1) O documento descreve um projeto de arquivo realizado por estudantes sobre os arquivos da Associação de Estudantes da Escola Superior de Educação de Póvoa de Varzim entre 1991-2001. 2) Inclui uma introdução, diagnóstico das necessidades, levantamento da documentação, plano de classificação e avaliação, seleção e eliminação dos documentos. 3) O objetivo era organizar os arquivos da associação de estudantes que se encontravam em condições inadequadas de armazenamento.

1. Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação
3º ano – Projeto de Arquivo
Mestre Milena Carvalho & Doutor Lino Oliveira
2012/2013
Trabalho realizado por:
Ana Santos, 9100478
Cristiana Costa, 9090330
Luís Gomes, 9100019
Maria Munteanu, 9100022
Grupo 3
AEESEIG-PV 1991-2001

2. Sumário
 Introdução
 As fases da gestão da informação
 Diagnóstico e análise das necessidades
 Recolha, análise e levantamento da produção documental
 Plano de classificação
 Avaliação, Seleção e Eliminação
 Conclusão
2

3. Introdução
 No âmbito da unidade curricular de Projeto Arquivo, foi proposta a
realização de um trabalho, cujo âmbito são as fases de gestão da
informação: Receção, Produção,Avaliação, Seleção e Eliminação.
 A metodologia utilizada foi a pesquisa em documentos
disponibilizados no moodle pelos professores, a leitura do “Manual
para a gestão de documentos” bem como as “Orientações Técnicas
para Avaliação de Documentação Acumulada”.
3

4. As fases de gestão da informação (1/2)
 As fases da gestão da informação atravessam todas as idades do
documento, ou seja, o documento tem um ciclo de vida repartido em três
fases distintas cuja duração está diretamente relacionada com a
necessidade e frequência da sua utilização, por parte dos serviços
produtores.
4
1ª fase – “Documentos ativos”
2ª fase – “Documentos semi-ativos”
3ª fase – “Documentos inativos”

5. 5
As fases de gestão da informação (2/2)
Receção
Produção
Circulação
Incorporação

6.  Caracterização do organismo
 Esta fase tem como objetivos identificar a estrutura orgânica e
funcional existente, reconhecer os traços dominantes da evolução do
organismo, identificar as características principais da sua cultura
organizacional e identificar as suas necessidades de informação.
6
Diagnóstico e análise das necessidades (1/9)

7.  Caracterização do organismo: ESEIG
 A ESEIG é uma instituição de ensino superior integrada no Instituto
Politécnico do Porto e foi criada pelo Decreto-lei de 4 de Janeiro de
1990.
 Até 2001 a ESEIG funcionou essencialmente em dois pólos provisórios
(em Vila do Conde e em Póvoa de Varzim) o que possibilitou que nesse
período, a escola oferecesse uma formação de qualidade aos alunos.
7
Diagnóstico e análise das necessidades (2/9)

8.  Caracterização do organismo:AE ESEIG
 Em 1991 a ESEIG encontrava-se dividida em dois núcleos
independentes: o núcleo de Vila do Conde (ESEIG – VC) e o núcleo de
Póvoa deVarzim (ESEIG – PV) onde cada tinha uma AE.
 Até 2001 as duas associações permaneceram independentes, mas em
Outubro do mesmo ano, abriram as novas instalações da ESEIG, ficando
assim a AE centralizada num só núcleo, o que obrigou a junção de
ambas as associações.
8
Diagnóstico e análise das necessidades (3/9)

9.  Caracterização do organismo:AE ESEIG
 O arquivo da AE compreende os seguintes sub-fundos:
 ESEIG – VC: referente à AE de Vila do Conde 1991-2001 (com os estatutos
de 1991);
 ESEIG – PV: referente à AE de Póvoa de Varzim 1991-2001 (com os
estatutos de 1993);
 ESEIG PV/VC: referente ao período de transição de Outubro a Dezembro
de 2001 (com proposta de estatutos de 2001);
 ESEIG –VC: referente à AE atual (com os estatutos de 2003).
9
Diagnóstico e análise das necessidades (4/9)

10.  Caracterização do organismo:AE ESEIG-PV
 A AEESEIG-PV tem como missão “promover actividades culturais,
recreativas, desportivas e outras que se afigurem com interesse, de modo a
proporcionar a boa projecção da ESEIG e sempre com o intuito de servir os
interesses dos alunos que representa”.2
 A democraticidade, independência e autonomia são os princípios
fundamentais da AEESEIG-PV.
10
Diagnóstico e análise das necessidades (5/9)
2 CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 15 Mar. 2013]. p. 1-3. Informação de suporte à
unidade curricular de Projeto de Arquivo, disponibilizada no moodle. Disponível em WWW: <URL:
http://www.eseig.ipp.pt/moodle1213/mod/resource/view.php?id=5732>.

11.  Caracterização do organismo:AE ESEIG-PV
11
Diagnóstico e análise das necessidades (6/9)

12.  Caracterização do sistema do organismo
 Centralizado
 Misto
 Descentralizado
 O arquivo da AEESEIG é um sistema centralizado pois
encontra-se num único depósito (armário situado na sala
B204 da ESEIG) e serve vários departamentos.
12
Diagnóstico e análise das necessidades (7/9)

13.  Identificação de recursos
 Para uma adequada gestão e preservação do arquivo são
necessários recursos materiais variados (armários, capas, etc.) o
seu depósito deveria ser em ambiente com temperatura e
humidade controlada, contudo por falta de recursos financeiros
tal não acontece.
13
Diagnóstico e análise das necessidades (8/9)

14.  Definição de um programa de intervenção
 A documentação encontra-se em capas e botas em dois armários numa sala de
aula.
 Esta não possui as condições necessárias para a documentação de um arquivo,
pois não há controlo da temperatura nem da humidade e as condições de
armazenamento são inadequadas.
 Em algumas capas os documentos estão em excesso o que dificulta muito o
seu acesso, e no caso de necessidade de consulta torna-se complicado e
perigoso porque se podem danificar documentos. Quanto aos documentos
foram encontrados alguns com dobras, clipes e agrafos.
14
Diagnóstico e análise das necessidades (9/9)

15. Recolha, análise e levantamento da
produção documental
 Fluxo informacional
 Recenseamento
da documentação
15

16. Elaboração do plano de classificação (1/6)
 Funções meio
 As funções-meio são um “conjunto de actividades específicas desenvolvidas por
um organismo ou instituição no quadro da gestão do projecto.”3
 As funções meio do sub-fundo da AEESEIG-PV não foram possíveis de
encontrar porque não é visível a existência do departamento património e
assuntos do pessoal. Quanto à contabilidade esta não é um departamento
mas sim uma função do Conselho Fiscal.
16
3 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. cap. 2, p. 6.
ISBN 972-8107-38-2.

17. Elaboração do plano de classificação (2/6)
 Funções fim
 As funções-fim são um “conjunto de actividades desenvolvidas por um
organismo ou instituição no quadro da gestão interna.”4
 As funções fim da AEESEIG-PV são representar e defender os interesses dos
estudantes, promover a formação cívica, física, cultural e científica dos seus
membros, participar em todas as questões do interesse dos estudantes,
estabelecer relações e contactos com outras associações.
17
4 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. cap. 2, p. 6.
ISBN 972-8107-38-2.

18. Elaboração do plano de classificação (3/6)
 Definição de critérios para a constituição de séries e
sub-séries
18
Critérios
utilizados
Assunto
Tipologia

19. Elaboração do plano de classificação (4/6)
 Codificação
 “Cada nível da hierarquia é representado por um número ou letra. O
número do primeiro nível repete-se nas classes dele dependentes. Por sua
vez o número da classe intermédia repetir-se-á nas séries dependentes. A
seguir cada número colocar-se-á um ponto final de modo a representar a
hierarquia existente.”5
19
5 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. cap. 2, p. 25-
26. ISBN 972-8107-38-2.

20. Elaboração do plano de classificação (5/6)
 Apresentação e implementação do PC
 “O plano de classificação é um elemento estruturante do sistema de
qualquer organismo, na medida em que se apresenta como um conjunto
de regras claramente definidas que promovem a organização dos
documentos de arquivo”6
 A criação de um plano de classificação em arquivo tem como
objetivo responder à necessidade de proporcionar a estrutura lógica
do sistema de informação, de forma a representar a natureza do
organismo, e facilitar a localização conceptual da informação.
20
6 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. cap. 2, p. 5.
ISBN 972-8107-38-2.

21. Elaboração do plano de classificação (6/6)
 Plano de Classificação
21

22. Avaliação, Seleção e Eliminação (1/5)
 Diagnóstico e análise das necessidades
 Para uma intervenção no sub-fundo AEESEIG-PV 1991-2001,
documentação compreendida entre 1999-2001 foi necessário antes
mesmo de começar a efetuar o recenseamento, conhecer de uma
forma detalhada o organismo a tratar.
 Este estudo pressupôs também a avaliação do estado em que se
encontrava este sub-fundo e qual a melhor forma de abordar a
recolha da informação produzida pelos vários departamentos da
associação de estudantes.
22

23. Avaliação, Seleção e Eliminação (2/5)
 Estudo de contexto de produção documental
 Os elementos de informação a recolher e a analisar são: leis
orgânicas/estatutos, organogramas, regulamentos, planos de
classificação, entre outros. Esta é um auxílio para equipa de avaliação
para o reconhecimento das séries a avaliar.
 Para ter conhecimento do contexto da produção documental do sub-
fundo da AEESEIG-PV foi consultado o organigrama, planos de
atividades e o recenseamento realizado.
23

24. Avaliação, Seleção e Eliminação (3/5)
 Levantamento, descrição e análise documental
 Os procedimentos a serem adoptados nesta etapa dependem das
condições específicas que caracterizam os arquivos. O diagnóstico de
situação realizado previamente permite definir a metodologia a ser
utilizada perante o nível de organização documental detetado.
 Para fazer o levantamento, descrição e análise da documentação
existente no sub-fundo foi realizada uma folha de recolha de dados.
24

25. Avaliação, Seleção e Eliminação (4/5)
 Métodos de amostragem
 Amostragem exemplar
 Amostragem seletiva
 Amostragem sistemática
 Amostragem aleatória
 Não foi utilizado nenhum método de amostragem pois o sub-fundo
não é de grande dimensão.
25

26. Avaliação, Seleção e Eliminação (5/5)
 Tabela de seleção
 A tabela de selecção é um instrumento que fixa os prazos de
conservação e destino final dos documentos.
 Nesta a informação deve estar estruturada da seguinte forma:
número de referência, classificação, série e sub-série documental,
prazo de conservação, destino final e observações.
26

27. 27
Tabela de Seleção (1/2)

28. 28
Tabela de Seleção (2/2)

29. Conclusão
 Foi possível ao longo deste trabalho assimilar os conceitos que até então
tínhamos observado na sua vertente teórica. Para tal, foi muito importante a
leitura referencial do Manual para a Gestão de Documentos.
 O tratamento de um arquivo pressupõe muita dedicação, conhecimentos
orgânicos e técnicos da instituição, assim como esta atividade deverá ser
elaborada por um profissional, pois para seguir todos as orientações descritas
no Manual de Gestão de Documentos é preciso ter noções de arquivística e
saber interpretar a informação lá descrita.
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30. Referências
 Slide 7: http://www.cm-viladoconde.pt/PageGen.aspx?WMCM_PaginaId=27647&noticiaId=52864
 Slide 12: http://www.ambisig.pt/Site/FrontOffice/default.aspx?module=article/article&id=2626
 Slide 14: http://br.freepik.com/fotos-gratis/documentos--carta--correspondencia-privada_492737.htm
 Slide 21: http://www.inma.org.br/site/documentos.html
 Slide 24: http://renato-tecnologia.blogspot.pt/2011/07/como-analisar-dados-das-midias-sociais.html
 Slide 276 http://angelito-blue.blogspot.pt/2010/08/como-eliminar-el-virus-recycler.html
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31. Obrigada!
 ana.filipa.santos@eu.ipp.pt
 cristiana.costa@eu.ipp.pt
 mgomes@eu.ipp.pt
 mmunteanu@eu.ipp.pt
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