O Representante Institucional é responsável por receber e apoiar a Comissão de Avaliadores durante a visita, incluindo visitar as instalações, organizar reuniões e refeições, e apresentar documentos na sala de avaliação. Ele também responde perguntas frequentes sobre a duração das aulas e cálculo de carga horária.

1. Papel do Representante
Institucional nas Avaliações

2. VISITA AS INSTALAÇÕES
De início, o Representante Institucional precisa,
visitar todas as instalações da unidade que
serão avaliadas, observando sempre se os
espaços estão montados de acordo com os
descritores para conceito 5 do instrumento de
avaliação que será utilizado pela Comissão.

3. RECEPÇÃO DOS AVALIADORES
O Representante Institucional precisa sempre estar de posse dos
horários de chegada e voucher de hotéis dos avaliadores para
montar logística de recepção dos avaliadores. É obrigatório que o
Representante Institucional esteja no aeroporto ou rodoviária para
recepção dos avaliadores. A condução dos avaliadores
aeroporto/hotel/unidade/refeições, nos dias da avaliação, serão
feitos em veículo contratado pelo Diretor da unidade, que recebe
verba específica para isso, ou pelo Representante Institucional que
pegará adiantamento para essa finalidade.

4. PREPARAÇÃO PARA A REUNIÃO DE ABERTURA
O Representante Institucional precisa cuidar para que a sala
onde ocorrerá a reunião inicial esteja preparada para tal.
Assim, desde a véspera da reunião, o Representante
Institucional precisa verificar se o equipamento para
reprodução do vídeo institucional está preparado e testado; se
o vídeo institucional está instalado no computador que o
reproduzirá; se a sala está arrumada e limpa; se há lugar na
sala para todos; e, sempre que possível, colocar as cadeiras dos
avaliadores de frente para a cadeira do Representante
Institucional e do coordenador de curso, para que todos
possam falar uns de frente para os outros.

5. REUNIÃO DE ABERTURA DOS TRABALHOS DE AVALIAÇÃO
O Representante Institucional é quem conduz a reunião de abertura
dos trabalhos. Inicialmente dá as boas vindas aos avaliadores, na
sequência, o Representante Institucional faz a exibição do vídeo
institucional.
Terminada essa fase, o Representante Institucional passa a palavra
ao Coordenador de de curso, caso seja avaliação de curso e aos
outros membros da unidade que estejam na visita. Todos darão suas
boas vindas aos avaliadores.
Após, o Representante Institucional passa a palavra ao Coordenador
da Comissão de Avaliadores, para que faça as considerações que
entenderem necessárias e apresente seus colegas de trabalho.

6. REUNIÃO DE ABERTURA DOS TRABALHOS DE AVALIAÇÃO
Após, o Representante Institucional alerta aos
avaliadores que o Coordenador, após o
encerramento da reunião de abertura, no caso de
avaliação de curso, apresentará o curso para eles e
encerra a reunião, deixando apenas o Coordenador
com os avaliadores apenas para a apresentação do
curso.

7. APRESENTAÇÃO DOS DOCUMENTOS NA
SALA DE AVALIAÇÃO
Após a apresentação do Coordenador, em caso de
avaliações de curso, com a ajuda do Assessor de Regulação
que estará na unidade, o Representante Institucional
apresentará os documentos que estão dispostos na sala de
avaliação. Importante que ele chame a atenção dos
avaliadores para os índices expostos nas paredes e para a
correlação com a numeração colocada em cada um dos
documentos. O Assessor de Regulação, bem como o
Coordenador do curso, deverão auxiliar o Representante
Institucional nessa tarefa.

8. REFEIÇÕES E LANCHES DOS AVALIADORES
Do momento em que os avaliadores chegam a cidade onde a
unidade será avaliada até o momento em que embarcam de
volta, todas as refeições devem ser custeadas por nós e o
Diretor da Unidade avaliada ou o Representante Institucional já
devem estar com a verba para isso.
Nas refeições com os avaliadores, devem estar acompanhando,
apenas, o Representante Institucional, e o Coordenador do
curso avaliado.
O Representante Institucional deve cuidar de preparar o lanche
que fica disponível aos avaliadores durante toda a avaliação.

9. PERGUNTA FREQUENTE
Os avaliadores interpelam sempre se a “hora/aula” da
instituição é de 50 ou de 60 minutos.
O Representante Institucional deve responder, sem hesitar, que
não existe hora/aula. Existe hora, que é sempre de 60 minutos
e existe aula, que, no caso da instituição, por força de dissídio
coletivo dos professores, é SEMPRE de 50 minutos, mas que
isso, de forma alguma, compromete o cumprimento da carga
horária total prevista para o curso, que é sempre calculada em
horas de 60 minutos.

10. PERGUNTA FREQUENTE
O cálculo para cumprimento é o seguinte:
O semestre letivo tem, em média, 21 semanas, com 06 dias letivos
(levando-se em consideração que o sábado é sempre dia letivo!).
Para um curso, por exemplo, com carga horária total de 3.200h,
dividida em 8 semestres de 400h, tem-se que as 400 horas do
semestre necessitam de 480 aulas de 50 minutos para serem
cumpridas. Observe o cálculo abaixo:
400x60/50 → 24000/50 = 480

11. PERGUNTA FREQUENTE
Assim, como 21 semanas, de 6 dias letivos cada, possibilitam 126
dias letivos no semestre e, em cada dia, tem-se a possibilidade de 4
aulas de 50 minutos, ao final, ter-se-ia espaço para 504 aulas de 50
minutos,mais do que suficiente para cumprir as 480 necessárias.
Isso, inclusive, possibilitaria a dispensa de alguns sábados no
semestre. Repare a conta abaixo:
21x6 → 126x4 = 504

12. CHECK-LIST A SER FEITO ANTES DO INÍCIO DA AVALIAÇÃO
ATIVIDADE CHECK
1- Verificação da montagem da sala de avaliação, dando o suporte necessário ao
Assessor de Regulação que estiver responsável pela avaliação
2- Verificação sobre a contratação de veículo para locomoção da Comissão de
Avaliadores
3- Pedido e recebimento do adiantamento que servirá para custear as despesas
com a Comissão de Avaliação
4- Verificação minuciosa das instalações físicas da unidade
5- Preparação de tudo para a reunião de abertura
6- Preparação do lanche que será servido a Comissão de Avaliação, inclusive como
serão feitas as reposições