até 2010. Fonte: Computerworld Mais informações: www.digiscan.com.br
  13. 13. CONTATOS Agradecemos a oportunidade. Walter Vieira (Diretor de Tecnologia) Érico Romano (Diretor Operacional) E-mail: walter@digiscan.com.br E-mail: erico@digiscan.com.br MSN: msn@digiscan.com.br MSN: msn@digiscan.com.br Tel:. +55 11 9966-6182 Tel:. +55 19 8141-8654 Skype: digiscan Skype: digiscan Obrigado! Mais informações: www.digiscan.com.br

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