A digitalização de documentos pode garantir a sobrevivência de empresas em caso de desastres, preservando informações vitais. A conversão de documentos físicos para formato digital permite armazenamento seguro em nuvem e recuperação rápida. Backups diários em locais separados são essenciais para recuperação de dados em caso de perda.

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Texto publicado quarta, dia 7 de março de 2012
ARTIGOS
Informação em formato digital garante a sobrevivência
POR ANA AMELIA MENNA BARRETO DE CASTRO FERREIRA E RODRIGO MELO
Na fatalidade do desabamento de edifícios no Rio de Janeiro em que, infelizmente,
muitas vidas se perderam, também causou outro tipo de dano que nos obriga a refletir
sobre suas consequências.
Assim como ocorreu no World Trade Center dezenas de empresas e escritórios de
advocacia deixaram de existir, com perdimento total de documentos e registros que se
encontravam em sua sede física.
Também sob esse prisma a triste realidade vivenciada alerta para a necessidade de
ampliação do horizonte de cuidados profissionais, pois a advocacia na era digital exige a
adoção de novas práticas de gerenciamento de riscos.
A conversão da informação em formato digital pode conceder a possibilidade de
sobrevivência e garantia de continuidade da empresa. A digitalização do acervo
documental visa eliminar a circulação de documentos em papel, concedendo maior
praticidade de manuseio e liberação de espaço físico.
A cultura do papel - que ainda permanece arraigada no universo jurídico - será
totalmente eliminada pela desmaterialização dos autos. Na sociedade digital a
informação se transforma em ativo intangível de grande importância e a realidade do
processo eletrônico exige a adoção de procedimentos de segurança que devem integrar
a rotina dos escritórios.
Algumas dicas sinalizam como trilhar esse caminho.
Documentos originais
Ao receber a documentação do cliente para a estruturação de um novo processo o
advogado deve digitalizar os originais e devolvê-los mediante declaração assinada pelo
cliente, dando ciência da necessidade de apresentação do original nas audiências e de
sua guarda até o trânsito julgado da sentença e até o prazo final para interposição de
ação rescisória.
Digitalização
Novos processos devem nascer digitais. Digitalize todas as petições no formato PDF,
arquivando-as em uma pasta específica criada no computador para facilitar sua posterior
localização.
Cópia de segurança dos dados
O backup é o procedimento mais importante a ser realizado para que seja possível sua
restauração em caso de perda dos dados originais. O protocolo de segurança deve
comportar uma rotina diária e com redundância: sempre mais de um e nunca
armazenado no mesmo local físico.
Uma das soluções para a mitigação desses riscos é o armazenamento na nuvem. Trata-
se de um serviço que possibilita o aluguel de espaço de armazenamento on line, a
preços razoáveis.
Gerenciamento eletrônico de documentos
A gestão eletrônica documental é um elemento fundamental no processo de
digitalização, pois otimiza o processo de localização do arquivo digital. Trata-se de um
sistema informatizado que permite o controle, armazenamento e recuperação da
informação de forma rápida e segura.
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O mundo digital não é melhor, nem pior do que o físico, apenas diferente. A transição
não é uma tarefa impossível e pode conceder a segurança indispensável para riscos
físicos. Por maior que seja a caminhada, ela começa pelo primeiro passo.
ANA AMELIA MENNA BARRETO DE CASTRO FERREIRA é advogada de Barros Ribeiro Advogados Associados e
presidente da Comissão de Direito e TI da OAB-RJ.
RODRIGO MELO é advogado.
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