O objetivo deste Guia é orientar a avaliação, individualmente, de cada exigência de documento ou informação feita aos usuários dos serviços públicos, vinculando tais exigências à finalidade do serviço público em si e avaliando a fontes menos onerosas aos usuários. Saiba mais:

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KIT DE TRANSFORMAÇÃO DE SERVIÇOS PÚBLICOS
GUIA
IDENTIFICAÇÃO E ELIMINAÇÃO DE EXIGÊNCIAS
PARA O CIDADÃO
O QUE DE FATO PRECISAMOS EXIGIR?
Objetivo
O objetivo deste Guia é orientar a avaliação, individualmente, de cada exigência de
documento ou informação feita aos usuários dos serviços públicos, vinculando tais exigências
à finalidade do serviço público em si e avaliando a fontes menos onerosas aos usuários.
Análise
A partir da definição do procedimento do serviço público a ser implementado ou revisado, o
responsável deverá, à luz da finalidade do serviço público ofertado, analisar a exigibilidade
de requisito documental ou de informação, respondendo às seguintes perguntas:
1) A exigência de documento ou informação deriva de requisito EXPLÍCITO em
Lei ou Decreto?
A resposta a esta pergunta não pode ser pela interpretação, mas sim pela literalidade
da exigência de documento ou informação em texto de Lei ou Decreto. Também não
se pode responder positivamente este requisito pela simples exigência de
documento que comprove uma situação prevista em Lei ou Decreto, se a norma não
solicita explicitamente aquele documento/informação, visto que a comprovação de
determinada situação pode ser obtida por várias formas, independente de um
documento específico.
2) Qual a informação ou comprovação de situação específica o serviço público
busca com aquela exigência?
O documento em si é apenas um instrumento de veiculação de dados ou
informações. Esta pergunta visa identificar, à luz da finalidade do serviço público em
análise, qual a informação efetiva se quer de determinado documento. Como
exemplo, a exigência de uma certidão de casamento não visa a certidão em si, mas a
obtenção de alguma informação contida no documento, buscando comprovar o
estado civil dos cônjuges, ou o nome de um dos cônjuges, ou o regime jurídico do

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casamento, dentre outros. A identificação específica da informação procurada será
essencial para a identificação da possibilidade da obtenção da mesma informação
por outros meios.
3) A informação buscada é indispensável para a prestação do serviço público
solicitado?
Essa pergunta deve ter respostas absolutas: sim ou não. Caso a resposta seja NÃO,
obtém-se a conclusão imediata de que a exigência é desnecessária àquele serviço
público e DEVE ser dispensada. Caso a resposta seja SIM, deve-se fundamentar, à luz
da legalidade, da razoabilidade e da proporcionalidade, a utilidade da exigência e
quais riscos a administração pública ou os administrados correriam com a sua
dispensa. Os eventuais riscos da dispensa deverão ser analisados à luz da política de
Riscos do órgão e, caso o risco seja aceitável, deverá o gestor dispensar a exigência
do documento/informação justificando normativamente sua dispensa, tendo em
vista a desproporcionalidade entre o risco e o custo de sua exigibilidade para a
Administração e para o usuário.
4) A informação buscada pode ser obtida de documento alternativo ou de fonte
digital de obtenção direta pela Administração Pública?
Caso a informação possa ser obtida diretamente pela Administração Pública de
outras fontes públicas, esta não poderá ser exigida diretamente do usuário, devendo
ser buscada diretamente nessa outra fonte. Caso a informação não possa ser obtida
diretamente pela Administração Pública de outras fontes, mas possa ser obtida
de outros documentos alternativos ou declaratórios, a Administração deverá
informar o usuário das fontes alternativas para a obtenção da informação, facultando
ao usuário uma das opções de comprovação.
Conclusão
As respostas às perguntas acima deverão instruir a decisão da exigibilidade de
documento ou informação, no âmbito da prestação dos serviços públicos, concluindo pela
sua exigibilidade ou dispensa, e deverão constar do processo administrativo que
implementar ou regulamentar o serviço público, bem como suas revisões, como fonte de
consulta e como integrante de interpretação da motivação e da finalidade dos
procedimentos exigidos.