Empresas grandes e pequenas dedicam incontáveis horas por ano ao desenvolvimento de planos, previsões e relatórios de negócios detalhados para orientar seus processos de tomada estratégica de decisões e gerenciamento de desempenho,

1. IBM Analytics IBM Performance Management
White Paper
Planilhas para planejamento?
Uma ferramenta popular precisa de ajuda.
Minimizar os riscos e, ao mesmo tempo, maximizar
o valor das suas planilhas do Microsoft Excel

2. 2 Planilhas para planejamento? Uma ferramenta popular precisa de ajuda.
Índice
2 Visão geral
2 Planejamento baseado em planilhas: uma “estrada
irregular” que ainda está cheia de buracos
3 Uma visão geral dos erros em planilhas
4 Cinco desvantagens comuns das planilhas
como ferramentas de planejamento
6 Melhorar o Excel com o IBM Performance
Management
7 Conclusão
7 Sobre a IBM Analytics
Visão geral
Empresas grandes e pequenas dedicam incontáveis horas por
ano ao desenvolvimento de planos, previsões e relatórios de
negócios detalhados para orientar seus processos de tomada
estratégica de decisões e gerenciamento de desempenho. É
fundamental que as informações sejam oportunas e precisas
e que possam ser atualizadas facilmente à medida que as
condições de negócios mudam. Entretanto, para entregar
tais planos e relatórios, a maioria das organizações utiliza
planilhas. Apesar de ser uma ferramenta de produtividade
pessoal popular e útil, a planilha não é apropriada para
planejamento e gerenciamento de desempenho corporativos.
Erros são comuns. Além disso, quanto maior a planilha, maior
a probabilidade de que um erro pequeno seja ampliado,
expondo a organização a níveis de risco significativos.
Planejamento baseado em planilhas:
uma “estrada irregular” que ainda está
cheia de buracos
Na IBM, os problemas com planilhas são discutidos há
mais de uma década. Em 2003, um White Paper intitulado
Planejamento em Planilhas: Uma estrada irregular destacou
algumas das causas e consequências dos erros em planilhas.
Apesar de os softwares de planilha terem melhorado com
o passar dos anos, persistem problemas graves, em especial
para as pessoas que utilizam principalmente planilhas para
planejamento ou análise em grande escala.

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O White Paper de 2003 destacou exemplos de resultados
graves de erros em planilhas. Infelizmente, a lista de episódios
interessantes continua crescendo. Três exemplos recentes
nas notícias mostram os riscos contínuos da dependência de
planilhas.
• Em outubro de 2014, um erro em uma planilha informou
incorretamente o número de ações em circulação da TIBCO
Software, uma empresa que era objeto de uma aquisição.
O erro fez com que o valor da empresa fosse excedido em
US$100 milhões—quantia que os acionistas da TIBCO
receberam a menos quando a transação foi concluída. Houve
processo judicial.1
• Nos Jogos Olímpicos de Londres 2012, foram vendidos
ingressos a mais para um evento de natação “quando um
membro da equipe pressionou uma única tecla errada e
digitou ‘20.000’ em uma planilha em vez do número correto
de ingressos restantes (10.000)”. Os 10.000 compradores
de ingressos esgotados receberam ingressos para eventos
diferentes.2
• Em 2013, os erros em planilhas ganharam manchetes
internacionais devido ao caso que um economista da
Universidade de Stanford chamou de “L’affaire Excel”.
Constatou-se que os autores de um estudo influente sobre
austeridade fiscal e PIB haviam “excluído acidentalmente
alguns dados em um caso e utilizado dados incorretos
em outro”. Quando o erro foi descoberto, comprometeu
seriamente as conclusões do estudo, assim como as posições
públicas de muitos especialistas e políticos na União Europeia
e em todo o mundo.3
Quando usadas para planejamento corporativo, as planilhas e
os erros dos operadores podem pôr em dúvida a integridade
dos planos estratégicos. Dificultam a manutenção de planos
e relatórios e, muitas vezes, inibem—em vez de facilitar—um
processo de planejamento corporativo e colaborativo. Além
disso, à medida que os planos e análises de negócios se tornam
maiores e mais complexos, a inadequação dos sistemas baseados
em planilhas tende a crescer.
Uma visão geral dos erros em planilhas
Erros em planilhas são comuns? Estudos realizados ao longo
de décadas concluíram que um número alarmante de planilhas
(88%) sofre algum tipo de erro.4
De acordo com especialistas
e acadêmicos que estudam a eficácia das planilhas, três tipos
principais de erros normalmente ocorrem em modelos de
planilha.
1. O primeiro é o erro mecânico, que resulta de erros na hora
de digitar, recortar e colar ou em outras operações manuais
simples. Embora um erro mecânico possa parecer pequeno
inicialmente, dados inseridos de forma incorreta são capazes
de afetar a integridade de um modelo inteiro. Além disso, os
modelos de planejamento tendem a aumentar em tamanho e
complexidade conforme a energia de computação disponível
cresce. À medida que os modelos crescem, os erros criados
dentro deles aumentam em número e gravidade.
2. O segundo tipo de erro é o erro lógico, em que um
algoritmo inadequado é escolhido ou fórmulas inadequadas
são criadas para implementar o algoritmo. Os cálculos falhos
resultantes afetam o modelo inteiro, não apenas a planilha
em que o erro aparece.
3. O terceiro tipo de erro, um dos mais comuns, é o erro
de omissão, em que componentes críticos são deixados
totalmente de fora de um modelo. Sem dúvida, os erros de
omissão são difíceis de identificar. Enquanto um usuário
trabalha com planilhas em um plano complexo, há uma
grande probabilidade de que um item crítico simplesmente
não seja inserido e sua ausência não seja notada.

4. 4 Planilhas para planejamento? Uma ferramenta popular precisa de ajuda.
É importante ressaltar que erros em planilhas persistem
até mesmo entre usuários bem treinados e que “usuários
experientes” não estão imunes. Na verdade, um estudo
comparou “alunos universitários de administração, alunos de
MBA com pouca experiência no desenvolvimento de planilhas
e alunos de MBA com mais de 250 horas de experiência no
desenvolvimento de planilhas. Suas taxas de erro em células
[CERs, do inglês cell error rates] foram muito semelhantes”.5
Os pesquisadores constataram que erros em planilhas não
são causados por descuido do usuário—trata-se de algo que
acontece com qualquer atividade manual.
Erros em planilhas persistem até mesmo
entre usuários bem treinados e “usuários
experientes” não estão imunes.
Independentemente de um erro ser mecânico, lógico ou
de omissão, o resultado será o mesmo: um modelo falho e
cálculos incorretos, o que gera um plano, previsão ou relatório
incorreto ou ineficaz. Embora os departamentos financeiros
de muitas empresas de grande porte tenham adotado
soluções exclusivas de planejamento corporativo, a nível de
departamento ou de linha de negócios—onde as decisões mais
importantes são tomadas diariamente—a planilha continua
sendo a ferramenta de planejamento padrão.
Cinco desvantagens comuns das planilhas
como ferramentas de planejamento
Além de problemas específicos relacionados a erros, as
planilhas apresentam outras limitações e desvantagens
quando as organizações tentam usá-las em processos de
gerenciamento de desempenho em grande escala. Estes são
cinco dos problemas mais graves relacionados ao uso da
planilha como ferramenta de planejamento.
1. Falta de padronização no processo de planejamento
Por uma questão de concepção, as planilhas são ad hoc e
individuais. O email substitui qualquer fluxo de trabalho
sistemático. Além disso, sem um processo padrão orientado,
muitas vezes se perde tempo “reinventando a roda” e
esperando pela contribuição e pela revisão de terceiros.
As planilhas não conseguem controlar o progresso dos
contribuidores de dados — nem mesmo se os contribuidores
já começaram a trabalhar. Para os gerentes, é complicado
verificar o status de contribuições individuais para assegurar
que tenham sido enviadas em tempo hábil. Além disso, um
aumento na participação aumentará a dificuldade de controlar
esse progresso. O resultado final é um processo limitado pelo
ritmo do participante mais lento.
2. Falta de transparência e integridade de dados
Quem já fez parte de um processo de planejamento baseado
em planilhas certamente participou de conversas que começam
com “Como você chegou a esse número? De onde ele veio?
Por que é diferente do meu?” Planilhas desconectadas
oferecem pouco em termos de segurança de dados ou trilha de
auditoria para identificar quando, onde e por que mudanças
foram feitas, o que leva a diferentes versões da verdade. Com
frequência, a fonte da discrepância permanece um mistério e,
consequentemente, a confiança nos números é comprometida.
As abordagens de planejamento baseadas em planilhas são
conhecidas pelo controle inadequado da versão—ou seja,
dificuldade em saber se os participantes do planejamento
estão utilizando a versão mais recente de determinado plano.
O controle inadequado da versão pode resultar em um plano
consolidado baseado em dados incorretos ou—por causa de
uma incompatibilidade entre as estruturas de modelo—na
incapacidade de consolidar.

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3. Falta de colaboração
A capacidade mental de muitas pessoas é maior do que a
capacidade de uma só—e a falta de colaboração é uma das
deficiências mais graves de um processo baseado em planilhas.
Muitas vezes, é impossível saber se os usuários estão recebendo
informações úteis e em tempo hábil das pessoas certas ou
recebendo respostas em tempo hábil para suas perguntas.
Um planejamento corporativo de sucesso depende, em grande
parte, de níveis elevados de colaboração e participação dos
funcionários. Quanto maior for a quantidade de informações de
toda a empresa, maior serão a precisão e os esclarecimentos que
o plano proporcionará. Contudo, as planilhas costumam inibir
a colaboração e a participação. Devido à frequência de erros
e às dificuldades de implementação, o planejamento baseado
em planilhas produz um processo centralizado e restrito que
representa apenas uma pequena parte da organização. Além
disso, as planilhas geralmente são criadas e propagadas pelos
departamentos financeiros, que—o que não surpreende—
costumam usar conceitos e termos que seus membros
conhecem, mas são relativamente desconhecidos a nível de
departamento ou linha de negócios. Consequentemente, a
colaboração e a participação são inibidas ainda mais.
4. A velocidade não é o ponto forte de uma planilha
O mundo em que vivemos está se movendo rapidamente. Para
promover uma tomada de decisões mais rápida nesse ambiente
competitivo, muitas vezes precisamos acessar e analisar grandes
volumes de dados e obter respostas com rapidez. Porém,
quando o único arquivo de dados de uma planilha é grande
demais, pode tornar muito lenta a execução do programa.
As planilhas simplesmente têm dificuldade para lidar com
grandes volumes de dados e mesclar diversos arquivos. Assim,
os usuários podem acabar dedicando mais tempo à coleta e à
verificação de dados do que à análise.
Um processo de planejamento e análise baseado em planilhas
não permite que as empresas alterem planos, prevejam
novamente ou modifiquem orçamentos em tempo real. À
medida que as condições de mercado mudam, os objetivos
são revisados e produtos são incluídos ou removidos; logo, os
planos e relatórios precisam ser modificados rapidamente. No
entanto, para fazer tais mudanças em uma planilha grande ou
complexa, é necessária uma quantia excessiva de tempo e muito
cuidado, pois nem sempre está claro qual mudança poderá ser
necessária—ou onde. O esforço necessário para consolidar
centenas (ou milhares) de planilhas pode impedir uma reação
rápida a mudanças na economia, condições de mercado ou ações
de concorrentes.
Pense na simples adição de um item de despesas em um plano
de negócios típico. Existem duas opções que consomem
tempo e estão propensas a erros. A primeira opção é navegar
manualmente por todo o plano com seus inúmeros livros,
planilhas, linhas e colunas e, em seguida, inserir uma nova
linha ou coluna e, por fim, inserir a data ou cálculo desejado.
A segunda opção consiste em escrever uma macro. Todavia,
a criação de macros requer habilidades de programação que
dificilmente são encontradas fora dos departamentos de TI.
Depois que uma macro é escrita, testada, depurada e executada,
o modelo inteiro precisa ser revisado manualmente para
assegurar que ela tenha alcançado o resultado desejado. Em
caso negativo, é preciso refazer tudo. O tempo necessário para
criar, testar e depurar a macro e, em seguida, comprovar o
modelo pode ser ainda maior do que o tempo necessário para
inserir o item manualmente. Consequentemente, quando as
condições exigem uma reação rápida, mas não há informações
em tempo real, os responsáveis pela tomada de decisões poderão
ser forçados a fazer conjeturas ou dar palpites com base na
“intuição”.

6. 6 Planilhas para planejamento? Uma ferramenta popular precisa de ajuda.
5. Manutenção de aplicativos e agregação
As planilhas são boas no momento em que são criadas, mas
podem ser muito difíceis de manter. As pessoas encontram
maneiras de inserir linhas ou colunas, alterar uma fórmula
ou excluir um campo. Os usuários podem modificar cálculos
acidentalmente, o que provoca erros na hora de consolidar as
planilhas (algo que leva tempo para corrigir) ou os resultados
estão errados e ninguém reconhece o erro.
Mesmo se as planilhas individuais estiverem livres de erros,
o processo de agregar entradas de diferentes usuários é uma
tarefa complexa que pode se arrastar por semanas. Uma única
pessoa ou grupo de tarefas precisa coletar as várias planilhas
e consolidá-las em uma única versão, tentando manter
arquivos que possam estar “vinculados” uns aos outros. Caso
os modelos enviados não sejam idênticos, os dados não serão
consolidados corretamente. Naturalmente, as dificuldades de
agregação aumentam conforme o número de contribuidores
da planilha em toda a empresa.
O formato bidimensional de linha e coluna das planilhas
ressalta mais uma deficiência, ou seja, o fato de ser
quase impossível utilizar planilhas para uma análise
multidimensional. Quando usuários corporativos desejam
analisar a lucratividade por produto, cliente, região geográfica,
canal de vendas ou outra variável, por exemplo, raramente
planilhas vinculadas e as macros mais sofisticadas dão conta da
tarefa. Depois que um número é alterado, você normalmente
não sabe se a mudança foi reproduzida com precisão em todo
o modelo de planilha.
Melhorar o Excel com o
IBM Performance Management
A planilha continua sendo uma ferramenta de software
onipresente—e extremamente popular—apesar de todos
esses problemas. Felizmente, a solução de IBM Performance
Management oferece uma maneira de superar as limitações
e trazer os benefícios de um gerenciamento de desempenho
corporativo moderno para suas planilhas do Microsoft Excel
enquanto permite que os usuários corporativos, tanto dentro
quanto fora das finanças, permaneçam em suas zonas de conforto.
Com a solução, equipes financeiras, analistas de negócios,
gerentes de linha de negócios e usuários nas linhas de
frente podem extrair dados de várias oirgens e realizar uma
análise no ambiente familiar do Excel. Disponível para
implementação nas instalações físicas ou na nuvem, essa
solução representa um conhecimento do domínio em todos
os aspectos do processo de gerenciamento de desempenho—
planejamento, orçamento, previsão, modelagem, análise de
dados e relatórios —aplicável a empresas em praticamente
todos os setores, assim como em instituições do setor público.
Com a solução de IBM Performance Management
complementando suas planilhas de Excel, é possível:
• Definir, direcionar, otimizar, automatizar e documentar seu
processo de planejamento, assegurando que as coisas certas
sejam feitas na hora certa e pelas pessoas certas.
• Fornecer aos participantes do planejamento um repositório
acessível e gerenciado centralmente no qual dados são
compartilhados, mudanças são controladas e a lógica de
negócios é protegida, garantindo uma “versão única da verdade”
que é essencial para uma tomada de decisões confiante.
• Aproveitar a força da colaboração—integrada na solução—
usando um fluxo de trabalho gerenciado para levar as
informações às pessoas certas, com o conhecimento certo,
em tempo hábil.

7. IBM Analytics 7
• Aprimorar suas planilhas existentes oferecendo inegração
de dados e cálculos mais rápidos e líderes no segmento de
mercado, que permitem revisar e analisar os resultados e
detalhes de centenas de milhares de pontos de dados em
tempo real.
• Armazenar a lógica de negócios e os cálculos principais em
um aplicativo seguro, no qual mudanças sejam feitas apenas
por administradores designados e replicadas imediatamente
para todos os participantes, eliminando erros e confusões.
As soluções de IBM Performance Management
... trazem os benefícios de um gerenciamento
de desempenho corporativo moderno para
suas planilhas do Microsoft Excel enquanto
permitem que os usuários corporativos, tanto
dentro quanto fora das finanças, permaneçam
em suas zonas de conforto.
Conclusão
Na verdade, é preciso admitir que as planilhas têm sido uma
ferramenta de produtividade pessoal muito útil há vários
anos. Entretanto, ainda carecem de controles e auditabilidade
e precisam que usuários individuais insiram dados e gerem
fórmulas e macros complexas, o que impede que sejam ideais
para o planejamento corporativo.
Por esse motivo, a abordagem IBM é ideal para superar as
limitações dos processos de negócios que utilizam apenas
planilhas. Com a solução IBM, os usuários podem explorar
dados, realizar uma análise flexível e colaborar para resolver
problemas de negócios utilizando ferramentas e técnicas
familiares de Excel. Não importa se o ideal para sua organização
é uma solução nas instalações ou na nuvem, a solução de IBM
Performance Management é a maneira certa de utilizar o
software e as habilidades que você já possui, além de permitir
que seus processos entrem no mundo do planejamento
corporativo moderno.
Sobre a IBM Analytics
O software de IBM Analytics fornece insights sobre dados que
ajudam as organizações a trabalhar de forma mais inteligente e
a ter um desempenho superior ao dos seus concorrentes. Essa
carteira abrangente inclui soluções para Business Intelligence,
análise preditiva e gerenciamento de decisão, gerenciamento de
desempenho e gerenciamento de risco.
Com as soluções de Análise de Negócios, as empresas podem
identificar e visualizar tendências e padrões em áreas como
análise de dados de clientes, que são capazes de criar um
impacto profundo no desempenho dos negócios. Podem
comparar cenários, antecipar ameaças e oportunidades em
potencial, planejar, orçar e prever recursos de forma mais
adequada, equilibrar os riscos com os retornos esperados
e trabalhar para cumprir os requisitos regulamentares. Ao
disponibilizar a análise de negócios de forma ampla, as
organizações conseguem alinhar tomadas de decisões táticas e
estratégicas para atingir os objetivos de negócios. Para obter
informações adicionais, acesse ibm.com/analytics/br/pt/
Solicite uma reunião por telefone
Para solicitar uma reunião por telefone ou fazer uma pergunta,
acesse ibm.biz/Bd4Zpy. Um representante da IBM responderá à
sua consulta o mais rápido possível.

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abrigo dos quais são fornecidos.
1 Gillian Tan, “Spreadsheet Mistake Costs Tibco Shareholders $100
Million,” The Wall Street Journal, 16 de outubro de 2014, http://blogs.
wsj.com/ moneybeat/2014/10/16/spreadsheet-mistake-costs-tibco-
shareholders- 100-million/
2 Paul Kelso, “London 2012 Olympics: lucky few to get 100m final
tickets after synchronised swimming was overbooked by 10,000,” The
Telegraph, 04 de janeiro de 2012 http://www.telegraph.co.uk/sport/
olympics/8992490/ London-2012-Olympics-lucky-few-to-get-100m-final-
tickets-after- synchronised-swimming-was-overbooked-by-10000.html
3 Matthew O’Brien, “Who Is Defending Austerity Now? The Excel error
heard ‘round the world has deficit-cutters backpedaling” The Atlantic, 22
de abril de 2013 http://www.theatlantic.com/business/archive/2013/04/
who-is-defending-austerity-now/275200/
4 Jeremy Olshan, “88% of spreadsheets have errors” Marketwatch, 20 de
abril de 2013 http://www.marketwatch.com/story/88-of-spreadsheets-
have- errors-2013-04-17
5 Professor Raymond R. Panko, University of Hawaii Shilder College of
Business, “What We Know About Spreadsheet Errors,” Journal of End
User Computing Volume 10, No 2. Primavera 1998, Revisado em maio de
2008 http://panko.shidler.hawaii.edu/ssr/Mypapers/whatknow.htm
Recicle
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