Um dos papeis que um CIO precisa assumir é ser triturador de custos. Para isso é necessário conhecer detalhadamente todos os custos envolvidos, incluindo aqueles chamados “escondidos”. Um exemplo é calcular o custo de um notebook. O preço de compra é apenas um dos componentes do seu custo. Somado a ele estão associados os custos de manutenção após expirar a garantir, os pacotes de software que são necessários aos usuários executarem suas atividades, os softwares de TI para gestão da infra-estrutura, a help-desk remota, os técnicos de campo, o pessoal de suporte técnico, o pessoal de segurança, o gerente de TI e o próprio usuário final. Os custos associados ao usuário podem ser elevados se ele não tiver treinamento adequado, pois acionará o suporte de TI constantemente. A soma desses custos é conhecida como “custo total de propriedade”, ou TCO (Total Cost of Ownership). Mapeando esses custos é possível desenvolver ações para reduzir custos e desperdícios.

1. Reduzindo e Controlando Custos de TIC 1 Eduardo Mayer Fagundes Engenheiro eletricista, especialista em telecomunicações, mestre em Ciência da Computação. Extensão universitária em DardenSchoolof Business na Universidade da Virginia (US). Professor de cursos de graduação e pós-graduação. Trabalhou em vários projetos de consolidação de datacenters. Liderou o projeto de infra-estrutura de TI e telecomunicações da fábrica da Ford em Camaçari-Bahia. Gerente de sistemas de gestão de engenharia, compras e manufatura da Ford Brasil. Gerente de sistemas da Volvo Car, Jaguar e LandRover no Brasil. CIO do grupo de energia e telecomunicações AES no Brasil, onde consolidou as áreas de TI de sete empresas e trabalhou no projeto global de SAP. Desenvolveu projetos de TI nos Estados Unidos, Itália, Inglaterra, Alemanha e Índia para a Ford, Volkswagen e AES Corporation. Atualmente, trabalha em projetos de transferência de conhecimento e colaboração pela Internet.

2. Quanto custa esse notebook para a empresa? Copyright(c)2010 por Eduardo Mayer Fagundes 2

3. Custos associados ao notebook Copyright(c)2010 por Eduardo Mayer Fagundes 3

4. Custo Total de Propriedade (TCO) TCO (Total CostofOwnership) ou custo total de propriedade de um ativo considerando todos os custos envolvidos (diretos e indiretos) relacionados à compra, como softwares e hardwares, além do custo inerente para mantê-los em funcionamento. O TCO reflete não somente o custo de compra mas de todos os aspectos de entorno: custos do pessoal de manutenção e treinamento e aos usuários do sistema; os custos associados a falhas; incidentes que reduzem a produtividade dos usuários; custos de falhas de segurança; custos de elaboração de planos contra desastres; espaço físico; armazenamento nos servidores; eletricidade; custos de desenvolvimento infra-estrutura de redes WAN/LAN/wireless; Garantia; crescimento incremental; custos de desativação do equipamento etc. Copyright(c)2010 por Eduardo Mayer Fagundes 4

5. Ações de Redução de Custos Implantação de métricas para redução de consumo de energia Redução da geração e impressão de relatórios Criação de um escritório de projetos com um software de gestão de Portfólio Cancelar projetos não-viáveis Outsourcing do desenvolvimento e manutenção de aplicações Criação de um centro compartilhado de serviços para a infra-estrutura de TIC Consolidação de impressoras dedicadas Copyright(c)2010 por Eduardo Mayer Fagundes 5

6. Ações de Redução de Custos Contratação de serviços de outsourcing para o plano de contingência Consolidação e renegociação de contratos com os fornecedores Implantação de VoIP Remoção de jogos e outros programas não autorizados dos desktops Evitar a compra de produtos para desktop substituindo-os por software livre Descontinuação de equipamentos antigos que requeiram muita manutenção Copyright(c)2010 por Eduardo Mayer Fagundes 6

7. Ações de Redução de Custos Monitoração das contas de telefonia para avaliar se as companhias telefônicas não estão fazendo superfaturamento Automatizar a distribuição de software Descontinuar a compra de hardware proprietário e passar a utilizar commodity Confiscar/substituir equipamentos subutilizados pelos funcionários Fazer benchmarkings externos para avaliar elementos do budget que podem ser reduzidos Copyright(c)2010 por Eduardo Mayer Fagundes 7

8. Ações de Redução de Custos Copyright(c)2010 por Eduardo Mayer Fagundes 8 Rever seu modelo de teste de software e avaliar a implantação de um solução automatizada Rever o modelo de controle de demanda dos usuários Resolver os problemas de não-conformidade para evitar problemas com auditorias e com relatórios para o fisco Redução de retrabalho por falhas na definição de requisitos Rever sua estratégia de segurança e avaliar novas soluções de mercado Implantar uma solução de gestão de identidade

9. Ações de Redução de Custos Renegociação dos planos de celulares Considerar o SaaS como solução para algumas aplicações Implantar um programa 5S ou Six-Sigma para identificar e evitar desperdícios. Rever a política de retenção de arquivos para liberar espaço em disco Copyright(c)2010 por Eduardo Mayer Fagundes 9

10. Obrigado! Perguntas e Comentários Copyright(c)2010 por Eduardo Mayer Fagundes 10