Organização e gestão de eventos esportivos

ADMINISTRAÇÃO E
ORGANIZAÇÃO DE
COMPETIÇÃO E EVENTOS
ESPORTIVOS
Prof. Marcio Galhardo
2011

OBJETIVO DISCIPLINA
 Proporcionar o conhecimento dos tipos,
técnicas de organização e execução de
eventos, caracterizando cada elemento e
suas aplicações.
 Produção de eventos, hoje em dia é
fundamental e vêm-se tornando cada vez
mais essenciais à vida econômica das
empresas.
 Competir com e até, eventualmente, a
publicidade e a propaganda, assumir o papel
de cartão de visitas voltado para o
fechamento de negócios dos seus produtos e
serviços.

ORIGEM HISTÓRICAS
 O evento nasce da capacidade criativa do
homem (de transformação do meio) e da sua
necessidade de estabelecer laços de
sociabilidade.
 Acompanha-nos desde a antiguidade,
atravessando diferentes períodos de
desenvolvimento.
 Há registros, nas paredes das cavernas,
deixados pelos primeiros grupamentos
humanos, de celebrações envolvendo a
fartura de caça em volta de uma fogueira.
Antigo Egito, China, Grécia, Roma, Europa
Medieval

CONCEITO EVENTOS
 Busca por uma compreensão do que
vem a ser evento, envolve uma
variada gama de definições.
 Das mais simples, as mais
complexas:
◦ 1. Qualquer acontecimento relativamente
importante.
◦ 2. Eventualidade.
◦ 3. Reunião social

DICIONÁRIO AURÉLIO
 Em regra, evento designa um acontecimento de
destaque, que ocorre em um local conhecido,
com planejamento prévio e infra-estrutura
adequada para uma determinada quantidade de
pessoas participar. É uma ação profissional que
se utiliza da pesquisa, do planejamento, da
organização, da coordenação, do controle e
da implantação de um projeto, visando atingir
ao público alvo com medidas concretas e
resultados projetados. Em essência, a idéia de
evento remete aquilo que é eventual ou casual, o
que foge à rotina, mas que é programado para
reunir um grupo de pessoas. Ou simplesmente:
“evento é uma reunião de pessoas com um
mesmo objetivo”

A IMPORTÂNCIA DOS
EVENTOS
 Como ser social, o homem busca
incessantemente formas de interação
entre seus pares. E dentre os
instrumentos mais efetivos para atingir
esta sociabilidade estão os eventos.
 Por ser uma ação diferenciada,
adaptável, itinerante, relativamente
econômica e impactante, os eventos
vem a cada dia conquistando maior
espaço no planejamento de marketing
das empresas.

ENTIDADES
REPRESENTATIVAS DO
SETOR
 ABEOC (Associação Brasileira de
Empresas de Eventos);
 ABRACCEF (Associação Brasileira dos
Centros de Convenções e Feiras);
 UBRAFE (União Brasileira dos
Promotores de Feiras);
 COCAL (Confederação das Entidades
Organizadoras de Congressos e Afins da
América Latina);
 ICCA (International Congress and
Convention Association);

CARACTERÍSTICA
PRINCIPAIS
 Aproximar o público da empresa e do
produto;
 Associar a marca ao evento ou
atividade, criando um residual de
lembrança;
 Criar imagem favorável junto à opinião
pública;
 Reduzir barreiras existentes geradas por
fatos, acontecimentos e situações
negativas ocorridas no mercado em
virtude de problemas com produtos,
fatores ambientais, culturais, sociais, etc;
 Ampliar o nível de conhecimento da
marca;

BENEFÍCIOS DOS
EVENTOS
 Por meio de um evento tem-se a
oportunidade de atrair a atenção do
público de interesse. Eventos
 São eficientes instrumentos de
comunicação que, em comparação com
outras ferramentas, são munidos de uma
série de vantagens:
◦ Geração de divisas
◦ Mídia de permanência
◦ Aumento do nível de emprego
◦ Efeito multiplicador

BENEFÍCIOS DOS
EVENTOS
 Como mídia itinerante, permitem a entrada em
novos produtos no mercados;
 Possuem alto impacto promocional e elevada
atratividade junto ao público;
 Alavancam a promoção de marcas e/ou
produtos;
 Fidelizam antigos clientes e conquistam novos,
assegurando sua lealdade;
 Os eventos exercem uma enorme atração sobre
as pessoas, pelo glamour que a atividade
confere, pelas personalidades envolvidas, pela
decoração escolhida, pela alimentação
disponibilizada, pelos brindes oferecidos, pelo
atendimento prestado, enfim, por toda a
atmosfera que a ocasião reserva.

EVENTOS SÃO
MOMENTOS ÚNICOS
Na vida das pessoas e o
objetivo daqueles que os
realizam deve ser deixar
marcas altamente positivas
e duradouras. Mas,
organizar eventos é uma
atividade que
exige disciplina,
organização, bom gosto,
bom humor, facilidade de
relacionamento e enorme
jogo
de cintura.

CLASSIFICAÇÃO DOS
EVENTOS
1. POR CATEGORIA
2. POR ÁREA DE INTERESSE
3. POR TIPO
4. POR DIMENSÃO

POR CATEGORIA
INSTITUCIONAL
Evento que pretendo agregar valor e
conceituar de forma positiva a imagem de
uma empresa, entidade, órgão e governo;
PROMOCIONAL
Evento que promove um produto e
serviço de uma empresa, governo,
instituição pública ou de uma pessoa

POR ÁREA DE INTERESSE
Artística
Científica
Cultural
Cívica
Política
Governament
al
Empresarial
Lazer
Social
Religiosa
Turística
Folclórica

POR TIPO
 Assembléia
 Aula
Inaugural
 Aula Magna
 Banquete
 Café da
Manhã
 Cerimônias
Fúnebres
 Chá da Tarde
 Churrasco
 Coffee-break
 Colóquio
 Comício
 Concurso
 Conferência
 Congresso
 Coquetel
 Curso
 Desfile
 Encontro
 Entrevista
Coletiva
 Estudos de
Caso
 Eventos
Sociais
 Excursão
 Exposição
 Feira
 Festas
 Festival
 Fórum
 Gincana
 Happy Hour
 Inauguração
 Jantar
(Negócios)
 Jornada
 Lançamento
 Leilão
 Mesa redonda
 Mostra
 Noite de
Autógrafos
 Painel
 Palestra
 Passeata
 Plenária
 Roda de
Negócios
 Salão
 Sarau
 Seminário
 Show
 Simpósio
 Torneio
 Treinamento
 Vernissage
 Videoconferê
ncia
 Visita
 Visita/Open
Day
 Workshop

POR DIMENSÕES
1. PEQUENO
2. MÉDIO
3. GRANDE PORTE
4. MEGA EVENTO
 Em relação a quantidade de pessoas
 Em relação ao tempo de duração
 Em relação a variedade de públicos
 Em relação aos custos envolvidos

O EVENTO ESPORTIVO
Os eventos ligados ao ambiente esportivo são
apenas um dos muitos tipos de eventos
existentes.
Destacam-se, entretanto, pela enorme
visibilidade alcançada, por força da empatia e
interesse que o esporte desperta
universalmente.

EVENTO ESPORTIVO
Definição
 Fundamentalmente
, o evento
esportivo consiste
na realização de
modalidades
esportivas, cada
qual subdividida
em categorias, nas
quais se disputam
títulos com a
presença de um
público torcedor.
Classificação
 Os eventos esportivos
também comportam
alguma especificidade
na sua tipologia,
sendo o seu gênero
mais comum os
eventos:
 Olimpíadas
 Campeonato
 Torneio
 Taça ou Copa
 Festival
 Gincana
 Desafios
 Exibição

CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS
ESPORTIVOS
 Olimpíada: evento suis generis; é ao mesmo tempo
gênero e espécie (tipo) de evento, dado o seu
caráter singular. É uma competição que reúne
várias modalidades esportivas e consome alguns
dias na realização das diversas categorias. Tem
periodicidade própria (na origem é das mais
antigas).
 Campeonato: forma de competição em que os
concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e
tem uma duração relativamente longa.
Recomendável quando há disponibilidade de tempo
e de recursos.
 Torneio: competição de caráter eliminatório, que é
realizada em um curto espaço de tempo. Neste tipo
de competição, dificilmente ocorre o confronto entre
todos os participantes. Recomendável quando se

CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS
ESPORTIVOS
 Taça ou Copa: uma variável dos torneios ou campeonatos;
com exceção dos eventos mais tradicionais (como a Copa do
Mundo de Futebol), normalmente é utilizada para prestar
algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador,
associando sua marca ou produto ao nome do evento.
 Festival: atividade esportiva participativa e informal. Visa a
integração e a promoção da modalidade, além de motivar os
participantes e familiares.
 Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com
diversas estações criativas e/ou objetivos a serem atingidos.
Voltada para o lazer.
 Desafios: atividade normalmente individual, que tem os
processo de escala como referência.
 Exibição: atividade de performance individual ou coletiva,
em que são valorizadas as destrezas do(s) participante(s),
sem finalidade competitiva.

EVENTO ESPORTIVO NO TEMPO
 Aspectos históricos
A fonte clássica de referência para os
eventos esportivos são os Jogos Olímpicos.
Foram 1170 anos de Jogos, que começaram
em 776 a.C e só terminaram no ano 393 d.C,
quando a Grécia foi conquistada pelos
Romanos. Credita-se a esta experiência
histórica o formato convencional dos
eventos esportivos com critérios
organizacionais detalhados, servindo, deste
modo, como fundamento para a maioria dos
eventos esportivos que se seguiram na
história.

EVENTO ESPORTIVO NO
TEMPO
 Marcos fundamentais
O esporte, percebido e tratado como
empreendimento, é produto de séculos de
história. Gestores de todos os tempos buscaram
maneiras de fazer do esporte uma atração para
as massas
◦ Egito – Lutas (1850 aC)
◦ Roma – Coliseu (1500 aC)
◦ Irlanda – Arremesso peso (1160 aC)
◦ China – Arco (530aC)
◦ Pérsia – Pólo (651)
◦ No Japão – Sumo (754)
◦ Inglaterra – Críquete (1520)
◦ França – Tênis (1635)

ASPECTO HISTÓRICO
 No Brasil, há diversos registros de
eventos esportivos ainda nos idos
colônias. Em 1641, no Recife,
portugueses e brasileiros disputam
torneios eqüestres para comemorar a
trégua nas lutas contra holandeses e
espanhóis.
◦ Remo (1846)
◦ Natação (1898)
◦ Copa do Mundo (1950)

ELEMENTOS TÍPICOS
 Para a realização de um evento é
imprescindível o domínio de
fundamentos mínimos de administração.
 Independente de sua natureza, tamanho
ou importância, um evento, qualquer que
seja, é sempre administrado.
 Improvisações de última hora, de
pessoas sem o devido preparo podem
comprometer não apenas o evento em
si, como também a imagem da empresa
e dos produtos ou serviços a ele
(evento) circunstancialmente vinculados.

FUNÇÕES
ADMINISTRATIVAS
 Administrar é fundamentalmente
harmonizar um conjunto de processos
básicos, de forma ordenada, na direção
de objetivos previamente definidos. São,
portanto, quatro as funções basilares da
administração:
◦ Planejamento
◦ Organização
◦ Direção
◦ Controle
 As palavras chaves para quem administra
são: técnica, criatividade, bom senso,
dedicação, comprometimento, visão e
acompanhamento;

ETAPAS BÁSICAS DE UM
EVENTO ESPORTIVO
1. Planejamento (pesquisa)
2. Pré-evento (organização)
3. Desenvolvimento (execução)
4. Pós-Evento (avaliação)

CARACTERÍSTICAS DOS
EVENTOS ESPORTIVOS
 Classificação (tipo) das competições
 Os eventos esportivos, antes
preferencialmente institucionais,
passaram a ter finalidades
predominantemente econômicas
(comerciais/promocionais) - com a
intensificação das disputas pelo
mercado, em face da concorrência e da
crescente dependência das empresas
com relação à opinião pública.

CALENDÁRIO ESPORTIVO
 A idéia de calendário remete a um sistema
convencional de dias, semanas, meses e
anos, usado para a contagem do tempo e
agrupamento de datas importantes às
necessidades civis, religiosas e culturais
das sociedades.
 A observação de critérios como: o período
do ano, bem como a data específica, o
horário, a freqüência, a duração e a
intensidade de um evento estão
diretamente relacionado às possibilidades
de sucesso do mesmo.

CALENDÁRIO DE EVENTOS
 Por isso, é importante atentar para:
1. Não colidir com eventos cívicos ou
religiosos, locais, regionais ou nacionais;
2. Não coincidir com outros eventos similares;
3. Não coincidir com outros eventos de grande
porte;
4. Não confrontar com a grade de
programação dos meios de comunicação;
5. Não desafiar hábitos, costumes e práticas
locais;
 O calendário internacional do esporte
◦ Olimpíadas
◦ Copa do Mundo de Futebol

CALENDÁRIO DE EVENTOS
 Calendário brasileiro do esporte
No Brasil, o calendário esportivo
segue um critério mais local,
adequado aos costumes da região,
interrompendo-se com mais
freqüência ao final do ano, (embora
também privilegiando os finais de
semana) mas regrando-se
principalmente pela organização das
competições futebolísticas.

LOCAL
 A localização geográfica do evento, bem
como as suas características físicas
(estrutura) são igualmente importantes
para o êxito da atividade. O lugar
(região) que abrigará a competição bem
tem tanta relevância quanto o tipo de
local (ambiente) que abrigará as
disputas. Sem medo de exageros, deve-
se pensar que é no lugar e local
determinado que uma batalha irá
ocorrer, mesmo que a luta seja
silenciosa, sorridente, efusiva e
estratégica.

ESCOLHA DO LUGAR E LOCAL
DO EVENTO DEPENDE
 Objetivos e porte do evento
 Condições econômicas dos
participantes
 Facilidades de acesso
 Condições turísticas
 Condições de hospedagem
 Concentração local dos participantes
 Custo x benefício

TIPOS DE ESTRUTURAS DE
EVENTOS
 Arenas
 Estádios
 Ginásios
 Quadras
 Piscinas
 Pistas
 Parques
 Ruas

PÚBLICO
 Público, para efeito esportivo, é qualquer
grupo de aficionados que tenha um interesse
real ou potencial ou que possa causar impacto
ou até impedir a capacidade de uma empresa
de atingir seus objetivos com o evento
esportivo.
 O público-alvo se define a partir de critérios de
segmentação de mercado, que é o resultado
da divisão de um mercado em pequenos
grupos. Este processo é derivado do
reconhecimento de que o mercado total
representa o conjunto de grupos com
características distintas, que são chamados
segmentos.

PÚBLICO
 Além de possibilitar o bom relacionamento
com consumidores e clientes, os eventos
esportivos, dado seu caráter universal,
alcançam um grande número de públicos
interessados e outros potenciais formadores
de opinião; são eles:
1. Organizações: acionistas, fornecedores e
revendedores;
2. Lideranças comunitárias;
3. Governo e políticos;
4. Associações e sindicatos;
5. Veículos de comunicação;
6. Funcionários;

CRITÉRIOS BÁSICOS PARA A
CONFORMAÇÃO DO PÚBLICO
ALVO SÃO:
1. Geográfico
2. Demográfico
3. Psicográfico
4. Comportamental

MODELO DE SITE
 O regulamento de
uma competição
esportiva se constitui
na peça fundamental
para um desenrolar
justo, organizado e
dinâmico da mesma.
O regulamento deve
observar as
seguintes
características:
◦ Objetividade
◦ Precisão
◦ Clareza
◦ Abrangência
 Estrutura básica de
um regulamento:
◦ Histórico ou
justificativa
 Descritivo da
competição
◦ Objetivo
◦ Participantes
◦ Categorias
◦ Programa
◦ Direção (do evento)
◦ Datas, locais e
horários
◦ Fases de disputa
◦ Sistemas de disputa
 Inscrições
◦ Data e local
◦ Numero de inscritos
por modalidade
◦ Especificações para
cada modalidade
◦ Condições para
inscrição
◦ Valor de inscrição
 Normais
disciplinares
◦ Arbitragem
◦ Penalidades
◦ Recursos
 Premiação
◦ Direitos dos
participantes
◦ Relação de prêmios
◦ Aspectos gerais
◦ Cerimônia de
abertura e
encerramento
◦ Atividades especiais

PLANEJAMENTO
 “O homem sábio antecipa o
que o futuro lhe trará,
observando as experiências
do passado” (Sófocles)
 O planejamento é fator
decisivo para o
desenvolvimento de
qualquer atividade, pois
permite a definição dos
objetivos, a racionalização
dos meios e o
gerenciamento das funções
necessárias a implantação
do projeto.
 Sem um planejamento
adequado, as decisões
acabam entregues ao
improviso, as incertezas e
aos inevitáveis imprevistos
que, por certo, advirão do
empreendimento. Ao
planejar, sistematiza-se as
soluções, gerando
economia.
 Conceituando-se
corretamente um evento e
adequando-o ao objetivo do
cliente, parte do sucesso já
está garantido. Caberá a
cada organizador, utilizando
sua capacidade de
coordenação e bom senso,
ajustá-lo aos meios e
condições disponíveis para o
tipo e tamanho do evento
que se está desenvolvendo.

TIPOS DE PLANEJAMENTO
 Quanto à natureza: Estratégico, Tático,
Operacional;
 Quanto aos objetivos e metas
organizacionais: Permanente, Único;
 Quanto ao tempo: Longo prazo, Médio
prazo, Curto prazo;
 Aspectos que diferenciam os tipos de
planejamentos: Nível das decisões;
Dimensão temporal, Amplitude de efeitos.

REGRAS PARA UM
PLANEJAMENTO IDEAL
 O que eu temo não é a estratégia do inimigo,
mas os nossos erros” (Péricles); Quanto mais
apurado for o planejamento, mas efetivas as
chances de sucesso do empreendimento; Mas
não existe uma maneira única de planejar. Em
verdade, se faz isso o tempo inteiro, ainda que
nem sempre adequadamente;
 A observação de algumas regras básicas pode
ajudar bastante no processo:
 Deve ser feito SEMPRE com antecedência;
 Estruturado de acordo com realidade para quem
está se organizando;
 Compatível com os recursos disponíveis;
 Orientado por objetivos pré-estabelecidos,
conhecidos e fundamentados;

REGRAS PARA UM BOM
PLANEJAMENTO
 Dentre as técnicas usadas, a mais importante é a
PDCA . Todo gerenciamento de processo consiste em
estabelecer a manutenção nas melhorias dos padrões
organizacionais, que servem como referências para o
seu gerenciamento. O método visa controlar e
conseguir resultados eficazes e confiáveis nas
atividades de uma organização. É um eficiente modo
de apresentar uma melhoria no processo. Padroniza as
informações do controle da qualidade, evita erros
lógicos nas análises, e torna as informações mais
fáceis de se entender.
 O ciclo é composto por quatro fases básicas:
◦ Planejar
◦ Executar
◦ Verificar
◦ Atuar corretivamente

PDCA
 O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. Shewart na década de 20,
mas começou a ser conhecido como ciclo de Deming (W.E. Deming) em
1950, por ter sido amplamente difundido por este, sobretudo no Japão. E
uma técnica simples que visa o controle do processo, podendo ser
usado de forma continua para o gerenciamento das atividades de uma
organização. A partir desta técnica, as atividades que a integram, dentre
as quais, o planejamento consiste na aplicação de múltiplas ferramentas
–que dado seu grande número e uso amplo e variado não serão
analisadas -para sua elaboração. Como ferramenta auxiliar na utilização
do PDCA, principalmente na fase de planejamento, aplica-se
preferencialmente o método 5W 2H .
1. O que: (what) qual ação vai ser desenvolvida?
2. Quando: (when) quando a ação será realizada?
3. Por que: (why) por que foi definida esta solução (resultado
esperado)?
4. Onde: (where) onde a ação será desenvolvida (abrangência)?
5. Como: (how) como a ação vai ser implementada (passos da
ação)?
6. Quem: (who) quem será o responsável pela sua implantação?
7. Quanto: (how much) quanto será gasto?

O PLANEJAMENTO
 É um processo, não se esgota nunca.
Deve, ao contrário, percorrer o evento
do começo ao fim, obedecendo a um
fluxo contínuo, que estará sempre se
renovando ou sendo atualizado
conforme as etapas vão sendo
alcançadas, descartadas ou
reavaliadas. Em uma fórmula mais
sucinta, mas nem por isso menos
eficiente.

PLANEJAMENTO
DE EVENTOS DEVE
CONTEMPLA AO
MENOS TRES
VARIÁVEIS
PLANEJAMENTO E PROJETO

1 – ANÁLISE SITUACIONAL
 A base de um bom planejamento é o conhecimento
apurado do maior número possível de informações
sobre o universo em que se está atuando. O
investimento para compreendê-lo não pode ser
relevado, sob risco de comprometer a efetividade
do empreendimento, qualquer que seja a área de
atividade.
 Para fundamentar esta etapa do planejamento é
imprescindível o emprego de pesquisa de
mercado, direcionadas principalmente a revelar o
panorama macro e micro ambiental do mercado em
que se está operando. Sua ênfase deve recair
principalmente sobre:
◦ Proposta temática do evento (ideal)
◦ Definição de data e local mais adequados
◦ Perfil dos participantes potenciais

 Para avaliar o potencial de realização do evento, uma
técnica relevante (sobretudo no sentido de definir as
metas e os objetivos do empreendimento esportivo) é a
análise SWOT. A despeito de ser uma poderosa
ferramenta de planejamento estratégico (os especialistas
recomendam que seja realizada ao menos uma vez por
ano), por sua simplicidade pode ser aplicada na análise
de qualquer tipo de cenário –de um simples jogo de
sinuca a uma etapa da F1.
 A sigla SWOT, vem das iniciais das palavras inglesas
Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas),
Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças), pois
são estes justamente os pontos a serem analisados por
esta técnica –que, não obstante a terminologia
contemporânea, já era utilizada há mais de três mil, por
Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as
fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as
ameaças ” (SUN TZU, 500 a.C.)
2 – ANÁLISE DE
VIABILIDADE

3 – LEVANTAMENTO DE
ASPECTOS TÉCNICOS E
OPERACIONAIS
 Por fim, outro decisivo mecanismo de
viabilização, para a organização do evento
esportivo é a planificação dos recursos de
ordem técnica e operacional, necessários a
concretização do projeto. As necessidades
do um evento são em quantidade sempre
proporcional ao seu porte. Quanto maior o
evento, mais complexas, minuciosas e
imperativas são as providências que
precisam ser tomadas para garantir o
funcionamento adequado do mesmo.

EM LINHAS
GERAIS, AO
MENOS TRÊS
VARIÁVEIS DE
RECURSOS
PRECISAM SER
PROJETADAS
PLANEJAMENTO E PROJETO

1- RECUROS MATERIAIS
 Todos os produtos necessários às etapas de
operacionalização do evento, com informações
sobre a quantidade e qualidade (tipo, modelo e
padrão).
 Material de expediente e secretaria
 Material de participante
 Material gráfico
 Material para imprensa
 Equipamentos e materiais para projeção
 Equipamentos e materiais para sonorização
 Incluem-se, ainda, nestas projeções, toda
estimativa da infra-estrutura técnica, arquitetônica,
urbanística necessária –no caso dos grandes
eventos.

2 – RECURSOS HUMANOS
 A estimativa de quantos e de quem são os (perfis)
profissionais necessários para a concretização do
evento não é simples. O organograma deve levar em
consideração não apenas os responsáveis pela
organização, mas também aqueles necessários à
execução do evento no dia de sua realização. E,
quase sempre, quando se incorpora pessoas que não
fazem parte das equipes internas (da organização)
faz-se necessário investir em treinamento,
principalmente daqueles que estarão lidando
diretamente com o público.
 A organização de eventos é invariavelmente
trabalhosa e exige grande responsabilidade.
Acontece “ao vivo” e qualquer falha comprometerá o
conceito/imagem da organização para a qual é
realizado -e do próprio organizador.

3 – RECURSOS
FINANCEIROS
 O orçamento é uma peça básica do evento, cuja previsão será
definitivamente confirmada após o levantamento de todos os custos
necessários. Estes deverão ser apresentados normalmente em três
propostas (cotações) para cada necessidade (para estudo, avaliação e
aprovação) –as quais deverão cobrir as projeções de gastos com todos os
recursos materiais e humanos (supracitados). Custos fixos e Custos
variáveis
 As fontes de despesa podem ser: locações, contratações, promoções,
compra de mailing, cartas e envios postais, material impresso, decoração,
convidados, transportes, diversão, anúncios, hospedagem, alimentação,
etc.
 Para formular os custos necessários a realização do evento, deverão ser
considerados todas as informações obtidas com o planejamento, como:
duração, número de participantes, lugar, tipo de evento, convidados, etc.
 Variam também de acordo com as cargas tributárias incidentes (impostos),
complexidade do empreendimento, temporada em que estiver se
realizando (turística, por exemplo). Deve ser feito detalhadamente,
orçando-se tudo.
 As receitas podem ser: recursos preexistentes; taxas de inscrição/ingresso;
cotas de patrocínio; auxílio governamental; doações/permutas;
financiamento; venda de espaços para exposição e anúncios;
merchandising; eventos paralelos

4 – PRÉ-EVENTO
 Se o planejamento é a etapa mais importante, e,
portanto, a mais demorada do processo da
organização de eventos, a que se segue é crucial
para testar a viabilidade das projeções traçadas.
 Trata-se do pré-evento ou fase de testes, que é o
espaço de tempo que medeia da idealização à
realização.
 Processo intenso e trabalhoso, porém
indispensável. Para que o evento ganhe corpo é
necessário que as atividades sejam divididas
lógica e funcionalmente, para que cada
profissional especializado fique responsável por
determinados assuntos e tarefas. Essa divisão é
a primeira etapa da montagem do evento, que
começará a materializar as definições e ações
previamente planejadas.

COMISSÃO
ORGANIZADORA
PROJETO DE EVENTOS

COMISSÃO
ORGANIZADORA
 A comissão organizadora do evento poderá ter formatos
diversos que variam de acordo com o tipo de evento que se
pretende realizar. Sua posição é sempre nuclear no
empreendimento, ainda que possa terceirizar a tarefa para
empresa promotora especializada e apenas acompanhar o
mesmo, supervisionando.
 A comissão organizadora opera em torno de múltiplas
equipes de trabalho, divididas por áreas de especialidade
estratégicas, traçando objetivos de médio e curto prazo (e
sempre cobrando resultados), deixando a par todas as áreas
envolvidas no evento, garantindo o alinhamento que o
mesmo deve seguir.
 Estruturar fisicamente o evento é uma parte que exige
grande atenção. Além de ser cansativa e detalhista é
dasetapas mais delicadas, pois antecede a execução e
precisará lidar, inevitavelmente, com toda ordem de

SÃO TAREFAS DA COMISSÃO
ORGANIZADORA
1. Definição de normas e procedimentos
2. Reuniões para distribuição de tarefas
3. Cronograma “Calendarização” e
alocação de recursos
4. Criação de listas de verificação
específicas
5. Gestão de informações e processos
6. Contatos com fornecedores e
prestadores de serviços
7. Presta, ainda, suporte técnico ao
empreendimento como um todo,
contando com: Assessoria jurídica

COMITÊ DE LOGÍSTICA
(ADMINISTRATIVO
FINANCEIRO)
 Responde pela
disponibilização do
material de apoio e da
infra-estrutura de serviços
e produtos necessários
ao andamento do evento.
Organiza os fluxos de
distribuição dos recursos,
com base no
planejamento das
atividades:
1. Recursos humanos
2. Recursos materiais
3. Recursos financeiros
4. Transportes
5. Alimentação
6. Hospedagem
7. Instalações
 Operam sob a estrutura
logística aparatos de
coordenadoria, que uma vez
estruturados passarão a
responder de forma direta ou
indiretamente a uma
supervisão geral, no
transcurso do evento:
1. Secretaria geral
2. Coordenação apoio (geral)
3. Coordenação técnica
4. Coordenação de
solenidades
5. Coordenador de
modalidades
6. Coordenação de convênios
7. Coordenador de transportes
8. Coordenador de
hospedagem e alimentação
9. Equipe médico-hospitalar
10. Equipe operacional
11. Equipe de arbitragem

COMITÊ DE COMUNICAÇÃO
MARKETING
 Cuida do processo de divulgação do
evento, estabelecendo as
ferramentas necessárias a explorar o
máximo potencial de visibilidade para
o empreendimento. Compreende,
dentre outras responsabilidades:
1. Elaborar a estratégia de
comunicação
2. Cuidar dos aspectos formais das
comunicações escritas
3. Estabelecer contatos pessoais com
patrocinadores e convidados
4. Escolha adequada de meios
(critérios de admissibilidade e de
custo)
5. Divulgação do evento
6. Coordenação das assessorias de
imprensa e relações públicas
7. Contratação de publicidade paga
8. Produção de cartazes, mala direta,
9. Construção de site (internet)
10. Zelar pela imagem do evento
 Atuam de forma
subordinada ao comitê de
comunicação, os núcleos
responsáveis diretamente
pelas relações com os
parceiros comerciais,
imprensa e público:
1. Assessoria de
comunicação e
marketing
2. Assessoria de
imprensa
3. Assessoria de
relações públicas

COMITÊ DE
COMERCIALIZAÇÃO (VENDAS)
 Dedica-se a tarefa de captação das
fontes de receitas vislumbradas no
planejamento, desenvolvendo esforços
de negociação das propriedades
disponíveis para exploração comercial
do evento. Desenvolve sobretudo:
◦ Prospecções de mercado Elaboração de
propostas
◦ Formalização de contratos Delineamento de
parcerias
◦ Captação de Recursos

DESENVOLVIMENTO DO
EVENTO
“Administrar eventos é administrar
pessoas” Citação
 Administração eficiente é uma
das vias que conduzem ao
objetivo de empresas e
entidades.
 Não é diferente com um
evento. O gestor deste tipo de
atividade, mais do que
responsável por fazer planos
e organizar os objetivos do
empreendimento, também
está incumbido da tarefa de
dirigir e controlar as
operações, por meio do
esforço conjunto dos
colaboradores alocados em
funções específicas.
 “Administração
consiste em
orientar, dirigir e
controlar os
esforços de um
grupo de
indivíduos para um
objetivo comum”
(William Newman).

VARIÁVEIS DE TÉCNICAS
 Para lidar com a tarefa
de gerir um evento
esportivo, é preciso
saber operar cinco
variáveis básicas da
Teoria Geral da
Administração.
1. Tarefas
2. Estruturas
3. Relações pessoais
4. Ambiente
5. Tecnologia
 Fatores básicos da
organização
administrativa:
1. Autoridade
2. Responsabilidade
3. Divisão do trabalho
 Tipos ou classificações
da organização
administrativa:
1. Organogramas
2. Fluxogramas
 Objetivos principais da
atividade administrativa:
1. Direção
2. Controle

FERRAMENTAS DE
DIREÇÃO
EMPRESARIAL
 a) Ordens ou instruções
 b) Motivação
 c) Comunicação
 d) Coordenação
 e) Liderança
 f) Tomada de decisões
 Características do controle administrativo:
◦ Maleabilidade
◦ Instantaneidade
◦ correção

PERFIL
ADMINISTRADOR
ADMINISTRAÇÃO

 O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve
comportar algumas características essenciais, que capacitam o
sujeito para a função:
1. Cultura geral, combinada a conhecimentos específicos;
2. Permanente curiosidade intelectual;
3. Amplo embasamento teórico -teoria aliada à prática;
4. Boa expressão verbal -noções de oratória;
5. Capacidade gerencial -saber planejar, liderar e executar;
6. Dominar técnicas de redação – idéias abstratas devem se traduzir em
palavras, atingindo maior número de pessoas;
7. Gostar de gente –lidar com o público é indispensável;
8. Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com
pessoas para pessoas; importante entender a psicologia humana;
9. Dominar regras de comportamento social;
10. Ser prestativo, sem ser servil;
11. Desenvolver gosto estético –do coletivo e não individual;
12. Saber ouvir –e fazer auto-crítica;
13. Ser persuasivo –ter habilidade para vender uma idéia, convencer
pessoas com argumentos sólidos e tangíveis, e não de maneira
imperativa;
14. Busca pelo aperfeiçoamento constante

PRODUÇÃO EXECUTIVA DE
EVENTOS ESPORTIVOS
 O objetivo central do evento esportivo é a sua
realização da forma mais harmônica e estável
possível. Mas, as projeções e a preparação
prévia serão confrontados com a realidade
prática do próprio acontecimento, que
inevitavelmente reservará circunstâncias e
imprevistos de toda ordem.
 Compete a organização aplicar o empenho
necessário para manter a operação em
funcionamento, através do staff constituído para
tal fim. A finalidade do evento é cumprir-se. O
compromisso dos organizadores é viabilizá-lo.
 O modelo estrutural de organização do evento
obedecerá a um critério de repartição de
responsabilidades

FUNÇÕES, COM AS
SEGUINTES
CARACTERÍSTICAS

 Supervisão geral: comandar ações com responsabilidade
integral, compra, venda e empréstimos de materiais, convênios,
membros, funcionários, contratos, correspondência, reuniões,
prazos, relatório final;
 Assessoria jurídica: elaborar e aprovar contratos, regulamentos
e códigos, código disciplinar, comandar trabalhos de justiça
desportiva, acompanhar reuniões, representar judicialmente os
organizadores;
 Assessoria de comunicação e marketing: contatos com os
meios de comunicação, definição de acordos de patrocínio, apoio
e permutas, relação com gráficas de impressão regulamentos,
súmulas, ficha de inscrição;
 Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local, divulgação
integral do evento, mala direta, central de notícias sobre o evento,
administração sala de imprensa, trabalho de fotografia e filmagem
do evento, cobertura jornalística;
 Relações públicas: representar a organização em atividades
sociais, receber e encaminhar membros das equipes, organizar
recepção, preparar homenagens, enviar convites, envio de ofícios
de agradecimento;
 Comitê financeiro: serviços de tesouraria, recebimentos de
taxas, assinar (em conjunto com supervisor geral) cheques,
ordens de pagamento, arrecadar receita do evento, comprar,
pagar, folhas de pagamento, serviço de bilheteria;

 Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comissões,
protocolo e arquivo de documentos, ofícios, cartas, memorandos,
convites, comunicados, atendimento de telefone e fax, controle
de material de escritório e informática;
 Coordenação geral: contratação e controle de pessoal ou de
serviço terceirizado, controle de uniformes das equipes da
organização, crachás, equipe de sonorização, policiamento ou
segurança particular;
 Coordenação técnica: especificação das premiações, contratos
de arbitragem, regulamentação geral, comando coordenadores
de modalidade, recebimento e cadastramento de inscrições,
triagem dos dados dos competidores, checagem de tabela de
jogos e provas (coordenador modalidade), estatística dos
resultados, enviar tabela de jogos a coordenação geral, controle
de súmulas, programação e realização das fases finais;
 Coordenação de solenidades: local do congresso técnico,
realização do cerimonial de abertura e encerramento, entrega de
premiação, podium, bandejas de medalhas, esquema de
emergência no caso de chuvas, som, mastro, bandeira, locais p/
autoridades, localização de participantes nas solenidades,
seleção musical, apresentador, desfile (croquis), placas de
identificação;
 Coordenação de convênios: laboratórios fotográficos e de
filmagem, hotéis, restaurantes, hospital, materiais elétricos,
hidráulico, farmácias, web Studio;

 Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federações, equipe de
arbitragem, apresentar relação de materiais, regulamentação, fichas de
inscrição, súmulas, sistema de disputa, tabela de jogos, locais e horários
competições e treinamento, levantamento de dados estatísticos, registrar
perda de materiais;
 Corpo de representantes: conferir documentação de atletas, encaminhar
ocorrências, retirar materiais necessários, definir escala de serviços,
comparecer com antecedência as instalações, supervisionar e não permitir
pessoas estranhas no banco de reservas, verificar segurança, súmula;
 Coordenador de transportes: comandar frota de veículos, escala de
transportes, planta e croqui da cidade, veículo para emergência;
 Coordenador de hospedagem e alimentação: relação de hotéis e
restaurantes, reservar acomodações, preparar alojamentos e cozinha,
relacionar material de cozinha, almoxarifado, regimento interno,
nutricionista, horários de refeições, segurança;
 Equipe médico-hospitalar: equipe médica, fisioterapêutica e
medicamentos, atendimento médico de urgência, manual de procedimentos,
contato com hospitais, corpo de bombeiros;
 Equipe operacional: montagem, desmontagem, conserto, reparo,
manutenção, limpeza, vigilância;
 Equipe de arbitragem: escalas de árbitros e auxiliares, uniformidade,
antecedência, responsabilidade para aplicar as regras, regulamentos e
normas, isenção de comentários, verificar necessidade de reparos;

 Uma das características mais interessantes dos
eventos esportivos é a possibilidade de o
patrocinador, sua marca ou seu produto
tornarem-se partes integrantes da experiência,
da identificação e das emoções vividas pelos
torcedores, durante a realização de uma dada
competição esportiva.
 Ao associar a imagem do empreendimento às
marcas que investiram na sua realização,
formasse um elemento decisivo na estratégia
de valorização, divulgação e se necessário,
rejuvenescimento das empresas e de seus
produtos e serviços.
 Para coroar de êxito tal experiência, dando
legitimidade e concretude aos objetivos
eventualmente alcançados, é fundamental que
os organizadores consagrem tempo e esforços
à tarefa de consolidação final do evento,
promovendo atividades de encerramento das

NECESSÁRIO
ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS RELATÓRIO GERAL
Existem formulas
bastante plurais de
confeccionar relatórios
de avaliação de eventos.
Das mais simples às
mais sofisticadas, as
possibilidades irão variar
em função da dimensão
do empreendimento, no
nível de competência
dos envolvidos, dos
recursos alocados para a
finalidade, dentre outro
fatores.
A proposta básica do
relatório é reunir, ao final
de cada evento, uma gama
de variáveis com a
avaliação dos resultados
obtidos. Tudo que tenha
ocorrido de relevante
poderá interessar à
confecção do relatório. O
que determinará a inclusão
ou a supressão de
informações é o objetivo
dos organizadores.

TÓPICOS DO RELATÓRIO
GERAL
 Pesquisa inicial
 Memorial do projeto
 Membros do comitê
organizador
 Patrocínios e convênios
 Relação de participantes
 Regulamentos, códigos e
normas técnicas
 Locais das competições e
demais atividades
 Tabela de jogos e
resultados
 Relação de vencedores e
premiados
 Classificação final
 Estimativa de público
 Registro de cerimonial e
apresentações artísticas
 Material gráfico e outros
formatos de divulgação
 Prestação de contas
 Custo estimado e final
 Bens adquiridos
 Cronograma e execução
 Ofícios e cartas de
agradecimento
 Clipping (eletrônico e
impresso)
 Pesquisas de avaliação
(satisfação, recall)

PRESTAÇÃO DE CONTA
 A supervisão financeira
terá administrado os
fluxos de recursos
econômicos do evento,
perpassando todas as
fases do trabalho de
organização, desde o
período anterior, de
planejamento, passando
pela sua execução, até
finalizá-lo. Seu papel é
crucial no fechamento e
avaliação de toda a
empreitada. Da
supervisão financeira e
sua administração
resultam as condições
materiais de viabilidade.
 Itens do relatório de
contas:
1. Entradas e saídas
2. Saldo bancário
3. Contas a receber
4. Contas a pagar
5. Notas fiscais
6. Tributos
7. Resumo financeiro
(balanço)

CARTA DE
AGRADECIMENTO
 Outro mecanismo importante de conclusão do evento
é a formalização, através de ofícios solenes, dos
agradecimentos a todos aqueles que, de alguma
maneira contribuíram para sua realização.
 Da equipe de colaboradores aos participantes, dos
prestadores de serviços aos patrocinadores, enfim, o
retorno conferido aqueles que colaboraram para a
efetivação da atividade não pode faltar.
 O formato, bem como o conteúdo do documento que
irá exteriorizar o agradecimento é variável.
 De uma simples carta manuscrita (com o papel
timbrado do evento) a recursos mais elaborados,
como vídeos editados (com as imagens do evento),
álbuns de fotos ou mesmo algum outro tipo de
lembrança (de um bom presente a um simples
souvenir) o objetivo é registrar a importância daquele
a quem se está agradecendo para o sucesso do
empreendimento.

A QUEM SE AGRADECE?
1. Autoridades
2. Participantes
3. Colaboradores (equipes de trabalho)
4. Prestadores de serviço
5. Patrocinadores, apoiadores e demais
parceiros
6. Imprensa

 De certa forma, um evento começa com uma
pesquisa e termina com outra. E embora as
propostas de uma e outra sejam distintas, ambas
acabam conferindo ao organizador, subsídios
fundamentais a realização do evento.
 Uma pesquisa visa a construção de
conhecimentos, que tem como metas principais
gerar novos conhecimentos e/ou corroborar ou
refutar algum conhecimento pré-existente. É
basicamente um processo de aprendizagem tanto
do indivíduo que a realiza quanto do
empreendimento no qual esta se desenvolve.
 A principal razão que atende a pesquisa de
avaliação final do evento é corroborar de maneira
instrumental os acentos e erros do evento,
podendo ainda se voltar para delinear novas
perspectivas de ação para iniciativas futuras.

 O objeto da pesquisa de avaliação pode ser qualitativo ou
quantitativo, dependendo do objetivo dos organizadores do
evento –isto é, do que se quer saber.
 A mensuração da satisfação dos participantes pode ser um
diferencial de eventos bem sucedidos em relação a outros.
A organização precisa ter essa mensuração externa por
uma ou todas as razões seguintes:
◦ Satisfação é frequentemente equiparada a qualidade
◦ O compromisso com um programa de pesquisa demonstra
responsabilidade
◦ Apenas mensurações internas podem ser inadequadas ou
impróprias
◦ Ouvindo o “cliente” o evento passa a ser uma voz ativa no mercado
◦ Um programa de satisfação é uma poderosa ferramenta para
estimular a melhoria dos produtos ou serviços
 A maioria dos programas de mensuração de satisfação,
além de apontar níveis de satisfação, fornece conhecimento
a respeito das expectativas dos pesquisados. Tais
programas auxiliam a organização do evento na priorização
de tais expectativas e no acompanhamento das mudanças
que essas possam sofrer, além de permitirem que se
conheça o valor das necessidades existentes.

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