O workshop discutiu a criação e gerenciamento de repositórios institucionais usando o software DSpace, enfatizando aspectos tecnológicos e gerenciais. O DSpace permite a administração de documentos digitais, com foco na visibilidade e acessibilidade ao longo do tempo, além de permitir a configuração de permissões e papéis para usuários. O documento também aborda o fluxo de publicação, a estrutura organizacional das comunidades e coleções dentro do repositório.

1. Software DSpace: criando repositórios Institucionais 2° Congresso Internacional de Arquivos, Bibliotecas, Centros de Documentação e Museus São Paulo – SP - Brasil 25 a 29 de junho de 2006 Workshop Pré-Congresso Domingo 25 de junho 9h – 17h Memorial da América Latina Auditório Simon Bolivar

2. Principais questões a serem abordadas neste workshop Repositórios Institucionais Repositórios DSpace Configurações tecnológicas Aspectos gerenciais

3. https://dspace.mit.edu/index.jsp DSpace™

4. Repositórios DSpace DSpace™ Resultados Com o repositório DSpace o MIT conseguiu gerenciar documentos digitais, dando-lhes maior visibilidade e acessibilidade ao longo do tempo.

6. Gerenciamento Eletrônico ComunidadesColeções E-people Grupos Itens RegistroDublin Core Registro deFormato de Bitstream Workflow Autorização Editar Notícias

7. Gerenciamento Eletrônico WORKFLOW Acompanhamento das submissões multidisciplinares Modelagem das coleções Atribui “papeis” para “e-people” Cria permissões para grupos

8. Gerenciamento Eletrônico Estrutura gerencial Técnica : concentrada na implementação, melhoria e desenvolvimento de funcionalidades e ferramentas que permitam a interoperabilidade e, Administrativa : dedicada à verificação da qualidade dos metadados, orientação na submissão e publicação. Encarregada das políticas de uso, seu impacto na comunidade científica e sua integração com outras comunidades.

9. Gerenciamento Eletrônico Principais atores Autor/Anônimo : depósito de documentos, atualização de versões, conforme comentários e sugestões recebidos, e comentário dos trabalhos de outros autores. Administrador/Supervisor : revisão da adequação do conteúdo ou tema do documento, validação, correção do conteúdo dos metadados e autorização final para a publicação do item no repositório. Administrador/Técnico : gerenciar o desempenho e acompanhar o desenvolvimento da utilização do sistema.

10. Gerenciamento Eletrônico

11. Gerenciamento Eletrônico Áreas do DSpace: Submissão de documentos Gerenciamento de coleções Preservação digital Disseminação da Informação

12. Instituição Hospedeira A instituição hospedeira do DSpace é aquela que desenvolve as políticas de depósito, auto-arquivamento, acesso disseminação e preservação da informação e que garante a oferta dos serviços com o software DSpace.

13. Comunidade É o ponto de entrada ao material depositado no repositório. Consiste numa home page ou página inicial especificamente configurada para a comunidade, com o conjunto das coleções a ela pertencentes e o grupo de usuários a ela pertencentes, assim como suas informações, notícias e links refletindo os interesses de tal comunidade.

14. Comunidade Em cada comunidade podem existir inúmeras coleções e em cada coleção podem existir inúmeros itens. Esta organização dá ao repositório a flexibilidade necessária para acomodar diferentes necessidades de cada comunidade, permitindo-as decidir sobre políticas (quem contribui com conteúdo, permissões de acesso, workflow e gerenciamento de coleções).

15. Comunidade Agrupam Sub-comunidades Coleções Fluxo de publicação Necessita de privilégios para criar uma nova Formulário simples para criação Página para comunidade Flexibilidade

16. Grupos Os administradores do DSpace podem organizar os usuários em grupos, o que auxiliará na definição da política de acesso aos documentos. Os conjuntos de usuários diferenciados por níveis distintos refletem em distintas autorizações de acesso às coleções em um repositório. As autorizações de uso do sistema são baseadas na associação de ações com objetos e entre os componentes dos grupos. Há dois grupos especiais: os administradores – que podem fazer qualquer coisa no site, e os anônimos, que compreende todos os usuários do repositório.

17. E-person / E-people A categoria do e-person dentro do sistema será atribuída pelas pessoas responsáveis pelo gerenciamento do Repositório. Uma lista de e-people é denominada Grupo. São as autorizações conferidas pelos administradores que irão atribuir uma categoria a cada grupo. Essas autorizações se resumem em ações, que devem ser explícitas para cada caso.

18. Administrador Um administrador no DSpace, geralmente o responsável pelo apoio aos utilizadores da ferramenta, trabalha como responsável pela comunidade para decidir os procedimentos que devem ser adotados para os conteúdos serem aprovados, editados, e para definir o conjunto de metadados a utilizar.

19. Coleção Uma coleção no DSpace é uma listagem de itens de alguma forma relacionados ou similares. Uma coleção pode ser caracterizada e classificada de acordo com algumas qualidades, como a extensão do arquivo, a natureza do documento, entre outros (em torno de um tópico ou tipo de informação). Para cada critério previamente estabelecido, poder-se-á dar origem a uma coleção específica. Não se pode criar uma coleção sem uma comunidade. No DSpace, os dados estão organizados de forma a refletir a estrutura da instituição e se organizam em coleções.

20. Coleção Organiza Itens As coleções podem ter políticas e fluxo de submissão diferenciadas em uma comunidade. Formulário simples para criação de coleção

21. Item Um item do DSpace é o documento individualmente considerado que compõe uma coleção. Para cada item deve haver um metadado correspondente.

22. Submissão de documentos O DSpace é um serviço de acesso web. Os usuários acessarão o serviço via web (browser). Os usuários são credenciados no sistema através de nome e senha. O DSpace armazena informações básicas dos usuários (e-mail, endereço, nome) para que possam ter vantagens das funcionalidades do sistema.

23. Submissão de documentos Tipos de documentos Apresentações - Artigos Cartilhas - Entrevistas Formulários - Glossários Guias - Legislação Livros - Manuais/Metodologia Vídeos - Fotos/Imagens Folder - Cartazes Notícias - Sites Web Ofícios - Periódicos Projetos - Relatórios Técnicos Termos de Referência - Teses/Dissertações Normas - Licitação Portarias - Capacitação Treinamento - Monografias

24. Submissão de documentos Processo simples Dividido em 7 etapas, que conduzem o usuário ao longo de todo o processo de modo intuitivo e flexível. Opções Item previamente publicado ou distribuído ao público Item consiste em mais de um arquivo

25. Submissão de documentos Segue política da comunidade Inserir metadados passíveis de busca Ajustável Botões de navegação e acompanhamento

26. Submissão de documentos

37. Documentação do DSpace http://dspace.org/technology/system-docs/index.html http://wiki.dspace.org/DspaceGuides

38. Obrigado! [email_address]