O documento descreve uma convenção realizada para 700 funcionários de vendas e marketing de uma empresa. A convenção foi organizada como uma "viagem no tempo" para o futuro com o objetivo de integrar os funcionários e apresentar as metas do ano de forma motivadora. Diferentes atividades lúdicas foram realizadas como uma cápsula do tempo, concurso de vendas e palestras para inspirar os funcionários. A convenção foi considerada um sucesso por ter animado os participantes.

2. Quais eram os objetivos do cliente? Uma empresa líder de mercado enfrentando um momento de mudanças. Novos membros na diretoria, mudança de diretrizes se traduziram em apreensão. Em paralelo a isso, a companhia ainda precisava organizar uma convenção para 700 pessoas da equipe de vendas e Marketing. Como aproveitar este momento para integrar e motivar os funcionários e, ao mesmo tempo apresentar resultados e as metas do ano?

3. Como este trabalho atendeu àqueles objetivos? É comum propor mudanças e enfrentar resistência. Tirar as pessoas da zona de conforto tem suas vantagens e desvantagens. Muitos têm dificuldade em compreender como poderá ser feito, sem antes ver os resultados e ouvir testemunhos de que o que está sendo proposto poderá de fato ser melhor para todos. Para montar este evento, partimos da idéia de que seria preciso entender o futuro para perceber e valorizar as mudanças que estavam acontecendo no presente. Surgiu então a idéia de transformar a convenção em uma verdadeira viagem no tempo. Uma incursão ao futuro.

4. Como este trabalho atendeu àqueles objetivos? Através de cenografia e elementos lúdicos sugerimos uma viagem no tempo, para um futuro desafiador, mas ao mesmo tempo fascinante, com inúmeras oportunidades. Nessa viagem para um novo momento, na construção de uma nova etapa na história da empresa, os colaboradores iriam descobrir que as metas apresentadas eram tangíveis e, ainda, o que seria preciso fazer para alcançá-las. Do uniforme das promotoras à decoração e transporte, todos os elementos que permeavam o evento faziam referência ao futuro. Através de uma linguagem simples e com nuances de humor, buscamos transmitir este clima futurista ao nosso público alvo.

5. Como este trabalho atendeu àqueles objetivos?

6. Convite Todos os convidados receberam, através de seus gerentes, a seguinte carta:

7. Tag Junto da carta, cada um recebeu um tag para identificação de bagagem - uma forma de otimizar a operação e valorizar cada minuto de experiência dos colaboradores. Assim, quando chegassem ao hotel, já encontrariam as malas em seus devidos quartos.

8. Credenciamento Após o check in no hotel, todos receberam crachá de identificação e um kit viagem. Afinal, não é qualquer um que pode fazer uma viagem no tempo. O Kit vinha em uma mochila personalizada que continha diário de bordo e caneta (para anotar as experiências do futuro), isotônico e barra de cereal (viagens no tempo exigem hidratação) e toalha.

9. Cenografia Para ambientá-los logo na entrada, a passagem até o salão de convenções foi feita através de um túnel do tempo, que através de efeitos de luz e fumaça, transmitimos ao colaborador a sensação de entrar em outra dimensão.

11. Ações Cápsula do Tempo Pensando na importância da participação ativa dos colaboradores nesse processo de mudanças, fabricamos uma cápsula do tempo. Após o lançamento das metas, os colaboradores tiveram alguns minutos para registrar em mensagens, seus sonhos, desejos, e aspirações pessoais e profissionais para o ano de 2011. Essas mensagens foram depositadas em uma peça cenográfica que chamamos de cápsula do tempo, para ser aberta somente na conferência seguinte. Dessa forma, os funcionários poderiam acompanhar os avanços e progressos realizados desde então. Para estimular a participação, as mensagens depositadas também funcionaram como cupons para brindes, que foram sorteados na própria convenção.

13. Ações

14. Ações Concurso de Vendas O concurso de vendas é uma competição anual entre os vendedores da Andina. Portanto, o anúncio das metas é sempre um momento muito esperado da convenção. Pensando no nosso público alvo e buscando proximidade, trabalhamos este momento de forma descontraída, priorizando o humor. Como teaser do anúncio do Concurso de Vendas 2011 redublamos uma cena original do filme “De Volta Para o Futuro”, para ser transmitida na plenária.

15. Atividades Paralelas Atração Noturna Um dos pontos altos do final de semana foi a festa da convenção com show do DJ Marlboro, uma atração muito popular entre os colaboradores. Sustentabilidade Enquanto a festa acontecia, deixamos para cada um dos colaboradores, em seus quartos um balão de gás hélio com a cédula para a cápsula do tempo e o novo lançamento da Coca-Cola à época, as garrafas PlantBottle™. Compostas por 30% de material vegetal e 70% de PET tradicional, são 100% sustentáveis. O fazia referência a uma proposta de futuro sustentável para todos.

16. Transporte do Futuro Durante o evento, recepcionistas circulavam a bordo de Segways, fazendo alusão a um possível futuro da locomoção. Nos horários livres e com auxílios de promotores, os colaboradores também puderam se locomover a bordo dos Segways.

17. Atividades Paralelas Palestrante A palestra motivacional foi ministrada por Waldemar Niclevicz. Com um currículo de conquistas que inclui Os Sete Cumes, mais de cem montanhas superadas ao redor do mundo, e o título de primeiro brasileiro a escalar o Everest, Waldemar usou em seu discurso palavras fortes como acreditar, planejar, vencer e superar as dificuldades para realizar sonhos, inspirando centenas de colaboradores a superarem as dificuldades que podem surgir ao longo do caminho.

18. Atividades Paralelas Palestrante

19. Atividades Paralelas Campeonato de Futebol Com uma equipe de vendas composta majoritariamente por homens, campeonatos informais de futebol e vôlei eram prática comum nas convenções anteriores. Para dar uma forcinha, levamos a equipe do Rock Bola para comentar os jogos e auxiliar na aproximação dos colaboradores. Posteriormente, o grupo realizou um esquete para animar a noite e premiar os times vencedores.

20. O Hotel O desafio: Encontrar um hotel para reunir 700 pessoas, durante um final de semana, com capacidade para hospedar cada uma delas, além de espaços para lazer e convenções. A solução: O Vila Galé Eco Resort de Angra com 307 apartamentos, sala de jogos, campo poliesportivo, salas de reunião e business center com capacidade para 1900 pessoas.

21. Quais os resultados obtidos Através deste evento, foi possível perceber que mesmo para profissionais de vendas, que geralmente demonstram maiores interesses em comissões financeiras, é possível criar campanhas lúdicas para motivar. A visível animação dos funcionários durante todo o evento, a surpresa contribuíram para o sucesso da convenção, que após o evento foi classificada pela alta cúpula da empresa como a melhor convenção de vendas!