O documento apresenta um guia para a criação de um registo de descrição arquivística utilizando o software ICA-Atom em um ambiente virtual. O processo inclui configurações iniciais, navegação pelo aplicativo e a entrada de dados seguindo normas internacionais. Além disso, orienta sobre a adição de objetos digitais, edições de registros e práticas recomendadas ao utilizar a máquina virtual.

1. Criação de um registo de descrição arquivística
utilizando configuração em ambiente virtual (VM) num
computador pessoal (PC)

2. INTRODUÇÃO
■ ICA-AtoM é uma aplicação sustentada na web, para descrição arquivística,
adaptável a diversos tipos de repositórios.
■ É baseada nas normas emanadas pelo International Council of Archives (ICA)
■ O acrónimo AtoM corresponde a access to memory.
Esta apresentação foi criada com o objectivo de explicar como criar um primeiro
registo de descrição utilizando o software ICA-AtoM.
Não substitui o manual detalhado, disponível em
https://www.ica-atom.org/doc/User_manual, construído para esclarecer dúvidas
nas diversas valências da utilização do programa, e não apenas no que respeita à
descrição de documentos.
Pretendemos apresentar uma primeira abordagem a este sistema, explicando a
navegação a nível estrutural e a interacção na óptica do utilizador.

3. As instruções para configuração da VM encontram-se disponíveis no
endereço da wiki https://www.ica-atom.org/doc/ICA-AtoM_virtual_appliance
Vamos utilizar o ICA-AtoM
num computador virtual
(VM) em execução num
computador pessoal.
Para optarmos por esta
interacção com o ICA-AtoM
devemos, em primeiro
lugar, ligar a VM antes de
acedermos à base de dados.
A configuração da máquina
deve estar realizada
previamente.

4. http://192.168.56.101/
Após efectuar-se a
correcta
parametrização da VM,
utiliza-se um browser
para ligar ao endereço
de IP providenciado na
wiki.
Como havíamos
efectuado uma
configuração prévia,
somos reencaminhados
para a página da base
de dados que
nomeámos como
arquivo 1.0

5. No canto superior direito da página
principal efectua-se o login,
recorrendo ao email e palavra-
passe, que foram registados na
parametrização efectuada na fase
anterior.
Este login corresponde a um perfil
de utilizador com privilégios de
administrador.

6. ▪A zona superior do menu
horizontal serve para efectuar
as consultas.
▪ A zona inferior é onde se
realiza inserção ou edição de
dados, como por exemplo,
consultar e/ou alterar o número
de utilizadores.

7. Qualquer informação é editável
Pretendemos criar um registo
de descrição. Para isso
seleccionamos Add / Archival
descriptons.
As outras opções serão
identificadas posteriormente.

8. ▪ Os registos de descrição no
software ICA-AtoM são
harmonizados com normas
internacionais para descrição
arquivística, emanadas pelo ICA.
▪ Neste caso, a estrutura descritiva
está constituída de acordo com a
norma ISAD(G).

9. Os elementos de descrição de
preenchimento obrigatório são
assinalados com um * e o software
alerta, caso algum elemento se
encontre em falta.

10. ▪ Este foi o exemplo de descrição arquivística que utilizámos para preencher o nosso
registo. Disponível em http://digitarq.dgarq.gov.pt/details?id=4712513
▪ O critério para esta escolha foi aleatório, desde que correspondesse a uma descrição
real, que ajudasse a compreender o resultado final da inserção dos dados,
independentemente da sua natureza.

11. ▪ Começámos por preencher o código de referência, segundo o nosso exemplo.
▪ Em todos os campos de preenchimento, o ICA-AtoM providencia notas de
aplicação, de forma a facilitar o trabalho de quem regista.
▪ No final da página do registo da descrição, existe um quadro com diversas opções
que permitem alterações diversas a esse mesmo registo.

12. ▪ Este é um excerto do registo de
descrição criado segundo o nosso
exemplo.
▪ A zona assinalada representa a
hierarquia que estrutura o fundo
documental.

13. Como foi referido
anteriormente, a zona
superior do menu
horizontal serve para
efectuar consultas dos
registos criados.
Neste caso, temos um
registo em formato draft,
o que significa que ainda
não foi validado para
publicação.

14. Em todos os níveis de descrição é possível adicionar objectos digitais (i.e. Imagens).
Estas podem ser carregadas através do disco rígido ou de um objecto na rede, para o
qual terá de existir um link.
▪ Vamos experimentar carregar uma imagem no nosso registo, ao nível do fundo.

15. Assim que a informação é submetida, a imagem é carregada no registo de descrição.

16. À semelhança das capacidades de edição
de toda a informação registada no ICA-
AtoM, também os objectos digitais podem
ser editados - a nível de metadados –
substituídos ou eliminados.

17. Neste caso, estamos a consultar um
registo de série, dentro do fundo
documental descrito.
A estrutura da informação é idêntica,
com possibilidade de realizar diversas
operações no final da página. Estas
operações são comuns a todos os
níveis hierárquicos de registo.

18. ▪ Estes excertos, extraídos do
software, exemplificam o tipo
de dados que podem integrar a
base, e quais as respectivas
normas sob as quais foram
estruturados, para se
harmonizarem com outros
sistemas de gestão de
arquivos.
▪ Para efectuarmos uma boa
utilização deste software é
necessária alguma
familiaridade com os
documentos normativos e
procurar testar as
possibilidades da base de
dados ao nível da sua
adaptabilidade às nossas
necessidades.

19. ▪ Após a utilização da
base de dados deve
desligar-se a VM, segundo
algumas precauções
referenciadas na wiki.
▪ Uma boa prática é
seleccionar apenas
Machine/Close/Save the
machine state, para não
perdermos informação
introduzida.
▪ A wiki fornece mais
informação sobre outras
formas de shutdown.
Wiki https://www.ica-atom.org/doc/ICA-AtoM_virtual_appliance

20. FIM
Sara Isabel Pássaro dos Santos
Março, 2013
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