O documento descreve os principais aspectos do circuito de correspondência em uma instituição, incluindo a recepção, distribuição e expedição da correspondência. A recepção controla a entrada e saída de visitantes e correspondência. A distribuição da correspondência pode ser feita de diversas formas e é controlada por um livro de protocolo. Antes da expedição, verifica-se se a carta está completa com data, assinatura e anexos, e se o endereço corresponde ao do sobrescrito.

1. Circuito de correspondência
•Considera-se correspondência toda e qualquer
forma de comunicação escrita, produzida e
destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como
aquela que se processa entre órgãos e servidores de
uma instituição.

2. Recepção
•Local de recepcionar e controlar visitantes. Cabe ao recepcionista responder perguntas
gerais sobre a empresa ou direccionar as perguntas para outros profissionais qualificados.
•É o sector do hotel onde se processam os contactos, quer seja com clientes, fornecedores ou até
com outras empresas. É a principal dinamizadora do hotel, e o seu
funcionamento espelha a imagem deste. Normalmente é da responsabilidade da
Recepção a prossecução de reservas, entradas e saídas de clientes, pagamentos, dar informações
a clientes, controle do estado dos quartos, receber reclamações, entre muitas outras tarefas que
resultam do contacto com os diversos agentes relacionados com o hotel.

3. Distribuição
A distribuição da correspondência pode ser feita de diversas formas,
mas sempre de forma a poder ser controlada. E, para esse efeito utiliza-se o chamado
livro de protocolo.
Expedição
Antes de a correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se verificar, se:
A carta está datada e assinada;
Contém o material referido em anexo;
O endereço corresponde ao do sobrescrito.