O documento descreve o sistema de bibliotecas da Universidade Estadual de Londrina e sua estrutura organizacional. A Divisão de Formação e Desenvolvimento de Coleção é responsável por selecionar e adquirir materiais para o acervo através de compra, doação e permuta. O processo de aquisição envolve a indicação de títulos pelos docentes, pesquisa de preços, licitação e recebimento dos itens adquiridos.

1. Universidade Estadual de Londrina
Sistema de Bibliotecas
Divisão de Formação e Desenvolvimento de Coleção

2. Organograma
Sistema de Bibliotecas da
UEL
Conselho
Deliberativo
Diretor
Secretaria Executiva Comissão de Biblioteca
Divisão de Formação Divisão Divisão de
e Desenvolvimento de Processos Técnicos Divisão de Referência Divisão de Circulação Bibliotecas Setoriais
de Coleção
Seção de Compra Seção Seção de Div. Seção Seção de Biblioteca
de Monografias e Treinamento de Empréstimo Setorial - CCS
Seção de Doação Seção Seção de Atendimento Seção Seção de Biblioteca
e Permuta de Periódicos de Referência de Acervo Geral Setorial - COU
Seção de Biblioteca
Setorial - EAAJ
Seção de Biblioteca
Setorial - CH

3. Divisão de Formação
e Desenvolvimento de Coleção
É responsável por selecionar e adquirir todo o material
que compõe o acervo do Sistema de Bibliotecas da UEL,
através dos processos de compra,
doação e permuta, tendo como suporte
a “Política de Desenvolvimento de Coleções do
SB/UEL”.

4. É só Livros que pode ser
pedido?
Não. É todo material necessário para
dar suporte adequado e suficiente
às disciplinas ministradas, livros,
periódicos,.. (Nacional e
internacional).

5. Livros

6. Quem indica os títulos de
livros para serem adquiridos?
•Docentes
•Setores de atendimento do
SB/ UEL
Seleção qualitativa

7. Há um período do ano
determinado para enviar os
pedidos?
NÃO

8. Todos os títulos indicados
pelos docentes são adquiridos
somente por meio da
Compra?
Não. Podem ser também por
doação e raramente por
permuta.

9. Como os pedidos podem ser
enviados para BC?
 Ofício
 E-mail (caitar@uel.br)
 Formulário do site da BC
http://www.uel.br/bc/index.php?content=servicos_aquisicao_formulario_solicitacao.html
 Pessoalmente

10. É importante pedir?
Sim
 Atualização dos pedidos em nossa
base
 Sempre que surge um recurso
temos registrado pedidos a serem
enviados
 Para manter o nível nas avaliações
que acontecem periodicamente
 Colocar informações bem
completas sobre o livro desejado.

11. Quais informações deverão
ser apresentadas, para cada título
solicitado?
- NOME DO SOLICITANTE, CENTRO/
DEPTO/
CURSO.
- AUTOR, TITULO, EDIÇÃO, LOCAL, EDITOR DATA.
A,
Importantíssimo: Indicar ainda o nº de alunos que
farão uso do livro, bem como sinalizar se é Livro Texto
(LT), isto é, de leitura obrigatória, ou de Leitura
Complementar (LC).

12. A Divisão envia lembretes durante
o ano para o envio de novos
pedidos?
SIM

13. LEMBRETE
Prezado Professor
Lembramos que a Biblioteca Central estará recebendo
novos pedidos de livros,
a serem adquiridos no decorrer de 2011, até
29/10/10.Enviar para caitar@uel.br.
Aparecida Caitar
Resp. pela DFDC

14. Outras perguntas
 Quanto tempo demora o processo de
compra? Em torno de 6 meses
 Quanto tempo demora para chegar o
material na biblioteca? Depende do
fornecedor mas demora em torno de
2 meses (nacionais) e 4 meses
(internacionais)

15. Em qual situação o
pedido feito pelo
docente não é
adquirido?

16. -Quando já existir em nossa coleção a
edição solicitada em número
suficiente para atender a demanda
informada pelo docente.
-Quando não tivermos recursos.
-Quando não for cotado por nenhuma
livraria na realização da Pesquisa de
Mercado “Prévia” (seleção natural).

17. O que acontece com o
pedido do docente após
ser enviado à BC?

18. 1º - Verificação de todos os
pedidos no Catálogo ALFA e na
Base AQUIL.
Todo o pedido que nos chega passa
por essa verificação.

19. - No ALFA
a verificação é feita para
sabermos se o título solicitado
existe ou não em nosso acervo,
a quantidade existente,edição, o
uso que é feito.

20. - Na BASE AQUIL
é para identificarmos se já há
registro de pedido idêntico ao
solicitado, registrado
anteriormente, feito por outro
professor ou até pelo mesmo, a
situação em que ele se encontra:
Pendente, Licitado, Empenhado,
Recebido, Esgotado ou Lic.

21. Nota:
Com estas verificações no
caso do material estar em
processo de compra,
evitamos duplicações
desnecessárias.

22. 2º - Análise das informações
coletadas

23. 3º - Definição da quantidade de
exemplares de acordo com a
“Política de Desenvolvimento de Coleções do
SB/
UEL”:
(Seleção Quantitativa).

24. CRITÉRIOS
• Livro texto: 1 exemplar para cada 10
alunos
•Leitura complementar: 1 exemplar
•Livro importado: 1 exemplar
É para esta definição de quantidade que
precisamos da informação de nº de alunos que
farão uso do livro, bem como se é Livro Texto
(LT) ou de Leitura Complementar (LC).

25. A Biblioteca adquire a
quantidade definida conforme os
critérios?
Sim, o que pode acontecer é de adquirirmos em
duas etapas. Deixamos para completar a
quantidade em um segundo processo de compra
em função do recurso recebido. Aos invés de
cortarmos títulos de algum curso nós diminuímos
a quantidade (diversificação de títulos).

26. 4º- Insere-se o pedido na
BASE AQUIL

27. Após a definição pela compra do material, o
mesmo é inserido na Base AQUIL
Solicitante Depto.
Centro
Situação:
PENDENTE

28. Após registrar o pedido na base
AQUIL, em qual situação ele é
retirado?
O pedido fica registrado até
conseguirmos adquirir ou obter uma
informação sobre estar esgotado sem
previsão de reimpressão ou nova
edição.

29. Recebimento do recurso
5º - preparação para pesquisa de
mercado - lei Estadual 15.608 de 16/ 2007
08/
6º- preparação da listagem que irá
para orçamento
7º - envio para as Livrarias da
listagem extraída dos registros
“PENDENTES” da BASE AQUIL.

30. 8º - Preparo do Mapa de Preços
(mínimo 4 fornecedores / preço
médio)
9º - Requisições feitas no SICOR –
Sistema Integrado de Compras e Orçamento da
UEL

32. 10º - Envio das provas documentais
(listagem inicial + e.mail,
orçamentos, Negativas de
participação, Mapa de oferta e as
cópias das requisições) para
PROAF/ iniciar o processo de
DM
compra.

33. 11º - Atualização da Base AQUIL
com a informação da etapa do
processo
“Licitado”

34. Procedimentos na PROAF/
DM
 Início do processo Licitatório
 Publicação do edital
 Recebimento das propostas oficiais
 Recebimento da documentação dos
proponentes
 Julgamento das propostas
 Preparação do mapa de preços (MENOR
PREÇO)
 Emissão das ordens de compra/ empenho
(esta etapa é a oficialização da compra)

35. Ordem de
Compra de
livros

36. 12º Atualização da Base AQUIL com as
informações da compra
Situação Ordem de Contratação
Empenhado
Preço Unitário
Fornecedor

37. 13º - Recebimento do Material

14º - Conferência Nota Fiscal x Ordem
de Compra
15º - Nova atualização da Base AQUIL


38. Situação:
Recebido

39.  16º - Preparo Físico do Material
(carimbo,código de barra, etc).
17º - Envio do Material para a Divisão
de Processos Técnicos

40. A Divisão faz uma prestação de
contas?
Sim.
 Após o fechamento das compras
referente ao ano +- (abril do
próximo ano).
 No site da biblioteca
 Nas reuniões da comissão de
biblioteca (dados quantitativos)

41. Terminologia usada na Base
AQUIL
Pendente - Registro do pedido na base
aguardando liberação de recursos
Licitado - Enviado para PROAF/ - em
DM
processo de aquisição
Empenhado - adquirido mas ainda não
entregue
Recebido - material já recebido pela BC

Esgotado - não disponível no mercado


42. Periódicos

43. Periódicos

A solicitação da assinatura de periódicos
nacionais e importados gera o compromisso da
renovação. Por isso o pedido precisa ser bem
justificado de preferência pelo Chefe de Depto.
ou Coordenador do Curso.
Nosso controle é manual.
A compra é direta do editor, no exterior
(Internacional.) ou no País (Nacional.)
Inexigibilidade de licitação. Objeto é único e o
fornecedor exclusivo.

44. Periódicos Nacionais
Recebimento do pedido (Ofício) feito pelos deptos.
•
Verificação do item no Portal SCIELO e sites de
•
pesquisa
Solicitação de proposta para o Editor
•
Consulta da documentação CRF – Certificado de
•
Regularidade do FGTS e CND – Certidão Negativa
de Débito
Pedido de Empenho
•
Empenho/SIAF
•
Recebimento e registro dos fascículos
•
Envio dos fascículos para o processamento técnico
•

45. Periódicos Importados
• Solicitação de compra para a BC pelos deptos.
• Verificação do item no portal capes e sites de
pesquisa
– Para os títulos disponíveis on-line, o solicitante é
informado
– Para os títulos não disponíveis, é dado continuidade ao
processo de compra
• Solicitação de proposta/invoice para o editor
• Pedido de compra
• Empenho/SIAF
• Recebimento e registro dos fascículos
• Envio dos fascículos para o processamento
técnico

46. Pedido de
Compra
(para periódico
importado)

47. Pedido de
Empenho
(para periódico
nacional)

48. Nota de
Empenho

49. Atualização das
informações de compra
no “controle manual de
periódicos” e listas
Básicas

50. Doação

51. Doação
A comunidade em geral poderá colaborar para a
formação e desenvolvimento da coleção do sistema de
bibliotecas da UEL, doando materiais bibliográficos.
 Os materiais deverão:
 Ser adequados aos objetivos e nível
educacional da instituição;
 Estar com conteúdo atualizado;
 Estar em boas condições físicas.

52. Todos os materiais recebidos passam por uma
seleção criteriosa e somente são inseridos aqueles
que forem compatíveis com os interesses
existentes.
Na Doação são adotados os mesmos
critérios
de seleção utilizados na Compra.

53. Tipos de Doações:
Solicitadas
E
Espontâneas

54. Solicitadas
 Às empresas comerciais, instituições
governamentais e privadas, entidades
científicas e culturais, pessoas físicas, etc.,
Doação de materiais de interesse para a
comunidade universitária.
Neste tipo de doação a seleção do material é feita
previamente.
• Efetivação do pedido (LIC.)
• Recebimento do material
• Processamento técnico

55. Espontâneas
 Entrevista de pré-seleção (sempre que possível)
 Verificação do estado físico e atualidade
 Preenchimento do “termo de doação”, que é
um documento que o deixa o doador ciente que a
biblioteca central, após análise, poderá tratar o
material da seguinte maneira:
• incorporá-lo ao acervo;
• doá-lo e/ou permutá-la com outras instituições;
• descartá-lo;
• devolvê-lo ao doador.

56. Termo de
doação

57. Livros: verificação de todos os itens no
Virtua e na Base Aquil (seleção) e preparo
físico
Periódicos: verificação no Viseorecord
(periódicos).
(todo material não selecionado para acervo é
encaminhado para Setor de Duplicatas para
ser oferecido).
( Não é porque o material foi recebido
gratuitamente que o mesmo será inserido no
acervo sem critério) .

58. Permuta

59. Permuta
 A biblioteca central efetua intercâmbio com
outras instituições congêneres, com as
publicações da própria UEL;
Ex.:Mediações, Semina, serviço social em revista,
boletim do CLCH, Signum, discurso fotográfico,
etc....

60. Outros materiais que Podem ser
Encaminhados como Doação ou permuta
 Material recebido por doação em quantidade
desnecessária (livros e periódicos), ou cujo
conteúdo não interesse à comunidade
universitária;
 Material retirado do acervo e substituído por
outro volume em melhores condições.
Nestes casos para o material ser doado ou
permutado monta-se processo.

61. Biblioteca Central
Divisão de Formação e
Desenvolvimento de Coleção
Ramal – 4335
e.mail – caitar@uel.br