1) O documento discute técnicas de normalização documental, incluindo normas para formatos de documentos, números, datas e letras. 2) Inclui exemplos de normas nacionais e internacionais para sobrescritos, relatórios e outros documentos. 3) Fornece diretrizes sobre margens, espaçamento, centragem e outras especificações técnicas para a elaboração de documentos.

1. Redigir documentação
administrativa interna e
externa
• UFCD 6225Técnicas de
normalização documental
Prof.ª Paula Pinto

2. Normalização
• A normalização está em todo o lado e serve para limitar a diversidade de critérios.
• Esta tem origem na palavra norma, que mais não é que, regras orientadoras, adaptadas
às necessidades, que disciplinam a vida do homem em sociedade.
• A existência, a observância e o cumprimento de normas contribui de forma decisiva para
uma melhor vivência, facilitando a comunicação, orientando os comportamentos,
posturas entre os cidadãos.

3. Vantagens da Normalização
• Economia
• Facilidade de fabricação  mais barato  mais qualidade

4. Normalização
• As Normas podem ser:
• Internacionais
• Nacionais
• Particulares - Encontram-se dentro de cada organização,
para funcionamento interno.

5. Normas Internacionais
• Elaboradas por um organismo internacional. Estabelecem a uniformização de normas, estipulando
formatos, dimensões e pesos.
• Objetivo: Facilitar a cooperação técnica, industrial e económica entre os vários Países e assegurar a
coordenação das normas nacionais.
• ISA (International Standardization Association) - 1ª Associação para a normalização, surgiu em
1930. Em 1947 criou-se a ISO (International Standardization Organization), desde 1949 que
Portugal é membro da ISO. A organização estabelece as normas para os seus países membros,
prevalecendo essas sobre as normas nacionais.

6. Normas Nacionais
• Elaboradas dentro de cada país, o limite é a fronteira.
• Definem orientações com vista à uniformização de procedimentos e sempre que possível de
acordo com as normas internacionais.
• A repartição da normalização, em Portugal, é o Instituto Português da Qualidade (IPQ)

7. Normas
• As normas portuguesas são identificadas por um conjunto de letras e números:
• Se for uma norma portuguesa, designa-se por NP, seguida de um número;
• Se for uma norma portuguesa que adoptou uma norma europeia, designa-se por NP EN, seguido
de um número;
• Se for uma norma portuguesa que resultou de uma norma europeia que, por sua vez, resultou de
uma norma internacional, designa-se por NP EN ISO, também seguida por um número.

9. NP 7 Sobrescritos e bolsas – formatos
• No fabrico de sobrescritos atende-se aos formatos normalizados do papel que neles vais ser
inserido e também às exigências dos CTT, tendo em vista o tratamento mecanizado da
correspondência.
• Os sobrescritos C6 e DL, sendo de utilização mais frequente, merecem que se lhes conceda o
devido destaque.
• FORMATO C6 (tipo comercial): - Este formato tem as dimensões 11,4 cm x 16,2 cm e é
vulgarmente usado para expedição da correspondência comercial.

10. O modelo com janela evita ter de se repetir, no sobrescrito, o endereço dos destinatários,
desde o momento que se cumpram determinadas regras ao dobrar a carta.
NP 7

11. NP 13
Sobrescritos e bolsas – a sua impressão e utilização
• A mecanização introduzida pelos CTT no tratamento do correio reflete-se numa prestação de
serviços com maior eficácia. O utente, para poder usufruir dos benefícios proporcionados, terá de,
no preenchimento dos sobrescritos, cumprir as normas definidas pelos CTT.
• Sendo importante o correto preenchimento dos sobrescritos, respeitando as zonas de morada e
colocando devidamente os códigos postais, é indispensável ainda cumprir algumas normas,
nomeadamente:
• Formatos, dimensões (comprimento, largura e espessura), cor e peso;
• Estado de conservação (a correspondência não deve estar amarrotada, nem rasgada).

12. NP 13 Sobrescritos e bolsas – sua impressão e
utilização

13. NP 950 Tratamento da informação – escrita
numérica das datas
• As datas devem ser escritas colocando os elementos pela seguinte ordem:
ANO – MÊS – DIA
• A representação de uma data sob forma inteiramente numérica será feita em algarismos.
Exemplo: 20080930 2008 09 30
• Os elementos na representação numérica de uma data devem separar-se por travessões, por
um espaço ou não serem separados.
• Exemplos: 1960-04-12 1986 10 15 19861015

14. NP 9 - Escrita dos números
• Para facilitar a representação e a leitura dos números e, simultaneamente, afastar a possibilidade
de erros de interpretação, a 9ª Conferência Geral de Pesos e Medidas votou uma série de
resoluções tendentes a atingir aquela finalidade.
• A principal alteração a que essas resoluções conduziram foi a que se utilizassem sinais gráficos
unicamente para separar a parte inteira da parte decimal. Esses sinais são o ponto e a vírgula,
sendo o primeiro usado nos países de língua inglesa, e o segundo, nos restantes.
• A supressão de qualquer sinal gráfico destinado a dividir um número, para facilidade de leitura,
em grupos de três algarismos, evita a confusão atualmente possível, quando se utilizam
simultaneamente, na escrita de um mesmo número, o ponto e a vírgula.

15. NP 9 - Escrita dos números
• Os grupos de três algarismos serão separados por um espaço em branco, que será igual ao
ocupado por qualquer dos algarismos no caso da escrita dactilografada, e um pouco inferior, no
caso da impressão.
• Exemplo: 21 000,34 e 21000,34 (vinte e uma mil unidades e trinta e quatro centésimos)
• Com a aplicação desta norma, consegue-se, sem esforço, o hábito natural de escrever os
números de acordo com as prescrições que em seguida se apresentam.

16. NP 9
Escrita dos números
• Princípios: · A vírgula é exclusivamente destinada a separar, nos
números, a parte inteira da parte decimal.
• · Os números serão escritos em grupos de três algarismos a partir das
unidades, quer para a esquerda, quer para a direita (parte decimal).
• Exemplos: 32 048 21 237,459 32

17. NP 9 - Escrita dos números
• Portanto, deve escrever-se:
• 1 437 385,327 61 e não 1.437.385,327.61
• nem 1437385,327661 nem tão-pouco 1:437:385,327:61 etc.
• Exceções: · Os princípios atrás expostos não se aplicam à parte inteira ou à parte decimal no caso
de as mesmas serem formadas só por quatro algarismos, salvo quando os números são escritos
em coluna.
• Exemplos: a) 1437,327 61 e 14 373,2761 b) 5 321,003 4

18. Tipo de letra
• Mancha de escrita
• As características essenciais da letra são: o seu tipo, o tamanho, a cor e alguns efeitos especiais
que lhe podem ser atribuídos.
• Normas para o estilo e tamanho da letra:
• Utilizar fontes com fácil reconhecimento de caracteres. Ex.: Verdana, Arial, Helvética, Times
• Deve-se procurar evitar a confusão entre os algarismos: 3, 5, 8, 0.

19. Marginação
Normas para as margens das páginas:
• Todas as páginas devem respeitar a seguinte configuração: do lado da lombada, uma
margem de 3 cm; nos restantes lados (de topo, margem exterior e fundo de página), entre 2
e 3 cm.
• A paginação deverá ser efetuada em todas as páginas, a partir da página de rosto.
• As margens e espaçamento devem ser suficientes entre as manchas de texto.
• Evitar colunas de texto muito estreitas ou próximas entre si.

20. Entrelinhamento e espaçamento
Normas para o entrelinhamento e espaçamento:
• O processamento de texto deve ser efetuado, em corpo 12 ou, no máximo 13 (p. ex. Times 12
ou 13, ou Arial 12), com um espaçamento ‘normal’ entre caracteres, utilizando um
entrelinhamento de espaço e meio.
• O Espaçamento de 1.5 ou duplo facilita a navegação ao longo do texto.
• Evitar linhas de texto demasiado extensas (acima de 70 caracteres).
• O espaçamento entre letras demasiadamente reduzido dificulta a leitura.
• Devem utilizar-se fontes proporcionalmente espaçadas, pois são mais legíveis que as mono-
espaçadas.

21. Centragem vertical e horizontal
• É possível centrar o texto entre as margens laterais e entre as margens superior e inferior numa
página.
• Centrar o texto horizontal e verticalmente numa página é a função mais frequentemente utilizada
para criar uma folha de rosto para um documento.
• No Microsoft Office Word, é possível escolher a partir de uma galeria de folhas de rosto pré-
desenhadas ou criar uma folha de rosto manualmente, centrando o texto na página. Se criar uma
folha de rosto manualmente, centra o texto entre as margens laterais e entre as margens superior
e inferior.

22. Técnicas de elaboração de documentação
• Os documentos são todos os papéis contendo informações que ajudem a tomar decisões,
comuniquem decisões tomadas, registarem assuntos de interesse da organização ou do
indivíduo. Qualquer informação escrita, objeto ou facto registado
materialmente, suscetível de ser utilizado para estudo, consulta ou prova.
• A rapidez com que se processam as trocas comerciais, a
sua internacionalização, e as exigências das novas tecnologias informáticas têm conduzido a uma
crescente normalização da documentação comercial.
• No caso dos documentos, fala-se em normalização a propósito do processo técnico de criação de
normas que definem condições de elaboração e preenchimento dos documentos.

23. Os principais objetivos da normalização dos
documentos são:
• Harmonização de conteúdos;
• Prevenção do erro no preenchimento;
• Aumento da segurança na circulação.
• Os documentos normalizados obedecem a uma idêntica estrutura,
conteúdo e dimensão, permitindo, por exemplo, a sua leitura ótica com as
naturais vantagens daí resultantes em matéria de
processamento e arquivo.
• A estrutura dos documentos está diretamente dependente do seu
conteúdo, pelo que não existe uma estrutura tipo para os documentos em
geral.

24. Tipos de
documentos
administrativos

25. Ofício
• O ofício é uma forma de correspondência que se utiliza no serviço público.
• •
• É por meio de ofício que:
• Uma repartição se dirige a uma pessoa ou empresa;
• Uma repartição se dirige a outra repartição.
• O ofício deve ser digitado, como toda comunicação que se faz entre
• repartições.
• A redação de um ofício obedece a determinadas normas.

26. Ofício
• Além da correção, deve-se observar:
• Simplicidade: uso da linguagem simples, evitando-se frases rebuscadas ou
• muito adjetivadas.
• Clareza: expressão clara e lógica do pensamento, de modo que a mensagem possa
ser entendida perfeitamente.
• Objetividade: abordagem direta do assunto, evitando-se palavras
desnecessárias ou expressões que nada acrescentam ao texto.
• Concisão: resumo do texto ao essencial, evitando-se alongar muito o assunto.

27. Exemplo
de Ofício

28. Relatório
• Um relatório é uma forma de comunicação organizada, fundamentada e comentada,
sobre um facto ou conjunto de factos ocorridos ou ainda a decorrer.
• Funciona como elemento de informação, consulta ou prova e tem grande valor na análise
e solução de problemas concretos, na transmissão e apresentação de resultados de
ações de pesquisa, de inspeção e gestão, bem como no apuramento de
responsabilidades.

29. Relatório
• Situações em que se podem apresentar relatórios
• Decorrer normal de um trabalho;
• Exercício de gestão;
• Estágios, estudos
• Infrações, acidentes;
• Vendas;
• Inspeções, revisões;
• Participações em congressos, conferências, seminários;
• Anomalias, avarias;
• Estudos de mercado;
• Peritagem;
• Relatório de contas.

30. Relatório - Estrutura
• Nos relatórios mais simples:
• Introdução, desenvolvimento do tema e conclusão.
• Nos relatórios mais complexos:
• Capa ou página de título- título do relatório, nome do autor, nome dos destinatários, data e
referência (nalguns casos);
• Índice - Deve conter todas as secções do relatório com referência às páginas,
incluindo capítulos e subcapítulos;
• Resumo - síntese geral para que o leitor tenha uma ideia geral do que trata o
• relatório;
• Introdução - Introduzir o leitor para dentro do relatório. Define-se o objetivo do
• relatório (para que vai servir, o que deu origem). Explica-se a forma como vai ser
desenvolvido e explica-se a o ordenamento dos temas, a metodologia;
• Corpo de desenvolvimento - Narração dos factos, apresentação de toda a
fundamentação para as conclusões e recomendações;

31. Relatório - Estrutura
• Conclusão - Resumo de todas as ideias apresentadas. Não podem aparecer dados novos. Num
relatório muito longo, no fim de cada capítulo deve-se apresentar uma breve conclusão;
• Recomendações - Sugerir alternativas à matéria tratada. As recomendações devem
• estar devidamente argumentadas e fundamentadas.
• Anexos / Apêndice - documentos que podem vir a completar a informação do relatório. Os
apêndices funcionam como dados suplementares (essenciais para completar os factos
narrados) e como forma de atualizar o relatório.
• Glossário - Pode ser de termos técnicos, uma listagem de abreviaturas.
• Agradecimentos - No fim. Podem também vir no início a seguir ao índice.
• Referências - Lista de material não publicado aos quais fomos recolher informação.
• Bibliografia - Livros ou outras fontes de pesquisa. Apelido, nome do autor, nome do livro, nº de
edição; local, editora, ano.
• Glossário - Quando se trata de um relatório muito técnico deverá conter um
• glossário de termos.

32. Relatório - Linguagem
• A linguagem do relatório depende dos objetivos e do destinatário.
• Deve ser precisa, exata - verificar se está a usar a palavra certa no trabalho certo;
• Breve e concisa. Evitar construções complexas. Quanto mais simples, mais eficaz è a comunicação e
• maior é o seu alcance;
• Clareza - não deve deixar lugar a ambiguidades e ideias erradas;
• Evitar palavras compridas;
• Usar a voz ativa, deve dar-se a informação pela positiva porque agarra mais a atenção do leitor;
• Deve ser feito na 1ª pessoa do singular. Quando realizado por várias pessoas na 1ª pessoa do plural
• Ser concreto - usar termos práticos, evitar termos indefinidos (um certo, alguns...)
• Evitar a gíria;
• Frases curtas. Parágrafos curtos e frequentes. Cada nova ideia um novo parágrafo;
• O relatório deve ser completo e não deixar espaço a dúvidas;
• Deve-se ter em conta a pontuação, bem como a ortografia;
• Quando é criado por um grupo restrito, utilizando palavras muito técnicas, no fim do relatório deve-se criar
um glossário.

33. Requerimento
• Dá-se o nome de requerimento a uma petição geralmente
escrita, segundo as normas legais, dirigida a uma entidade
oficial, da justiça ou da administração.
• •
• Intencionalidade comunicativa - Solicitar algo a que se tem direito
ou se julga ter:
• Obter informações sobre determinado assunto;
• Solicitar providências;
• Convocar uma ou mais sessões;
• Obter determinado documento; Obedece a uma estrutura
formal e linguística, normalizada por formulários dos
serviços competentes.

34. Requerimento
• Deve:
• Ser preenchido com clareza e perfeição;
• Ser apresentado numa folha branca, ou
formulário fornecido para o efeito;
• Separar os diferentes pontos do texto por um
espaço em branco.
• Frequentemente obedece a um texto designado
por “minuta” (o modelo) e, depois de preenchido,
o original fica nos serviços competentes e a cópia é
entregue ao requerente, após autenticação com o
selo do estabelecimento.
• •

35. Requerimento
- Estrutura
• Abertura
• Vocativo ou destinatário/ entidade a quem se dirige
(parte superior direita da folha);
• Indicação do seu cargo ou função, com a forma de
tratamento adequada/ órgão
• a que se dirige;
• Encadeamento (ou texto principal)
• Identificação o mais completa possível do
requerente: nome completo, nacionalidade,
profissão, endereço, nº de BI, nº de contribuinte;
• Assunto: pedido e sua justificação; pode ser fundamentado
recorrendo a leis, decretos, portarias e outros
• documentos legais;
• Fecho - fórmula final, do lado direito da folha
• Pedido de deferimento;
• Local;
• Data;
• Assinatura do requerente ou seu representante legal.

37. Nota de serviço
• Tem uma redação mais formal e implica uma responsabilização do recetor. Parte de um
superior hierárquico para os subordinados. Muitas vezes é emitida em duplicado,
devolve-se o duplicado assinado pelo recetor com a indicação da hora e dia em que foi
recebida. Obedece a uma numeração.
• •
• Elementos:
• Nº
• Assunto;
• De e para;
• Data;
• Assinaturas.

39. Memorando
• Na linguagem comercial, significa a nota ou comunicação ligeira entre departamentos de uma mesma
empresa, ou entre matriz e suas filiais e vice - versa, ou entre as filiais. É conhecido também como
comunicado interno (CI).
• Na terminologia jurídica, significa nota diplomática enviada por um país a outro, com a exposição sucinta
sobre determinada questão.
• Dispensa o uso de formalidades exigidas em uma carta. É uma comunicação rápida e objetiva,
assemelhando-se a um bilhete.

40. Memorando
• O formato do memorando, em geral, é de 21 cm de largura por 15 cm
de altura.
• Pode ser interno ou externo.
• No 1º caso é dirigido a funcionários de um mesmo orgão ou
ou departamento.
• No 2º é dirigido a pessoas alheias ao departamento.
Estrutura:
1)Timbre
2)Número
3)Remetente
4)Destinatário
5)SúmulaouEmenta
6)LocaleData
7)T
e
xt
o
8)Fecho
9)Assinatura e Cargo

42. Comunicado/Comunicação/Nota Informativa/
Informação
• As situações que dão origem a
circulares informativas são:
• A abertura de uma sucursal;
• A renovação das instalações;
• A introdução de novos serviços ou
acessibilidades;
• As mudanças de instalações; As
alterações de horário;
• A divulgação da situação financeira da
empresa;
• O recrutamento de alguém;
• O despedimento coletivo.
• Estrutura:
• Enquadrar o acontecimento – se referir um
melhoramento do serviço da empresa, deve
valorizar o facto e realçar as vantagens para
os clientes e colaboradores;
• Informar pormenorizadamente em que
consiste a mudança;
• Encerrar com uma nota de otimismo, se
houver motivo para congratulações.

44. Mensagens
eletrónicas
• O correio eletrónico, mais conhecido por e-mail, é um
método de comunicação utilizado para enviar e receber
mensagens através de sistemas eletrónicos de
comunicação tal como a Internet.

45. E-mail
• Hoje em dia, dada a grande divulgação do e-mail, já é muito comum as organizações fornecerem,
alternativamente, um atendimento por e-mail.
• •
• O atendimento por e-mail requer que praticamente no ato de receção de
• uma mensagem seja gerada uma resposta padrão automática, como confirmação de que esse e-mail foi
recebido. O teor dessa mensagem pode variar segundo a instituição, mas poderá apresentar o seguinte
texto:

46. E-mail
• Atualmente, existe também a prática de os colaboradores, que têm um contacto permanente com o
cliente, e à semelhança dos atendedores automáticos de telefone, criarem no seu endereço de e-mail
uma mensagem para as ausências mais prolongadas (por exemplo, no período de férias), configurando o
seu e- mail para que seja automaticamente devolvida uma mensagem de resposta a todos os
originadores de mensagens por e-mail, informado sobre a referida ausência.
• •
• Exemplo de mensagem de e-mail para ausências prolongadas:

47. As regras de ouro do e-mail
• Primeira regra: Identificação do remetente
o Identifique-se claramente, principalmente, num primeiro contacto. Inclua sempre o seu
nome, cargo e quaisquer outros elementos de identificação que lhe pareçam essenciais.
Cabe, aqui, ressaltar a importância de uma assinatura padronizada.
o Para ter certeza de que o procedimento está correto, basta preencher o seu nome e
email de retorno nas configurações do software e enviar uma mensagem para si mesmo
como forma de teste. Muitos e-mails voltam ou geram confusão por estarem
indevidamente preenchidos ou, ainda, identificados por nome de terceiros.

48. As regras de ouro do e-mail
• Segunda regra: Assunto
o É preciso anunciar de maneira clara e objetiva o assunto em questão. Parece
óbvio, mas muitos remetentes deixam esta lacuna em branco ou repetem o nome
do destinatário.
o Um campo "Assunto" preenchido corretamente, além de atrair a atenção, ajuda
o destinatário a catalogar melhor as mensagens para futuras consultas.

49. As regras de ouro do e-mail
• Terceira regra: Objetividade
oA objetividade deve ser uma preocupação constante. Hoje, os
profissionais têm pouco tempo a perder.
oTextos longos, que necessitam de uma leitura muito atenta,
normalmente são ignorados. Evite floreios, sem perder a cordialidade.
Explique apenas o que for necessário para o entendimento do
assunto.

50. As regras de ouro do e-mail
• Quarta Regra: Rever a redação
o Utilize um padrão visual e ortográfico adequado para os e-mails profissionais.
Nada pior do que receber uma mensagem contendo um fundo que dificulte sua
leitura.
o O fundo que mais facilita a leitura é o fundo branco, no entanto, várias empresas
costumam utilizar os logótipos que, não apresentam problema algum, desde que
sejam de tamanho adequado e que não façam a mensagem virar um outdoor.
o Nada de mensagens utilizando:-), :-(, [ ]s ou outras coisas do tipo, porque as
pessoas não são obrigadas a conhecer os seus significados, como também não
são apropriadas.
o Deve evitar o uso de LETRAS MAIÚSCULAS ou muitos pontos de interrogação
(!!!!!), pois causam a impressão de se estar a falar em voz alta.

51. As regras de ouro do e-mail
• Evite caracteres rebuscados ou fantasiosos, que fazem sua mensagem parecer uma
pintura rupestre ou uma obra de arte de aparência, no mínimo, questionável.
• Seja sempre educado e cordial, pois, se, por alguma razão, estiver de “cabeça
• quente” escreva sua mensagem, salve-a no rascunho e não a envie imediatamente.
• Antes de enviar a mensagem reserve tempo suficiente para revisar o texto, mesmo que
vá fazer uso do corretor ortográfico, pois, este recurso ajudará, mas não é perfeito.
• Jamais escreva alguma coisa que não gostaria de ver publicado sobre si ou sobre a
empresa, pois e-mails podem ser utilizados como documentos em algumas situações.
• Além disso, este meio de comunicação não é totalmente seguro e sempre existe, por
menor que seja, uma possibilidade da mensagem ser intercetada por pessoas que não
estejam ligadas àquela correspondência.

52. As regras de ouro do e-mail
• Quinta regra: Arquivos e anexos
o Dependendo do destinatário, não envie arquivos anexados, pois muitas empresas
proíbem a visualização de arquivos anexados como medida preventiva contra vírus.
o Mas, se o destinatário já o conhece, envie em anexo informações que não são
prioritárias, mas podem acrescentar algo, caso haja maior interesse pelo assunto.
o Enviar arquivos contendo vírus a clientes ou fornecedores é uma gafe imperdoável.
Portanto, mantenha o antivírus sempre atualizado e tome cuidado ao abrir arquivos
desconhecidos.

53. As regras de ouro do e-mail
• Sexta regra: Cópias
o Ao enviar uma mensagem para múltiplos usuários (geralmente avisos ou notícias de
interesse) há quatro maneiras de fazê-lo, três das quais são, no mínimo, desaconselháveis.
o A primeira maneira é preenchendo todos os usuários no campo "Para" do e-mail, porém se
um usuário clica na opção "responder a todos" (o que é muito comum), todos da lista passam
a acompanhar a resposta e estabelece-se um ciclo vicioso.
o Já na segunda maneira, envia-se a totalidade da lista no campo "CC (Carbon Copy)", e
nenhum, um ou mais usuários no campo "To". A mensagem funciona melhor, os usuários da
lista "CC" não recebem respostas.

54. As regras de
ouro do e-
mail
• A terceira maneira é preenchendo todos os
usuários no campo "BCC (Blind Carbon Copy)".
Desta maneira evita-se a divulgação pública da
lista, mas ainda assim, se não houver ao menos
um usuário no campo "To" o e-mail corre o risco
de ser bloqueado por filtros Anti-Spam. Além disso,
nenhum dos três métodos evita o envio (acidental
ou não) de vírus.
• A quarta maneira, e mais correta, é recorrer a um
utilitário de newsletter ou cadastro de visitantes.
Esta alternativa é indicada para empresas que
fazem do e-mail o seu instrumento de
comunicação.

55. As regras de ouro do e-mail
• Sétima regra: Prazo de resposta
o Os prazos de respostas para e-mails
respeitando o calendário de dias úteis.
deverão ser de até 24 horas,
o Ao receber um e-mail pertinente, não deixe de dar uma resposta até o
prazo acima descrito, caso lhe seja solicitado. Se por ventura a resposta
depender de uma pesquisa ou trabalho mais minucioso, é recomendável
que isto seja informado conforme o exemplo a seguir: “necessito de um
prazo X para lhe enviar o solicitado”.