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- 1. 401 Auditoria Digital Auditoria Digital ThiagoGomes Arantes Contador e Especialista em SPED, Docente do IPOG, Thiagogarantes@hotmail.com, Rio Verde – GO. João Batista de Araújo Neto Contador e Pós Graduado em Contabilidade, Auditoria e Gestão Tributária, INTRODUÇÃO Neste capítulo iremos desvendar o processo da “Auditoria Digital”, de como fazer e como realizar os cruzamentos das obrigações acessó- rias, após a evolução dos processos na execução da contabilidade no país, bem como a complexidade, surge a Auditoria Digital, que é algo recente nas empresas, e se tornou essencial aos negócios, ten- do em vista a crescente “digitalização” das informações prestadas aos fiscos (municipal, estadual e federal). É importante entender que auditoria corresponde ao processo de análise e validação, portanto ao somarmos este processo com a pa- lavra “digital”, temos análise e validação eletrônica das informações. Como o foco da abordagem deste capítulo é a Auditoria Digital Fiscal, vamos sempre olhar e abordar este tipo de ação. Para que seja possível realizarmos uma Auditoria Digital Fiscal é mandatário conhecermos os objetos de análise dos testes, ou seja, Licenciado para - Rodrigo Becher - 65502990125 - Protegido por Eduzz.com
- 2. 402 Auditoria Digital temos queentender o que e quais são os documentos eletrônicos necessários para cada tipo de teste. É tão importante este domínio, pois o mesmo que será o nosso guia para a elaboração dos progra- mas de auditoria (relação de testes e confrontos). A Auditoria Digital Fiscal em sua maior parte é realizada mediante o confronto da mesma informação em diferentes fontes (exemplo: valor apurado de PIS/COFINS na EFD Contribuições em confronto com declarado na DCTF e em confronto com o recolhido mediante DARF). Por mais que possamos parecer repetitivos vamos sempre enfatizar a importância do conhecimento das obrigações acessórias neste capítulo. Um dos pontos chaves e que engrandece o trabalho da Auditoria Di- gital é a diferença das auditorias fiscais realizadas no passado, em que o Auditor Fiscal realizava os seus testes de forma manual e me- diante amostragem, devido à todas as informações fornecidas para sua análise serem em papel, o trabalho era extremamente moroso e limitado, em muitas vezes com foco somente determinadas informa- ções. Agora, com a realização do procedimento de Auditoria Digital, os testes são realizados em sua totalidade, validando assim 100% dos dados, e ainda com auxílio de ferramentas modernas e com a possibilidade de aplicação de diversos testes simultâneos. O que por um curto espaço de tempo nos conforta é a falta de pessoas nos times do Fisco para efetivamente fazer acontecer. A Auditoria Digital Fiscal não é uma atribuição só do Auditor Fiscal, e sim uma ação ne- cessária e importantíssima para os profissionais que atuam na área Fiscal, proporcionando assim um trabalho diferenciado e de quali- dade aos clientes, fato que irá gerar uma antecipação de possíveis frustrações e ou questionamentos pelo fisco. Portanto, o trabalho de Auditoria Digital Fiscal é algo a ser oferecido como uma ferramenta preventiva, devendo ser incorporada à rotina diária dos que produ- zem e entregam as informações. Licenciado para - Rodrigo Becher - 65502990125 - Protegido por Eduzz.com
- 3. 403 Auditoria Digital Falamos deforma objetiva a parte conceitual deste capítulo, sendo assim, vamos agora falar de forma prática e sem entrar em detalhes alguns testes que são totalmente enriquecedores para nossa atua- ção: ESTOQUES Quando falamos de estoques para fins de Auditoria Digital temos dois pontos que são de extrema relevância de serem abordados: Ca- dastros e Movimentações / Saldos. a) Cadastros: b) Nos cadastros podemos ter problemas relacionados à apuração como incoerências nos CFOPs, CST, NCMs e até mesmo unidade de medidas. Os registros incorretos de CFOP, NCM e CST acarretarão em prejuízo na apuração dos impostos bem como na qualidade de informações prestadas sobre as descrições e detalhamento dos itens. Enquanto que as incorreções nas unidades de medidas irão prejudicar a qualidade dos movimentos e posições de saldos de es- toques. Movimentações e Saldos Falando em controle dos estoques em quantidades, se formos reme- morar o que aprendemos na faculdade vamos lembrar da seguinte fórmula: EF = EI + C – V EF – Estoque Final; EI – Estoque Inicial; C – Compras; V – Vendas; Licenciado para - Rodrigo Becher - 65502990125 - Protegido por Eduzz.com
- 4. 404 Auditoria Digital Ou seja,o estoque final é igual ao estoque inicial mais as compras menos as vendas, portanto, em uma operação comercial onde as notas fiscais antes mesmo do cliente receber o fisco já têm acesso (autorização de emissão), então o movimento o fisco já possui, e pe- riodicamente as posições de inventário são apresentadas nos SPEDs Fiscais, assim o fisco recebe os saldos de estoques. Observando o que falamos acima, o fisco nas empresas comerciais detém as posições de estoques, segue abaixo a fórmula acima refeita: EF = Inventário Inicial (SPED Fiscal) + Notas Fiscais de Entrada (XMLs) – Notas Fiscais de Saída (XMLs). Assim sendo, o Fisco já possui as posições diárias de estoques das empresas comerciais, comu- mente presenciamos empresas serem autuadas por inconsis- tências no estoque, pois, depois de aplicada a fórmula acima, os fiscais confrontam o estoque gerado por eles (decorrente dos docu- mentos fiscais eletrônicos) com o inventário final que é apresentado no SPED Fiscal. Logo no início do assunto de estoques falamos sobre problemas em unidade de medidas, caso as operações que citamos acima apresen- tem unidade de medidas diferentes, faz-se necessário a adequação da unidade de medida para uniformização dos dados. Uma revenda de bebidas controla seus estoques por paletes, caixas e unidades, o produto é o “mesmo”, mas em diferentes unidades de medida, sendo assim necessário a unificação. E quando falarmos de estoque de indústria, onde uma série de ma- Licenciado para - Rodrigo Becher - 65502990125 - Protegido por Eduzz.com
- 5. 405 Auditoria Digital térias-primas eembalagens se transformam em outros produtos, a aplicação da fórmula básica do estoque não irá atender a expectati- va. Ocasionando assim em uma evolução da fórmula: EF = EI + C – V + OpF – OpC EF – Estoque Final; EI – Estoque Inicial; C – Compras; V – Vendas; OpF – Ordem de Produção Finalizadas (gera o item para o estoque) OpC – Ordem de Produção Consumo (baixa o item do estoque) Para que o Fisco consiga fazer a gestão dos estoques das indús- trias é necessário a contemplação dos itens decorrentes de Ordens de Produção, e é justamente o que o Bloco K veio contribuir para os Fiscalizadores, fazendo assim a amarração por completo dos esto- ques em quantidades. SPED Contábil (ECD) O Sped Contábil ou ECD (Escrituração Contábil Digital), em nossa opinião é o grande norteador dos testes. Afirmamos isso, pois prati- camente 99% das operações em que uma empresa realiza são con- tabilizadas (compras, vendas, pagamentos, recebimentos, descon- tos, juros, entre outros). Como sabemos a contabilidade utiliza-se do Plano de Contas para estruturação de todos os movimentos, na qual temos contas específicas para cada tipo de operação. Como no Sped Contábil o Plano de Contas se faz presente, ou seja, a partir do mesmo vamos descrever possíveis auditorias: a) Receitas – Contas Contábeis de Receitas X XMLs de Venda X EFD ICMS / IPI x EFD Contribuições; b) Compras – Contas Contábeis de Estoques X XMLs de Compras X Licenciado para - Rodrigo Becher - 65502990125 - Protegido por Eduzz.com
- 6. 406 Auditoria Digital EFD ICMS/ IPI x EFD Contribuições; c) Movimentações Financeiras – Contas Contábeis de Bancos X e-Financeira; d) Impostos a recuperar – Contas Contábeis de Impostos a Recupe- rar X EFD ICMS / IPI x EFD Contribuições; e) mpostos a recolher – Contas Contábeis de Impostos a Recolher X EFD ICMS / IPI x EFD Contribuições X DCTF X DARF X Declarações de Compensações; f) Impostos retidos a recolher – Contas Contábeis de Impostos Reti- dos a Recolher X DIRF x EFD Reinf X DCTF X DARF X Declarações de Compensações; g) Obrigações Previdenciárias e Sociais – Contas Contábeis de INSS / FGTS – eSocial / EFD Reinf X DCTF Web X X DARF X Declarações de Compensações; h) Imposto de Renda e Contribuição Social a Recolher – Contas Con- tábeis de Impostos a Recolher X ECF X DCTF X DARF X Declarações de Compensações; i) Empréstimos e Financiamentos – Contas Contábeis de Obriga- ções com Instituições Financeiras x Demonstrativos BACEN; j) Movimentações Com Sócios – Contas Contábeis de Movimenta- ções com Sócios X eSocial X DEFIS X DIRF. Agora vamos imaginar outras possibilidades que não estão ao nosso alcance por não termos acesso a obrigações acessórias específicas, mas que as entidades fiscalizadoras podem fazer análises: a) Imóveis – Contas Contábeis de Imóveis X Dados fornecidos por Licenciado para - Rodrigo Becher - 65502990125 - Protegido por Eduzz.com
- 7. 407 Auditoria Digital Cartórios; b) Veículos– Contas Contábeis de Veículos X Dados fornecidos pelo Detran; c) Movimentação Financeira com Terceiros - Um ponto que me cha- ma muito a atenção são as movimentações financeiras efetuadas pelas entidades. Quando efetuamos algum acesso: aplicativo, inter- net banking e até mesmo caixa eletrônicos, e emitimos um extrato da conta o mesmo é composto em regra pelos seguintes campos: data, número do documento, histórico, valor movimentado e saldo, certo? Mas quando um ente fiscalizador solicitar o extrato dos con- tribuintes ao banco, as instituições financeiras fornecem os extratos com os mesmos campos que citamos e com um campo a mais, que é CPF/CNPJ para a qual os valores informados foram transferidos ou de quem foi recebido. Pode até parecer um certo terrorismo, mas estes hoje são parte dos mecanismos em que o Fisco possui para acompanhar as operações das entidades. Mas muitos de vocês podem afirmar que as empresas que atuam não estão obrigadas a entrega da ECD, mas de qualquer forma possuem contabilidade, portanto, basta utilizar a contabilida- de mesmo (Balancetes, Diários, Razão, etc...). ECF – Escrituração Contábil Fiscal Esta obrigação acessória no primeiro momento pensamos que a parte mais importante é o cálculo do Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas e da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido, e de fato é importante, mas nesta é que se torna obrigatório o preenchimento do PCR – Plano de Contas Referencial (quando recuperar a ECD). O Plano de Contas Referencial é a estrutura contábil idealizada pela Receita Federal do Brasil, sendo assim, na ECF é efetuado o trabalho de referenciamento, um “DE- PARA” do plano da entidade para o PCR. A partir deste “DE-PARA” a receita federal consegue visualizar a Con- Licenciado para - Rodrigo Becher - 65502990125 - Protegido por Eduzz.com
- 8. 408 Auditoria Digital tabilidade daempresa nos moldes que ela estruturou, portanto, nos testes que citamos no tópico anterior ela já possui as referências de testes, onde cada conta referencial já está mapeada com o que se deve confrontar: a) Contas de Receitas de Vendas X CFOP de Vendas; b) Contas de Impostos a Pagar X DCTF X Speds; c) Contas de Obrigações Sociais X eSocial... Portanto, o mapeamento das contas da entidade para com os da PCR efetuado de forma incorreta poderá acarretar em notificações desnecessárias. EFD Contribuições O ponto forte da EFD Contribuições em relação ao SPED Fiscal é que nesta temos em um único arquivo a informação de todos os estabe- lecimentos que fazem parte da empresa (matriz e filiais), outro ponto a favor é que temos não só movimentos decorrentes de notas fiscais estaduais (NF-e e CT-e), notas fiscais de venda de serviços sujeitos a ISS, temos recibos, depreciações, entre outros. Na EFD Contribuições é obrigado informar todos os tipos de receitas, mesmos as que não são tributadas, entretanto, as entradas, só se obriga aquilo em que se é tomado o crédito de PIS/COFINS. Conforme já falamos neste capítulo, e até frisamos a importância de se dominar as obrigações acessórias é saber que a EFD Contribui- ções é uma excelente ferramenta para se nortear as validações das receitas, mas quando se fala de entradas a mesma se limita aos itens que estão tomando créditos nas entradas. Outro ponto importante é conhecer os registros, pois, temos locais que temos o débito total, mas nem sempre este é o valor que será recolhido, uma vez que, na não-cumulatividade é possível deduzir créditos sobre o valor a pagar, assim podemos auditar: Licenciado para - Rodrigo Becher - 65502990125 - Protegido por Eduzz.com
- 9. 409 Auditoria Digital a) Totaldo Débito Apurado (confrontando o valor total das receitas tributadas com a aplicação da alíquota); b) Total do Crédito Apurado (confrontando o valor total das entradas que permite levantar o crédito com a aplicação da alíquota); c) Saldo a pagar (confronta com DCTF X DARF); d) Saldo a recuperar (Confronta com: Compensação em Meses futu- ros, pedidos de ressarcimento). Sped Fiscal (EFD ICMS/IPI) Como o nome já diz, nesta apura-se os valores de ICMS e IPI, po- dendo os mesmos serem ao final de cada mês com saldo credor ou devedor, portanto conseguiremos efetuar os mesmos estes da EFD Contribuições (débitos e créditos apurados, bem como os saldos ao final de cada exercício). O ponto falho do Sped Fiscal é que temos um único arquivo por CNPJ, ou seja, se a empresa possui uma matriz e duas filiais, sempre estaremos efetuado o teste de forma triplicada, outro ponto é que este se limita a informações fiscais e somente os que estão sob a jurisdição dos Estados e do Distrito Federal. Mas diferente da EFD Contribuições neste todas as entradas decorrentes de notas fiscais estaduais devem ser registradas. Um dos pontos que muitas empresas sofrem no dia-a-dia é a demora no fornecimento das notas fiscais para registro, e é comumente visto as empresas serem autuadas pela falta de escrituração de documen- tos fiscais, portanto é de extrema importância criar um procedimen- to de auditoria no qual é efetuado o confronto das XMLs emitidas contra a empresa com o Sped Fiscal. Atual- Licenciado para - Rodrigo Becher - 65502990125 - Protegido por Eduzz.com
- 10. 410 Auditoria Digital mente osERPs já possuem este tipo de auditoria, e caso não tenha, existem inúmeros softwares que acessam a base do SPED e con- fronta com as NFs informadas no Sped Fiscal. O Sped Fiscal é de uma riqueza enorme, e vamos chamar a atenção para outros dois grandes blocos de registos que são: a) Bloco H – Inventário – Neste são informadas uma vez por anos as posições de estoques anuais, esta que servirá como saldo inicial para elaboração de movimento de estoques, e ou, como o confronto ao final de um período auditado com os saldos de estoques gerados pelo Fisco. b) Bloco K – Livro de Controle de Produção e Estoque – Vamos se- gregá-lo em dois: a. Livro de Estoque – Mensalmente é fornecida a posição de esto- ques, o Fisco consegue avaliar mensalmente os saldos de estoques; b. Livro de Controle de Produção – Nestes registros são evidencia- das as transformações dos itens em quantidades, momento em que matéria-prima X somada a embalagem torna-se o produto Y (Temos baixas de estoques e constituição de novo item), a lacuna destas movimentações são preenchidas nestes registros. DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Na DCTF é que as entidades confessam suas dívidas com a Receita Federal do Brasil, portanto nos outros Speds são efetuados os cálcu- los, mas os mesmos não tem força de confissão, sendo assim, quan- do a receita federal identifica que um contribuinte possui diferença entre o IRPJ calculado e apresentado ECF com o que consta na DCTF, ela emite uma notificação pedindo que os valores sejam equalizados, ou seja, a dívida confessada não bate com o cálculo, e para que ela Licenciado para - Rodrigo Becher - 65502990125 - Protegido por Eduzz.com
- 11. 411 Auditoria Digital tenha segurançano que vai fiscalizar ela precisa desta adequação. Importante que nesta declaração a maioria dos tributos e contribui- ções federais são informados, inclusive se os mesmos foram liqui- dados e a forma de liquidação (pagamento mediante DARF ou com- pensação mediante DCOMP). Recentemente criou-se a DCTFWeb, que tem o mesmo objetivo, mas trata-se dos débitos previdenciários, a ideia era estender a todo o tipo de retenção, mas momentaneamente foi reduzido o escopo dela. DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte Na DIRF anualmente informamos os valores retidos dos colaborado- res, bem como seus rendimentos, esta que pode ser utilizada como base de análise de movimentações de sócios, retenções previdenci- árias de empregados e remunerações de empregados. eSocial Um dos últimos projetos do SPED a ser implantado, e com maior quantidade de informações bem como entidades reunidas tem ex- trema importância para a concentração de informações sociais e trabalhistas, onde, a partir destes temos dados dos colaboradores e dependentes, remunerações, retenções, férias, décimo terceiro salá- rio, FGTS, rescisões. Existe uma inesgotável possibilidade de testes, mas sem o entendi- mento da ferramenta, toda e qualquer ação se torna ineficaz. DEFIS A DEFIS portanto veio para substituir a antiga DASN ( Declaração Anual do Simples Nacional), é a prestação de contas anual do Sim- ples Nacional, um espécie de mistura de ECF com Sped Contábil. Licenciado para - Rodrigo Becher - 65502990125 - Protegido por Eduzz.com
- 12. 412 Auditoria Digital Na declaraçãocontém informações como valores de compras, dis- tribuição de lucros, receitas, dentre outras que servem para se rea- lizar os cruzamentos com algumas outras obrigações, bem como o próprio PGDAS, que se informa mensalmente para o Simples, sem falar nas obrigações fiscais, que vai permitir mais cruzamentos a de- pender do estado, já que alguns usam o Sped Fiscal e outros a DIEF, e não se pode esquecer do cruzamento com a DIRF, onde vai se veri- ficar a distribuição de lucros. FISCALIZAÇÕES As fiscalizações se adaptaram e utilizam da auditoria digital como metodologia de atuação, já as empresas para evitarem erros que po- dem ser identificados no processo, e assim evitar autuações, com isso possibilitou uma nova forma de trabalho no âmbito fiscalizató- rio, como exemplo, se a empresa está em processo de fiscalização, essas não necessitam de uma presença física possibilitando que os profissionais do fisco trabalhem a distância. Essa modalidade permitiu uma economia ao fisco, pois no quesito Auditores houve a possibilidade da redução do número, tendo a se- gurança de que os mesmos têm informação na mão, graças às obri- gações acessórias digitais e facilitando assim a fiscalização, onde pode se utilizar de software para se realizar cruzamentos e obter apontamentos, extraindo rapidamente informações e para composi- ção de planilhas de informações da diligência. Conclusão Quando pensamos em Auditoria Digital Fiscal, por mais que pareça algo muito complexo é totalmente possível fazermos facilmente vá- rias validações, o que temos é que saber do que se trata cada uma das obrigações acessórias e o que de melhor podemos e devemos extrair delas. Mesmo que tenhamos a melhor ferramenta de audito- Licenciado para - Rodrigo Becher - 65502990125 - Protegido por Eduzz.com
- 13. 413 Auditoria Digital ria digitalna mão, sem o conhecimento das obrigações acessórias, os relatórios produzidos pelo sistema não farão qualquer sentido e muitas vezes temos resultados que chamamos de falso-positivos, em que o software não é seguro em classificar como “erro” e nos transfere a responsabilidade de avaliar. E por fim, é impossível entregar um trabalho de auditoria digital fiscal de qualidade sem conhecer a operação do cliente, pois, apresentar inconsistências qualquer um pode fazer, mas agregar valor ao clien- te com soluções reais e melhorias para o mesmo é que fará toda a diferença para o seu trabalho. Licenciado para - Rodrigo Becher - 65502990125 - Protegido por Eduzz.com