335338058-Protocolo-e-Gestao-de-Eventos-pdf.pdf

Dr.ª. Emília Reis
Protocolo e Gestão de Eventos
1

O curso
O curso visa apresentar aos participantes os conceitos fundamentais da
gestão de projetos, seguindo a metodologia PMBOX – Project
Management Body of Knowledge, do Project Management Institute
(PMI).
2

Objetivos do módulo
No final da ação, os participantes possuirão as bases necessárias para:
Conceber, planificar e implementar um projeto ;
Gerir a qualidade dos produtos do projeto;
Estabelecer o plano de comunicação, avaliar os riscos e os
procedimentos associados à gestão dos principais recursos do projeto,
sejam eles humanos, materiais ou equipamento.
3

Conteúdos programáticos:
1. Introdução ao Protocolo
 Protocolo Autárquico
2. Organização e Gestão de Eventos:
 Conceção, Criatividade, Briefing e Agências
 Planeamento de Eventos
 Gestão de Fornecedores e Serviços
 Catering
 Planeamento Financeiro e Orçamentação
 Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
4

Conteúdos programáticos:
3. Estratégias de comunicação:
 Imagens em eventos
 Promoção e Comunicação
 Comunicação digital
 Assessoria de imprensa
5

Metodologia PMBok – Project
Management Body of Knowledge
6

Metodologia PMBok
Metodologia
7
• Project Management Institute (PMI) é uma organização sem fins
lucrativos que se destina a criar e manter boas práticas na gestão de
portfólios, programas e projetos. Ela foi criada por 5 gerentes de projetos em
1969 na cidade da Filadélfia no estado da Pensilvânia.
• Nos dias atuais, o PMI já possui mais de 200.000 associados e é
considerado uma das principais organizações de gestão de projetos, com
representações em 185 países.

Metodologia PMBok
Metodologia
8
• Apesar de inicialmente o PMI ser orientado a projetos de software, hoje
suas práticas são utilizadas nas mais diversas áreas como: aeroespacial,
negócios, construção, engenharia, serviços financeiros, farmacêutico,
saúde,etc.

Metodologia PMBok
A sistemática e os conceitos que envolvem a condução de um projeto, ou seja, a
visão objetiva e completa do trabalho a realizar, focada em resultados e com a
preocupação na gestão dos recursos por meio do trabalho em times, acabam
servindo e auxiliando todo o conjunto de atividades que têm objetivos rígidos de
cumprimento de prazos, consumo controlado de recursos e qualidade de
resultados obtida a partir de trabalho integrado em times multidisciplinares.
Orlando Cattini Junior
EAESP - FGV
9

10/43
As melhores práticas...
planeamento
Planear as
comunicações
Planear
Planear o
Planear a
qualidade
Planear
as
aquisições
Esboço
Esboço Esboço

Sumário das áreas de gerência de projeto
11
Integração
É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os
processos e as atividades que integram os diversos elementos do
gerenciamento de projetos, que são identificados, definidos, combinados,
unificados e coordenados dentro dos grupos de processos de
gerenciamento de projetos

12
Esboço
É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos
envolvidos na verificação de que o projeto inclui todo e apenas o trabalho
necessário, para que seja concluído com sucesso.

13
Tempo
relativos ao término do projeto no prazo correto.
 Custo
envolvidos em planeamento, estimativa, orçamentação e controle de
custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.

14
Qualidade
envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os
quais foi realizado.
 Recursos Humanos
que organizam e gerenciam a equipe do projeto.

15
Comunicações
relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação
final das informações do projeto de forma oportuna e adequada Recursos
Humanos.

16
Riscos
relativos à realização do gerenciamento de riscos em um projeto.
Aquisições
que compram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além dos
procedimentos de gerenciamento de contratos.

Objetivo
17
Objetivo – o que se pretende (e que não) se consegue resolver ou
alcançar.
Esboço – qual (e qual não) é o âmbito e profundidade da solução
procurada (estancar, atenuar ou resolver).
Premissas – em que cenários ou condições o estudo é válido.
Critérios – regras para determinar que alternativa melhor atende aos
objetivos.

Processo de gerenciamento de projetos
18
A Gerência de projetos exige uma forte interação com as demais áreas.
Estas interações podem ser claras e diretas ou, indiretas. Estas
interações exigem do gerente de projeto a capacidade de balancear a gestão
de recursos x objetivos. A ampliação do escopo de algum projeto, acarretará,
em algum sacrifício em outra área.

Controle
Planeamento
Encerramento
Execução
Inicialização
19
Grupos de projetos

Processos de Controle
Processos de Execução
Processos de Planeamento
Processos de Iniciação Processos de Encerramento
Início
da
fase
Fim
da
fase
Tempo
Grupos de Processo em cada fase dos Projetos.
Nível de atividade
20

Iniciação Planeamento
Controle
Execução
Finalização
Definição e compromisso
com o projeto
Criação de um plano que garanta
que a execução do projeto
cumpre sua missão
Coordenação de
pessoas e
recursos para
realizar o plano
monitoração, controle e ações
corretivas para garantir
que os objetivos serão atingidos
– aceitação
formalizada dos
resultados do projeto
– terminação
coordenada
As flechas representam
os fluxos de entradas e
saídas entre os grupos
de processos.
Conexão entre grupos
21

Processo de Gerenciamento projetos
22
Interação dos processos
Cada processo é descrito em termos de:
Entradas (inputs): documentos de trabalho
Ferramentas e Técnicas: mecanismos aplicados nas entradas para gerar
saídas
Saída (outputs): documentos que são os resultados do processo

Integração de Projeto
•Planeamento
•Controle de Mudança Integrado
Escopo do Projeto
• Planeamento
•Definição
•Verificação
•Controle de Mudança
Tempo do Projeto
• Definição, Sequenciamento,
estimação e controle de atividades
Custo do Projeto
• Planeamento de Recursos,
Estimativas e controle de custo
Qualidade do Projeto
• Planeamento, garantia e controle
da qualidade
Recursos Humanos do Projeto
• Planear, adquirir e desenvolver
times de projeto
Riscos do Projeto
• Planear e gerenciar
•Monitorar e controlar
Aquisições do Projeto
•Planear aquisições;
•Planear solicitações;
Comunicações do Projeto
• Planear comunicação e distribuição
de informações
•Reportar desempenho
Áreas de atividade
23

Áreas de atividade
24
QUALIDADE ESBOÇO
CUSTO TEMPO
RECURSOS
HUMANOS
AQUISIÇÕES COMUNICAÇÕES
RISCOS
INTEGRAÇÃO

Áreas de atividade
25
Iniciação
Planeamento do Esboço
Definição do Esboço
Verificação do Esboço
Controle de Mudanças do Esboço
Processos necessários para assegurar
que o projeto contemple todo o
trabalho requerido, e nada mais que o
trabalho requerido, para completar o
projeto com sucesso.
Autorizar o início do projeto ou
de uma nova fase.
Desenvolver uma declaração
escrita do esboço como base
para decisões futuras do projeto.
Subdividir os principais
subprodutos do projeto em
componentes menores
e mais maneáveis.
Formalização e aprovação do
esboço do projeto.
Controlar as mudanças de esboço,
envolvendo esboço
do produto e esboço do projeto.
Gerência do Escopo do Projeto

Áreas de atividade
26
Gerência do Tempo do Projeto
Definição das Atividades
Sequenciamento das Atividades
Estimativa de Duração das Atividades
Desenvolvimento do Cronograma
Controle do Cronograma
que o projeto termine
dentro do prazo previsto.
Identificar as atividades
específicas que devem ser
realizadas para produzir os
diversos subprodutos do projeto.
Identificar e documentar as
relações de dependência entre
as atividades.
Estimar a quantidade de períodos
de trabalho que serão necessários
para a implementação de
cada atividade.
Analisar a seqüência e as
durações das atividades, e os
requisitos de recursos para criar
o cronograma do projeto.
Controlar as mudanças no
cronograma do projeto.

Áreas de atividade
27
Gerência do Custos do Projeto
Planeamento dos Recursos
Estimativa dos Custos
Orçamentação dos Custos
Controle dos Custos
que o projeto termine
dentro do orçamento aprovado.
Determinar quais recursos e que
quantidades de cada devem ser
usadas para executar as
atividades do projeto.
Desenvolver uma estimativa
dos custos dos recursos
necessários à implementação
das atividades do projeto.
Alocar as estimativas dos custos
do projeto aos itens individuais
de trabalho.
Controlar as mudanças no
orçamento do projeto.

Áreas de atividade
28
Gerência da Qualidade do Projeto
Planeamento da Qualidade
Garantia da Qualidade
Controle da Qualidade
que as necessidades que originaram
o desenvolvimento do projeto
sejam atendidas.
Identificar quais padrões de
qualidade são relevantes
para o projeto e determinar
a forma como satisfazê-los.
Avaliar periodicamente o
desempenho geral do projeto
buscando assegurar a satisfação
dos padrões relevantes de
qualidade.
Monitorar os resultados do
projeto para determinar se estão
de acordo com os padrões de
qualidade e eliminar causas de
desempenhos insatisfatórios.

Áreas de atividade
29
Gerência da Recursos Humanos do Projeto
Planeamento Organizacional
Montagem da Equipa
Desenvolvimento da Equipe
Processos necessários para proporcionar a
melhor utilização das pessoas
envolvidas no projeto.
Identificar, documentar e designar
as funções, responsabilidades e
relacionamentos do projeto.
Conseguir que os recursos
humanos necessários sejam
designados e alocados
ao projeto.
Desenvolver habilidades
individuais e do grupo
para aumentar o desempenho
do projeto.

Áreas de atividade
30
Gerência das Comunicações do Projeto
Planeamento das Comunicações
Distribuição das Informações
Relato de Desempenho
Encerramento Administrativo
Processos necessários para assegurar que a
geração, captura, distribuição, armazenamento
e apresentação das informações do projeto
sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.
Determinar as informações e
comunicações necessárias para
as partes interessadas: quem,
qual, quando e como
ela será fornecida.
Disponibilizar as informações
necessárias para as partes
interessadas de uma maneira
conveniente.
Coletar e disseminar as
informações de desempenho,
incluindo relatórios de situação,
medição de progresso e previsões.
Gerar, reunir e disseminar
informações para formalizar a
conclusão de uma fase
ou de todo o projeto.

Áreas de atividade
31
Gerência dos Riscos do Projeto
Processos necessários para a
identificação, análise e resposta a riscos
do projeto.
Planeamento da Gerência dos Riscos
Análise Quantitativa dos Riscos
Planeamento das Respostas aos Riscos
Controle e Monitoração dos Riscos
Identificação dos Riscos
Análise Qualitativa dos Riscos
Determinar quais riscos podem
afetar o projeto e documentar
suas características.
Analisar qualitativamente os riscos
e as condições para priorizar seus
efeitos nos objetivos do projeto.
Monitorar riscos residuais,
identificar novos, reduzir e avaliar
a efetividade por todo o projeto.
Decidir como abordar e planear
as atividades de gerência dos
riscos do projeto.
Medir a probabilidade e as
consequências dos riscos e
estimar as implicações nos
objetivos do projeto.
Desenvolver processos e técnicas
para aumentar as oportunidades
e reduzir as ameaças dos riscos.

Áreas de atividade
32
Gerência das Aquisições do Projeto
Planeamento das Aquisições
Planeamento das Solicitações
Obtenção de Propostas
Seleção de Fornecedores
Administração de Contratos
Encerramento de Contratos
Processos necessários para a
aquisição de mercadorias e serviços
fora da organização que desenvolve o projeto.
Determinar o que
contratar e quando.
Documentar as necessidades
de produtos ou serviços e
identificar possíveis fornecedores.
Obter propostas de fornecimento
conforme apropriado a cada caso
(cotações de preço,
cartas-convite, licitação).
Escolher entre os possíveis
fornecedores.
Gerenciar os relacionamentos
com fornecedores.
Completar e liquidar o contrato,
incluindo a resolução de
qualquer item pendente.

Áreas de atividade
33
Gerência da Integração do Projeto
Desenvolvimento do Plano do Projeto
Execução do Plano do Projeto
Controle Geral de Mudanças
que os diversos elementos do projetos
sejam adequadamente coordenados.
Agregar os resultados dos outros
processos de planeamento
construindo um documento
coerente e consistente.
Levar a cabo o projeto através
das atividades nele incluídas.
Coordenar as mudanças
através de todo o projeto.

Áreas de atividade
34
Gerência da Integração do Projeto
Desenvolvimento do Plano do Projeto
Execução do Plano do Projeto
Controle Geral de Mudanças
que os diversos elementos do projetos
sejam adequadamente coordenados.
Agregar os resultados dos outros
processos de planeamento
construindo um documento
coerente e consistente.
Levar a cabo o projeto através
das atividades nele incluídas.
Coordenar as mudanças
através de todo o projeto.

Antes de tudo, porque elaborar esse projeto
35
Avaliar alternativas para aproveitar uma oportunidade ou ameaça;
Estruturar as informações para a tomada de decisão:
 Situação Atual
 Objetivo, Esboço, Premissas e Critérios
 Descrição e tabulação das alternativas
 Plano de implantação
 Investimentos, Custos e Benefícios

Levantar a situação atual
36
Avaliar alternativas para aproveitar uma oportunidade ou ameaça;
 Identificação das oportunidades e/ou ameaças que merecem atenção
 Descrição da situação, pontos fortes e fracos, conclusões e
recomendações
 Prognóstico do futuro da situação atual se nada for feito
 Distinção do que é estratégico (política, longo prazo) do tático
(processo de produção, pode ser adotado de imediato)

Descrição e tabulação das alternativas
37
Técnicos Situação atual Alternativa A Alternativa B
Eficácia
Eficiência
Flexibilidade
Outros...
Económicos
Investimentos
Custos
Economias
Outros...
Implementação
Prazos
Parceiros
Oportunidade
Outros...
Os critérios devem ser diferenciadores
e relacionados aos objetivos
Medir em tempo, quantidades,
volumes, disponibilidades, dinheiro,
pessoas, cultura, imagem ...

Descrição e tabulação das alternativas – solução proposta
38
→ Análise do comportamento da solução perante mudanças de cenário ou
premissas – riscos
→ Obtenção dos “de acordo” para o início do projeto – garantia de recursos
e apoios necessários
→ Considerações sobre a estratégia e outros aspetos diretores para a
implementação.
→ Uso de estudos de casos para ilustrar a consequência das escolhas na
estratégia da empresa / entidade / projeto
→ Dilemas
→ Prioridades entre projetos decorrentes

Plano de implantação
39
 Migração da situação atual para a proposta
 Estabelecimento de responsabilidades dentro e fora do âmbito do
desenvolvimento do projeto
 Definição do acompanhamento do progresso do desenvolvimento do
projeto
 Capacitação e treinamento requeridos
 Identificação do incentivo ou motivação organizacional que fará o projeto
ser implementado.

Iniciação
41
Desenvolver Termo de Abertura do Projeto
Aprovação Formal
Nomear o Gerente do Projeto
Desenvolver Declaração de Escopo Preliminar
Documentação da definição do projeto – Ponto de partida

Planeamento
42
Esboço
Planeamento do esboço
Definição do esboço e elaboração
Prazo
Elaboração do cronograma (definição de atividades, sequenciamento, duração,
recursos e restrições)
Custo
Estimar custos e preparar orçamentos
Riscos
Plano de gerenciamento dos riscos
Identificação, análise e plano de resposta aos risco

Planeamento (cont)
43
Qualidade
Planeamento da qualidade
Recursos Humanos
Planeamento de recursos humanos
Aquisições
Planear compras e aquisições
Planear contratações
Comunicações
Planeamento das comunicações
Integração
Plano de gerenciamento do projeto

Execução
44
Integração
Orientar e gerenciar a execução
Qualidade
Garantia da qualidade
Recursos Humanos
Contratar e mobilizar a equipa do projeto
Desenvolver a equipa do projeto
Aquisições
Solicitar resposta de fornecedores
Selecionar fornecedores
Comunicações
Distribuição das informações

Controlo
45
Integração
Monitorar e controlar o trabalho
Controle integrado das mudanças
Esboço
Verificação do esboço
Recursos Humanos
Gerenciar a equipe do projeto
Comunicações
Relatório de desempenho
Gerenciar as partes interessadas
Aquisições
Administração do contrato
Controle
escopo, cronograma, custos, qualidade e riscos

Capitulo I
Introdução ao Protocolo:
46

Introdução ao Protocolo
Protocolo
Protokollon é uma palavra originalmente composta de dois
elementos de língua grega: proto, que significa primeiro, e Kollan-
folhas de papiro coladas.
47

Protocolo
Protocolo significava o registo em que os documentos eram ligados,
depois ‘passou a significar a forma como os documentos eram redigidos.
Em França, o bureau du protocole ocupava-se da preparação dos
documentos diplomáticos para a assinatura do cerimonial a que deveria
obedecer esta assinatura. Por assimilação, o serviço do protocolo
passou a designar mais corretamente o serviço que ocupava o
cerimonial e a palavra protocolo a significar o mesmo que cerimonial.
48

Existem palavras que estão intimamente relacionadas com
Protocolo:
 Etiqueta
 Cortesia
 Cerimonial
 Formalidades
49

 Etiqueta
Cerimonial usado junto das altas personalidades, ou de
representantes de outros países, em receções ou cerimónias oficiais,
respeitando
 Cortesia
É a demonstração ou o ato para se demonstrar atenção e
respeito para com as pessoas.
A cortesia é a base do cerimonial
50

 Cerimonial
Conjunto de formalidades ou preceitos que se devem observar ou
cumprir , num ato social ou numa ocasião ou cerimónia solene.
 Protocolo
A arte da determinação e o estabelecimento das normas essenciais
para a execução eficaz de toda atividade humana, social, oficial e
relevante.
51

O Protocolo bem sucedido é aquele que não é visível!
Não existe uma regra protocolar uniforme para todos os países, em
virtude de elas variarem consoante os costumes e a cultura dos países,
logo a liberdade protocolar é escassa.
Não existe margem de erro possível.
52

Classificam-se em dois tipos:
 Público
Quando se refere a atividades do estado ou à pessoa que possui um
cargo público e que o exercita legalmente
 Privado
Quando se refere a atividades de uma pessoa, instituição, etc.
53

No protocolo como conjunto de regras cerimoniais é determinante o
uso constante de palavras e diálogos apropriados, regras e formas de
tratamento, trajes cerimoniais, normas de conduta e um profundo
conhecimento em organização de Eventos.
54

Tipos de Protocolo
 Protocolo Oficial
 Protocolo Autárquico
 Protocolo Diplomático
 Protocolo Religioso
 Protocolo Aeronáutico e Marítimo
 Protocolo nas Empresas
 Protocolo Desportivo
 Protocolo Social
55

Tipos de Protocolo
 Protocolo Oficial
Conjunto de preceitos a cumprir nas cerimónias em que participam
entidades oficiais, ou
Conjunto de finalidades adotadas em receções oficiais.
56

Tipos de Protocolo
 Protocolo Diplomático
Conjunto de regras que se devem observar, segundo as ocasiões,
com os representantes de estados membros.
57

Tipos de Protocolo
 Protocolo Autárquico
Conjunto de regras que se devem observar no relacionamento
(interno ou externo) da autarquia;
É o código de conduta para a maioria das situações da vida da
autarquia.
58

Protocolo Autárquico
59
As Precedências
A precedência deriva do latim praecedere que significa ir à
frente ou na frente.
Podemos definir então que precedência - é o prévio
estabelecimento de uma ordem entre as pessoas que realizam ou
participam de uma atividade que afeta o protocolo, em função de
sua preeminência, primazia, categoria, nível ou relevância, no seio
da estrutura e da própria sociedade que integram o Estado, para se
obter a máxima eficácia nessa atividade.

60
As Precedências
A ordem de precedência é aquela que se estabelece entre as
várias pessoas que assistem a um determinado ato, de acordo com
a hierarquia ou com o cargo de cada uma, atendendo á Lei ou aos
costumes e à tradição.

61
As Precedências
Os princípios gerais de precedência ditam que, um convidado
que não tenha uma certa supremacia na hierarquia, não deve
situar-se à frente de outro que pelo cargo que ocupa, tenha maior
preeminência. A precedência é uma honra ou privilégio outorgado
às pessoas que detenham cargos dentro da Sociedade-Estado, e
como honra que é, a autoridade que a recebe deve também saber
cumprir e respeitar as suas normas.

62
As Precedências
Nos atos oficiais, a primeira pessoa, na ordem da precedência,
ocupa normalmente a primeira presidência.
Não esquecer que quem tem a precedência é quem tem o
poder de a ceder, e quando tal acontece, a pessoa visada, por
cortesia e educação, deve aceitá-la.

63
As Precedências
Esta questão das precedências serve para todos os atos, quer
sejam em sessões solenes, quer em refeições formais, quer em
todos os meios de transporte.

64
As Precedências
Alguns autores criam um sentido estrito para decidir sobre a
precedência e nela incluem as personalidades que têm por força do
seu cargo oficial, um lugar devidamente estabelecido na relação de
precedência, por isso concluem ter um precedência determinada.
O sentido amplo da definição, acautelam a presença de
pessoas que têm importância real na sociedade, e que quando
convidadas, devem ser enquadradas na ordem geral.

65
As Precedências
Pode existir a precedência indeterminada e a necessidade de
encontrar soluções coerentes.
Exemplo:
Um Presidente de um Banco prefere ao Vice- Presidente de um
outro.
Se forem dois Presidentes de Bancos Privados a escolha pode
recair sobre o que foi fundado primeiro, ou aquele que de forma
evidente tem uma dimensão maior.

66
As Precedências
Nas autarquias, pode haver necessidade de recorrer aos
diversos tipos de Protocolo para auxiliar a decisão – Protocolo
religioso, académico, militar ou desportivo - , para melhor decidir
sobre a ordem a determinar em relação a um tipo específico de
cerimónia.

67
As Precedências
As soluções são múltiplas e muitas são as possibilidades de
resolver cada caso, mas todas devem cumprir o denominador
comum da lógica, do bom senso e ser conhecidas pelos
intervenientes.

68
As Precedências
Exemplos:
 Um conjunto mínimo de pessoas – Membros da Assembleia- é só
aplicar a norma da eleição.
 Uma empresa que tenha uma relação de dependência ou tutelagem
com o estado, o Presidente da entidade organizadora cederia a sua
precedência ao Ministro da qual depende a entidade.
 Se um Ministro da Justiça convida um General da República, deveria
ceder a sua precedência ao General, contudo o critério depende
exclusivamente da elegância e cortesia do anfitrião.

69
Precedências no Estado Português
É uma lista de uso obrigatório em todas as cerimónias oficiais, e deve
ser observada em todos os eventos, mesmo que privados, onde estejam
presentes a esse titulo as altas autoridades públicas.
Todas as entidades que não constam expressamente da lista são
enquadradas na posição daquelas cuja competência, material e territorial
mais se aproximem.

70
Na Lei do Protocolo (artigo 8.º) que “ aos cônjuges das altas
entidades públicas, ou a quem com elas viva em união de facto, desde
que convidados para a cerimónia, é atribuído lugar equiparado às
mesmas quando estejam a acompanhá-las. “
Os cônjuges terão de ser efetivamente convidados e devem ser a
título de acompanhante da entidade convidada.

71
Se existir casos em que o homem ou a mulher têm um cargo e a
mulher, ou o homem, têm outro de menor precedência e são ambos
convidados expressamente pelos cargos que ocupam, deve-se aplicar a
seguinte norma: cada um ocupará o seu lugar, que lhe cabe pelo cargo
que ocupa.

72
Quando existem entidades de idêntica posição, precedem aquelas
cujo titulo resultar de eleição popular ou, noutros casos, aquelas que
tiverem mais antiguidade na exercício do cargo, salvo se existir outra
regra na Lei.

73
Sempre que o Estado esteja representado, sejam as cerimónias
oficiais ou não, deve-se assegurar a presença de titulares de vários
órgão do âmbito correspondente àquela que organiza, nomeadamente do
escalão imediatamente inferior e, caso exista composição pluripartidária
deve acautelar-se incluir sempre membros da maioria e da oposição.

74
A ordem de precedência dos presidentes ou secretários- gerais dos
partidos políticos, bem como os respetivos presidentes dos grupos
parlamentares com representação na Assembleia da República, é
estabelecida em função do número de deputados que têm, ou seja, da
sua representatividade eleitoral.

75
No artigo 31.ª da Lei do Protocolo faz referência ao poder local “Em
cerimónias nacionais realizadas no respetivo concelho, os presidentes
das câmaras municipais seguem imediatamente a posição das entidades
com estatuto de ministro e, se mesa houver, nela tomarão lugar, em
termos apropriados.

76
No artigo 35.ª da Lei do Protocolo trata das altas entidades da União
Europeia e que refere que o “ Presidente do Parlamento Europeu,
quando em Portugal, segue imediatamente o Presidente da Assembleia
da República e as entidades parlamentares europeias as suas
congéneres portuguesas”, que o “Presidente do Conselho Europeu segue
imediatamente o Primeiro-Ministro, exceto se for chefe de Estado, caso
em que segue imediatamente o Presidente da República”.

77
Precedências a pé, em transporte e em situações diversas
Durante as visitas oficiais há necessidade, por vezes, de organizar
cortejos a pé. As pessoas podem deslocar-se lado a lado ou em fila.
Consoante o caso. Tem que atender à precedência das entidades em
que integram o cortejo, do espaço disponível e do como que se quer
organizar o deslocação. É possível organizar cortejos com duas filas
paralelas.

78
Precedências a pé, em transporte e em situações diversas
Ao passar lado a lado, no caso de serem duas pessoas, dá-se a
direita à pessoa de maior precedência.
1 2

79
Precedências a pé
Se forem 3 pessoas a caminhar lado a lado, ou qualquer número
ímpar, a de maior precedência toma o centro, dando a direita à segunda
pessoa mais importante e o lado esquerdo à outra, continuando se for o
caso, com direita/ esquerda para os restantes.
1
2 3

80
Precedências a pé
Se forem 4 pessoas ou qualquer número par, o primeiro lugar é o da
direita para quem olha de frente, de uma linha imaginária traçada ao
centro.
1
2 3 4

81
Precedências a pé
Se por alguma razão o cortejo é organizado com as entidades em fila
de duas pessoas, a de maior importância deve ir à frente.
1
2

82
Precedências a pé
Se a fila integrar 3 ou mais pessoas em número ímpar, o primeiro
lugar é o do meio, segundo o que precede este e o terceiro o que
antecede
1
3
2

83
Precedências a pé
Se forem 4 pessoas, o cortejo abre com a pessoas de menor
precedência, seguindo-lhe o que ocupa o segundo lugar e depois a que
tem lugar de honra, fechando com a pessoa que tem o terceiro lugar.
3
1
2
4

84
Precedências no automóvel
No automóvel, a precedência deve-se com o número de passageiros
, com o tipo de viatura e até com o país. O motorista, ao chegar ao
destino, deve estacionar de forma que a pessoa mais importante saia do
lado do passeio, mas respeitando sempre as regras de trânsito vigentes.
A pessoa mais importante, nos atos protocolares, entra primeiro e saí
em último, exceto quando o meio de transporte é o avião.

85
1
Passeio

86
Um ou dois passageiros é o caso mais normal. O lugar de honra é
atrás, lado contrário ao do motorista. O segundo lugar é o da esquerda
(atrás do motorista). É normal o Presidente da Câmara sentar-se no lugar
1 e o seu Chefe de Gabinete ou um Vereador no lugar 2.
2
Passeio
1

87
O terceiro lugar a escolher é o ao lado motorista. Por exemplo: o
Presidente da Câmara que se faz acompanhar por um Vereador (lugar 2)
e pelo Chefe de Gabinete (lugar 3).
2
Passeio
1 3

88
No caso de existir uma quarta pessoa, ocupará o lugar atrás a meio
dos outros passageiros.
Passeio
2
4
1 3

89
A Bandeira
As regras gerais para o uso da Bandeira Nacional (BN) encontram-se
estabelecidas pelo Decreto-Lei 150/87. Este decreto-lei, no entanto
apenas estabelece regras genéricas de utilização da BN e apenas para
alguns casos. Sendo assim, além das regras especificamente definidas
no Decreto-Lei 150/87, deverão ser seguidos os protocolos e as regras
tradicionalmente aplicadas nacional e internacionalmente, bem como as
regras estabelecidas para o âmbito militar e marítimo.

90
A Bandeira

91
A Bandeira
Locais onde a bandeira nacional deve ser hasteada
Locais obrigatórios, por Lei:
 Instalações de órgãos das administrações públicas central, regional e
local;
 Monumentos nacionais;
 Sedes dos institutos e empresas públicas;

92
A Bandeira
Locais onde a bandeira nacional deve ser hasteada
Locais opcionais:
 Delegações dos institutos e empresas públicas;
 Instalações de entidades privadas e de pessoas coletivas.
Nos locais onde a Bandeira Nacional pode ser hasteada
opcionalmente, se o for, deverá sê-lo cumprindo sempre as regras e
protocolos definidos.

93
A Bandeira
Quando deverá ser hasteada a bandeira nacional
Segundo a Lei, a Bandeira Nacional deverá ser hasteada todos os
dias nos seguintes locais:
 Presidência da República;
 Assembleia da República;
 Presidência do Conselho de Ministros;
 Supremo Tribunal de Justiça;
 Tribunal Constitucional.

94
A Bandeira
Apesar da Lei não o obrigar especificamente, seria aconselhável
hastear todos os dias, a BN em outros locais de maior simbolismo ou
com grande visibilidade, por exemplo:
 Sedes dos Representantes da República para as Regiões
Autónomas;
 Ministérios da Defesa Nacional e dos Negócios Estrangeiros;
 Governos civis dos distritos;
 Fronteiras, portos e aeroportos internacionais;

95
A Bandeira
 Representações diplomáticas de Portugal no estrangeiro;
 Sedes dos órgãos legislativos e executivos das regiões autónomas;
 Sedes das áreas metropolitanas e de comunidades intermunicipais.
 Sedes das câmaras municipais;
 Quartéis-generais das Forças Armadas e de comandos militares;
 Monumentos nacionais de grande afluxo turístico.

96
A Bandeira
Nos restantes locais, a Bandeira Nacional deverá ser hasteada aos
Domingos e Feriados e nas ocasiões especiais em que tal seja decretado pelo
órgão executivo nacional, regional ou local da área territorial abrangida.
Nos dias em que é hasteada, a Bandeira Nacional deve-o ser às
09h00. Deverá ser arreada ao pôr do sol. Considera-se aceitável, em locais
cujo funcionamento esteja já encerrado ao pôr do sol, que o arrear da
Bandeira Nacional seja realizado à hora do seu encerramento.
As bandeiras da União Europeia e das regiões autónomas
apenas deverão ser hasteadas em conjunto com a Bandeira Nacional.

97
Posições relativas das bandeiras
Quando hasteada com outras bandeiras, a Bandeira Nacional ocupará
sempre o lugar mais honroso.
Conforme o número e a disposição dos suportes, as bandeiras deverão
ocupar as seguintes posições:

98
Se forem hasteadas várias bandeiras num único mastro: a Bandeira
Nacional ocupará a posição mais alta, seguindo-se as restantes bandeiras, por
ordem de precedência de cima para baixo:

99
Se existirem dois mastros: a Bandeira Nacional ocupará o mastro da
direita (esquerda de quem os olha de frente);

100
Se existirem três mastros: a Bandeira Nacional ocupará o mastro do
centro e a seguinte bandeira na ordem de precedência, ocupará o mastro da
direita (esquerda de quem olha);

101
Se existir uma linha de quatro ou mais mastros assentes no solo: a
Bandeira Nacional ocupará o mastro mais à direita (mais à esquerda de
quem olha), seguindo-se as restantes bandeiras, por ordem de precedência,
da direita para a esquerda (da esquerda para a direita de quem olha).
Opcionalmente, neste caso poderá ser colocada uma segunda Bandeira
Nacional no mastro mais à esquerda (mais à direita de quem olha);

103
Em receções oficiais, em destaque e no mastro principal deve estar
o pavilhão do país que acolhe a receção. A precedência alfabética
deverá ser enunciada pelo processo de identificação internacional do
país.
Quando se trata de um encontro bilateral, deverá ser dado a direita
ao pavilhão nacional convidado, devendo os mastros ser iguais.
As bandeiras, quando em suporte de pé de palco, deverão ser
colocadas no canto interior direito atrás da mesa da presidência do
eventos, sendo que o pavilhão nacional deve ser colocado ao meio.

104
Gabinete de Protocolo
O Gabinete de Protocolo, numa Camara Municipal, deve atender
às competências e às atribuições definidas dos Serviços do Protocolo
de Estado do Ministério dos Negócios Estrangeiros.

105
A existência de um gabinete de protocolo é fundamental, sobretudo
quando se trata de questões de Estado. Nessa configuração, o papel e o
objetivo de um gabinete deste tipo é de um ponto de vista geral:
 Estabelecer linhas de orientação e de conformidade com o gabinete
homólogo afim de determinar ações e obter informações sobre o melhor
modo de atuação;
 Determinar o programa de ação, tratando de todas as questões de
organização, segurança, transportes, locais e equipamentos a usar,
alojamento, convites, etc.

106
Do ponto de vista específico, compete aos serviços de protocolo:
a) definir as regras que devem presidir no cerimonial, etiqueta e
pragmática de acordo com
a prática internacional e as tradições locais;
b) Vigiar e promover a execução das normas e preceito diplomático.

107
O Chefe de Protocolo é responsável por:
(a) estruturar e dar unidade a toda e qualquer ação protocolar que envolva
órgãos de soberania;
(b) acompanhar os representantes nacionais, quando se trata de
deslocações oficiais de representação ao estrangeiro;
(c) acompanhar os embaixadores estrangeiros no processo de acreditação,
nomeadamente na cerimónia de entrega das cartas credenciais;

108
O Chefe de Protocolo é responsável por:
(d) estruturar, em parceria com os seus homólogos, o programa de receção
em visitas oficiais de representantes estrangeiros;
(e) Integrar comissões organizativas de celebrações nacionais.

109
Cerimónias nos Municípios
Qualquer que seja a cerimónia a organizar, ela só faz sentido e êxito se
cumprir na integra os seus objetivos. Por norma são públicos, o que implica,
para além dos participantes no evento, alguns ou muitos convidados,
eventualmente público a assistir que nem sequer foi convidado.
Deve-se considerar a presença da comunicação social.

110
Considerações:
 Para a definição do melhor local para o levar a efeito o evento;
 Existência de uma listagem de todos os eventos, requerendo o
preenchimento obrigatório de vários itens.
Esta lista deve ser fruto de um trabalho prévio dos responsáveis pelo
Gabinete de Protocolo, onde todo fica registado , a título de necessidades,
por temas, utilizando-a depois para todos os eventos.

111
Considerações:
Seguidamente deve-se criar uma base de dados que responda a todo o
que é previsível e necessário para o seu preenchimento, respondendo com
eficiência a tudo o que a lista requer.

Folha de verificação de tarefas
112
Evento:
Observações Rúbricas
Nota preliminar
Data do evento
Hora do evento
Local do evento
Definição da listagem de convidados
Comunicação Social
Refeições
Logística
Observações
Nome do responsável/
Data / hora Gabinete de Apoio
Nº de folha

113
1. Definição do tipo de cerimónias;
- Qual o local mais indicado, a melhor data e hora, quem participa e
quem convida.
2. Planeamento da cerimónia, nos seus tempos: antes, durante e depois.

114
O “antes” é o tempo de planificar, é a oportunidade para tudo acautelar,
com o objetivo de que todo corra bem.
Durante a cerimónia, o responsável deve verificar com atenção o bem
desenrolar do programa e controlar o tempo em todas as fases do
planeamento.
No final e no depois do evento, prever: acompanhamento dos
participantes e convidados, na ordem prevista de saída; agradecer às
personalidades e instituições e eventuais colaboradores.

Cerimónias no Município
Descerramento de uma Placa Toponímica
É uma cerimónia tradicional, muito significativa na vida social das autarquias.
Os convites devem ser emitidos e enviados até 8 dias antes do ato. Deverão ser
enviados convites aos familiares do homenageado e às entidades públicas ou
privadas que a ele estiveram ou estejam ligadas. É desagradável atribuir um
topónimo e não combinar previamente com a família do homenageado a data e a
hora que convém a cerimónia.
115

O ato decorre junto à placa toponímica.
Dependo do local e o tipo de placas utilizadas, ela poderá estar num plinto, num
entroncamento de uma artéria a inaugurar ou numa frontaria de um edifício.
Em função do homenageado e da sua dimensão, a placa será previamente
coberta com a Bandeira Nacional e com a Bandeira do Município ou só com a
Bandeira do Município.
A base da placa ou a base da frontaria do edifício onde se encontra colocada a
placa será decorada com plantas se possível.
116

À direita ficará a escolta do Corpo de Bombeiros Locais, constituída por um
porta-estandarte e três bombeiros, armados com machados de honra.
Perto situar-se-á uma banda de música, que se sugere que seja de uma
Associação do concelho.
Frente à placa e em setor situado a conveniente distância da mesma será
montado, sempre que possível, um estrado, com as dimensões necessárias para
albergar as entidades envolvidas.
A partir do estrado e até ao local da placa poderá ser colocada uma passadeira
delimitada por cordões.
117

No estrado deverá providenciar-se uma mesa adornada com um centro de flores
onde se colocará uma pasta com as armas do concelho gravadas, contendo o auto
da cerimónia.
Deve-se prever, se possível, um número mínimo de mastros, onde ficaram
hasteadas as Bandeiras Nacional, do Município e da Freguesia.
A instalação sonora será montada noutro estrado de menor dimensão, onde se
efetuarão os discursos alusivos ao ato. Pode-se utilizar o mesmo estrado utilizado
pelos convidados, devendo-se optar pelo lado esquerdo para quem olha para a
tribuna.
118

Os convidados devem chegar ao local 15 minutos antes do seu inicio, devendo
ser recebidos por funcionários do Gabinete de Protocolo, que os conduzirão ao
local onde irá decorrer o ato.
Se existir uma entidade para presidir ao ato, que não seja o Presidente da
Câmara, ele aguarda por ela, conduzindo-a depois até junto dos familiares do
homenageado.
Dando-se inicio à cerimónia, o Presidente do Município, a entidade que preside
à cerimónia e os familiares ou representantes do homenageado dirigem-se par4a
junto da placa, procedendo-se então ao seu descerramento.
119

A banda de musica nessa altura tocará o Hino da Maria da Fonte ou o Hino do
Concelho (caso exista) ou qualquer marcha militar, enquanto a escolta de
Bombeiros presta continência.
Após o descerramento e concluídos os hinos, as entidades dirigem-se ao
estrado, dando-se lugar às intervenções, procedendo-se à leitura da cerimónia, se
existir, e de seguida, irão ocorrer os discursos pela seguinte ordem:
 da entidade que convida para o ato;
 Do representante ou familiar do homenageado e da entidade, caso tenha
precedência superior ao Presidente da Câmara.
120

Embora o Presidente da Câmara, que normalmente preside a estas cerimónias
é de bom senso que ceda a referida precedência neste caso. Significa que usa da
palavra antes do homenageado.
As intervenções não devem exceder os 5 minutos cada.
Encerra a cerimónia, com autorização da entidade que preside, quem esteve a
gerir a cerimónia e já o havia feito para a iniciar.
121

Folha de requisição de placa comemorativa
Câmara Municipal da Trofa
Gabinete de Presidência/ Protocolo
(data)
Placas Comemorativas
Ocasião
Tipo
Data/ Horário
122
Observações/ Texto a considerar

Lançamento de Primeira Pedra.
A personalidade a convidar vai presidir à cerimónia deverá estar normalmente
relacionada com a tutela do organismo que vai determinar o arranque da obra.
Devem-se associar a este ato todos os representantes de entidades que estão
ou estarão ligados à sua execução, bem como o povo da localidade onde o ato vai
decorrer e as denominadas força vivas locais.
O local deverá estar sinalizado com mastros e bandeiras, sendo delimitada a
área de implantação da primeira pedra com um cordão.
Sempre que possível será colocado um estrado ou um tapete grande de relva
artificial, onde se colocará a mesa para se proceder à assinatura do auto da noticia.
123

Auto de notícia primeira pedra
124
Auto de Notícia
AO DIA________DO MÊS DE _____________ DE,___________,
DA ERA CRISTÃ,
NA REPÚBLICA PORTUGUESA
SENDO
PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE _____________________________________
______________________________________________
VEREADOR (PELOURO) DA CÂMARA MUNICIPAL DE ____________
________________________________________________
EMPRESA PROMOTORA / CONSULTURA
__________________________________________________
ARQUITETO PROJETISTA
__________________________________________________
PROCEDEU À IMPLANTAÇÃO DESTA PRIMEIRA PEDRA NO
_____________________________________________________
NESTE LUGAR, PERTENCENTE À FREGUESIA DE
_____________________________________________________
DESTE ACONTECIMENTO SE DÁ NOTÍCIA ÀS GERAÇÕES FUTURAS,
TESTEMUNHO DE QUE A AÇÃO DO HOMEM ULTRAPASSA O SEU PRÓPRIO
TEMPO.

Se estiver presente algum membro do governo, presidindo à cerimónia, o seu
nome também é inserido neste auto de notícia, que deve ser impresso num papel
especial, tipo papiro.
125

A primeira pedra terá as dimensões adequadas a não provocar embaraços a
quem a colocar, devendo o local do seu assento de fácil acesso. Junto estará um
tabuleiro com cimento preparado de fresco e em quantidade suficiente para ser
utilizado por diversos convidados, bem como uma colher de pedreiro.
Os convidados devem chegar ao local do evento 15 minutos antes do inicio da
cerimónia. O convidado de honra, acompanhado pelo Presidente do Município e
restante comitiva, tomará a sua posição junto ao local do assentamento ou no
estrado.
126

Os serviços de Protocolo deverão providenciar para que a população esteja
próxima do local.
Deve-se acautelar uma zona para a comunicação social – atenção ao
posicionamento do Sol.
É lido o Auto de Notícia, sendo convidados a assinar os principais
intervenientes. O Auto é enrolado, atado com fitas das cores do município e
colocado num tubo, que poderá conter moedas correntes, na perspetiva de auxiliar
os arqueólogos vindouros a identificarem a época de construção.
127

O auto, encerrado no tubo fechado, será colocado dentro da caixa , fechando-se
de seguida.
Depois de assentar a pedra, a primeira colocação de cimento cabe ao
convidado de honra, que entregará de seguida a colher de pedreiro à entidade
anfitriã, sendo esta que chamará para si os convidados que entenda deverem
associar-se mais diretamente a este ato simbólico, lançando cimento sobre a pedra
já colocada.
O Presidente da Câmara, se não for a entidade que preside, discursará em
último lugar. Se existir, é o convidado de honra que faz a última intervenção.
128

No final, encerra-se a cerimónia em nome da entidade que preside,
agradecendo-se a presença de todos.
129

Inauguração de uma obra
Os convites a enviar a esta cerimónia obedecerão ao que já foi referido. Quem
convida deve chegar 15 minutos antes da hora prevista para o inicio.
Os convidados serão acolhidos por funcionários da Câmara Municipal
especialmente destacados para esse fim.
Aguardam todos no exterior a chegada da individualidade que irá proceder à
inauguração e que, vem em cortejo, desde o limite do concelho, ou será recebida
no exterior do edifício pelo Presidente da Câmara e da Assembleia Municipal,
Vereação e outros Autarcas.
130

Sempre que possível e caso se justifique, o Corpo de Bombeiros local prestará
honras no momento da chegada da entidade oficial.
Pode-se considerar a existência de uma fita à porta do edifício ou numa zona de
entrada do espaço a inaugurar, a ser cortada por uma tesoura previamente
preparada para o efeito.
Já no interior deve proceder ao descerramento de uma placa comemorativa da
inauguração, na qual constará o motivo justificativo do ato, nome e o cargo da
individualidade que preside à inauguração e a respetiva data.
131

Esta placa estará devidamente coberta com a bandeira Nacional ou do
Município, conforme o caso. A entidade eclesiástica, caso esteja presente,
procederá à cerimónia litúrgica da bênção, após o que todos os convidados se
dirigirão para o local onde vai ser efetuada a sessão alusiva ao ato.
Logo que as personalidades ocupem os seus lugares na mesa de honra, o
Presidente da Autarquia dará inicio à sessão, no decorrer da qual serão proferidos
discursos, normalmente da entidade responsável pelo organismo inaugurado.
No final, dando-se concluída a sessão solene, é efetuada uma visita às
instalações do edifício.
132

Deve realizar-se uma seleção prévia dos setores principais, por forma que a
visita não se prolongue excessivamente.
No interior do edifício deve providenciar-se para que o percurso, quer na
entradas, quer na saída das entidades oficiais, se faça de forma a não se
verificarem situações de aglomeração.
Ter cuidado de não levar a comitiva num percurso que termine num beco e que
obrigue toda a gente a voltar para trás, rompendo pelo meio de todos quantos
vinham a acompanhar a visita.
133

Neste caso há duas soluções:
 ou se prevê a situação e se corta a passagem a todos os acompanhantes
depois de passar um número razoável de pessoas, esperando que elas façam a
visita e voltem até àquele ponto, ou se evita ir mesmo aqueles espaços.
Quando a entidade oficial se retirar, será acompanhada à viatura pelo
Presidente da Câmara e da Assembleia Municipal e outras Autarcas, bem como
pelos responsáveis pelos organismo inaugurado.
134

Precedências Militares e da PSP
Além das precedências das entidades militares com determinadas funções,
incluídas na lista das Altas Autoridades, há que ter em conta as precedências das
diversas patentes militares e as respetivas equivalências entre as diversas armas.
No artigo 9º do Regulamento de Continências e Honras Militares encontramos a
forma de agrupar as forças armadas para efeitos de continência e honras militares,
no que se refere aos graus de hierarquia militar.
A precedência das tropas em formatura ou em parada fica determinada no
artigo 97º, quando se afirma que, nas formaturas e desfiles em que tomem
precedência a considerar, da direita para a esquerda (quando em linha) ou da
frente para a retaguarda (quando em coluna) será a seguinte:
135

Estabelecimento militares de ensino:
Colégio militar;
Instituto Militar dos Pupilos do Exército;
Estabelecimento de ensino superior militar:
Escola Naval;
Academia Militar:
Academia da Força Aérea
Armada
136

Exército:
Infantaria;
Artilharia;
Cavalaria;
Engenharia:
Transmissões;
Serviços de saúde;
Serviços de administração militar;
Serviços de material;
137

Força Aérea
Forças de Segurança
Guarda Nacional Republicana e Polícia de Segurança Pública.
A mesma disposição estabelece ainda que havendo tropas apeadas,
monitorizadas e a cavalo constituir-se-ão com a seguinte precedência:
1. Tropas apeadas
2. Tropas a cavalo
3. Tropas monitorizadas.
138

As altas entidades das Forças Armadas ordenam-se da seguinte forma:
a. Chefe do Estado-Maior General das Forças Armadas
b. Almirantes da Armada e Marechais, segundo a antiguidade
c. Chefe de Estado-Maior da Armada
d. Chefe do Estado-Maior do Exército
e. Chefe do Estado-Maior da Força Aérea.
139

Trajes civis de cerimónia
Chaqué
O chaqué aceita a gala e a meia gala utilizada durante o dia (abrange todos os
atos que se realizem num espaço de tempo compreendido entre as nove da manha
e a sete da tarde).
A sua origem remonta às cortes britânicas do sec.XIX., onde era utilizado como
indumentaria para montar a cavalo.
O mais cerimonioso é de cor preta, ainda que o cinza esteja a torna-se habitual
e não admite condecorações ou outros elementos do género, à exceção de um
botão na casa.
140

Chaqué
É utilizado nos atos que celebram a Semana Santa, na 5ª Feira Santa usar-se-á
gravata cinzenta e luvas brancas. Na 6ª Feira Santa e Sábado levar-se- á gravata e
luvas pretas.
Atualmente é muito usado em casamentos mas, é importante diferenciar a cor
do chaqué do noivo e dos acompanhantes deste.
141

Chaqué
Compõem-se das seguintes peças:
Camisa – branca rígida, bem passada a ferro, de gola normal sem botões.
Pulso duplo para botões de gala. O tecido mais frequente é o fio ou popelina.
Gravata – cinza, preferencialmente de seda e no tipo Windsor. Pode ir
adornada de um alfinete de gravata com uma pérola na cabeça.
Colete – cinza, com uma fila de botões de corte clássico. Em cerimónias
fúnebres pode ser de cor preta, em casamentos, branco de seda ou piquet.
Calças – cinzas ou pretas, com raias verticais e corte clássico. O tecido pode
ser um cheviot.
142

Chaqué
Meias – finas de cor preta, de fio ou seda.
Sapatos – pretos, lisos e de pele, preferivelmente sem atacadores. Devem ser
mate ou com pouco brilho.
Fato – tipo “levita”, com faldões separados na sua parte dianteira e lapelas
clássicas. Pode ser preto ou cinza escuro.
Chapéu – Ainda que não frequente, deve ser de copa, preto ou cinza, em pelo
ou seda brilhante.
Luvas – clássicas, de pele e de cor cinzenta. Atualmente utilizam-se pouco.
143

Smoking
Vestimenta de tarde, confecionada de tecido preto muito fino, lapelas de seda
preta e botões cobertos de seda.
O conceito de smoking é de inspiração americana. Durante séculos, a ideia de
vestir o traje preto após o por do sol tem inspirado fenómenos de modo.
O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em
receções, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc.
É um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. Não admite
condecorações, mas pode-se levar um botão na casa do botão do lado esquerdo.
144

Smoking
Vestimenta de tarde, confecionada de tecido preto muito fino, lapelas de seda
preta e botões cobertos de seda.
O conceito de smoking é de inspiração americana. Durante séculos, a ideia de
vestir o traje preto após o por do sol tem inspirado fenómenos de modo.
O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em
receções, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc.
É um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. Não admite
condecorações, mas pode-se levar um botão na casa do botão do lado esquerdo.
145

Fato – de cor preta, azul-escuro, bordeaux ou branco, varia segundo o local e a
época do ano, mas o mais utilizado é o preto. Pode ser reto ou cruzado, com
lapelas redondas de grande abertura, em seda brilhante. Se o fato for cruzado não
se deve vestir barra, só um botão superior.
O fato branco só se veste na primavera e verão e normalmente em espaços
abertos.
Camisa – branca ou de cor marfim muito clara. Gola baixa (de borboleta) e
pulso duplo para levar botões.
Borboleta – preta de seda, mas pode também ser azul ou bordeaux, em função
do fato que se usa.
.
146

Barra – em seda a jogo com a borboleta. Se levar barra não pode utilizar
colete.
Meias – finas, de seda ou fio e pretas.
Sapatos – pretos, com atacadores e charol.
Colete – de seda e do mesmo tecido que o smoking.
Luvas – brancas, cor de marfim ou cinza, em pele.
147

Fraque
É um vestuário de grande gala, utiliza-se em casos de máxima etiqueta (ex:
entrega dos Prémios Nobel). O seu uso é normalmente restrito a actos
académicos e jantares de grande gala, como por exemplo, as presididas por
Reis e Presidentes da República.
Confecionado do mesmo tecido que o smoking, leva as mesmas lapelas que
este.
Usa-se com casaco ou capa preta, normalmente de noite e em locais fechados.
Pode levar-se em banquetes de honra ou de gala, em grandes festas, casamentos,
receções oficiais, cerimoniais, etc. Admite toda a classe de condecorações.
148

Fraque
É um vestuário de grande gala, utiliza-se em casos de máxima etiqueta (ex:
entrega dos Prémios Nobel). O seu uso é normalmente restrito a atos
académicos e jantares de grande gala, como por exemplo, as presididas por
Reis e Presidentes da República.
Confecionado do mesmo tecido que o smoking, leva as mesmas lapelas que
este.
Usa-se com casaco ou capa preta, normalmente de noite e em locais fechados.
Pode levar-se em banquetes de honra ou de gala, em grandes festas, casamentos,
receções oficiais, cerimoniais, etc. Admite toda a classe de condecorações.
149

150
Estilo Homem Mulher
Reuniões ao ar livre,
refeitório de fábrica,
churrascos
Camisa sem gravata, jaquetas,
malhas e moletons, calçado tipo
top-sider ou mocassim - tênis
somente em caso de prática
desportiva posterior no local
Saia e blusa, calça comprida(não
para cerimônias oficiais
públicas), sandálias mais
fechadas para verão e sapatos
de salto baixo
Café da manhã e
almoços em
ambientes
descontraídos
Blazer, camisa de cor ou
camiseta lisa, gravata opcional
para os mais jovens(tecido
fosco), sapato tipo mocassim
Tailleur, saia e blazer em cores
diferentes, vestido tipo chemisier,
saia e blusa, sapato mocassim.
Bolsa, em solenidade em horário
de expediente comercial, pode
ser a usual.

151
Estilo Homem Mulher
Cocktail, jantares
,sessões não-
solenes em
ambientes
governamentais
Calça em tecido diferente ao do
blazer, terno príncipe-de-gales,
pied-de-poule. Camisa branca ou
de cor suave -listrada também.
Gravata sempre, sapatos escuro.
Tailleur, blazer, vestido, sapato
scarpin liso e bolsa pequena
Receção –festas à
noite
Terno escuro, gravata discreta,
em tecido nobre(seda pura).
Sapatos e meias pretas-
Vestidos ou duas peças, tecidos
nobres (Crepes, tafetá, brocado,
musselina, renda, jérseis).
Sapato e carteira em couros
metalizados, camurça ou tecido
Atos inaugurais mais
solenes à tarde e à
noite)
Fato completo liso ou calça
mescla e paletó escuro, camisa
branca e gravata mais refinada
É o mesmo de cocktail, mas
pode incluir chapéu em
casamentos matinais e luvas de
pelica lisa.

152
Estilo Homem Mulher
Jantares e festas
mais sofisticados
Smoking Vestido curto receção, saia longa
e blusa, calças em tecidos
nobres, vestido no comprimento
do traje de gala(cobrindo o pé),
sem pedras
Galas Smoking Vestido longo, com liberdade
para brilhos em tecido ou pedras,
salto alto em calçado
preferencialmente forrado

Questões para resumo da sessão
153
1.Quais as palavras que estão intimamente relacionadas com Protocolo?
2. Diga o que entende de protocolo?
3. Que tipos de protocolo conhece?
4. Diga o que entende por protocolo autárquico?
5. Diga o que entende por precedências?
6. Dê alguns exemplos de precedência( a pé, de automóvel)
7. Qual o papel e o objetivo do gabinete de protocolo.
8.Diga quais são os objetivos específicos do serviço de protocolo.
9.Diga quais são as responsabilidades do gabinete de protocolo
10.Diga quais são as considerações na realização de um evento

Fecho
154
Encerramento do contrato
Encerramento do projeto
 Lições Aprendidas Coleta
Consolidação
Disponibilização
Divulgação
Arquivamento da documentação
Registros históricos
Aprender com a própria experiência
erros e acertos

Organização e gestão de eventos
Conceção, Criatividade, Briefing e
Agências
155

Evento
Evento
156
É um acontecimento que tem como característica principal proporcionar uma
ocasião favorável ao encontro de pessoas, congregando-as em torno de um
objetivo específico que, simultaneamente, constitui o seu principal tema e
justifica a sua realização.

Evento
Evento
157
Assume um papel de “cartão de visita” da Empresa, com um consequente
aumento nas proporções e finalidades, que se repercutem na organização, a
qual por sua vez se tornou, tarefa trabalhosa, especializada e de grande
responsabilidade. As improvisações de última hora podem comprometer não só o
evento em si como também a imagem da Empresa, naturalmente transformando
o investimento realizado em desperdício de recursos materiais e humanos.

Fases de um planeamento de eventos
Pré-evento
É a fase essencial do evento onde haverá a definição do projeto e o
planeamento de todas as atividades, bem como o detalhamento de
receitas e despesas esperadas, com a decisão de que tipo de
fornecedores e profissionais deverá ser contratado. Também são
equacionados os controlos administrativos e financeiros. Tudo isso girará
em função dos objetivos gerais e específicos do evento e da previsão de
receitas estimadas.
158

Fases do planeamento de eventos
Evento
Se a fase o pré-evento for bem elaborada, a realização do evento
tem grandes possibilidades de ser um sucesso, pois haverá uma boa
base para que a organização da estrutura operacional do evento possa
acontecer sem grandes problemas. Nesta fase, há a montagem do
evento no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao
público-alvo. Também vão operar todos os fornecedores e profissionais
contratados durante o pré-evento.
159

Evento
Se a fase o pré-evento for bem elaborada, a realização do evento
tem grandes possibilidades de ser um sucesso, pois haverá uma boa
base para que a organização da estrutura operacional do evento possa
acontecer sem grandes problemas. Nesta fase, há a montagem do
evento no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao
público-alvo. Também vão operar todos os fornecedores e profissionais
contratados durante o pré-evento.
160

Pós-evento
Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada na
fase anterior, dos acertos financeiros e dos pagamentos dos
fornecedores. É o momento também devolver todos os materiais não
utilizados e as correspondências oficiais catalogadas e arquivadas
corretamente da apresentação dos relatórios financeiros e de
desempenho evento.
É a fase da avaliação dos resultados.
161

Conceção e Briefing
A etapa inicial de um planeamento de eventos acontece com a
conceção, que é a geração da ideia do evento e a obtenção das
informações preliminares para o desenvolvimento do planeamento de
evento.
Na área de eventos, a conceção e o briefing são somente um
apanhado de informações básicas de direcionamento de eventos, que
devem representar praticamente um “interrogatório” da expectativa e da
ideia de evento do cliente para o desenvolvimento das outras etapas do
planeamento.
162

Conceção, Criatividade, Briefing e Agências
Conceção
É a fase do reconhecimento das necessidades do evento, onde se
elabora alternativas para supri-las, identifica os objetivos, coleta as
informações necessárias para a execução do evento, estabelecem
diretrizes e lista os resultados desejados. Nesta fase acontece o que
muitos profissionais denominam de visita técnica.
163

Para se fazer um evento de sucesso, esse sonho deve ser
concretizado com a identificação de uma ou várias necessidades e/ou
oportunidades encontradas em um ou mais segmentos. Para isso, após
essas constatações, devem-se identificar com clareza e quais objetivos
e resultados o evento pretende alcançar.
164

Briefing
É um conjunto de informações e instruções facultadas e necessárias
para o desenvolvimento do planeamento de eventos.
São os aspetos relevantes para do evento. Esse instrumento é aplicado
não só para procurar as informações dos itens a compor o planeamento mas
também, quando se torna necessário esclarecer alguém, resumidamente, do
andamento do processo ou de qualquer problema que não esteja
solucionado.
É através do briefing que o organizador desenvolve todas as ações do
planeamento para sua melhor execução.
165

Briefing
O “briefing” tem a finalidade de informar sobre o evento, ser uma espécie de
roteiro e auxiliar no enquadramento do mesmo.
Frequentemente o primeiro “briefing” a ser feito é o que antecede a
organização do próprio evento, quando se solicita a apresentação de
propostas. Neste fase do pré-evento, o documento assume uma grande
importância porque é a partir desta informação – pode igualmente ocorrer em
formato de reunião –, que se efetua o planeamento das diversas etapas a
observar na realização do evento mediante, também, o pedido e a visão que o
cliente tem sobre o acontecimento.
166

Briefing
Apresenta-se uma estrutura simples para elaboração de um briefing (pré-evento):
a) Enquadramento: efetuar uma curta apresentação sobre a Empresa ou
Instituição que promove o evento, incluindo a forma como está organizada e
quem são as pessoas de maior estatuto;
b) Contextualização: é fundamental que o cliente refira quais foram os eventos
anteriores e como e onde decorreram. Deve falar sobre a sua marca, sobre a
empresa e o que entender ser pertinente informar;
c) Objetivos: o cliente deve apresentar uma descrição sobre os objetivos a
alcançar com a realização do evento;
167

Conceção, criatividade, briefing e agências
Uma vez analisadas as etapas da viabilidade do evento e de sua
coordenação, passa-se a relatar a composição, preparação de um evento.
Estamos ainda nas principais etapas da elaboração de um planeamento e
ainda, a criatividade para fazer com que o mesmo se torne atrativo, diferente,
único perante o público-alvo e as empresas patrocinadoras e parceiras.
168

Conceção, criatividade, briefing e agências
Um tema criativo, oportuno, inovador, atual, polêmico é garantia de
sucesso de qualquer evento. Vale lembrar que o marketing do evento já
começa com a natureza e a relevância do tema escolhido. O tema ou a
mensagem que se pretende transmitir pelo evento deverá ser estabelecido
ou inspirado de forma a motivar o interesse e a participação do público-alvo.
169

Criatividade
Processo de se tornar sensível a problemas, deficiências e lacunas no
conhecimento; identificar a dificuldade, procurar soluções, formulando
hipóteses; testar e retestar estas hipóteses; e, finalmente, comunicar os
resultados.
Torrance em Alencar & Fleith (2003)
170

Criatividade
Criatividade envolve a produção de algo novo, que é aceito como útil
e/ou satisfatório por um número significativo de pessoas em algum ponto
no tempo.
171

Agências
É frequente as empresas que não dispõem de funcionários internos de
gestão de eventos recorrerem aos serviços de agências externas, que se
encarregam de realizar o trabalho em seu nome. As agências podem oferecer
uma experiência valiosa e conhecimentos especializados adquiridos através da
organização de uma vasta gama de eventos em nome de diferentes clientes.
172

Agências
Além disso, ao contrário do que acontece com um organizador interno que
trabalha no sentido de estabelecer processos e procedimentos que, na maior
parte dos casos, visam uma audiência específica para todos os eventos, uma
agência tem de adaptar os seus serviços às necessidades de cada cliente
individual para o qual trabalha, no que se refere a cumprir as necessidades
orçamentais, o mercado alvo, etc.
Dependendo da dimensão da agência, é possível que disponha de
funcionários com experiência em áreas específicas.
173

Organização e Gestão de Eventos
Planeamento de Eventos
174

Importância do planeamento
175
“ A melhor preparação para o trabalho de amanhã é o bom trabalho de
hoje” (in Ana Santiago, Formação Portal do Ser)
“ Estabelecer o caminho que a organização quer percorrer no futuro,
através de estratégias e táticas” (Filipe Pedro et al)
“ Determinação dos meios mais indicados para atingir os fins definidos”
(Filipe Pedro et al)

Perspetiva estratégia de eventos
176
Porque razão é necessário o marketing na organização e gestão de um
evento?
• A utilização dos princípios e ferramentas do marketing transmite segurança
na tomada de decisões
• Transmite confiança aos patrocinadores, logo, há maior probabilidade de
obter patrocínio
• Maior probabilidade de sucesso do evento
• Avaliação mais cuidada e minuciosa no sentido de uma MELHORIA
contínua
• Ser o alvo de escolha dos consumidores dado o excesso de concorrência

Perspetiva estratégia de eventos
177
Qualquer organização de evento é uma atividade de marketing, ou seja,
implica um processo estratégico
• Avaliar as necessidades do mercado/público para definição do evento
• Análise da situação externa (programação, mercados, concorrência,
preços, condições políticas) e interna (recursos humanos, financeiros, relação
com fornecedores e entidades locais, gestão de patrocínios). Exemplos?
• Identificar opções estratégicas: crescimento, consolidação, contenção,
combinação
• Escolher a melhor estratégia de produto, preço, comunicação e distribuição

Planeamento de eventos: etapas
178
1ª Objetivos e Público-alvo
• Definir de forma clara e precisa o objetivo
• Controlar a amplitude que se quer atingir
• Exemplos de objetivos:
- Lançamento de novo produto/marca
- Reunião de pessoas/discussão de temas
- Apresentação institucional da empresa
- Promoção de empresa/produto/marca
- Divulgação de uma região/destino

179
Definição de objetivos
O acrónimo SMART
 Específicos (Specific) – centrados nas metas de um evento;
 Mensuráveis – expressos de forma quantificável;
 Acordáveis – têm o acordo dos responsáveis por atingir esses
objetivos;
 Realísticos – existem pessoas, recursos financeiros, canais de
marketing e distribuição disponíveis para atingir esses objetivos;
 Definidos no Tempo (Time specific em inglês) – devem ser atingidos
até determinado prazo limite.

180
1ª Objetivos e Público-alvo
Identificar e selecionar o público de interesse
• Identificar os segmentos e áreas geográficas de onde provêm
• Perceber as suas necessidades, interesses e expectativas
• Definir o número de pessoas a atingir
A identificação e conhecimento do público-alvo torna todas as
decisões de planeamento do evento mais claras

181
2ª Orçamento disponível
• Verificar e analisar o orçamento disponível
• Estabelecer um orçamento básico e definir o grau de flexibilidade
• Esta etapa deve anteceder todas as opções e ações estratégicas
A verificação do orçamento permite distribuir as verbas pelas
atividades a incluir no evento

182
3ª Estratégia do evento
• Após definição de finalidades e orçamento deve-se optar pela
melhor estratégia de execução do evento (micro)
• Essa estratégia é definida já no âmbito de uma estratégia mais geral
(macro) do evento.
A estratégia é o meio que nos permite atingir os objetivos gerais do
evento

183
4ª Definição do tema
• Definir, explicitar e divulgar é importante e deve ser feito de forma
mais rápida possível (porquê?)
• A definição do tema implica escolha dos meios de divulgação do
evento, escolha do local, público-alvo, potenciais patrocinadores, convites
• O tema principal deverá ser curto, objetivo, claro, com impacto. Deve
resumir todos os fins que se espera alcançar com o evento
A definição do tema ajuda a orientar todas as decisões seguintes

184
5ª Data e Local
• Etapas para definição da data: (1) melhor altura para a realização/base de
trabalho; (2) verificar aspetos como feriados, eventos concorrentes, épocas altas e
baixas, datas comemorativas; (3) identificar dias da semana mais adequados;
• A par da data, a escolha dos melhor horário é fundamental. Deve-se já prever
eventuais atrasos (normalmente/ a atividade inicia 30m após)
A escolha de uma má data/hora para a realização do evento pode causar o
INSUCESSO do mesmo!

185
5ª Data e Local
• A definição do local deve atender aos seguintes elementos:
(a) Gerais: Objetivo do evento; formato, interesses e expectativas público-alvo;
disponibilidade do espaço; local compatível com o orçamento disponível? (avaliar
custo/benefício; ter no mínimo 3 opções em carteira)
(b) Específicos (condições do espaço) O local tem a “cara do evento”? Tem
estacionamento com segurança? Receção eficiente, agradável, com sinalética
adequada? Equipamento audio-visual? É necessário recorrer aos serviços de
fornecedores externos? Existem hotéis, restaurantes, bares no local ou perto dele?
Localização, decoração dos espaços
”

186
5ª Data e Local
• A definição do local deve atender aos seguintes elementos:
(a) Gerais: Objetivo do evento; formato, interesses e expectativas público-alvo;
disponibilidade do espaço; local compatível com o orçamento disponível? (avaliar
custo/benefício; ter no mínimo 3 opções em carteira)
(b) Específicos (condições do espaço) O local tem a “cara do evento”? Tem
estacionamento com segurança? Receção eficiente, agradável, com sinalética
adequada? Equipamento audio-visual? É necessário recorrer aos serviços de
fornecedores externos? Existem hotéis, restaurantes, bares no local ou perto dele?
Localização, decoração dos espaços
”

187
6ª Programa
• Definição do programa provisório vs definitivo; interno vs externo
•Definição do programa geral: horários, interrupções, refeições, duração,
conteúdo, espetáculos/animação
• Qualquer programa deve constar:
- Dias; hora de início e fim; tema principal
- Oradores e pequeno histórico profissional
- Resumo de cada intervenção

188
6ª Programa
- Sala onde terá lugar a atividade
- Horários e local de refeições
- Informação clara sobre transporte dos participantes
- Valor e condições de pagamento”
Deve-se ter em conta que o programa é o “mapa” que orientará o participante
ao longo de todo o evento. Se esse mapa não existe ou está mal construído as
dúvidas serão maiores serão defraudadas as expectativas dos participantes

189
7ª Afetação de Recursos
A) Recursos financeiros
•Capital disponível
• Despesas a efetuar
• Fontes de financiamento: subsídios públicos, doações de entidades
privadas, contribuições particulares, programas especiais, venda de bilhetes,
patrocínio, mecenato

190
B) Recursos Humanos
• Determinar necessidade de pessoal
• Analisar e descrever funções
• Definir políticas e procedimentos
• Elaborar orçamento
• Efetuar recrutamento e seleção
• Formar equipa
• Supervisionar e avaliar desempenho

191
C) Recursos físicos, materiais e serviços
• Infraestruturas
• Equipamentos diversos
• Serviços diversos: catering, audiovisuais, decoração, etc
• Serviços de apoio: abastecimento, limpeza
D) Recursos legais e de risco
• Contratos
• Registo de marcas
• Segurança
• Serviços de emergência

192
8ª Reunir os envolvidos
• Necessidade de transmitir a informação sobre o evento aos colaboradores
envolvidos no planeamento, execução e controlo
• Envolvidos: colaboradores da empresa, hospedeiros de eventos,
fornecedores de serviços
Esta fase será desenvolvida no módulo seguinte de “gestão de eventos”

193
9ª Contratação de serviços
• Esta fase envolve a contratação de todos os serviços necessários à
realização do evento
-Catering: escolher a empresa, definir tipos de refeições (almoço, banquete,
breakfast, café da manhã, chá da tarde, churrasco, cocktail, coffee-break, happy-
hour, jantar, picnic, vinho de honra, welcome drink), formatos de serviço (sentado,
volante, buffet) menus, horários, nº de pessoas para o serviço,

194
9 ª Contratação de serviços
- Animação: artistas circenses (andas, malabaristas, mimos, palhaços,
trapézio)
- Decoração: escolha de local (quente/fresco; aberto/fechado;
localização/história); tipo
de evento (oficial, formal, informal), duração do evento (tipo de materiais a
utilizar)
- Filmagem e fotografia

195
10 ª Estratégia de Comunicação
• Variável do marketing utilizada para divulgar/promover o evento: imagem a
criar, mensagem a transmitir, posicionamento do evento
• Identificar os meios de comunicação em função do público-alvo: publicidade
no exterior (outdoors, mupies, cartazes, banners em fachadas, viaturas, wc
públicos, etc), fyers, desdobráveis, cartas e convites, comunicação de imprensa/kit
de imprensa, merchandising

196
10 ª Estratégia de Comunicação
• Apostar num bom levantamento de meios nacionais, regionais e locais
• Utilizar instrumentos de divulgação como o press-release e o convite
• Preparar sempre um Kit de Imprensa que forneça todas as informações
necessárias sobre o evento
• A mensagem do evento deve sempre ser clara, concisa, correta, completa
A escolha da estratégia de comunicação ditará o sucesso ou insucesso do
evento.

197
11 ª Planeamento Logístico
• Classificar e ordenar de forma lógica as atividades a desempenhar
• Atribuir responsabilidades e tarefas
•. Fixar alternativas possíveis no caso de sucederem falhas
• Preparar sistema de registo de visitantes, elaborar cronograma geral do
evento, checklists, diário de gestão de espaço
Esta fase será aprofundada no módulo seguinte de “gestão de eventos”

198
12 ª Novo Orçamento
• Verificar o indicar o investimento total previsto para o evento
• Após definição clara de toadas as atividades deve-se elaborar novo
orçamento mais preciso e real comparando-o com o preestabelecido e proceder a
ajustes
• O orçamento deve indicar todos os serviços a prestar, assim como custos
• Fazer ainda referência a condições do orçamento: modalidades de
pagamento, condições de cancelamento, validade;

199
13 ª Avaliação
•Fase fundamental do planeamento, muitas vezes esquecida
•Fase essencial que permite fazer um balanço construtivo do evento
• Permite identificar erros cometidos e aspetos positivos
• Informação fundamental para a realização dos próximos eventos

200
Em suma
O planeamento do evento deverá responder às seguintes questões:
- O que
- Por que
- Para que
- Onde
- Como
- Quando
- A quem
- Quem
- Com que

201
Em suma
O planeamento do evento deverá responder às seguintes questões:
- O que (natureza do projeto)
- Por que (origem)
- Para que (objetivos)
- Onde (Local)
- Como (atividades, planeamento logísticos, metodologia)
- Quando (calendarização)
- A quem (público-alvo)
- Quem (entidade anfitriã, organizadora, colaboradores)
- Com que (recursos materiais, financeiros)

MODELO DE CRONOGRAMA
Evento
Cliente
Local
Data / / Horário
Profissional responsável
ATIVIDADES DATA DATA DATA RESPONSÁVEL OBSERV.
INÍCIO LIMITE FINAL
1.Planeamento
2.Programação visual
3.Divulgação
4.Mailing List
5.Organização
6.Instalações físicas
7.Recursos humanos
8.Recursos materiais
9.Recursos audiovisuais e equipamentos
10.Avaliação
202

MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS
1.Título
2.Entidade e/ou empresa promotora
3.Entidade e/ou empresa organizadora
4.Cidade – sede
5.Local do evento
6.Tema do evento
7.Objetivos
8.Justificativa
9.Público – alvo e número previsto de participantes
10.Descrição do evento
11.Período de realização do evento e horário
12.Inscrições e informações
13.Taxa de inscrição e/ou ingresso
14.Recursos necessários
15.1 – recursos humanos
16.2 – recursos materiais (administrativo)
17.3 – materiais de divulgação
18.4 – recursos audiovisuais e equipamentos
19.5 – diversos
20.Instalações
21.Serviços (transporte, hospedagem, alimentação, sonorização, decoração e outros)
22.Previsão orçamentária
23.1 – receitas
24.2 – despesas
25.Cronograma
26.Considerações gerais
203

MODELO DE CHECKLIST
Evento: semana de turismo
Local: auditório da Instituição Organizadora
Data: 22/03 á 27/09 de 200 Horário: das 19h30 ás 22h30
Responsável; João Carlos Azevedo
DISCRIMINAÇÃO UNIDADE/SETOR RESPONSÁVEL SITUAÇÃO
1 – reserva do local Coordenação de curso Carla matos Em andamento
2 – reunião para montagem da comissão
organizadora da semana
Coordenação de curso Carla matos Ok
3 – distribuição de atividades para as diversas
comissões de trabalho
Coordenação geral do evento Sandra regina Ok
4 – definir tema e programa do evento Comissão organizadora
5 – contratar pessoas e/ou profissional
autônomo p/ criação de material de divulgação
Comissão financeira, de divulgação e
marketing
6 – Procurar patrocínio e apoio cultural Comissão financeira, de divulgação e
marketing
204

MODELO DE CHECKLIST
7 – definição do material de divulgação Comissão organizadora
8 – contratação de gráfica p/ impressão do material de
divulgação e administrativo
Comissão organizadora
9 – fazer listagem de convidados e palestrantes Secretaria do evento
10 – enviar carta convite p/ autoridades,
palestrantes,diretoria da instituição e demais funcionários
Secretaria do evento
11 – fazer reserva de equipamentos de audiovisual no
departamento responsável
Secretaria do evento
12 – fazer solicitação de serviço de copa (café,água, chá) Secretaria do evento
205

MODELO DE CHECKLIST
13 – fazer folow up dos convidados, autoridades e outros Secretaria do evento
14 – fazer a divulgação na mídia Comissão financeira,de
divulgação e marketing
15 – fazer a divulgação do evento na instituição Comissão financeira, divulgação
e marketing
16– mostrar as pastas dos participantes e convidados Comissão de recepção
17 – mostrar as pastas dos participantes e convidados Comissão de recepção
18 – definição de recepcionistas e escala de trabalho Comissão de recepção
206

MODELO DE CHECKLIST
19 – verificação e liberação de estacionamento Secretaria do evento
20 – elaborar carta de agradecimento p/ os palestrantes Secretaria do evento
21 – providenciar os certificados dos participantes Secretaria do evento
22- definir mestre de cerimônia Comissão organizadora
23 – treinar as recepcionistas Coordenação geral do evento
24 – convocar reunião de avaliação do evento Coordenação geral do evento
25 – elaborar relatório de avaliação Coordenação geral
207

Gestão de Fornecedores e Serviços
208

209
Tão importante como escolher os profissionais e voluntários que estarão
fazendo parte dos trabalhos do evento e a escolha dos seus fornecedores, das
empresas prestadoras de serviços especializados. Precisamos também, fazer
que cada empresa se conheça, ou seja, se conheçam e falem a mesma
“linguagem”, tendo o mesmo padrão de qualidade e atendimento. Todas as
empresas oficiais do evento devem ser alvo de criteriosa seleção, onde se deve
analisar a competência, reputação, experiência e qualidade dos serviços
anteriormente prestados e preço justo. Todas, sem exceção, devem ter contrato
escrito previamente assinado, com descrição detalhada de suas
responsabilidades e deveres e cronograma.

210
Para cada produto, serviço ou opcional oferecido a seus clientes, deve
haver um ou mais fornecedores já referenciados e com contrato de
fornecimento previamente definido e assinado. As condições mínimas a serem
negociadas e acordadas com cada um dependem das necessidades de cada
empresa e de seus mercados.

211
Alguns dos principais fornecedores e empresas prestadoras de serviços
de um evento:
 Decoração;
 Catering
 Equipamentos eletrônicos;
 Fotografia e filmagem
 Gráfica;
 Gerador próprio de energia
 Empresa de aluguer de veículos;
 Limpeza

Catering
212

Catering
213
O Catering
Ter a oportunidade de contar com este tipo de serviço na realização do
evento representa uma grande ajuda, em virtude de os colaboradores já
estarem habituados ao local e o serviço desenvolve-se com maior facilidade.,
para além de o custo poder ser menor.

Catering
214
O Catering
No caso de ser necessário contratar uma empresa exterior, deve-se em
primeiro lugar, considerar que tipo e quantas refeições serão servidas ao longo
do dia ou dos dias e para que público. O tipo de refeições, a horas a serem
servidas, a quantidade de refeições em cada momento e outras questões
específicas devem ser programadas e incluídas num cronograma próprio para
melhor controlo por parte da empresa de catering, o que originará um melhor
serviço.

Sessão solene
215

Sessão solene
A Sessão Solene pode ocorrer num espaço próprio para a entrega de distinções
ou medalhas do município, mas como meio para receber, de forma pública e com a
maior dignidade, uma personalidade de que, estando de visita ao concelho, o
justifique. Serve para registar outros atos, como sejam o dia do concelho e a
assinatura oficial de protocolos ou acordos de cooperação.
São enviados convites próprios para o efeito e organizada a sala na relação
direta com o universo e o tipo de convidados previstos.
216

Sessão solene
Deve-se acautelar a existência de um espaço de tempo entre a chegada aos
Paços do Concelho e o início da cerimónia.
O Presidente da Câmara deve receber à porta do edifício a entidade,
conduzindo-a ao seu gabinete.
Deve oferecer algo para beber, permitindo uns minutos de descontração e de
conversa informal.
Este tempo é precioso para que todos os convidados se instalem na sala,
tomando o seu próprio lugar. Quando isto acontecer as personalidades que
integram a Mesa de Honra dirigem-se à sala, sabendo previamente o seu lugar.
217

Sessão solene
A pessoa encarregue de gerir a cerimónia apresenta a composição da Mesa de
Honra, e dá-lhe inicio em nome da entidade que preside.
Caso seja a entrega de distinções, pode dar-se espaço para uma intervenção ao
homenageado.
Caso sejam muitos os distinguidos, pode sugerir-se que um fale em nome de
todos, propondo-se a personalidade com maior prestigio, a que recebe maior
distinção, sempre aquela que todos se revejam sem problemas.
Dando-se por concluída a cerimónia, pode seguir-se uma refeição formal ou
não.
218

Sessão solene
As Mesas de Honra devem ser constituídas por um número impar de pessoas.
Pódio
219
6 4 2 1 3 5 7

Sessão solene
Se for par, considera-se a existência de uma linha imaginária entre os dois
centros da mesa, sendo o maior importante o da direita , esquerda de quem olha
da assistência.
Pódio
220
6
4
2
1
3
5
7 8

Sessão solene
A Mesa de Honra começa a constituir-se chamando primeiro a pessoa que a vai
presidir. Pode considerar-se que as pessoas ocupam os seus lugares sem serem
previamente chamadas.
Por deferência, o representante do clero fica numa cadeira especial, à direita da
nessa, esquerda para a assistência.
Se não houver muita solenidade e com poucas pessoas, é bom apresentar,
através de um cartão, o nome e o cargo ou só o cargo da pessoa em causa.
Chamam-se para integrar a Mesa de Honra, as restantes entidades pela ordem
de precedência.
221

Sessão solene
A primeira pessoa a usar da palavra pode ser o anfitrião para dar as boas
vindas, ou um seu representante.
Geralmente começa-se pela pessoa menos importante e a sessão acaba com o
discurso da pessoa mais importante.
Os vocativos, são feitos pela ordem inversa – começa pela pessoa com maior
precedência e termina com Minhas Senhoras e Meus Senhores.
222

Sessão solene
Na plateia pode considerar-se a existência de uma única fila de cadeiras,
ficando os convidados sentados da seguinte forma:
223
Mesa da Presidência
3
22
1
5
7
9
11 10
2 4 6 8
20 18 16 14 12 13 15 17 19 21
Pódio

Sessão solene
Ou duas filas separadas por uma coxia central
Pódio
224
Mesa da Presidência
3
1 5
7
9
11
10
2 4
6
8
20 18 16
14
12 13 15
17
19

Tipos de reuniões
225

Reuniões oficiais
As reuniões podem revestir-se de várias formas, atendendo à natureza dos
participantes ou ao objetivo que se pretende atingir.
Tipos de reuniões:
Conferência
Definição: apresentação formal de tema científico, geral ou técnico, por um
especialista no assunto.
Objetivo: estudar, debater e extrair conclusões sobre um tema.
Duração: uma hora, sendo quarenta minutos para a conferência e vinte minutos
para o debate.
Público-alvo: especialistas e interessados no tema.
226

Reuniões oficiais
A conferência é um tipo de evento que possibilita a disposição do ambiente de
várias formas. As mais indicadas são:
1. a mesa principal é reservada somente ao anfitrião e ao conferencista.
As autoridades devem ser encaminhadas às primeiras fileiras do auditório,
obedecendo a Ordem Geral de Precedência.
2. a mesa principal é reservada ao anfitrião, conferencista e demais autoridades.
Neste caso, o conferencista fará sua apresentação a partir da mesa principal.
3. a mesa principal é reservada ao anfitrião, ao conferencista e às demais
autoridades. No entanto, a apresentação do conferencista se dá a partir da tribuna.
227

Reuniões oficiais
Para iniciar a conferência é imprescindível a presença de um presidente de
mesa, que fará a apresentação do conferencista e coordenará os trabalhos..
Em seguida, o conferencista realiza sua apresentação e expõe todos os
aspetos previamente definidos.
Após a exposição do convidado, a palavra poderá ser dada à plateia para
questões; contudo, quando se tratar de conferência realizada na abertura de um
evento maior, é aconselhável não abrir espaços para perguntas, pois a sequência
dos trabalhos poderá ficar comprometida.
Ao final dos debates, o presidente da mesa fará os agradecimentos ao
conferencista, ao público presente, aos convidados e dará por encerrada as
atividades.
228

Reuniões oficiais
Painel
Definição: evento onde um orador e até quatro especialistas explanam sua
visão sobre um tema predeterminado, sempre coordenado por um moderador.
Objetivo: explanar, debater e obter conclusões sobre um determinado
tema.
Duração: até uma hora e trinta minutos.
Público-alvo: pessoas interessadas no tema.
229

Reuniões oficiais
Painel
Os trabalhos têm início com a apresentação do orador e dos especialistas.
O moderador informa sobre a dinâmica das atividades e passa a palavra ao
orador, que terá 15 minutos para se manifestar. Falam, em seguida, cada um dos
especialistas, por dez minutos. Todos devem dispor do mesmo tempo para se
manifestarem.
Encerradas as apresentações, o moderador iniciará os debates e o orador e os
especialistas responderão às perguntas formuladas.
230

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