O Plano de Classificação de Informação Arquivística para a Administração Loca...
Da adoção de boas práticas ao plano de preservação digital
1. Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Encontro Internacional de Arquivos
Da Produção à Preservação Informacional: desafios e oportunidades
Évora, 3 e 4 de outubro de 2014
2. Évora, 03-10-2014
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
1. Preservação digital: principais fatores a considerar 2. Digitalização de documentos vs criação de objetos nado-digitais 3. Estratégias e medidas adotadas 4. Principais desafios até à concretização do Plano de Preservação Digital
3. Abril de 2014
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Évora, 03-10-2014
4. Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Produção de objetos digitais:
-Digitalização de documentos
-Criação de objetos nado-digitais
Évora, 03-10-2014
5. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
Exemplos de aplicação:
Digitalização de documentos à guarda do Arquivo
Digitalização de documentos em papel que dão entrada em sistemas de informação do Município
Produção de objetos digitais: digitalização de documentos
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
6. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
-Digitalização
Suporte original analógico e informação recuperável, na maior parte dos casos
Muita informação disponível
Requisitos identificados, testados e implementados
Produção de objetos digitais:
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
7. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
Exemplos:
Produção de registos em sistemas de informação
Produção de documentos autenticados digitalmente (Gestão Documental; Plataformas eletrónicas…)
Fotografia digital
Convites eletrónicos
Produção de objetos nado-digitais
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
8. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
Falta de estratégia associada a uma cultura organizacional
Tentação de replicar os procedimentos “do papel” “no digital”
Legislação e regulamentação insuficientes
Crescimento exponencial… Riscos acrescidos…
Produção de objetos nado-digitais:
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
9. Évora, 03-10-2014
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
O r d e n a r o c a o s …
10. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
Produção de objetos NADO-digitais:
ACESSIBILIDADE
INTEGRIDADE
AUTENTICIDADE
LEGIBILIDADE
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
11. Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Independentemente da forma como são gerados, os objetos digitais têm que ser geridos, desde o momento da sua produção e mantidos (apenas) enquanto são necessários.
Preservação
Seleção
Produção/Captura
Évora, 03-10-2014
12. Évora, 03-10-2014
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
Vários fatores e intervenientes decisivos para a preservação da informação digital
Metainformação
Repositório
Formatos
Tecnologias
Sistemas de informação
Aplicações
Legislação
Normas
Utilizadores/ Produtores de informação
Objetos digitais
Arquivo
13. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
Objetos digitais:
COMO PREVENIMOS A SUA PRESERVAÇÃO?
ACESSIBILIDADE
INTEGRIDADE
AUTENTICIDADE
LEGIBILIDADE
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
14. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ACESSIBILIDADE?
INTEGRIDADE?
AUTENTICIDADE?
LEGIBILIDADE?
Objetos digitais
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
15. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO
MIGRAÇÃO
ADOÇÃO DE FORMATOS DE PRESERVAÇÃO
NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO
ARMAZENAMENTO EM REPOSITÓRIO DE PRESERVAÇÃO
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
16. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
MIGRAÇÃO DE INFORMAÇÃO estruturante para a atividade do Município
Registo de correspondência (em curso)
Deliberações do Município (em curso)
Fotografia digital do Gabinete de Comunicação do MO (em fase de testes)
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
17. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
MIGRAÇÃO
-Registos de Correspondência (c. 1 486 000 registos, 2000-2012)
-Deliberações do Município (c. 9 000 registos e c. 28 000 anexos, 2007-2013)
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
18. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
MIGRAÇÃO
-Registos de Correspondência
-Deliberações do Município
METODOLOGIA
Mapeamento e migração de dados
Migração dos objetos digitais associados a cada registo
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
19. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
MIGRAÇÃO Fotografia digital
METODOLOGIA
Mapeamento dos metadados embebidos nos objetos digitais e respetiva migração para campos específicos da base de dados
Migração dos documentos associados a cada registo
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
20. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO FORMATOS DE PRESERVAÇÃO
1.Desde o momento da produção dos objetos digitais
2.Através da conversão para formatos de preservação que assegurem a permanência das características dos documentos originais
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
21. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO PDF/A
Documentos recebidos pelo Município - Submetidos pelos munícipes, autenticados por assinatura digital - Produzidos internamente, assinados digitalmente
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
22. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO PDF/A
•Documentos produzidos pelo MO, assinados digitalmente com cartão do cidadão
•Não há necessidade de conversão do documento assinado para um formato de preservação, evitando- se comprometer a integridade e autenticidade do documento
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
23. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO NEF – formato proprietário - Nikon NEF DNG DNG – formato aberto - ADOBE
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
24. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO Riscos do recurso a formatos proprietários - Pode de não ser possível manter o formato a longo prazo, na ausência ou por decisão do proprietário (falência, descontinuação, etc.) - Encriptação de dados num formato específico, levando à obrigatoriedade de utilização do software proprietário para processamento dos dados
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
25. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO Riscos do recurso a formatos proprietários DNG – “Digital Negative”
-Especificação que normaliza os dados RAW, permitindo ultrapassar as dificuldades criadas pelos formatos exclusivos de cada proprietário.
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
26. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Documentos textuais PDF
Documentos textuais à guarda do Arquivo
Documentos expedidos, digitalizados pelos vários serviços, depois de assinados PDF/A
Documentos recebidos, registados e digitalizados pelo Expediente
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
27. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Imagens fixas bidimensionais TIFF
Documentos gráficos até A2
Documentos fotográficos JPEG
Não se tratando de um formato de preservação, foi a solução encontrada para a digitalização de documentos de grande formato (exº: plantas, mapas, cartazes, etc.)
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
28. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA Principais Referenciais:
MIP
ISAD (G)/ ISAAR (CPF)…
Dublin Core [ISAD (G)>DC]
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
29. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA / ADMINISTRATIVA No momento da produção:
Aplicação do Plano de Classificação (PCIAL)
Sensibilização e implementação de uma gestão por processos
Contextualização da produção dos documentos
GESTÃO DOCUMENTAL
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
30. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
METAINFORMAÇÃO No momento da produção:
Plano de Classificação (PCIAL)
Tabela de seleção
Plano de Preservação Digital
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
31. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO REPOSITÓRIO WORM – Write Once Read Many
Proteção da informação a partir da preservação de uma matriz digital
Acesso a informação sem prejuízo da matriz digital, devido à criação de ficheiros de imagem de menor resolução para consulta (JPEG).
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
32. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
Nancy MACGOVERN - Digital preservation: principles and practice
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
33. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ACESSIBILIDADE
INTEGRIDADE
AUTENTICIDADE
LEGIBILIDADE
Implementação de ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO HARMONIZADAS
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital
34. Abril de 2014
Évora, 03-10-2014
ACESSIBILIDADE
INTEGRIDADE
AUTENTICIDADE
LEGIBILIDADE
Obrigada!
maria.gago@cm-oeiras.pt
Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital