Este documento descreve o trabalho final de um grupo de estudantes de Arquivologia sobre o registro da digital em documentos arquivísticos. O grupo analisou uma ficha funcional de 1985 que continha impressões digitais e discutiu o papel da digital em documentos. Eles concluíram que a digital é sempre parte de um documento e só terá função arquivística se o documento tiver função.

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Universidade de Brasília
Faculdade de Ciência da Informação
Curso: Arquivologia
Disciplina: Diplomática e Tipologia Documental
Grupo: Meninas de Diplomática
Turma: 2º/2015
TRABALHO FINAL DA
DISCIPLINA
O registro da digital em documentos arquivísticos
Brasília, novembro de 2015.

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Proposta do Trabalho
No decorrer da graduação de Arquivologia na Universidade de Brasília, cursamos
uma disciplina intitulada Diplomática e Tipologia Documental, nela estudamos melhor
como podemos analisar documentos a partir de suas características internas e externas,
além disso, compreendemos melhor, sobre séries documentais e como podemos
identificar a função arquivística em um documento.
Para executarmos as atividades propostas pelo professor, nos foi proposto
formarmos um grupo de 4 estudantes. O nosso grupo, que se chama Meninas de
Diplomática, possui como integrantes: Daniela Martins, Laila Guimarães, Larissa de
Araújo e Lorena Cordeiro. Para divulgarmos e executarmos as tarefas de estudo propostas,
tivemos que criar um blog e deveríamos também escolher um tema que tivesse a ver com
documentação arquivística, já que era necessário nos proporcionar análises de caráter
diplomático e tipológico.
De início tivemos inseguranças e dúvidas sobre qual tema deveríamos escolher,
afinal, se errássemos na aposta, poderíamos fazer um trabalho que não se adequasse ao
que era cobrado e pedido pelo professor. Depois de pensarmos bastante, acabamos
selecionando um tema: A digital. De início, ainda receosas, achamos que poderia não ter
sido uma escolha fácil, mas no decorrer das semanas de aulas, observamos que apesar de
desafiador, o tema é sem dúvida uma maneira de pensar a digital de uma maneira curiosa,
afinal, você já parou pra pensar em como uma digital pode ser analisada por meio de
conceitos arquivísticos?
O intuito desse trabalho final é registrar de forma clara e breve, o que produzimos
e aprendemos durante o segundo semestre letivo do ano de 2015 na Universidade de
Brasília.

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Diplomática e Tipologia Documental
Esse é o nome dado para a disciplina que cursamos agora no nosso 5º semestre da
graduação de Arquivologia, mas, além disso, é o nome dado a uma área de estudo que
hoje se relaciona com a Arquivologia, pois pode nos proporcionar caminhos de
interpretação bastante relevantes para gerir informação, pois nos permite fazer análises
mais profundas para entender o que é de fato o documento, se ele é autêntico, qual foi a
atividade e intenção que o gerou e em quais circunstâncias.
A Diplomática, a partir da literatura disponibilizada pelo professor, pode ser
resumida em uma disciplina fundada no século XVII e tem suas origens na identificação
e averiguação da autenticidade de documentos medievais relativos à comprovação de
posses de terra e títulos por meio da análise. A diplomática tende a individualizar cada
documento e permite compreender de modo sistemático as características básicas e
essenciais dos documentos, tal conhecimento torna possível delinear procedimentos
técnicos adequados.
ATipologia pode ser compreendida como uma extensão da diplomática em direção
a arquivística e tem como objeto o tipo documental. Atipologia documental é responsável
por permitir a compreensão do documento identificado pela Diplomática (espécie) dentro
da organicidade do arquivo, ou seja, faz a ligação do documento diplomático com a
função do titular arquivístico.
Além disso, solidificamos conceitos como: Informação é um conjunto de dados.
Documento é informação registrada em um suporte, isso inclui qualquer objeto material,
com ou sem informação escrita, desde que possa transmitir informações. Documento de
arquivo é o produto de uma vontade administrativa e comprovante de uma ação,
relacionado a outros documentos do mesmo produtor. Função arquivística é a função que
o documento possui quando inserido em determinado contexto. Série documental é a
sequencia ordenada de um mesmo tipo de documento. Tipo Documental é a configuração
que assume a espécie documental de acordo com a atividade que ela representa. A espécie
torna-se tipo quando lhe agregamos a sua gênese, atividade, função, razão funcional que
lhe gera a aplicação de um ato em uma espécie. Para tornar mais simples o entendimento,
tipo documental é o resultado da soma da espécie e função do documento.
A diplomática como área de estudo possui diversos modelos para concretizarmos
análises em fundos de arquivo. Compreendemos, após a leitura de propostas de diferentes
autores, que os modelos de análise tipológica possuem grande variedade, pois variam não
somente por conta do contexto temporal e territorial em que está inserido, mas também

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porque cada modelo possui ênfases diferentes. No caso proposto pelo professor André, é
dado ênfase ao contexto, por isso as séries documentais possuem maior destaque na
análise, já a Duranti se atém mais a espécie documental. E obviamente, por não termos
modelos oficiais e formalizados, cabe a cada profissional que for executar o trabalho,
procurar adequar modelos, sempre buscando dar ao documento a possibilidade de ser
conhecido (analisado) da melhor maneira possível.
Na análise diplomática analisamos o documento de duas maneiras: A partir de suas
características intrínsecas e suas características extrínsecas. As intrínsecas se referem à
articulação intelectual da forma documental e são aquelas que fazem com o que o
documento esteja completo, normalmente, é a informação contida no documento que nos
dá pistas do contexto arquivístico, ou seja, são estudados conteúdos textuais, visuais. Já
as características extrínsecas se referem ao revestimento físico da forma documental, são
elas: a forma, formato, dimensões, suporte, gênero, sinas de validação, etc.
Além disso, a análise diplomática nos permite saber se o documento é autentico
e/ou verídico. Dizer que um documento é verídico é dizer que ele é o que propõe ser,
porém a veracidade é aquilo que nunca teremos como atestar, já que se o documento está
no arquivo, ele tem a presunção de ser verídico. Dizer que um documento é autêntico quer
dizer ele apresenta todos os elementos que estão estipulados para provar a autenticidade
do mesmo. O estudo da genuinidade dos documentos auxilia no entendimento da relação
do documento e a instituição produtora, seja pela estrutura ou pelo conteúdo.
A análise tipológica está ligada aos fatores e intenções que fizeram o documento ser
o que é, e estar onde está. É por meio da Tipologia que compreendemos melhor sobre
Função Arquivística. Então, na análise tipológica podemos decodificar o próprio
documento e suas etapas: da anatomia do texto ao discurso, do discurso a espécie, da
espécie ao tipo, do tipo a atividade, da atividade ao produtor. Na análise tipológica nos
atentamos a elementos, como: tipo, titular, entidade produtora, função, descrição, trâmite,
ordenação da série (cronológico, alfabético ou numérico).
Para nós, estudantes de Arquivologia, a compreensão de conceitos e a capacidade de
executar análises dessa alçada, nos proporciona maior segurança e preparação para
executar atividades que farão parte do nosso cotidiano de profissionais da Ciência da
Informação.

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A Digital e o Documento Arquivístico
Como anteriormente explicado, para executarmos as atividades da disciplina
deveríamos escolher um tema para ser trabalhado. Nós escolhemos a digital.
A digital é uma fonte de informação referencial, pois sempre faz referência a
alguém, pois é uma marca biológica e única, e é utilizada comumente para identificação
pessoal. Muitos são os usos da digital, durante a realização da nossa Oficina no dia 06 de
Novembro levamos alguns exemplos. Exemplos mais comuns do uso das digitais são:
para registro de frequência de funcionários, em documentos pessoais como o RG, no
recadastramento biométrico para renovar o título de eleitor, para o controle de acesso em
condomínios residenciais, academias e outros estabelecimentos, para desbloqueio de tela
de celulares, para fins de identificação criminal e também identificação civil que é o caso,
por exemplo, das fichas funcionais, que foi, inclusive, o documento que escolhemos
analisar.
A digital como marca biológica possui diversas características - as quais, inclusive,
motivaram o desenvolvimento da ciência conhecida como datiloscopia - dentre delas
estão: a perenidade, a inalterabilidade, a variabilidade/unicidade e a universalidade. Além
dessas características, o registro da digital (impressões digitais) possui duas
características: a classificabilidade, que é o fato de que as digitais podem ser classificadas
por meio de códigos que possibilitam sua recuperação, assim como os documentos, porém,
obviamente é um procedimento feito por profissionais das respectivas áreas; além disso,
a praticidade, pois a obtenção das impressões digitais é simples, rápida e de baixo custo.
Uma das grandes questões que surgiram durante o nosso estudo, foi o fato de
pensarmos qual seria, de fato, o papel da digital em um documento. Ela seria um
documento dentro de um documento ou seria apenas parte de um documento? Após
conversarmos bastante e depois de pedirmos orientações ao professor, compreendemos
que a digital apesar de possuir capacidade para criar documentos, ela sempre será parte
de um documento, afinal, não temos tecnologia suficiente para tratarmos da digital como
um documento único sem a referenciarmos a alguma informação já registrada em algum
lugar, seja em um documento físico ou em bancos de dados.
Outra questão respondida, quando compreendemos que a digital sempre será parte
de um documento e não um documento em si, é o fato de que a digital só possuirá função
arquivística se o documento em que ela está inserida, possuir função arquivística. O
esquema abaixo exemplifica melhor essa relação:

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Relação da Digital e a Função Arquivística
O documento que escolhemos para trabalhar, foi uma Ficha Funcional do Fundo
Fechado do IBDF – Instituto Brasileiro de Desenvolvimento Florestal – que hoje está no
IBAMA.
Imagem da Ficha Funcional trabalhada pelo grupo
Essa Ficha Funcional pertence ao Carlos e é do ano de 1985. Apesar desse
documento ser uma cópia, podemos observar que possui o registro da digital.Acreditamos
que seja mais uma maneira de validar o documento, pois se torna mais um elemento de
segurança que faz o registro do Carlos, ser realmente do Carlos.
A partir dos estudos, chegamos a seguinte análise: A espécie é Ficha Funcional. O
formato é ficha. A forma é cópia (não foi encontrada a original). O gênero é textual e
imagético. O Produtor arquivístico é IBDF e o IBAMA é a entidade custodiadora. Os
Sinais de Validação são timbre, carimbo, registro/autenticação (perfuração de segurança)
do Ministério do Trabalho e Emprego e as impressões digitais. Consideramos que o
documento é autêntico e verídico, pois ele seguiu o trâmite descrito no fluxograma e foi
produzido por autoridade competente e as informações contidas no documento parecem
ser verdadeiras.
Digital

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A ficha funcional é classificada em 020.5 conforme o Plano de Classificação da
Área Meio pelo CONARQ - assentamentos funcionais (fase corrente enquanto o servidor
permanecer – o prazo total de guarda de documentos é de 100 anos – eliminação) e sua
destinação final deveria ser a eliminação, porém para fins didáticos consideramos que o
documento possua valor permanente, por ter sido selecionado (pelos arquivistas em
situação hipotética) como uma amostra a partir do conjunto de fichas funcionais. A ficha
selecionada possui caráter exemplificativo de registro de funcionários na época (que
inclusive em 1985 continha impressões digitais).
Durante a nossa passagem pela disciplina produzimos alguns documentos.
Acreditamos que o mais relevante e interessante para ser apresentado aqui no trabalho
final, foi um dos documentos produzidos no dia da Oficina - que aconteceu no período da
noite do dia 6 de novembro de 2015 – que é o registro de presença, de assinaturas com
digitais, de quem nos assistiu no dia. O cartaz de registro de presença possui
características diferentes (não-convencionais) e pode servir de estudo para futuros
trabalhos e futuros alunos.

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Conclusão
É inegável o grande valor dos aprendizados desse semestre. Estamos saindo do 5º
semestre, muito mais preparadas e capacitadas para encarar a realidade de trabalho que
enfrentaremos daqui certo tempo. Esperamos solidificar e aprofundar os ensinamentos
durante o restante de nossa vida acadêmica para nos tornarmos arquivistas capazes de
aplicar as teorias que nos foram ofertadas durante toda a graduação de forma que
realmente faça diferença na realidade arquivística das instituições brasileiras.
Cabe aqui, agradecermos a oportunidade de sermos alunas do professor André Lopez
que nos repassou grandes conhecimentos. Além disso, devemos agradecer aos familiares
que nos apoiaram em momento de stress e preocupação. E obviamente agradecemos a
cada umas de nós, companheiras de grupo, Meninas de Diplomática, que enfrentamos
cada desafio com determinação.
Para visualizar melhor, todo o trabalho feito, é necessário passear pelas postagens do
nosso blog. Acreditamos que só dessa maneira, será possível entender cada conceito,
modelo e postagem de forma completa.
O endereço do nosso blog é: meninasdediplomatica.blogspot.com.br
Saudações das Meninas das Digitais do 2º/2015... Até mais!

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Referências
- DURANTI, L. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. Manuel
Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996. (Biblioteca Archivística, 5). - CAP.5
- LOPEZ, A. et al. Blogs como ferramenta de ensino-aprendizagem de Diplomática e
Tipologia Documental: uma estratégia didática para construção de conhecimento.
Perspectivas em Gestão do Conhecimento. João Pessoa, Vol. 1, Número Especial (2011):
Perspectivas em Arquitetura da Informação, p. 86-99.
- LOPEZ, A. Identificação de tipologias documentais em acervos de trabalhadores. In:
MARQUES, Antônio José; STAMPA, Inez Terezinha Stampa. (Orgs.). Arquivos do
mundo dos trabalhadores: coletânea do 2º Seminário Internacional. São Paulo; Rio de
Janeiro: CUT; Arquivo Nacional, 2012, p. 15-31.
- LARCHER, D. Análise de documentos em um contexto bancário. Diplomática e
tipologia documental UnB: de re-diplomatica, novos usos à antiga arte. 09/08/2012.
VASCONCELOS, Rosa Maria Gonçalves. Análise tipológica dos registros videográficos
masteres das sessões plenárias do Senado Federal. PPGCINF-UnB. Tese de
Doutoramento. Brasília, 2009.
- DURANTI, L.. A forma dos documentos e sua crítica. Trad. J. Araújo. Revista Acervo,
Rio de Janeiro. 28, mai. 2015.
- GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Manual
de tipologia documental de los municipios. Madrid: Consejeria de Cultura de la
Comunidad de Madrid, 1988. (Archivos, Estudios, 2)
- GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano. Tipología y séries documentales: cuadros de
clasificación, cuestiones metodológicas y prácticas: Las Palmas de Gran Canaria: Anroart,
2007 (Asarca forma, 2) - CAP. 1