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Apresentação Comercial | EV Doc
SOBRE A ESTADO VIRTUAL
A Estado Virtual é uma empresa de tecnologia que atua desde 2001 nas seguintes áreas:
Gestão Corporativa: software como serviço para empresas com a solução EV Doc, voltada
para digitalização e gerenciamento eletrônico de documentos / informações;
Comunicação e Treinamento a Distância: sistemas de web conferência (EV Conference),
transmissão de eventos e palestras pela internet (EV Webinar) e plataforma completa para
cursos e treinamentos online (EV Training);
Gestão e Distribuição de Vídeos: portal para transmissão de vídeos ao vivo e gravados via
internet (EV Webcast), sendo compatível com dispositivos móveis;
Email e SMS: solução de email corporativo (EV Mail) para comunicação integrada, sistemas
de Email Marketing e SMS Marketing;
Serviços de Data Center: infraestrutura sob demanda de Data Center como servidores
dedicados, cloud computing e serviços de gerenciamento de servidores;
Hospedagem de Sites e Streaming de Áudio e Vídeo: serviços de hospedagem de sites em
ambiente Linux e Windows e streaming de áudio e vídeo nas tecnologias Shoutcast, Windows
Media e Flash;
Desenvolvimento Web: serviços personalizados e sob demanda em desenvolvimento de
softwares, portais corporativos, otimização de sites em buscadores e marketing em redes
sociais.
Dados Institucionais
Razão Social
Estado Virtual Soluções Corporativas Ltda.
CNPJ: 12.096.461/0001-99
Localização
Brasília – Distrito Federal – Brasil
SRTVS 701 Bloco “O” Sala 676 – Ed. Multi Empresarial
CEP: 70340-000
CENTRAL DE ATENDIMENTO
A Estado Virtual disponibiliza diversos canais de atendimento, facilitando a interação e o
relacionamento com nossos clientes:
Telefone: 55 (61) 3965 9898
Expediente: 09:00 às 19:00 (segunda a sexta-feira)
Chat Online: clique para acessar
Expediente: 09:00 às 19:00 (segunda a sexta-feira)
Atendimento via HelpDesk (tickets): clique para acessar
Expediente: 24 horas x 365 dias
O atendimento é realizado por uma equipe especializada e as principais soluções possuem
Manual do Usuário com tutorias que auxiliam na utilização da ferramenta.
EV DOC | DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED)
Digitalize e gerencie de forma simples os documentos e informações de sua empresa
utilizando uma plataforma segura e totalmente web, por meio de uma assinatura mensal e
sem grandes investimentos iniciais.
Informações no site:
http://estadovirtual.com.br/digitalizacao-e-gerenciamento-eletronico-de-documentos-ged-ev-
doc.html
VISÃO GERAL
Solução completa para GED
Sistema totalmente via web para controle e gestão de documentos e informações, agilizando
processos, reduzindo custos e proporcionando segurança nas operações e no armazenamento digital. A
comercialização da solução no modelo Software como Serviço (SaaS - Sofware as Service), representa
uma opção de rápida implantação, baixo risco e suporte constante, sem se preocupar com instalação de
infraestrutura de TI.
A solução EV Doc engloba toda a tecnologia e suporte necessário para implantação de um sistema de
GED, incluindo o Módulo de captura para digitalização de documentos em papel por scanner ou
imagens via webcam, Portal de consulta e gestão de documentos, Módulo de administração, Relatórios
gerenciais e Infraestrutura de Data Center para armazenamento digital, por meio de uma assinatura
mensal e sem grandes investimentos iniciais.
Características
Sistema completo e totalmente via web
Implantação simples e rápida
Ferramenta multi-usuário e multi-filial
Plataforma adaptável a qualquer área de negócio
Controle total sobre as operações
Infraestrutura em Data Center profissional
Personalização com seu logotipo
Solução verde: colabora na preservação do meio ambiente com a
redução do uso de papel
Benefícios
Redução significativa de custos com cópias, impressão e transporte
de documentos (malotes)
Maior produtividade e agilidade na consulta de informações e
documentos
Segurança no armazenamento dos dados
Mobilidade ao permitir o acesso de qualquer computador
Integração entre filiais, lojas, agências etc.
Controle e diminuição do arquivo físico
Redução de fraudes na concessão de crédito
Credibilidade e transparência perante seu cliente
Setores e Exemplos de Utilização
Escritórios de Contabilidade Bancos e Financeiras
Controle de documentos que tramitam na rotina
de um escritório contábil, seja documentos
digitalizados ou físicos. Proporciona a redução de
custos com cópias, impressão e transporte de
documentos (malotes), maior segurança no
armazenamento dos documentos e credibilidade
do escritório de contabilidade frente a seus
clientes com o compartilhamento de
documentos em um Portal na internet, como por
exemplo impostos a pagar.
Digitalização de documentos necessários no
processo de avaliação e aprovação de crédito,
desde CDC até crédito de veículo. Em
substituição às cópias de documentos, a
digitalização é feita de forma distribuída em
lojas, agências ou concessionárias, sendo
enviados e acessados pela internet, agilizando o
processo e reduzindo fraudes.
Escritórios de Advocacia Armazenamento de Notas Fiscais
Digitalização de todos os documentos
relacionados aos processos do escritório de
advocacia, com acesso rápido aos documentos
via internet. Além de agilizar e organizar a rotina
interna do escritório, a solução proporciona a
redução drástica de cópias e arquivo físico, assim
como permite aos clientes do escritório o acesso
aos seus processos pela internet.
Captura e controle de todos os tipos de notas
fiscas (físicas e eletrônicas) em uma mesma
plataforma, com consulta rápida e segura das
notas. O processo centralizado permite maior
organização e velocidade no tempo de
processamento das notas fiscais de todos os
departamentos ou filiais.
Engenharia e Arquitetura Concessionárias de Veículos
Armazenamento seguro, acesso rápido e
descentralizado a documentos importantes, seja
referente a rotina interna da empresa ou
projetos e obras. Arquivos de grande tamanho
como por exemplo arquivos em Autocad são
facilmente compartilhados entre os
colaboradores envolvidos, sem comprometer a
segurança dos documentos.
Captura e armazenamento de documentos
referentes a veículos seminovos, gerando maior
controle sobre a documentação dos automóveis.
Em concessionárias que possuem mais de uma
loja, a análise dos documentos digitalizados pode
ser centrailizada na matriz de forma simples e
fácil.
Departamentos de Empresas Cartões de Crédito
Digitalização e organização de documentos e
informações de departamentos como Financeiro,
Administrativo, Recursos Humanos, Jurídico e
outros. O acesso aos documentos se torna
prático e rápido por meio de portal seguro na
internet. No setor de RH por exemplo, a
ferramenta permite a organização e controle dos
prontuários dos funcionários.
Digitalização nos pontos de venda dos
documentos necessários para fornecimento de
Cartões Fidelidade ou Private Label ("Cartões de
Lojas") e também caso necessário é possível tirar
uma foto do cliente via webcam integrada a
ferramenta, com consequente redução de
fraudes e agilidade na aprovação do crédito pela
central da empresa.
Setor Público Logística e Armazenagem
A solução EV Doc permite a redução drástica no
trâmite de documentos em papel nos Órgãos
Públicos, com a digitalização e controle de
diversos tipos de documentos como processos
judiciais, documentos tributários, cadastros
imobiliários, entre outros, seja no formato digital
ou localização no arquivo físico se for o caso. O
acesso rápido e preciso às informações é um
fator essencial para uma gestão pública mais
eficiente e transparente, além de gerar uma
melhoria no atendimento ao cidadão.
Captura e gestão integrada de documentos de
filiais espalhadas em todo o país. A solução
permite por exemplo que a matriz de uma
Transportadora controle e gerencie pagamentos
e contratos de fornecedores de todas as filiais
por meio de um Portal na internet, bem como a
aprovação de orçamentos pela equipe de vendas
e a gestão web de seus armazéns.
Clínicas e Hospitais Imobiliárias
Digitalização, gerenciamento e organização de
documentos e informações relacionadas a Área
da Saúde como prontuários, exames, atestados,
estudos clínicos e documentos da Medicina do
Trabalho. O médico por exemplo, pode ter
acesso rápido e via web a todo histórico de
prontuários e exames de seus pacientes.
O EV Doc pode ser utilizado tanto nos estandes
de vendas para digitalização de documentos
necessários para a análise e formalização de
contratos, como também na rotina interna de
uma Imobiliária como por exemplo digitalização
de documentos necessários a pagamentos de
fornecedores, impostos e taxas, se tornando uma
ferramenta importante para o setor de contas a
pagar.
Telecom Fusão e Aquisição
A solução pode ser utilizada no processo de
digitalização e consulta dos documentos para
habilitação de planos pós-pago, sendo realizada
de forma descentralizada em lojas e pontos de
vendas.
Captura e organização dos documentos legais e
fiscais da empresa objeto de fusão ou aquisição,
controlando o acesso a documentos sigilosos e
facilitando a auditoria pelas partes interessadas.
RECURSOS
Portal de Consulta e Gestão de Documentos / Informações
Árvore documental organizada por pastas
com múltiplos subníveis
A solução suporta a criação de pastas
ilimitadas com múltiplos subníveis,
proporcionando uma grande flexibilidade
na organização das informações de sua
empresa.
Formulários customizáveis para cadastro
de informações e indexação de
documentos
Cada pasta possui o seu formulário
independente com índices de classificação
para indexar os documentos ou
simplesmente para cadastro de
informações.
Facilidade na consulta de informações
A navegação intuitiva e as diversas opções
de "Pesquisa" permitem ao usuário
encontrar facilmente a informação
desejada, mesmo em sistemas com grande
volume de documentos armazenados.
Envio de múltiplos documentos pelo
Portal
O recurso de envio múltiplo e simultâneo
(envio em lote) de documentos oferece
grande velocidade na utilização da
ferramenta.
Pasta temporária para documentos ainda
sem indexação
O sistema possui uma pasta geral que
funciona como repositório temporário de
documentos ainda sem pasta e formulário
definido. Os documentos armazenados
podem ser rapidamente transferidos para
o local definitivo a qualquer momento.
Segurança no acesso ao sistema
O acesso ao sistema ocorre em ambiente
seguro homologado por certificado SSL de
empresa certificadora. Além disso, quando
um usuário realiza o login para acessar o
Portal, o sistema realiza a autenticação
única do usuário, verificando se há outra
pessoa conectada com a mesma senha e
em caso afirmativo o usuário que já estava
conectado é automaticamente
desconectado do sistema, evitando assim
compartilhamento de senhas e acessos
não-legítimos por terceiros.
Permissões de acesso configuradas por
pasta
Para cada pasta é configurado as ações e
permissões de cada usuário ou grupo de
usuários, proporcionando controle
máximo sobre as ações na pasta.
Notificações sobre ações recentes e
vencimentos
Os usuários podem ser notificados por
email ou pela tela inicial do sistema a
respeito de ações realizadas recentemente
e sobre formulários que possuem algum
tipo de vencimento, como por exemplo
envio de novo documento ou atualização
de formulário, permitindo um
acompanhamento mais eficiente sobre
tudo o que acontece no sistema.
Controle de versão dos formulários e
documentos
Todo o histórico de atualizações é
registrado e organizado em versões,
garantindo a integridade total de dados
dos formulários e documentos digitais
durante todo o ciclo de vida. Uma versão
anterior pode ser novamente aplicada no
Portal caso necessário.
Liberação (check-in) e bloqueio (check-
out)
Tanto os formulários quanto os
documentos possuem controle de status,
sendo possível realizar o bloqueio para
evitar que outros usuários alterem o
formulário ou documento.
Envio de comentários
Escreva comentários importantes em
documentos e formulários como lembretes
e tarefas pendentes, facilitando a
comunicação e colaboração entre os
usuários sobre o item em questão.
Lixeira
Pastas, formulários e documentos podem
ser enviados para a Lixeira e restaurados
posteriormente (até 30 dias) caso
necessário.
Trilha de auditoria
Histórico de todas as ações executadas no
sistema para auditoria futura pelos
administradores no caso da necessidade de
identificar o responsável, data e hora de
determinada ação.
Controle eficiente do arquivo físico
Além de organizar as informações e
documentos digitalizados, a ferramenta
possibilita o controle rígido do arquivo
físico da empresa com a geração de código
de barras para as etiquetas de documentos
físicos e indexação por índices multiníveis
no sistema, onde o usuário apenas
seleciona a localização do documento físico
dentre opções pré-definidas em vez de
inserir manualmente a localização,
evitando erros de digitação. Permite ainda,
o controle de solicitações de empréstimo
dos documentos físicos, com
acompanhamento do status da solicitação
e a identificação do solicitante.
Relatórios gerenciais
Medição da utilização atual do sistema
como uso de espaço em disco e relatórios
de performance como por exemplo a
evolução da quantidade de pastas,
formulários e documentos armazenados na
ferramenta.
Módulo de Captura
Integração com scanners para
digitalização de documentos em papel
O Módulo de Captura funciona em
ambiente web por meio de um plugin de
fácil instalação, sem a necessidade de
instalação e configuração de aplicativos no
computador do usuário como nos sistemas
de GED tradicionais, o que contribui na
redução do tempo de implantação da
ferramenta.
Permite a captura de documentos em
papel digitalizados no scanner e envio para
o sistema com ou sem indexação. O
documento pode ser digitalizado em preto
e branco, cinza ou colorido e nos formatos
PDF, TIFF, PNG ou JPEG.
Integração com webcams para captura de
imagens
Como no caso dos scanners, o Módulo de
Captura pode ser integrado a webcams
que seguem o padrão TWAIN para captura
de imagens. Essa opção é muito útil por
exemplo na digitalização de documentos
necessários no processo de avaliação e
concessão de crédito, onde é possível tirar
uma foto do cliente no local e enviar ao
sistema, reduzindo a ocorrência de
fraudes.
Módulo de Clientes
Cadastro de clientes (pessoas e
organizações)
A ferramenta permite o cadastro de
clientes, divididos em pessoas e
organizações, onde é possível associar
pessoas a organizações como ocorre em
grupos de usuários. Dessa forma, o sistema
possibilita aplicar permissões de acesso a
todos de uma mesma organização apenas
selecionando a organização em questão.
Para cada formulário é possível vincular
clientes específicos para visualização do
conteúdo, configurando para cada cliente
permissões e notificações via email sobre
atualizações no formulário e seus
documentos.
Portal exclusivo para clientes
A solução fornece um ambiente
independente e simplificado para que os
clientes da empresa acessem seus
formulários e documentos de forma mais
prática. Cada cliente poderá consultar
apenas os formulários e documentos a
que foram previamente vinculados,
evitando a consulta de informações de
outros clientes ou de conteúdo não-
autorizado.
Módulo de Administração
Cadastro de usuários
A solução permite o cadastro de usuários
para acesso ao sistema, seja funcionários
ou clientes da empresa. É possível vincular
os usuários a um ou mais grupos de acesso
e monitorar o último login realizado por
cada usuário.
Criação de grupos de usuários
Os usuários podem ser divididos em
grupos, facilitando a configuração das
regras de acesso a ferramenta.
Definição de permissões de acesso por
usuários e grupos em cada filial
Para cada filial é possível definir
permissões específicas para os grupos
cadastrados ou para usuários de forma
individual. O usuário irá visualizar apenas
os módulos e filiais a que tem permissão
de acesso.
Personalização com o nome e logotipo de
sua empresa
A plataforma oferece a customização com
o nome e logotipo de sua empresa, em vez
de utilizar o logotipo da Estado Virtual. É
um grande diferencial e muito importante
para empresas que fornecem acesso a
clientes para que visualizem seus
documentos no Portal.
TOUR
Tour pelas principais telas do sistema:
PLANOS
Expresso Profissional Enterprise
Limite de unidades (matriz+ filiais) 1 1 2 ou mais
Limite de usuários 5 5 Consulte
Espaço em disco incluso* 10 GB 20 GB Consulte
Limite de formulários / documentos Ilimitado Ilimitado Ilimitado
Limite de clientes Ilimitado Ilimitado Ilimitado
Tamanho máximo por documento** 120 MB 120 MB 120 MB
Espaço em disco adicional Consulte Consulte Consulte
Multiformatos de documentos (Ex: .pdf, .tiff,
.doc, .xls, .ppt, .odt, .zip, .rar, .dwg, .jpg, .png)
Portal de consulta e gestão
Módulo de captura
Módulo de administração
Relatórios gerenciais
Integração com scanners
Integração com webcams Em breve Em breve Em breve
Integração com leitores de código de barras
Personalização com seu logotipo
Implantação
Treinamento
Suporte técnico
Infraestrutura de Data Center
Acesso seguro via SSL
Backup diário dos dados
Manual do usuário
Suporte via chat
Suporte via telefone
Suporte via tickets 24 horas
Gerente de conta
Garantia (SLA) 99,5% 99,5% 99,5%
Investimento mensal Consulte Consulte Consulte
Custo de implantação Grátis Grátis Consulte
Obs: Consulte-nos para planos personalizados.
* Como referência, 100 GB de espaço é suficiente para armazenar cerca de 500 mil folhas digitalizadas e
200 GB de espaço cerca de 1 milhão de folhas digitalizadas, considerando uma média de 200 KB para
cada folha no formato PDF.
** O tamanho máximo por documento de 120 MB é um limite alto e permite que seja enviado
documentos grandes como processos judiciais e arquivos em Autocad, sendo que a maioria dos sistemas
de GED posuem um limite por documento bem inferior a 120 MB. Para enviar documentos grandes é
essencial que a internet banda larga do usuário seja estável e de qualidade.
COMO FUNCIONA
Ao contratar um plano do EV Doc, o pacote inclui por padrão os seguintes itens no modelo
software como serviço:
1) Licença de uso do software web EV Doc com atualização ilimitada:
Portal de Consulta e Gestão de Documentos / Informações
Portal do Cliente
Módulo de Captura de Documentos Físicos
Módulo de Clientes
Módulo de Administração
Relatórios Gerenciais
2) Implantação:
Mapeamento do processo e parametrização do sistema
Nossa equipe de implantação irá auxiliar na organização da pastas, índices de classificação
(indexação) nos formulários e cadastro de usuários, considerando as rotinas internas e área
de atuação de sua empresa. Mesmo após a implantação inicial, o cliente pode solicitar novo
auxílio sem custo adicional para alteração da organização do sistema, caracterizando um
processo contínuo e ilimitado.
Todo esse procedimento é realizado preferencialmente a distância utilizando nossa Central
de Atendimento, mas visitas presencias para implantação podem ser agendadas. Os custos
de deslocamento para fora de Brasília serão por conta do cliente.
Integração com scanners, webcams e leitores de código de barras
O Módulo de Captura de documentos é compatível com todos os scanners e webcams que
seguem o padrão TWAIN e no caso dos leitores de código de barras qualquer dipositivo está
habilitado para identificar o código gerado pelo nosso sistema. Caso o dispositivo esteja
corretamente instalado e configurado no computador, o módulo irá reconhecer o scanner,
webcam ou leitor automaticamente.
- Sugestões de Scanners:
-- Scanner de mesa HP Scanjet G2410
-- Scanner HP Scanjet 7800
-- Scanner Kodak i920
-- Scanner Kodak i1120
-- Scanner Kodak i2400
-- Scanner Kodak i1220
-- Mesa A3 conectada ao scanner Kodak
- Sugestões de Webcams:
-- Webcam Microsoft Lifecam Microsoft Vx-1000
-- Webcam Microsoft Lifecam Microsoft Vx-2000
-- Webcam Logitech Quickcam Pro 9000
-- Webcam Microsoft Cinema Lifecam Hd 720p
- Sugestões de Leitores de Código de Barras:
-- Leitor de Código de Barras Bematech BR-310 - Entrada USB
-- Leitor de Código de Barras Bematech S-100 - Entrada USB
-- Leitor de Código de Barras Bematech S-500 - Entrada USB
Observação: os scanners, webcams e leitores de código de barras citados acima são apenas
sugestões. No caso dos scanners e webcams é possível utilizar qualquer dispositivo que
segue o padrão TWAIN e no caso dos leitores de código de barras qualquer dipositivo está
habilitado para identificar o código gerado pelo nosso sistema. Antes de efetivar a
contratação, entre em contato solicitando um teste para comprovar a compatibilidade de
seu dispositivo com o Módulo de Captura.
3) Treinamento e Acompanhamento:
Treinamento para capacitação dos usuários
Sessão ao vivo com um de nossos especialistas para a capacitação adequada de seus
funcionários, utilizando ferramenta de ensino a distância (web conferência). Sessões ao vivo
adicionais podem ser agendadas caso seja identificado a necessidade de novos
treinamentos.
Manual do Usuário
Tutoriais disponibilizados em nosso site para auxiliar na operação do sistema.
Atendimento via chat, telefone ou tickets
A Central de Atendimento está pronta para esclarecer eventuais dúvidas na utilização da
plataforma. O atendimento via chat e telefone atende em dias úteis e em horário comercial,
enquanto o sistema de tickets funciona 24 horas.
4) Suporte Técnico e Infraestrutura de Data Center:
Resolução de problemas técnicos
No caso de indisponibilidade ou falhas no sistema, nosso suporte técnico funciona 24 horas
por meio de abertura de chamados (tickets) no Portal do Cliente.
Infraestrutura de Data Center inclusa
Sistema e dados hospedados em Data Center profissional com alta disponibilidade e
segurança. O gerenciamento e manutenção dos servidores e da aplicação é de inteira
responsabilidade da Estado Virtual, permitindo que sua empresa concentre-se apenas na
utilização da ferramenta.
DIFERENCIAIS
Sistema totalmente web
Toda a aplicação roda em ambiente web sem a necessidade de instalação de programas no
computador do usuário, inclusive o Módulo de Captura de documentos físicos por scanners
ou webcams que necessita apenas de um plugin. A ferramenta pode ser utilizada de
qualquer computador com acesso a internet, a qualquer hora e de qualquer lugar.
Plataforma flexível com implantação simples e rápida
A solução EV Doc foi planejada e concebida visando a facilidade e baixo custo de implantação
nas empresas. O sistema foi desenvolvido de forma modular e adaptável a qualquer área de
negócio, sendo que a organização da árvore documental e índices de classificação são
configurados facilmente pelo Portal após o mapeamento das rotinas internas e necessidades
da empresa. A caracterísitica de ser um sistema totalmente web reduz também
drasticamente o tempo de implantação comparado a sistemas tradicionais de GED, pois não
é necessário a configuração de servidores locais, instalação de programas nos computadores
dos usuários e tampouco visitas presenciais constantes para implantação, atualizações e
suporte técnico. O tempo médio para a implantação padrão do EV Doc é de apenas 5 dias
úteis.
Gestão do Conhecimento e não apenas Gestão de Documentos
O sistema permite a criação de formulários customizáveis para o cadastro de dados que
podem estar relacionados ou não aos documentos. Dessa forma, o formulário funciona não
apenas como indexador de documentos para consultas futuras mas sim um repositório
completo de informações. A plataforma contempla ainda, a possibilidade de relacionar
índices de diferentes formulários, em que ao se alterar o valor de um índice relacionado, o
sistema altera esse valor automaticamente em todos os formulários onde essa relação foi
estabelecida.
Sistema verdadeiramente multi-filial
O EV Doc foi desenvolvido contemplando a utilização por empresas que atuam de forma
descentralizada, como por exemplo Bancos e Financeiras que possuem diversos pontos
espalhados para concessão de crédito, empresas de Telecom com pontos para habilitação de
planos pós-pago, ou mesmo um escritório de contabilidade ou advocacia que possui filial em
outra região ou cidade. Com a funcionalidade de gestão de filiais, é possível determinar que
cada usuário tenha acesso apenas as informações da filial a que ele pertence.
Controle de versão dos formulários e documentos
Todo o histórico de atualizações é registrado e organizado em versões, garantindo a
integridade total de dados dos formulários e documentos digitais durante todo o ciclo de
vida. Uma versão anterior pode ser novamente aplicada no Portal caso necessário.
Gestão eficiente do arquivo físico
Além de organizar as informações e documentos digitalizados, a ferramenta possibilita o
controle rígido do arquivo físico da empresa com a geração de código de barras para as
etiquetas de documentos físicos e indexação por índices multiníveis no sistema, onde o
usuário apenas seleciona a localização do documento físico dentre opções pré-definidas em
vez de inserir manualmente a localização, evitando erros de digitação. Permite ainda, o
controle de solicitações de empréstimo dos documentos físicos, com acompanhamento do
status da solicitação e a identificação do solicitante.
PERGUNTAS FREQUENTES (FAQ)
1. O que é um sistema de GED Quais os benefícios para a empresa
De forma geral, sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é a tecnologia que permite a uma
empresa gerenciar seus documentos, seja no formato digital (arquivos eletrônicos) ou físico (papel). A
digitalização de documentos em papel é o principal processo associado ao GED, seguido do envio e
classificação (indexação) do documento no sistema para a consulta e gestão das informações. Os
benefícios gerais para a empresa com a implantação de uma solução de GED são o aumento de
produtividade com o rápido acesso as informações, redução significativa de custos com cópias,
impressão e transporte de documentos (malotes), ganho de espaço com a diminuição do arquivo físico,
controle de acesso aos documentos e maior segurança no armazenamento dos dados. Benefícios
adicionais são percebidos de acordo com o ramo de atuação da empresa.
2. Além do sistema, quais serviços estão inclusos nos planos
Os planos por padrão incluem os serviços de implantação, treinamento, suporte e infraestrutura de Data
Center e estão descritos na aba "Como Funciona". Serviços adicionais e opcionais como integração com
outros sistemas, migração de dados e consultoria administrativa podem ser contratados mediante
consulta e orçamento a parte.
3. Como funciona a implantação da solução
Após a contratação e liberação do sistema pelo suporte técnico, nossa equipe de implantação irá entrar
em contato com o cliente para identificar suas necessidades e rotinas internas. Com a etapa de
mapeamento do processo concluída, será definido a organização das pastas, índices de classificação
(indexação) dos formulários e cadastro de usuários no sistema, bem como o auxílio na integração com
scanners, webcams e leitores de código de barras da empresa. Por fim, é realizado um treinamento ao
vivo e a distância para capacitação dos usuários na utilização da ferramenta. Todo esse procedimento é
realizado preferencialmente a distância utilizando nossa Central de Atendimento, mas visitas presencias
para implantação podem ser agendadas, sendo que os custos de deslocamento para fora de Brasília
serão por conta do cliente. O tempo médio para a implantação padrão do EV Doc é de apenas 5 dias
úteis. Para mais detalhes sobre o processo de implantação, clique na aba "Como Funciona".
4. A solução é indicada para empresas que possuem filiais, agências ou pontos de venda em
diferentes locais
O EV Doc é ideal para empresas que atuam de forma descentralizada, como por exemplo Bancos e
Financeiras que possuem diversos pontos espalhados para concessão de crédito, empresas de Telecom
com pontos para habilitação de planos pós-pago, ou mesmo um escritório de contabilidade ou
advocacia que abiru uma nova filial em outra região ou cidade. O fato da ferramenta rodar em ambiente
web permite que seja acessado facilmente pela internet e com a funcionalidade de gestão de filiais,
possibilita que cada usuário tenha acesso apenas as informações da filial a que ele pertence.
5. Quais os diferenciais do EV Doc em relação a outros sistemas de GED
O EV Doc possui alguns diferencias significativos que o distinguem de outras soluções no mercado. Para
saber mais detalhes clique na aba "Diferenciais".
6. Com a utilização do EV Doc, é possível eliminar completamente o trâmite de documentos
em papel
O EV Doc proporcina a redução drástica do fluxo de papéis tramitando na empresa. Alguns tipos de
documentos ainda precisam tramitar obrigatoriamente em papel para ter validade jurídica e dessa
forma a eliminação completa ainda não é possível, mas a tendência com o passar dos anos é que 100%
dos documentos trafeguem apenas em formato digital, com a utilização de certificados digitais para
pessoas física e jurídica.
7. Como os documentos são enviados para o sistema Posso utilizar o meu scanner
Os documentos em papel são digitalizados e enviados pelo Módulo de Captura integrado ao scanner,
enquanto os documentos já em formato digital são enviados diretamente pelo Portal. É possível utilizar
qualquer scanner que segue o padrão TWAIN, sugerimos os scanners citados na aba "Como Funciona".
8. Uma folha digitalizada utiliza em média quanto de espaço em disco
O tamanho de uma folha digitalizada depende das configurações definidas no scanner mas em média
seria 200 KB no formato PDF. Baseado nisso, 1 GB de espaço é suficiente para armazenar cerca de 5 mil
folhas digitalizadas.
9. É possível definir as permissões de acesso por usuários e grupos
No Módulo de Administração, há a opção de configurar permissões de acesso a módulos e
funcionalidades da matriz e filiais (se houver) para cada usuário individualmente ou para grupos de
usuários.
10. Posso cadastrar clientes para que tenham acesso a determinadas pastas com formulários
e documentos
Sim, os clientes podem ser cadastrados como usuários do sistema para terem acesso a determinadas
pastas, sendo possível enviar um convite por email para que o próprio cliente realize o cadastro ou pode
ser cadastrado diretamente no sistema pelo administrador. Essa funcionalidade é muito útil para
empresas que precisam compartilhar documentos com os clientes como por exemplo um escritório de
contabilidade, que pode disponibilizar facilmente para os clientes documentos como guia de impostos e
folha de pagamento (malote virtual), reduzindo custos com cópia, impressão e transporte de malotes,
agilizando o processo de trabalho e gerando credibilidade perante os clientes.
11. Como controlo o acesso e ações em uma determinada pasta
Para cada pasta da árvore documental é necessário definir os usuários ou grupos que terão acesso a ela,
bem como configurar as ações permitidas para esses usuários ou grupos. Dessa forma, o sistema
permite a gestão e controle individualizado de cada pasta.
12. Tem como bloquear o acesso a determinado formulário ou documento
Sim, os formulários e documentos possuem status que podem ser alterados e caso o status seja definido
como "bloqueado", o formulário ou documento em questão estará inacessível para os usuários.
13. Para que serve o controle de versão do formulário/documento Posso visualizar e
aplicar uma versão anterior
O controle de versão serve para preservar a integridade total dos dados ao longo do ciclo de vida do
formulário e dos documentos associados a esse formulário. Todo o histórico de atualizações é registrado
e organizado em versões, sendo possível visualizar e aplicar uma versão anterior no Portal caso
necessário.
14. É possível configurar para receber notificações por email quando determinada ação for
executada
Sim, para cada ação realizada dentro de uma pasta é possível configurar o envio de uma notificação por
email para determinado(s) usuário(s). O envio de notificações permite um acompanhamento mais
eficiente de alterações realizadas em formulários e documentos em uma determinada pasta.
15. As ações realizadas no sistema são registradas para auditoria futura
A Trilha de Auditoria registra as principais ações realizadas nos documentos, formulários e pastas. No
caso de ocorrer algum problema, os administradores do sistema conseguem identificar facilmente o
autor, data e horário que cada ação foi realizada.
16. Iremos digitalizar nosso acervo de documentos, mas o arquivo físico ainda é necessário.
Posso gerenciar também esse arquivo físico pelo sistema
O EV Doc foi desenvolvido não apenas para gerenciar os documentos em formato digital, mas também o
arquivo físico da empresa. A ferramenta possibilita o controle rígido do arquivo físico da empresa com a
geração de código de barras para as etiquetas de documentos físicos e indexação por índices multiníveis
no sistema, onde o usuário apenas seleciona a localização do documento físico dentre opções pré-
definidas em vez de simplesmente digitar a localização, evitando erros de digitação. Permite ainda, o
controle de solicitações de empréstimo dos documentos físicos, com acompanhamento do status da
solicitação e a identificação do solicitante.
17. É possível personalizar o sistema com o logotipo de nossa empresa
Sim, o logotipo de sua empresa pode ser inserido para que o sistema tenha a sua identidade visual. Essa
opção é muito interessante para empresas que liberam acesso ao sistema para clientes com o objetivo
de compartilhar documentos, agregando considerável valor ao negócio.
18. Gostaria de agendar uma demonstração do sistema, como proceder
Para agendar uma demonstração do sistema, acesse a aba "Demo" em nosso site e siga o procedimento
descrito.
19. Como é feito o pagamento
Pagamento antecipado por boleto bancário (pagável em qualquer banco, lotérica ou internet banking
até o vencimento). O boleto é disponibilizado todo mês para pagamento no Portal do Cliente com 15
dias de antecedência em relação a data de vencimento e notificações automáticas sobre o vencimento
das faturas são enviadas para o email cadastrado.
20. Em caso de cancelamento, qual o procedimento
Para efetivar o cancelamento do plano, é necessário comunicar a Estado Virtual via ticket no Portal do
Cliente até a data de vencimento para os planos convencionais e 30 dias de antecedência para planos
que tenham servidores dedicados associados. Os planos são mensais e por tempo indeterminado,
portanto caso o cliente não solicite formalmente o cancelamento, a conta é renovada automaticamente,
permanecendo ativa e sendo tarifada.
CONHEÇA TAMBÉM
EV Mail | Email Corporativo
Plataforma de comunicação integrada que oferece email, calendário, contatos, anotações,
troca de mensagens instantâneas (chat), disco virtual e sincronização com smartphones. O EV
Mail utiliza o software SmarterMail, considerado a melhor alternativa ao Microsoft Exchange e
a custos bem mais acessíveis. A solução de Email Corporativo é ideal para empresas onde o
serviço de email é fator essencial para sua operação e que buscam funcionalidades avançadas
para aumentar a produtividade.
Informações no site:
http://estadovirtual.com.br/email-corporativo-ev-mail.html

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Gestão completa de documentos em nuvem

  • 1. Apresentação Comercial | EV Doc SOBRE A ESTADO VIRTUAL A Estado Virtual é uma empresa de tecnologia que atua desde 2001 nas seguintes áreas: Gestão Corporativa: software como serviço para empresas com a solução EV Doc, voltada para digitalização e gerenciamento eletrônico de documentos / informações; Comunicação e Treinamento a Distância: sistemas de web conferência (EV Conference), transmissão de eventos e palestras pela internet (EV Webinar) e plataforma completa para cursos e treinamentos online (EV Training); Gestão e Distribuição de Vídeos: portal para transmissão de vídeos ao vivo e gravados via internet (EV Webcast), sendo compatível com dispositivos móveis; Email e SMS: solução de email corporativo (EV Mail) para comunicação integrada, sistemas de Email Marketing e SMS Marketing; Serviços de Data Center: infraestrutura sob demanda de Data Center como servidores dedicados, cloud computing e serviços de gerenciamento de servidores; Hospedagem de Sites e Streaming de Áudio e Vídeo: serviços de hospedagem de sites em ambiente Linux e Windows e streaming de áudio e vídeo nas tecnologias Shoutcast, Windows Media e Flash; Desenvolvimento Web: serviços personalizados e sob demanda em desenvolvimento de softwares, portais corporativos, otimização de sites em buscadores e marketing em redes sociais. Dados Institucionais Razão Social Estado Virtual Soluções Corporativas Ltda. CNPJ: 12.096.461/0001-99 Localização Brasília – Distrito Federal – Brasil SRTVS 701 Bloco “O” Sala 676 – Ed. Multi Empresarial CEP: 70340-000
  • 2. CENTRAL DE ATENDIMENTO A Estado Virtual disponibiliza diversos canais de atendimento, facilitando a interação e o relacionamento com nossos clientes: Telefone: 55 (61) 3965 9898 Expediente: 09:00 às 19:00 (segunda a sexta-feira) Chat Online: clique para acessar Expediente: 09:00 às 19:00 (segunda a sexta-feira) Atendimento via HelpDesk (tickets): clique para acessar Expediente: 24 horas x 365 dias O atendimento é realizado por uma equipe especializada e as principais soluções possuem Manual do Usuário com tutorias que auxiliam na utilização da ferramenta. EV DOC | DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED) Digitalize e gerencie de forma simples os documentos e informações de sua empresa utilizando uma plataforma segura e totalmente web, por meio de uma assinatura mensal e sem grandes investimentos iniciais. Informações no site: http://estadovirtual.com.br/digitalizacao-e-gerenciamento-eletronico-de-documentos-ged-ev- doc.html
  • 3. VISÃO GERAL Solução completa para GED Sistema totalmente via web para controle e gestão de documentos e informações, agilizando processos, reduzindo custos e proporcionando segurança nas operações e no armazenamento digital. A comercialização da solução no modelo Software como Serviço (SaaS - Sofware as Service), representa uma opção de rápida implantação, baixo risco e suporte constante, sem se preocupar com instalação de infraestrutura de TI. A solução EV Doc engloba toda a tecnologia e suporte necessário para implantação de um sistema de GED, incluindo o Módulo de captura para digitalização de documentos em papel por scanner ou imagens via webcam, Portal de consulta e gestão de documentos, Módulo de administração, Relatórios gerenciais e Infraestrutura de Data Center para armazenamento digital, por meio de uma assinatura mensal e sem grandes investimentos iniciais.
  • 4. Características Sistema completo e totalmente via web Implantação simples e rápida Ferramenta multi-usuário e multi-filial Plataforma adaptável a qualquer área de negócio Controle total sobre as operações Infraestrutura em Data Center profissional Personalização com seu logotipo Solução verde: colabora na preservação do meio ambiente com a redução do uso de papel Benefícios Redução significativa de custos com cópias, impressão e transporte de documentos (malotes) Maior produtividade e agilidade na consulta de informações e documentos Segurança no armazenamento dos dados Mobilidade ao permitir o acesso de qualquer computador Integração entre filiais, lojas, agências etc. Controle e diminuição do arquivo físico Redução de fraudes na concessão de crédito Credibilidade e transparência perante seu cliente Setores e Exemplos de Utilização Escritórios de Contabilidade Bancos e Financeiras Controle de documentos que tramitam na rotina de um escritório contábil, seja documentos digitalizados ou físicos. Proporciona a redução de custos com cópias, impressão e transporte de documentos (malotes), maior segurança no armazenamento dos documentos e credibilidade do escritório de contabilidade frente a seus clientes com o compartilhamento de documentos em um Portal na internet, como por exemplo impostos a pagar. Digitalização de documentos necessários no processo de avaliação e aprovação de crédito, desde CDC até crédito de veículo. Em substituição às cópias de documentos, a digitalização é feita de forma distribuída em lojas, agências ou concessionárias, sendo enviados e acessados pela internet, agilizando o processo e reduzindo fraudes.
  • 5. Escritórios de Advocacia Armazenamento de Notas Fiscais Digitalização de todos os documentos relacionados aos processos do escritório de advocacia, com acesso rápido aos documentos via internet. Além de agilizar e organizar a rotina interna do escritório, a solução proporciona a redução drástica de cópias e arquivo físico, assim como permite aos clientes do escritório o acesso aos seus processos pela internet. Captura e controle de todos os tipos de notas fiscas (físicas e eletrônicas) em uma mesma plataforma, com consulta rápida e segura das notas. O processo centralizado permite maior organização e velocidade no tempo de processamento das notas fiscais de todos os departamentos ou filiais. Engenharia e Arquitetura Concessionárias de Veículos Armazenamento seguro, acesso rápido e descentralizado a documentos importantes, seja referente a rotina interna da empresa ou projetos e obras. Arquivos de grande tamanho como por exemplo arquivos em Autocad são facilmente compartilhados entre os colaboradores envolvidos, sem comprometer a segurança dos documentos. Captura e armazenamento de documentos referentes a veículos seminovos, gerando maior controle sobre a documentação dos automóveis. Em concessionárias que possuem mais de uma loja, a análise dos documentos digitalizados pode ser centrailizada na matriz de forma simples e fácil. Departamentos de Empresas Cartões de Crédito Digitalização e organização de documentos e informações de departamentos como Financeiro, Administrativo, Recursos Humanos, Jurídico e outros. O acesso aos documentos se torna prático e rápido por meio de portal seguro na internet. No setor de RH por exemplo, a ferramenta permite a organização e controle dos prontuários dos funcionários. Digitalização nos pontos de venda dos documentos necessários para fornecimento de Cartões Fidelidade ou Private Label ("Cartões de Lojas") e também caso necessário é possível tirar uma foto do cliente via webcam integrada a ferramenta, com consequente redução de fraudes e agilidade na aprovação do crédito pela central da empresa. Setor Público Logística e Armazenagem A solução EV Doc permite a redução drástica no trâmite de documentos em papel nos Órgãos Públicos, com a digitalização e controle de diversos tipos de documentos como processos judiciais, documentos tributários, cadastros imobiliários, entre outros, seja no formato digital ou localização no arquivo físico se for o caso. O acesso rápido e preciso às informações é um fator essencial para uma gestão pública mais eficiente e transparente, além de gerar uma melhoria no atendimento ao cidadão. Captura e gestão integrada de documentos de filiais espalhadas em todo o país. A solução permite por exemplo que a matriz de uma Transportadora controle e gerencie pagamentos e contratos de fornecedores de todas as filiais por meio de um Portal na internet, bem como a aprovação de orçamentos pela equipe de vendas e a gestão web de seus armazéns.
  • 6. Clínicas e Hospitais Imobiliárias Digitalização, gerenciamento e organização de documentos e informações relacionadas a Área da Saúde como prontuários, exames, atestados, estudos clínicos e documentos da Medicina do Trabalho. O médico por exemplo, pode ter acesso rápido e via web a todo histórico de prontuários e exames de seus pacientes. O EV Doc pode ser utilizado tanto nos estandes de vendas para digitalização de documentos necessários para a análise e formalização de contratos, como também na rotina interna de uma Imobiliária como por exemplo digitalização de documentos necessários a pagamentos de fornecedores, impostos e taxas, se tornando uma ferramenta importante para o setor de contas a pagar. Telecom Fusão e Aquisição A solução pode ser utilizada no processo de digitalização e consulta dos documentos para habilitação de planos pós-pago, sendo realizada de forma descentralizada em lojas e pontos de vendas. Captura e organização dos documentos legais e fiscais da empresa objeto de fusão ou aquisição, controlando o acesso a documentos sigilosos e facilitando a auditoria pelas partes interessadas. RECURSOS Portal de Consulta e Gestão de Documentos / Informações Árvore documental organizada por pastas com múltiplos subníveis A solução suporta a criação de pastas ilimitadas com múltiplos subníveis, proporcionando uma grande flexibilidade na organização das informações de sua empresa.
  • 7. Formulários customizáveis para cadastro de informações e indexação de documentos Cada pasta possui o seu formulário independente com índices de classificação para indexar os documentos ou simplesmente para cadastro de informações. Facilidade na consulta de informações A navegação intuitiva e as diversas opções de "Pesquisa" permitem ao usuário encontrar facilmente a informação desejada, mesmo em sistemas com grande volume de documentos armazenados. Envio de múltiplos documentos pelo Portal O recurso de envio múltiplo e simultâneo (envio em lote) de documentos oferece grande velocidade na utilização da ferramenta.
  • 8. Pasta temporária para documentos ainda sem indexação O sistema possui uma pasta geral que funciona como repositório temporário de documentos ainda sem pasta e formulário definido. Os documentos armazenados podem ser rapidamente transferidos para o local definitivo a qualquer momento. Segurança no acesso ao sistema O acesso ao sistema ocorre em ambiente seguro homologado por certificado SSL de empresa certificadora. Além disso, quando um usuário realiza o login para acessar o Portal, o sistema realiza a autenticação única do usuário, verificando se há outra pessoa conectada com a mesma senha e em caso afirmativo o usuário que já estava conectado é automaticamente desconectado do sistema, evitando assim compartilhamento de senhas e acessos não-legítimos por terceiros. Permissões de acesso configuradas por pasta Para cada pasta é configurado as ações e permissões de cada usuário ou grupo de usuários, proporcionando controle máximo sobre as ações na pasta.
  • 9. Notificações sobre ações recentes e vencimentos Os usuários podem ser notificados por email ou pela tela inicial do sistema a respeito de ações realizadas recentemente e sobre formulários que possuem algum tipo de vencimento, como por exemplo envio de novo documento ou atualização de formulário, permitindo um acompanhamento mais eficiente sobre tudo o que acontece no sistema. Controle de versão dos formulários e documentos Todo o histórico de atualizações é registrado e organizado em versões, garantindo a integridade total de dados dos formulários e documentos digitais durante todo o ciclo de vida. Uma versão anterior pode ser novamente aplicada no Portal caso necessário. Liberação (check-in) e bloqueio (check- out) Tanto os formulários quanto os documentos possuem controle de status, sendo possível realizar o bloqueio para evitar que outros usuários alterem o formulário ou documento.
  • 10. Envio de comentários Escreva comentários importantes em documentos e formulários como lembretes e tarefas pendentes, facilitando a comunicação e colaboração entre os usuários sobre o item em questão. Lixeira Pastas, formulários e documentos podem ser enviados para a Lixeira e restaurados posteriormente (até 30 dias) caso necessário. Trilha de auditoria Histórico de todas as ações executadas no sistema para auditoria futura pelos administradores no caso da necessidade de identificar o responsável, data e hora de determinada ação.
  • 11. Controle eficiente do arquivo físico Além de organizar as informações e documentos digitalizados, a ferramenta possibilita o controle rígido do arquivo físico da empresa com a geração de código de barras para as etiquetas de documentos físicos e indexação por índices multiníveis no sistema, onde o usuário apenas seleciona a localização do documento físico dentre opções pré-definidas em vez de inserir manualmente a localização, evitando erros de digitação. Permite ainda, o controle de solicitações de empréstimo dos documentos físicos, com acompanhamento do status da solicitação e a identificação do solicitante. Relatórios gerenciais Medição da utilização atual do sistema como uso de espaço em disco e relatórios de performance como por exemplo a evolução da quantidade de pastas, formulários e documentos armazenados na ferramenta.
  • 12. Módulo de Captura Integração com scanners para digitalização de documentos em papel O Módulo de Captura funciona em ambiente web por meio de um plugin de fácil instalação, sem a necessidade de instalação e configuração de aplicativos no computador do usuário como nos sistemas de GED tradicionais, o que contribui na redução do tempo de implantação da ferramenta. Permite a captura de documentos em papel digitalizados no scanner e envio para o sistema com ou sem indexação. O documento pode ser digitalizado em preto e branco, cinza ou colorido e nos formatos PDF, TIFF, PNG ou JPEG. Integração com webcams para captura de imagens Como no caso dos scanners, o Módulo de Captura pode ser integrado a webcams que seguem o padrão TWAIN para captura de imagens. Essa opção é muito útil por exemplo na digitalização de documentos necessários no processo de avaliação e concessão de crédito, onde é possível tirar uma foto do cliente no local e enviar ao sistema, reduzindo a ocorrência de fraudes.
  • 13. Módulo de Clientes Cadastro de clientes (pessoas e organizações) A ferramenta permite o cadastro de clientes, divididos em pessoas e organizações, onde é possível associar pessoas a organizações como ocorre em grupos de usuários. Dessa forma, o sistema possibilita aplicar permissões de acesso a todos de uma mesma organização apenas selecionando a organização em questão. Para cada formulário é possível vincular clientes específicos para visualização do conteúdo, configurando para cada cliente permissões e notificações via email sobre atualizações no formulário e seus documentos. Portal exclusivo para clientes A solução fornece um ambiente independente e simplificado para que os clientes da empresa acessem seus formulários e documentos de forma mais prática. Cada cliente poderá consultar apenas os formulários e documentos a que foram previamente vinculados, evitando a consulta de informações de outros clientes ou de conteúdo não- autorizado.
  • 14. Módulo de Administração Cadastro de usuários A solução permite o cadastro de usuários para acesso ao sistema, seja funcionários ou clientes da empresa. É possível vincular os usuários a um ou mais grupos de acesso e monitorar o último login realizado por cada usuário. Criação de grupos de usuários Os usuários podem ser divididos em grupos, facilitando a configuração das regras de acesso a ferramenta. Definição de permissões de acesso por usuários e grupos em cada filial Para cada filial é possível definir permissões específicas para os grupos cadastrados ou para usuários de forma individual. O usuário irá visualizar apenas os módulos e filiais a que tem permissão de acesso.
  • 15. Personalização com o nome e logotipo de sua empresa A plataforma oferece a customização com o nome e logotipo de sua empresa, em vez de utilizar o logotipo da Estado Virtual. É um grande diferencial e muito importante para empresas que fornecem acesso a clientes para que visualizem seus documentos no Portal. TOUR Tour pelas principais telas do sistema:
  • 16.
  • 17.
  • 18.
  • 19.
  • 20.
  • 21. PLANOS Expresso Profissional Enterprise Limite de unidades (matriz+ filiais) 1 1 2 ou mais Limite de usuários 5 5 Consulte Espaço em disco incluso* 10 GB 20 GB Consulte Limite de formulários / documentos Ilimitado Ilimitado Ilimitado Limite de clientes Ilimitado Ilimitado Ilimitado Tamanho máximo por documento** 120 MB 120 MB 120 MB Espaço em disco adicional Consulte Consulte Consulte Multiformatos de documentos (Ex: .pdf, .tiff, .doc, .xls, .ppt, .odt, .zip, .rar, .dwg, .jpg, .png) Portal de consulta e gestão Módulo de captura Módulo de administração Relatórios gerenciais Integração com scanners Integração com webcams Em breve Em breve Em breve Integração com leitores de código de barras Personalização com seu logotipo Implantação Treinamento Suporte técnico Infraestrutura de Data Center Acesso seguro via SSL Backup diário dos dados Manual do usuário Suporte via chat Suporte via telefone Suporte via tickets 24 horas Gerente de conta Garantia (SLA) 99,5% 99,5% 99,5% Investimento mensal Consulte Consulte Consulte Custo de implantação Grátis Grátis Consulte Obs: Consulte-nos para planos personalizados. * Como referência, 100 GB de espaço é suficiente para armazenar cerca de 500 mil folhas digitalizadas e 200 GB de espaço cerca de 1 milhão de folhas digitalizadas, considerando uma média de 200 KB para cada folha no formato PDF. ** O tamanho máximo por documento de 120 MB é um limite alto e permite que seja enviado documentos grandes como processos judiciais e arquivos em Autocad, sendo que a maioria dos sistemas de GED posuem um limite por documento bem inferior a 120 MB. Para enviar documentos grandes é essencial que a internet banda larga do usuário seja estável e de qualidade.
  • 22. COMO FUNCIONA Ao contratar um plano do EV Doc, o pacote inclui por padrão os seguintes itens no modelo software como serviço: 1) Licença de uso do software web EV Doc com atualização ilimitada: Portal de Consulta e Gestão de Documentos / Informações Portal do Cliente Módulo de Captura de Documentos Físicos Módulo de Clientes Módulo de Administração Relatórios Gerenciais 2) Implantação: Mapeamento do processo e parametrização do sistema Nossa equipe de implantação irá auxiliar na organização da pastas, índices de classificação (indexação) nos formulários e cadastro de usuários, considerando as rotinas internas e área de atuação de sua empresa. Mesmo após a implantação inicial, o cliente pode solicitar novo auxílio sem custo adicional para alteração da organização do sistema, caracterizando um processo contínuo e ilimitado. Todo esse procedimento é realizado preferencialmente a distância utilizando nossa Central de Atendimento, mas visitas presencias para implantação podem ser agendadas. Os custos de deslocamento para fora de Brasília serão por conta do cliente. Integração com scanners, webcams e leitores de código de barras O Módulo de Captura de documentos é compatível com todos os scanners e webcams que seguem o padrão TWAIN e no caso dos leitores de código de barras qualquer dipositivo está habilitado para identificar o código gerado pelo nosso sistema. Caso o dispositivo esteja corretamente instalado e configurado no computador, o módulo irá reconhecer o scanner, webcam ou leitor automaticamente. - Sugestões de Scanners: -- Scanner de mesa HP Scanjet G2410 -- Scanner HP Scanjet 7800 -- Scanner Kodak i920 -- Scanner Kodak i1120 -- Scanner Kodak i2400
  • 23. -- Scanner Kodak i1220 -- Mesa A3 conectada ao scanner Kodak - Sugestões de Webcams: -- Webcam Microsoft Lifecam Microsoft Vx-1000 -- Webcam Microsoft Lifecam Microsoft Vx-2000 -- Webcam Logitech Quickcam Pro 9000 -- Webcam Microsoft Cinema Lifecam Hd 720p - Sugestões de Leitores de Código de Barras: -- Leitor de Código de Barras Bematech BR-310 - Entrada USB -- Leitor de Código de Barras Bematech S-100 - Entrada USB -- Leitor de Código de Barras Bematech S-500 - Entrada USB Observação: os scanners, webcams e leitores de código de barras citados acima são apenas sugestões. No caso dos scanners e webcams é possível utilizar qualquer dispositivo que segue o padrão TWAIN e no caso dos leitores de código de barras qualquer dipositivo está habilitado para identificar o código gerado pelo nosso sistema. Antes de efetivar a contratação, entre em contato solicitando um teste para comprovar a compatibilidade de seu dispositivo com o Módulo de Captura. 3) Treinamento e Acompanhamento: Treinamento para capacitação dos usuários Sessão ao vivo com um de nossos especialistas para a capacitação adequada de seus funcionários, utilizando ferramenta de ensino a distância (web conferência). Sessões ao vivo adicionais podem ser agendadas caso seja identificado a necessidade de novos treinamentos. Manual do Usuário Tutoriais disponibilizados em nosso site para auxiliar na operação do sistema. Atendimento via chat, telefone ou tickets A Central de Atendimento está pronta para esclarecer eventuais dúvidas na utilização da plataforma. O atendimento via chat e telefone atende em dias úteis e em horário comercial,
  • 24. enquanto o sistema de tickets funciona 24 horas. 4) Suporte Técnico e Infraestrutura de Data Center: Resolução de problemas técnicos No caso de indisponibilidade ou falhas no sistema, nosso suporte técnico funciona 24 horas por meio de abertura de chamados (tickets) no Portal do Cliente. Infraestrutura de Data Center inclusa Sistema e dados hospedados em Data Center profissional com alta disponibilidade e segurança. O gerenciamento e manutenção dos servidores e da aplicação é de inteira responsabilidade da Estado Virtual, permitindo que sua empresa concentre-se apenas na utilização da ferramenta. DIFERENCIAIS Sistema totalmente web Toda a aplicação roda em ambiente web sem a necessidade de instalação de programas no computador do usuário, inclusive o Módulo de Captura de documentos físicos por scanners ou webcams que necessita apenas de um plugin. A ferramenta pode ser utilizada de qualquer computador com acesso a internet, a qualquer hora e de qualquer lugar. Plataforma flexível com implantação simples e rápida A solução EV Doc foi planejada e concebida visando a facilidade e baixo custo de implantação nas empresas. O sistema foi desenvolvido de forma modular e adaptável a qualquer área de negócio, sendo que a organização da árvore documental e índices de classificação são configurados facilmente pelo Portal após o mapeamento das rotinas internas e necessidades da empresa. A caracterísitica de ser um sistema totalmente web reduz também
  • 25. drasticamente o tempo de implantação comparado a sistemas tradicionais de GED, pois não é necessário a configuração de servidores locais, instalação de programas nos computadores dos usuários e tampouco visitas presenciais constantes para implantação, atualizações e suporte técnico. O tempo médio para a implantação padrão do EV Doc é de apenas 5 dias úteis. Gestão do Conhecimento e não apenas Gestão de Documentos O sistema permite a criação de formulários customizáveis para o cadastro de dados que podem estar relacionados ou não aos documentos. Dessa forma, o formulário funciona não apenas como indexador de documentos para consultas futuras mas sim um repositório completo de informações. A plataforma contempla ainda, a possibilidade de relacionar índices de diferentes formulários, em que ao se alterar o valor de um índice relacionado, o sistema altera esse valor automaticamente em todos os formulários onde essa relação foi estabelecida. Sistema verdadeiramente multi-filial O EV Doc foi desenvolvido contemplando a utilização por empresas que atuam de forma descentralizada, como por exemplo Bancos e Financeiras que possuem diversos pontos espalhados para concessão de crédito, empresas de Telecom com pontos para habilitação de planos pós-pago, ou mesmo um escritório de contabilidade ou advocacia que possui filial em outra região ou cidade. Com a funcionalidade de gestão de filiais, é possível determinar que cada usuário tenha acesso apenas as informações da filial a que ele pertence. Controle de versão dos formulários e documentos Todo o histórico de atualizações é registrado e organizado em versões, garantindo a integridade total de dados dos formulários e documentos digitais durante todo o ciclo de vida. Uma versão anterior pode ser novamente aplicada no Portal caso necessário. Gestão eficiente do arquivo físico Além de organizar as informações e documentos digitalizados, a ferramenta possibilita o controle rígido do arquivo físico da empresa com a geração de código de barras para as etiquetas de documentos físicos e indexação por índices multiníveis no sistema, onde o usuário apenas seleciona a localização do documento físico dentre opções pré-definidas em vez de inserir manualmente a localização, evitando erros de digitação. Permite ainda, o controle de solicitações de empréstimo dos documentos físicos, com acompanhamento do status da solicitação e a identificação do solicitante.
  • 26. PERGUNTAS FREQUENTES (FAQ) 1. O que é um sistema de GED Quais os benefícios para a empresa De forma geral, sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é a tecnologia que permite a uma empresa gerenciar seus documentos, seja no formato digital (arquivos eletrônicos) ou físico (papel). A digitalização de documentos em papel é o principal processo associado ao GED, seguido do envio e classificação (indexação) do documento no sistema para a consulta e gestão das informações. Os benefícios gerais para a empresa com a implantação de uma solução de GED são o aumento de produtividade com o rápido acesso as informações, redução significativa de custos com cópias, impressão e transporte de documentos (malotes), ganho de espaço com a diminuição do arquivo físico, controle de acesso aos documentos e maior segurança no armazenamento dos dados. Benefícios adicionais são percebidos de acordo com o ramo de atuação da empresa. 2. Além do sistema, quais serviços estão inclusos nos planos Os planos por padrão incluem os serviços de implantação, treinamento, suporte e infraestrutura de Data Center e estão descritos na aba "Como Funciona". Serviços adicionais e opcionais como integração com outros sistemas, migração de dados e consultoria administrativa podem ser contratados mediante consulta e orçamento a parte. 3. Como funciona a implantação da solução Após a contratação e liberação do sistema pelo suporte técnico, nossa equipe de implantação irá entrar em contato com o cliente para identificar suas necessidades e rotinas internas. Com a etapa de mapeamento do processo concluída, será definido a organização das pastas, índices de classificação (indexação) dos formulários e cadastro de usuários no sistema, bem como o auxílio na integração com scanners, webcams e leitores de código de barras da empresa. Por fim, é realizado um treinamento ao vivo e a distância para capacitação dos usuários na utilização da ferramenta. Todo esse procedimento é realizado preferencialmente a distância utilizando nossa Central de Atendimento, mas visitas presencias para implantação podem ser agendadas, sendo que os custos de deslocamento para fora de Brasília serão por conta do cliente. O tempo médio para a implantação padrão do EV Doc é de apenas 5 dias úteis. Para mais detalhes sobre o processo de implantação, clique na aba "Como Funciona". 4. A solução é indicada para empresas que possuem filiais, agências ou pontos de venda em diferentes locais O EV Doc é ideal para empresas que atuam de forma descentralizada, como por exemplo Bancos e Financeiras que possuem diversos pontos espalhados para concessão de crédito, empresas de Telecom com pontos para habilitação de planos pós-pago, ou mesmo um escritório de contabilidade ou
  • 27. advocacia que abiru uma nova filial em outra região ou cidade. O fato da ferramenta rodar em ambiente web permite que seja acessado facilmente pela internet e com a funcionalidade de gestão de filiais, possibilita que cada usuário tenha acesso apenas as informações da filial a que ele pertence. 5. Quais os diferenciais do EV Doc em relação a outros sistemas de GED O EV Doc possui alguns diferencias significativos que o distinguem de outras soluções no mercado. Para saber mais detalhes clique na aba "Diferenciais". 6. Com a utilização do EV Doc, é possível eliminar completamente o trâmite de documentos em papel O EV Doc proporcina a redução drástica do fluxo de papéis tramitando na empresa. Alguns tipos de documentos ainda precisam tramitar obrigatoriamente em papel para ter validade jurídica e dessa forma a eliminação completa ainda não é possível, mas a tendência com o passar dos anos é que 100% dos documentos trafeguem apenas em formato digital, com a utilização de certificados digitais para pessoas física e jurídica. 7. Como os documentos são enviados para o sistema Posso utilizar o meu scanner Os documentos em papel são digitalizados e enviados pelo Módulo de Captura integrado ao scanner, enquanto os documentos já em formato digital são enviados diretamente pelo Portal. É possível utilizar qualquer scanner que segue o padrão TWAIN, sugerimos os scanners citados na aba "Como Funciona". 8. Uma folha digitalizada utiliza em média quanto de espaço em disco O tamanho de uma folha digitalizada depende das configurações definidas no scanner mas em média seria 200 KB no formato PDF. Baseado nisso, 1 GB de espaço é suficiente para armazenar cerca de 5 mil folhas digitalizadas. 9. É possível definir as permissões de acesso por usuários e grupos No Módulo de Administração, há a opção de configurar permissões de acesso a módulos e funcionalidades da matriz e filiais (se houver) para cada usuário individualmente ou para grupos de usuários. 10. Posso cadastrar clientes para que tenham acesso a determinadas pastas com formulários e documentos
  • 28. Sim, os clientes podem ser cadastrados como usuários do sistema para terem acesso a determinadas pastas, sendo possível enviar um convite por email para que o próprio cliente realize o cadastro ou pode ser cadastrado diretamente no sistema pelo administrador. Essa funcionalidade é muito útil para empresas que precisam compartilhar documentos com os clientes como por exemplo um escritório de contabilidade, que pode disponibilizar facilmente para os clientes documentos como guia de impostos e folha de pagamento (malote virtual), reduzindo custos com cópia, impressão e transporte de malotes, agilizando o processo de trabalho e gerando credibilidade perante os clientes. 11. Como controlo o acesso e ações em uma determinada pasta Para cada pasta da árvore documental é necessário definir os usuários ou grupos que terão acesso a ela, bem como configurar as ações permitidas para esses usuários ou grupos. Dessa forma, o sistema permite a gestão e controle individualizado de cada pasta. 12. Tem como bloquear o acesso a determinado formulário ou documento Sim, os formulários e documentos possuem status que podem ser alterados e caso o status seja definido como "bloqueado", o formulário ou documento em questão estará inacessível para os usuários. 13. Para que serve o controle de versão do formulário/documento Posso visualizar e aplicar uma versão anterior O controle de versão serve para preservar a integridade total dos dados ao longo do ciclo de vida do formulário e dos documentos associados a esse formulário. Todo o histórico de atualizações é registrado e organizado em versões, sendo possível visualizar e aplicar uma versão anterior no Portal caso necessário. 14. É possível configurar para receber notificações por email quando determinada ação for executada Sim, para cada ação realizada dentro de uma pasta é possível configurar o envio de uma notificação por email para determinado(s) usuário(s). O envio de notificações permite um acompanhamento mais eficiente de alterações realizadas em formulários e documentos em uma determinada pasta. 15. As ações realizadas no sistema são registradas para auditoria futura A Trilha de Auditoria registra as principais ações realizadas nos documentos, formulários e pastas. No caso de ocorrer algum problema, os administradores do sistema conseguem identificar facilmente o autor, data e horário que cada ação foi realizada.
  • 29. 16. Iremos digitalizar nosso acervo de documentos, mas o arquivo físico ainda é necessário. Posso gerenciar também esse arquivo físico pelo sistema O EV Doc foi desenvolvido não apenas para gerenciar os documentos em formato digital, mas também o arquivo físico da empresa. A ferramenta possibilita o controle rígido do arquivo físico da empresa com a geração de código de barras para as etiquetas de documentos físicos e indexação por índices multiníveis no sistema, onde o usuário apenas seleciona a localização do documento físico dentre opções pré- definidas em vez de simplesmente digitar a localização, evitando erros de digitação. Permite ainda, o controle de solicitações de empréstimo dos documentos físicos, com acompanhamento do status da solicitação e a identificação do solicitante. 17. É possível personalizar o sistema com o logotipo de nossa empresa Sim, o logotipo de sua empresa pode ser inserido para que o sistema tenha a sua identidade visual. Essa opção é muito interessante para empresas que liberam acesso ao sistema para clientes com o objetivo de compartilhar documentos, agregando considerável valor ao negócio. 18. Gostaria de agendar uma demonstração do sistema, como proceder Para agendar uma demonstração do sistema, acesse a aba "Demo" em nosso site e siga o procedimento descrito. 19. Como é feito o pagamento Pagamento antecipado por boleto bancário (pagável em qualquer banco, lotérica ou internet banking até o vencimento). O boleto é disponibilizado todo mês para pagamento no Portal do Cliente com 15 dias de antecedência em relação a data de vencimento e notificações automáticas sobre o vencimento das faturas são enviadas para o email cadastrado. 20. Em caso de cancelamento, qual o procedimento Para efetivar o cancelamento do plano, é necessário comunicar a Estado Virtual via ticket no Portal do Cliente até a data de vencimento para os planos convencionais e 30 dias de antecedência para planos que tenham servidores dedicados associados. Os planos são mensais e por tempo indeterminado, portanto caso o cliente não solicite formalmente o cancelamento, a conta é renovada automaticamente, permanecendo ativa e sendo tarifada.
  • 30. CONHEÇA TAMBÉM EV Mail | Email Corporativo Plataforma de comunicação integrada que oferece email, calendário, contatos, anotações, troca de mensagens instantâneas (chat), disco virtual e sincronização com smartphones. O EV Mail utiliza o software SmarterMail, considerado a melhor alternativa ao Microsoft Exchange e a custos bem mais acessíveis. A solução de Email Corporativo é ideal para empresas onde o serviço de email é fator essencial para sua operação e que buscam funcionalidades avançadas para aumentar a produtividade. Informações no site: http://estadovirtual.com.br/email-corporativo-ev-mail.html