Eventos gastronômicos: saiba como promover sua região

GUIA PRÁTICO DE EVENTOS
GASTRONÔMICOS:
SAIBA COMO IDEALIZAR O SEU

Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas – Sebrae
Guia prático de eventos gastronômicos:
saiba como idealizar o seu
Sebrae
Brasília-DF
2016

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Editoração
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Paula Stefanini
Rosana Figueiredo
Revisão Ortográfica
Discovery – Formação Profissional Ltda. – ME
Projeto gráfico e diagramação
Chica Magalhães – Grupo Informe Comunicação Integrada

Sumário
1. Apresentação............................................................................................................7
2. Os conceitos e a importância dos
eventos gastronômicos ................................................................................11
3. Modalidades e tipos de eventos gastronômicos.......................17
4. Os eventos e a integração com a cadeia de alimentos.......27
5. Como definir o tema do evento..............................................................33
6. Infraestrutura mínima para a realização do evento..........39
7. Segurança alimentar..........................................................................................45
8. Importância das parcerias.........................................................................51
9. Etapa operacional: planejamento, execução
e pós-evento.............................................................................................................55
Referências ....................................................................................................................63
Apêndice..............................................................................................................................67

8
1. APRESENTAÇÃO
A atuação estratégica do Sistema Sebrae nas orientações
e no uso das informações geradas em nível nacional e
estadual constitui-se como um desafio permanente na
gestão e na coordenação das ações realizadas no âmbito
dos projetos de Alimentação Fora do Lar. Considerando
a diversidade de eventos realizados e a importância do
segmento de Alimentação Fora do Lar enquanto número
de empresas atendidas pelo Serviço Brasileiro de Apoio
às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) e pela posição
estratégica deste setor na economia do país, a proposta
deste documento é elaborar um guia que norteie a atu-
ação dos coordenadores e dos gestores de projetos na
execução desses eventos gastronômicos, em especial
os festivais. O documento foi construído em parceria
com a Unidade de Atendimento Setorial Agronegócios
em virtude dos inúmeros festivais e mostras gastronô-
micas realizadas no âmbito das carteiras atendidas pela
unidade, a exemplo das carteiras de aquicultura e pesca,
derivados de cana e vinhos.
Os resultados observados nos projetos que promovem
eventos gastronômicos como ação de desenvolvimento
e fortalecimento das empresas atendidas pelos proje-
tos de Alimentação Fora do Lar são inúmeros e também
tornam-se um motivador deste trabalho. Sejam eles fes-
tivais, amostras, circuitos, ou outras modalidades, aqui
citamos alguns dos resultados: valorização dos pequenos
negócios de Alimentação Fora do Lar; aumento do fatu-
ramento em muitos casos, após visibilidade do negócio;
integração com a cadeia de valor do setor; valorização da
cultura, dos ingredientes e das potencialidades locais;
promoção do turismo gastronômico; identificação de ta-
lentos locais e regionais; inserção da ação no calendá-
rio de eventos da região; conquista de novos clientes e
aprendizado de trabalho em grupo.

9
1.
APRESENTAÇÃO
Dessa forma, além das motivações e das relevâncias
mencionadas acima, sendo uma ação recorrente nos
projetos de Alimentação Fora do Lar, este guia preten-
de fornecer as informações necessárias para se imple-
mentar e gerir um evento gastronômico. Aqui serão en-
contradas dicas sobre como definir a modalidade mais
adequada, estruturar e organizar um evento, escolher os
formadores de opiniões e a importância da integração
com a cadeia de alimentos, entre outros aspectos rele-
vantes para o sucesso de um evento gastronômico.
Os eventos gastronômicos têm sua importância por se-
rem capazes de integrar uma cadeia de valor complexa
que pode envolver desde os pequenos produtores, os
prestadores de serviços, o varejo e até mesmo a indústria
de alimentos. Quando promovidos de forma estratégica,
possibilitam a valorização da cultura local, os saberes e
os fazeres populares característicos de uma região, do
comércio e do próprio destino turístico, configurando-se
em um diferencial competitivo para a região, para os em-
presários e os profissionais da gastronomia envolvidos
nestes eventos.
Aspectos como cultura, clima, localização geográfica e
estação do ano interferem diretamente no resultado final
da gastronomia, e, por conseguinte, dos eventos gastro-
nômicos em que os elementos naturais e humanos mis-
turam-se para formar um só produto, singular, único e me-
morável quando bem elaborado e conduzido. Os eventos
gastronômicos corroboram no sentido de dar visibilidade
aos pratos típicos e à culinária, com identidade cultural.

11
2.
OS CONCEITOS E
A IMPORTÂNCIA
DOS EVENTOS
GASTRONÔMICOS

12
2. Os conceitos e a importância
dos eventos gastronômicos
A principal função dos eventos é promover causas, ideias e conceitos, por
meio da provocação dos afetos e da sensibilidade humana, e mesmo quan-
do possuem objetivos comerciais, eles precisam tocar as pessoas de forma
diferenciada, promovendo sensações marcantes para tornarem-se inesque-
cíveis. Ninguém vai a um evento para ver o mesmo do mesmo, por isso a
importância de serem elaborados e planejados com antecedência e zelo.
O conceito amplo de eventos é definido por Meirelles (1999) como um:
Instrumento institucional e promocional, utilizado na co-
municação dirigida, com a finalidade de criar conceito e
estabelecer a imagem de organizações, produtos, ser-
viços, ideias e pessoas, por meio de um acontecimento
previamente planejado, a ocorrer em um único espaço
de tempo com a aproximação entre os participantes,
quer seja física, quer seja por meio de recursos de tec-
nologia (MEIRELLES, 1999, p. 21).
Os eventos gastronômicos não fogem à regra e têm
a missão de promover experiências inusitadas para
o público, para os formadores de opiniões e para
toda a cadeia que compõe os elementos principais
da gastronomia brasileira.
Como um dos aspectos mais singulares da cultura, a culinária (local e regio-
nal) revela elementos da simbologia social cotidiana que constitui as tradi-
ções de um povo e forma um patrimônio que traduz o que não é dito, mas
sentido. Além disso, a alimentação aguça todos os sentidos, com aromas,
apresentação visual de pratos, exibição da atmosfera local, sabores e sons
emitidos no manuseio, na preparação e na degustação, que provocam lem-

2.
OS CONCEITOS E
A IMPORTÂNCIA
DOS EVENTOS
GASTRONÔMICOS
13
branças e sensações, e tudo isso pode e deve ser
explorado na realização de um evento gastronômi-
co.
Dessa forma, considerando o conceito amplo de
eventos, sabendo da sua importância para o seg-
mento de Alimentação Fora do Lar e ainda levan-
do-se em consideração que não existe um levantamento consistente e es-
pecífico sobre o mercado de eventos gastronômicos, este capítulo destaca
as principais razões para se idealizar um evento gastronômico:
Revitalização de territórios
Quando as áreas degradadas das grandes cidades são recuperadas,
os seus territórios passam a ser glamourizados e, junto com a cultura,
a gastronomia é um dos primeiros segmentos a contribuir para a sua
reocupação. Os eventos gastronômicos têm a grande missão de levar
o público para “degustar” as novas áreas de forma voluntária, quando
pode melhor apreciar detalhes arquitetônicos e patrimoniais, o que
leva a gerar novas visitas e, por consequência, ao aumento do consu-
mo. Ex.: polos gastronômicos do Rio de Janeiro, especialmente Polo
Praça XV, Polo Novo Rio Antigo e Polo Região Portuária;
Promoção turística
Acontece quando cidades ou bairros precisam ser melhor divulgados
e passam a promover eventos gastronômicos como forma de atrair
pessoas. Similar ao que acontece com os territórios revitalizados: a
principal função é gerar indução turística, que aumenta a renda dos
bares e dos restaurantes, da rede de hospedagem etc. Ex.: Festival
Gastronômico de Pomerode (SC);
Processo de pacificação
Outro bom exemplo da importância dos eventos gastronômicos é o
processo de pacificação de comunidades. Os eventos têm dupla fun-
ção nestes casos: a) levar turistas e visitantes para as regiões pacifica-
das; e b) valorizar a culinária e a cultura produzidas nestas comunida-
des. Ex.: Circuito Gastronômico Sebrae na Mesa Comunidades;

14
Desenvolvimento rural
A visibilidade da gastronomia, por meio dos seus eventos, tem co-
locado também em evidência os processos de produção rural e a
integração do campo com os bares e os restaurantes. A aproxi-
mação entre os setores gera um processo virtuoso de desenvolvi-
mento sustentável alinhado com a melhoria da qualidade da oferta
de alimentos e de bebidas nas cidades. Um excelente exemplo de
atuação com a cadeia de valor. Ex.: Festival de Gastronomia Rural
de Itapecerica (MG);
Revitalização comercial
Assim como ocorre com o processo de revitalização territorial, alguns
eventos gastronômicos são realizados para impulsionar áreas de co-
mércio integrantes de projetos de revitalização, com o objetivo de es-
tender o horário de funcionamento das lojas, aumentar o faturamento,
gerar mídia espontânea e criar opção de lazer. Ex.: Feira Viva a Cidade,
em Florianópolis (SC);
Revitalização cultural
Os eventos gastronômicos são capazes de revitalizar as tradições lo-
cais, elevar a autoestima da comunidade, resgatar os saberes e fazeres
e as receitas originais vindos com o processo de imigração, gerando o
fortalecimento e a revitalização da identidade cultural. Ex.: Festival do
Bacalhau do Polo Benfica (RJ);
Sustentabilidade
Uso de práticas sustentáveis, ações voltadas ao comércio justo, valo-
rização do que é endógeno e apropriação de conceitos como o Movi-
mento Slow Food, que tende a valorizar os pequenos produtores e o
saber fazer tradicional. Tem como escolha a opção por alimento bom,
limpo e justo. Ex.: Festival Gastronômico Cerrado Week;
Promoção dos estabelecimentos locais
Os eventos gastronômicos têm como resultado a promoção dos
estabelecimentos locais participantes, em especial quando ocor-
rem no formato indoor. Como resultados há o incremento do fatu-

2.
OS CONCEITOS E
A IMPORTÂNCIA
DOS EVENTOS
GASTRONÔMICOS
15
ramento, a promoção, a ampliação da car-
teira de clientes e a inovação no cardápio.
Ex.: Evento Quintais do Lido – Polo Gastro-
nômico do Lido (RJ);
Consolidação de vias e polos gastronômicos
Quando já existem polos ou núcleos gastronômicos, o associativismo
torna-se mais latente, pois o grupo consegue planejar e executar uma
ação promocional em conjunto, priorizando o destino gastronômico
como um todo, e não empresas individuais. O principal objetivo é a
valorização da delimitação do polo ou núcleo, dando destaque para a
identidade gastronômica do local. Em outros casos, quando o polo ain-
da não está formalizado, um evento gastronômico pode ajudar a unir
um grupo de empresas e desenvolver, a partir do evento, outras ações
que serão realizadas em conjunto.
Do ponto de vista de acesso a mercados, a concepção, a execução e os re-
sultados dessas ações propõem aos empresários aderentes uma série de
oportunidades no que diz respeito à abertura de canais de comercialização,
ao aumento no volume de negócios gerados, ao faturamento e à amplia-
ção da rede de contatos alcançando toda a cadeia de valor, à conquista de
novos mercados e ao consequente crescimento do negócio. Para o seg-
mento de Alimentação Fora do Lar, a realização de eventos gastronômicos
pode ser vista como ferramenta efetiva de comercialização e recomenda-
-se a adesão e o engajamento dos pequenos negócios que demandem por
soluções de acesso a mercados.
No escopo de oportunidades é importante destacar a ação como ferramen-
ta de alavancagem para a apresentação de outras soluções de mercado
que incentivem a aproximação comercial, o interempresas e a geração
de negócios locais entre os pequenos negócios. A depender da modalida-
de, no contexto de um evento gastronômico é possível desenvolver ações
paralelas de fomento à comercialização, tais como Rodadas e Encontros
de Negócios, Encontros de Oportunidades, adesão ao Comércio Brasil e
Central de Oportunidades e até mesmo a criação de um modelo de Central
de Negócios ou outros produtos locais de acesso a mercado que objetivam
consolidar os resultados desses eventos, tornando-os uma ponte merca-
dológica de aproximação de empresas.

17
3.
MODALIDADES E
TIPOS DE EVENTOS
GASTRONÔMICOS

18
3. Modalidades e tipos de eventos
gastronômicos1
Os objetivos da realização dos eventos gastronômicos devem ser conside-
rados para definição do formato, da tipologia, do conceito, da dimensão, dos
investimentos e das estratégias promocionais e comerciais. O sucesso de
um evento tem como premissa básica a elaboração de um planejamento bem
estruturado, claro e exequível, mas para isso se faz necessário conhecer as
possibilidades de modalidades para cada tipo de evento.
Modalidades
Os eventos gastronômicos podem acontecer de três formas: – no próprio
empreendimento gastronômico; – ao ar livre, em espaços públicos ou priva-
dos, ou em estruturas públicas ou de terceiros; e entre os dois, que desta-
camos a seguir:
Indoor
São eventos realizados nos próprios empreendimentos. Há um recorte de atu-
ação de acordo com a concepção inicial do proponente idealizador do evento.
Os empreendimentos podem estar situados em um recorte geográfico de
interesse e estratégico, integrar uma via gastronômica, uma associação, uma
entidade ou um projeto. Essa delimitação é prevista já no planejamento inicial,
e a integração dos estabelecimentos dá-se de forma visível, com a comunica-
ção visual padronizada para dar percepção de unidade. Ex.: Brasil Sabor – As-
sociação Brasileira de Bares e Restaurantes (Abrasel).
1 Classificação realizada, mediante observação livre dos autores, sobre os aspectos mais
relevantes dos eventos analisados, que pode não refletir os conceitos dos idealizadores e
produtores dos eventos.

3.
MODALIDADES E
TIPOS DE EVENTOS
GASTRONÔMICOS
19
Vantagens:
✓✓ Promove as empresas e os negócios;
✓✓ Facilita o controle da qualidade dos alimentos
e da segurança alimentar;
✓✓ Amplia a possibilidade de fidelização de
clientes;
✓✓ Usa estrutura instalada e brigada da própria
empresa;
✓✓ Traz novos clientes para conhecer os negócios envolvidos nos eventos;
✓✓ Aumento do ticket médio.
Pontos fracos:
✓✓ Geralmente fica limitado ao horário de funcionamento das empresas;
✓✓ Pode parecer dispersivo quando as empresas não estão próximas
umas das outras.
Outdoor
São eventos que acontecem da porta para fora dos empreendimentos gas-
tronômicos. Há a necessidade de montar parte ou toda a estrutura física
para receber o evento. O formato, o local, a identidade visual e a temática
são concebidos no momento do planejamento pelo grupo ou proponente
idealizador. O principal objetivo observado nesse formato de evento é a
promoção do destino, da culinária, da temática e da integração ao calendá-
rio de eventos do município ou a algum evento importante sendo comple-
mentar à atração principal. A preocupação volta-se para a importância de
manter o mesmo padrão de qualidade das casas participantes, garantindo
aspectos de apresentação visual, atendimento, estrutura, preço, sanidade
e sabor. O esforço é coletivo no sentido de trazer todos os empreendimen-
tos para o mesmo nível de qualidade alinhado ao conceito do evento. Ex.:
Fenaostra em Florianópolis (SC).
A modalidade apresenta ainda duas possibilidades: o uso de espaços ao
ar livre sem nenhuma estrutura, como praças e ruas, ou o uso de centro
de convenções, espaços multiúso destinados a eventos ou hotéis, em
que já existe uma estrutura prévia de eventos instalada, normalmente
com estacionamento, cozinha e salas de apoio, ponto de água, internet
e energia elétrica.

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Vantagens:
✓✓ Maior impacto visual;
✓✓ Melhor percebido como entretenimento;
✓✓ Facilita a execução de atividades complementares para dar ideia de
festival;
✓✓ Gera espaço para apoiadores e patrocinadores também
comercializarem produtos e serviços próprios;
✓✓ Pode promover uma região como destino gastronômico;
✓✓ Gera mais mídia.
Pontos fracos:
✓✓ Exige maior investimento de recursos e atenção à segurança
alimentar;
✓✓ Demanda infraestrutura nem sempre instalada no local;
✓✓ Necessita contratar e treinar equipes para o evento.
Mix entre os dois
São eventos realizados nas duas modalidades. Isso é mais comum quando
o evento, como um festival gastronômico, por exemplo, tem o seu circuito
gastronômico nas empresas participantes, mas também promove uma ação
promocional do tipo aula-show, espaços de convivências etc., como estraté-
gia de amplitude da visibilidade e promoção das marcas patrocinadoras. Um
bom exemplo deste modelo é a Folia Gastronômica de Paraty, que possui a
Tenda da Folia montada em uma praça pública com aulas-, degustação, in-
tervenções culturais e artísticas, exposição de , etc., e simultaneamente os
restaurantes participantes integram a programação, participando do circuito
gastronômico do evento.
Vantagens:
✓✓ Dá maior efervescência ao evento;
✓✓ Garante maior visibilidade ao evento e aos patrocinadores e
apoiadores;
✓✓ Promove integração da gastronomia com outras cadeias,
como turismo, por exemplo, com oferecimento de programas
complementares que avolumam a oferta de experiências
proporcionadas pelo evento.

3.
MODALIDADES E
TIPOS DE EVENTOS
GASTRONÔMICOS
21
Pontos fracos:
✓✓ Demanda maior poder de administração;
✓✓ Exige maior atenção em relação aos pontos
fracos das outras modalidades.
Conhecendo-se as modalidades acima, a partir da-
qui serão abordados os principais tipos de eventos
e seus diferentes focos de atuação.
Tipos de eventos
Festival gastronômico
Consiste em um evento gastronômico de maior amplitude, por oferecer –
além de experiências gastronômicas – uma programação cultural e socioe-
ducativa bem consistente. Este tipo de evento pode ter foco:
✓✓ Territorial: quando apresenta uma farta opção de algum tipo de
culinária regional, especialmente as mais exóticas, que geralmente
despertam grande interesse do público em geral. Ex.: Ver-o-Peso da
Cozinha Paraense;
✓✓ Direito da gula: quando a marca do evento é o consumo em excesso
de algum tipo de comida ou bebida muito apreciada. Ex.: Oktoberfest;
✓✓ Bom e barato: com preços convidativos, o consumidor é atraído
para um farto consumo de um determinado produto ou de cardápios
diferenciados e de qualidade preparados por grandes e renomados
chefs que geralmente custam bem mais caros do que no período do
festival. Ex.: Restaurant Week;
✓✓ Nichos: desenvolvidos a partir de modalidades culinárias específicas
muito apreciadas pelos consumidores. Ex.: Comida diButeco®;
✓✓ Customizados e itinerantes: desenvolvidos em cenários inusitados,
usam ingredientes locais e contam com a preparação de um chef
renomado da localidade. Ex.: Gastronômade Brasil.

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Circuito gastronômico
Tem amplitude menor que o festival e sua principal marca é a territorialidade,
pois cria uma espécie de corredor gastronômico, em que o consumidor se
sente acolhido como em uma feira e pode, em uma única viagem, degustar
diferentes pratos. Ex.: Rota do Festival Gastronômico de Búzios.
Temporada gastronômica
Evento que acontece em um período mais estendido, evidenciando uma es-
tação do ano, com harmonização entre os produtos daquela estação. Nor-
malmente é realizado nos empreendimentos fixos. Como o evento é mais
estendido, é importante haver uma boa programação de abertura, para marcar
bem o acontecimento. Ex.:Temporada Gastronômica de Inverno em Campos
do Jordão (SP), que permanece vigente por um período de 50 a 60 dias.
Semana gastronômica
Evento que acontece no prazo de uma semana, muitas vezes com progra-
mação técnica paralela. Pode ter como objetivo a valorização de uma estação
do ano, um destino ou um ingrediente específico. Ex.: Semana Internacional
de Gastronomia da Costa Esmeralda, em Santa Catarina.
Feira gastronômica
A feira pode ser fixa e acontecer em determinados dias da semana ou ainda
itinerante, que se desloca para diversos pontos da cidade. Oferece normal-
mente comidas com características bem locais ou temáticas. Ex.: Feirinha
Gastronômica Jardim das Perdizes (SP).
Concurso gastronômico
Apresentação de um prato especial e com receita inovadora, para degus-
tação dos juízes que, ao final, elegem o melhor dentro dos critérios defi-
nidos e divulgados. Os concursos preveem a premiação dos vencedores.
É evento de inovação em técnica culinária e deve ser planejado com este
foco e embasado por um bom regulamento. O concurso gastronômico
poderá ser realizado como um tipo de evento ou poderá estar inserido

3.
MODALIDADES E
TIPOS DE EVENTOS
GASTRONÔMICOS
23
como parte das atividades de outro evento gas-
tronômico, com exceção da mostra gastronômi-
ca, que não é competitiva. Ex.: Prêmio Polo Bota-
fogo de Gastronomia.
Mostra gastronômica
Exposição da gastronomia motivada por algum tema específico e previa-
mente divulgado sem o objetivo de competição. O objetivo da mostra é dar
visibilidade a algum produto especial. É um evento em que um elemento
fica em evidência e poderá ser apresentado de diferentes formas, a exemplo
do uso de uma matéria-prima-base para o desenvolvimento de todos os pra-
tos. Normalmente esse elemento tem vínculo muito forte com a cultura e as
características do território. Mesmo não tendo cunho competitivo, demanda
de regulamento para orientar a sua execução.
Street food
Realização de eventos gastronômicos na rua em que normalmente partici-
pam e são montadas estruturas rústicas com containers, pallets e móveis
de demolição para criar lounges. Buscam uma relação mais direta com a
urbanidade e oferecem menus para para surpreender o paladar dos visi-
tantes, mas devem receber atenção especial em relação às questões de
segurança alimentar e permissão junto aos órgãos fiscalizadores. Ex.: Para-
da Truck – Curitiba (PR) e Maricota Parque Gastronômico – São José (SC).

24
Ações e temas complementares
aos eventos gastronômicos
Explorar temas novos, inserir ações inovadoras e movimentar a gastronomia
em suas diversas possibilidades permitirá que o evento seja um diferen-
cial e tenha credibilidade junto ao segmento. Além das atrações musicais e
artísticas, os eventos gastronômicos têm inserido em suas programações
ações diferenciadas que possibilitam mais visibilidade e interesse do público
e mídia espontânea, tais como:
✓✓ Criação de livro de receitas;
✓✓ Curadoria dos pratos com locais;
✓✓ Atuação com produtos de Indicações Geográficas (IG)2
;
✓✓ Edição de guias impressos;
✓✓ Inserção do Movimento Slow Food 3
;
✓✓ Aplicativos e versões on-line de guias;
✓✓ Passaporte, cartão fidelidade, bônus;
✓✓ Aula-show com chefs com renomados;
2 Indicações Geográficas (IG): registro conferido a produtos ou serviços que são
característicos do seu local de origem ou realização, ou que lhes atribui reputação e
identidade própria, além de os distinguir dos seus similares no mercado.
3 Slow Food: a Slow Food é uma organização não governamental fundada por Carlo Petrini
em 1986 com o objetivo de promover uma maior apreciação da comida, melhorar a
qualidade das refeições e uma produção que valorize o produto, o produtor e o meio
ambiente.

3.
MODALIDADES E
TIPOS DE EVENTOS
GASTRONÔMICOS
25
✓✓ Arenas gastronômicas;
✓✓ Oficinas para integração do público consumidor;
✓✓ Workshops gastronômicos;
✓✓ Lançamento com apresentação e degustação simultâneas dos pratos
criados exclusivamente para o evento;
✓✓ Campeonatos gastronômicos regionais;
✓✓ Degustação às cegas.

27
4.
OS EVENTOS E
A INTEGRAÇÃO
COM A CADEIA DE
ALIMENTOS

28
4. Os eventos e a integração com a
cadeia de alimentos
Do agricultor ao consumidor final, todos estão envolvidos, de maneira direta
ou indireta, na produção mundial de alimentos. A Organização das Nações
Unidas para a Alimentação e a Agricultura (FAO, do inglês Food and Agricul-
ture Organization) estima que será necessário um aumento de 70% na pro-
dução de alimentos para que seja possível alimentar as 9 bilhões de pessoas
previstas para 2050.
Compreender como e onde cada alimento é produzido e inseri-lo no merca-
do de Alimentação Fora do Lar por meio dos eventos gastronômicos, traba-
lhando simultaneamente todos os elos desta cadeia produtiva será sempre
um desafio. Cada dia que passa fica mais evidente a importância de se tra-
balhar o segmento de alimentação de forma integrada, envolvendo todos os
elos da sua cadeia, de forma que todos obtenham bons resultados.
A integração da cadeia de alimentos com os eventos gastronômicos pode
ser considerada uma das principais formas de aproveitamento para o desen-
volvimento dos negócios, que contribui para a disseminação e o esclare-
cimento dos consumidores a respeito da variedade e da qualidade de
produtos e suas opções de utilização na gastronomia.
Seja no agronegócio, seja na indústria ou seja no comércio, a integração
existe e já é percebida em muitas modalidades de eventos gastronômi-
cos. Agricultores realizam festivais para compartilhar o bom resultado
da lavoura, da produção e da safra do ano. A indústria concentra-se em
grande parte nas feiras, expondo inovações, produtos e tecnologias dis-
poníveis para o mercado de alimentação. Já o comércio é valorizado a
partir da integração com os produtores locais e da intensificação do mo-
vimento de consumidores promovido pelo evento, ao mesmo tempo em
que se apropria das inovações trazidas pela indústria.

4.
OS EVENTOS E
A INTEGRAÇÃO
COM A CADEIA DE
ALIMENTOS
29
Conheça algumas formas de integração da cadeia
de valor dos alimentos:
✓✓ O evento precisa estar alinhado com as
demandas dos negócios e dos territórios
e gerar valores para ambos. Por isso,
é necessário ter bem claro o principal
beneficiário do evento e os resultados esperados por ele de forma
clara e mensurável;
✓✓ O mapeamento da cadeia possibilita o conhecimento de todos os entes
envolvidos, assim como as prováveis integrações. E, desta forma, cada
um destes entes terá conhecimento de seus pares e poderá desenvolver
estratégias para a concretização de negócios. Ex.: Mostra Gastronômica
do Pirarucu, ação realizada no âmbito dos projetos do agronegócio.
Trata-se de um modelo de integração, pois, desde a produção até
a comercialização, é possível que os pequenos produtores sejam
promovidos, ao mesmo tempo em que as novas tecnologias podem ser
melhor acessadas. Além disso, existe a integração entre os produtores,
os restaurantes, os chefs, os buffets, os varejistas, os distribuidores, os
demais profissionais envolvidos e os consumidores da cadeia;
✓✓ É importante fazer um levantamento das instituições que representam
o setor e convidá-las para tornarem-se parceiras dos projetos. No
início elas podem contribuir com dados e informações sobre o setor e,
quando entrarem no processo de produção do evento, podem passar a
visualizar de forma clara como eles podem fortalecer a cadeia e gerar
lucro para seus associados;
✓✓ Ter o evento como um espaço de interação, troca de experiências
e teste de novos produtos e parcerias faz toda diferença nos
resultados a serem atingidos. Os empreendedores devem ter uma
noção clara que são eles que formam o setor e que este pode
ser modificado de acordo com as decisões tomadas por eles e,
principalmente, que juntos poderão aumentar substancialmente as
possibilidades de ganho;

30
✓✓ A cadeia deve ter o evento como um instrumento de geração de
visibilidade para os negócios nele envolvidos, mas também deve ter
ciência de que, ao se colocar na vitrine, produzem expectativas que
devem ser atendidas, especialmente na melhoria da qualidade dos
produtos e dos serviços oferecidos;
✓✓ Os dados secundários levantados devem nortear as primeiras ações,
mas precisam ser comparados com a realidade das empresas e
instituições a serem envolvidas nos eventos gastronômicos;
✓✓ O processo de capacitação e os critérios estabelecidos nos eventos
contribuem para a melhoria da qualidade dos produtos e dos serviços
ofertados, assim como o incentivo à inovação, podendo refletir, de
forma direta, na elevação de qualidade de toda a cadeia de alimentos
envolvida;
✓✓ Envolvimento de cooperativas e pequenos produtores para
fornecimento dos insumos, favorecendo a formação de uma aliança
entre cozinheiros e parte da cadeia produtiva de alimentos;
✓✓ As rodadas e os encontros de negócios podem acontecer
paralelamente aos eventos gastronômicos, possibilitando a
aproximação e a comercialização direta entre compradores e
produtores/fornecedores da cadeia de alimentos;
✓✓ O networking e as relações geradas pelos eventos gastronômicos
favorecem a integração com a cadeia de alimentos;
✓✓ Harmonização com bebidas de expressão na região do evento, a
exemplo dos vinhos e das cervejas artesanais que integram outros
projetos atendidos pelo Sebrae;

4.
OS EVENTOS E
A INTEGRAÇÃO
COM A CADEIA DE
ALIMENTOS
31
✓✓ Vínculo com o artesanato local para
produção de souvenirs, embalagens, pratos
customizados para os eventos e brindes. Ex.:
resultado das Oficinas de Criatividade Saberes
e Sabores – Florianópolis, Cidade Criativa
da Unesco de Gastronomia, disponível em:
https://www.youtube.com/watch?v=yxk08ve_
Yno&feature=youtu.be.

33
5.
COMO DEFINIR O
TEMA DO EVENTO

34
5. Como definir o tema do evento
Já consegue imaginar o seu evento? Tem clareza do objetivo e dos resulta-
dos que gostaria de promover com as empresas do segmento ou no territó-
rio que será beneficiado pelo evento?
Depois de ter bem claro os objetivos do evento e os resultados a serem al-
cançados com a sua realização, a escolha do tema é fundamental para o seu
sucesso: ela é o ponto de partida para a concepção do evento. É importante
deixar a criatividade livre e ser capaz de possibilitar que o tema seja o ponto
de partida para a concepção do evento.
A definição do tema deve ser um processo de construção conjunta entre os
parceiros realizadores e os empreendedores, tendo como base inovação,
criatividade e posicionamento.
É importante lembrar que os eventos gastronômicos têm integrado as ações
dos projetos desenvolvidos pelo Sebrae e, desta forma, a definição do mo-
delo e do tema do evento devem estar em sintonia com os objetivos e os
resultados esperados pelo projeto. Esse alinhamento é fundamental para
o êxito na obtenção dos resultados pactuados. Vamos fazer uma pausa e
relembrar de duas definições importantes? O que são mesmo objetivos e
resultados?
✓✓ Objetivos: dizem respeito aos propósitos daquilo que se deseja
realizar. Devem ser bem claros e estarem alinhados com as
estratégias do projeto no qual estão inseridos.
✓✓ Resultados: o que se pretende alcançar com a realização do evento.
Devem contribuir para os resultados finalísticos do projeto a que
pertencem.
O tema nasce dos resultados a serem alcançados, entretanto, lembre-se
que é importante partir de uma base concreta, mas é imprescindível soltar
a imaginação e a criatividade para que o evento seja atrativo para quem vai
realizá-lo e para quem ele deseja atrair e, para isso, segue uma sugestão:
leia com carinho o capítulo 2 e solte sua imaginação.

5.
COMO DEFINIR O
TEMA DO EVENTO
35
A partir dessas dicas iniciais é possível começar a
definir o tema do evento:
Estação do ano: quando as estações do
ano são a inspiração, valorizando a respecti-
va matéria-prima com o desenvolvimento de
receitas e pratos da época (primavera, verão, outono ou inverno). O
município de Campos do Jordão, por exemplo, trabalha bem com es-
ses elementos e garante a realização de quatro edições do evento ao
ano:Temporada Gastronômica da Cerveja Artesanal (verão), do Pinhão
(outono), de Inverno, da Primavera e de Natal;
Data comemorativa: quando o tema motivador parte de uma data co-
memorativa do calendário anual, a exemplo da Páscoa, da Festa Junina
e do Natal. É possível incluir apresentações artísticas e exposição de
produtos associados para tornar o evento mais atrativo. Ex.: Sabores
de Altitude – Festival de Gastronomia Sebrae – São Joaquim (SC) inte-
grado à 2ª Vindima (evento de colheita das uvas) de Altitude de Santa
Catarina;
Matéria-prima local: o tema é baseado em algum elemento próprio
do local ou da região que será o ingrediente-chave para o desenvol-
vimento de toda a gastronomia, criação de novos pratos, resgate de
receitas originais e releituras de receitas tradicionais. Evidencia o pro-
duto e atribui ao evento diferencial competitivo. Os destinos podem
valorizar um ingrediente típico, local, para fortalecer inclusive o turismo
na região. Ex.: Fenaostra, em Florianópolis (SC), e Mostra Gastronômi-
ca do Pirarucu da Amazônia, em Manaus (AM);
Origem histórico-cultural: o tema é baseado em pratos tradicionais
que remetem à origem cultural de cada país/região, com ênfase nos
ingredientes que possuem reconhecimento dos consumidores e/ou
moradores locais. Ex.: Comendo como um Rei – Polo Traça XV (RJ);
Festas municipais: o tema é baseado nas festas municipais. Muitos
municípios realizam as suas festas em comemoração à sua coloniza-
ção ou à sua economia, e é possível realizar eventos gastronômicos
alinhados a essa proposta, com participação importante dos produtos

36
do agronegócio e da produção associada. Os eventos gastronômicos
podem contribuir para a preservação da identidade cultural destas fes-
tas, muitas vezes atreladas à cultura e à religião local. Ex.: Festa da Uva
e da Colonização Alemã;
Contemporâneo: não há um tema fechado; possibilita mais flexibilida-
de e proporciona uma participação menos criteriosa. Observa-se em
eventos contemporâneos as tendências de mercado, como a gour-
metização, e nos eventos de rua (street food) há participação mais
expressiva de food trucks e apelo retrô;
Corporativo: o tema é baseado na empresa ou entidade promotora
para fortalecimento institucional ou comercial da marca. Neste caso,
a proposta do tema é direcionada pela empresa promotora do evento,
que poderá contemplar o lançamento de um produto no mercado, a
comemoração do aniversário ou o desenvolvimento de alguma campa-
nha promocional. Há casos em que a empresa ou a entidade é apenas
a realizadora ou patrocinadora do evento, promovendo o desenvolvi-
mento do setor com os eventos gastronômicos. Ex.: Festival Gastro-
nômico Brasil Sabor realizado pela Abrasel há dez anos;
Faixa etária: o tema é baseado no perfil do público-alvo e sua faixa
etária: crianças, jovens, adultos, terceira idade ou família. É possível,
com base neste perfil, planejar atrações direcionadas que irão contri-
buir para a divulgação do evento e a captação de clientes. Não só as
atrações, mas a comunicação e a gastronomia devem ser ofertadas de
forma adequada ao público-alvo pretendido.

5.
COMO DEFINIR O
TEMA DO EVENTO
37
Vamos
às dicas?
✓✓ O nome do evento tem que ser convidativo e de pronúncia fácil;
✓✓ Ele pode “pegar carona” em algum outro evento de grande
notoriedade, mas precisa apresentar diferenciais competitivos;
✓✓ Crie algo novo, mas não fique reinventando a roda, ou seja, pesquise
uma iniciativa similar à sua e crie sobre ela;
✓✓ Saiba divulgar e comunicar o seu evento;
✓✓ Atente-se para que o nome do evento não possa ser confundido com
outro e isso possa lhe trazer prejuízo no entendimento da proposta
que o fundamenta;
✓✓ Termos como food, gourmet, eat, entre outros, podem ser utilizados
para ajudar no entendimento de que o evento é de gastronomia, mas
eles já estão ficando batidos e se a ideia for fortalecer a gastronomia
brasileira, o uso do português o torna ainda mais nacional e fortalecido
pelas raízes de nossas cozinhas;
✓✓ Peça opiniões a amigos e conhecidos de confiança sobre o nome e
o tema do evento, mas tenha cuidado para não começar a divulgá-lo
antes da hora, pois algumas marcas só patrocinam ou apoiam eventos
inéditos;
✓✓ Após a definição do tema e escolha do nome-fantasia, é hora de
estabelecer as estratégias de comunicação.

39
6.
INFRAESTRUTURA
MÍNIMA PARA A
REALIZAÇÃO DO
EVENTO

40
6. Infraestrutura mínima para a
realização do evento
O desenvolvimento de um evento percorre etapas de planejamento, as
quais, depois de cumpridas, passam para a definição da infraestrutura ne-
cessária para a sua realização, a qual está diretamente relacionada à mo-
dalidade de evento escolhida e ao local de realização, em que a escolha
impactará diretamente a logística e o investimento.
Infraestrutura mínima necessária para
eventos gastronômicos indoor próprio:4
✓✓ Comunicação visual nos empreendimentos participantes (banner,
display de mesa, cardápio especial);
✓✓ Materiais produzidos para o evento que podem ser comercializados
ou ofertados como cortesia aos clientes (brindes, livro de receitas,
miniguia, passaporte);
✓✓ Equipe de atendimento uniformizada com o logotipo do evento
(uniforme, avental, lenço ou pequenos broches com o símbolo do
evento);
✓✓ Ambientação e decoração;
✓✓ Registro fotográfico para publicação pós-evento.
4 Quando o evento acontece nas dependências do próprio empreendimento gastronômico.

6.
INFRAESTRUTURA
MÍNIMA PARA A
REALIZAÇÃO DO
EVENTO
41
Infraestrutura mínima
necessária para eventos
gastronômicos
indoor de terceiros:5
✓✓ Normalmente o espaço possui boa área coberta, estacionamento,
banheiros, cozinha, pontos de água e energia elétrica. Verificar
necessidades específicas e complementares para cada tipo de evento;
✓✓ O investimento em estrutura tende a ser menor quando esses
espaços são utilizados em detrimento aos eventos outdoor, que
demandam toda a infraestrutura para o evento;
✓✓ Comunicação visual aplicada em toda a estrutura do espaço destinado
ao evento e nas áreas de atendimento de cada empreendedor (banner,
Q30, portal, bandeirolas, display, cardápio especial);
✓✓ Materiais produzidos para o evento que podem ser comercializados
ou ofertados como cortesia aos clientes (brindes, livro de receitas,
miniguia, passaporte);
✓✓ Sonorização;
✓✓ Publicação, no local do evento, da tabela de valores dos pratos que
serão comercializados;
✓✓ Definição de forma de pagamento; caso haja uso de cartões, garantir
acesso à internet;
✓✓ Apoio da Polícia Militar, da Guarda Municipal ou contratação de
segurança privada;
✓✓ Equipe organizadora presente no dia do evento para suporte técnico e
apoio operacional;
5 Quando o evento acontece em espaços fechados de terceiros por meio de locação ou
cessão, a exemplo de centros de convenções, espaço multiúso ou hotéis.

42
(uniforme, avental, lenço ou pequenos broches com a marca do
evento);
✓✓ Equipe de limpeza;
✓✓ Lixeiras seletivas ou convencionais;
✓✓ Registro fotográfico para publicação pós-evento;
✓✓ Obtenção de licenças para funcionamento.
Infraestrutura mínima necessária para
eventos gastronômicos outdoor:
✓✓ Tendas e estrutura de atendimento de cada empreendimento
participante com ponto de energia elétrica, água e gás;
✓✓ Comunicação visual na área destinada ao evento e nos espaços de
atendimento de cada empreendedor (banner, Q30, portal, bandeirolas,
display, cardápio especial);
✓✓ Banheiro;
✓✓ Sonorização;
✓✓ Publicação, no local do evento, da tabela de valores dos pratos que
serão comercializados;
✓✓ Definição de forma de pagamento; caso haja uso de cartões, garantir
acesso à internet;
✓✓ Apoio da Polícia Militar, da Guarda Municipal ou contratação de
segurança privada;
✓✓ Equipe organizadora presente no dia do evento para suporte técnico e
apoio operacional;
(uniforme, avental, lenço ou pequenos broches com a marca do
evento);

6.
INFRAESTRUTURA
MÍNIMA PARA A
REALIZAÇÃO DO
EVENTO
43
✓✓ Equipe de limpeza;
✓✓ Lixeiras seletivas ou convencionais;
✓✓ Registro fotográfico para publicação pós-
evento;
✓✓ Obtenção de licença para funcionamento.
Importante lembrar que no momento da definição da
infraestrutura será necessário acionar os órgãos de vistoria
para que o evento tenha o seu funcionamento em perfeita
ordem. Ex.: Prefeitura, Vigilância Sanitária Municipal,
Segurança Pública, Departamento de Trânsito, Corpo de
Bombeiros, Vara da Infância e Juventude e Defesa Civil,
observando a legislação local.

46
7. Segurança alimentar
Um tema de grande importância é a segurança dos alimentos que serão
oferecidos durante um evento gastronômico. Além de toda a preocupação
com o planejamento do evento, sensibilização, divulgação e infraestrutura,
é imprescindível o cuidado em produzir alimento seguro para o consumo.
O termo segurança alimentar está associado à ga-
rantia de o consumidor adquirir um alimento com
atributos de qualidade que sejam de seu interesse,
entre os quais se destacam os atributos ligados à
sua saúde e segurança (SPERS, 2000, p. 286).
A qualidade e a segurança dos alimentos devem ser garantidas em todas as
etapas da produção, assegurando a ausência de contaminantes nos alimen-
tos, sejam eles biológicos, físicos ou químicos, preservando o controle higi-
ênico-sanitário e asseverando alimentos adequados ao consumo humano.
É importante tomar conhecimento das exigências locais e adequar-se às
normas da Vigilância Sanitária, visando ao cumprimento das regras da RDC
nº 216/2004 ou da RDC nº 49/2013:
✓✓ Portaria RDC n° 216 (2004): trata das Boas Práticas para Serviços
de Alimentação. A utilização de ferramentas como Boas Práticas de
Produção (BPF) e os Procedimentos Operacionais Padrões (POP)
na produção de alimentos desde o processamento, o transporte
e o armazenamento, garante produtos finais com qualidade e
segurança alimentar, assegurando a saúde dos consumidores. Os
manipuladores de alimentos devem ser supervisionados e capacitados
periodicamente, com comprovação mediante documentação;
✓✓ Portaria RDC n° 49 (2013): dispõe de normas para a regularização do
exercício de atividades que sejam objeto de fiscalização pela Vigilância
Sanitária, exercidas pelo Microempreendedor Individual (MEI), pelo
Empreendimento Familiar Rural e pelo Empreendimento Econômico
Solidário, que sejam produtores de bens e prestadores de serviços
sujeitos à ação da Vigilância Sanitária.

7.
SEGURANÇA
ALIMENTAR
47
Para garantir o alimento seguro o órgão regulador,
normalizador, controlador e fiscalizador é a Agência
Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa). Nos esta-
dos, a atuação é da Vigilância Estadual, e nos muni-
cípios, da Vigilância Municipal. Portanto, há necessi-
dade de verificar as normativas vigentes de acordo
com o município e o estado em que os eventos gastronômicos acontecem,
pois há variações que precisam ser observadas e respeitadas.
Lembre-se que o evento irá chamar a atenção não somente dos potenciais
consumidores, mas também dos órgãos de fiscalização; portanto, os envol-
vidos precisam estar preparados para atender aos requisitos necessários no
que se refere à segurança alimentar e à capacitação dos pequenos negócios
que farão parte do evento.
Para este capítulo sugerimos:
✓✓ Elaborar critérios e prerrequisitos que condicionam a participação
dos empreendedores nos eventos, a fim de garantir a qualidade e a
segurança dos alimentos;
✓✓ Oferecer cursos e oficinas de manipulação de alimentos para os
participantes do evento;
✓✓ Desenvolver manual sobre alimento seguro;
✓✓ Oferecer as soluções de inovação e tecnologia disponibilizadas
no portfólio de soluções tecnológicas (Sebraetec), a exemplo das
soluções Programa Alimento Seguro (PAS), SEI Produzir Alimento
Seguro dirigido ao MEI, entre outras;
✓✓ Desenvolver comunicação (impressa ou virtual) aos clientes dos
eventos, informando a preocupação que se tem com a qualidade e
a segurança do alimento em que todos os empreendedores foram
capacitados, configurando-se como uma estratégia para evidenciar e
valorizar esse cuidado com o consumidor.
Além do cuidado com o alimento seguro, o gerenciamento de resíduos tam-
bém deve ser observado, ou seja, a destinação adequada do lixo produzido.

48
Recomendamos as seguintes leituras e soluções:
✓✓ Cartilha sobre Boas Práticas para
Serviços de Alimentação, desenvolvida
pela Anvisa
✓✓ Cartilha Apoio à Categorização dos
Serviços de Alimentação
✓✓ Resolução RDC nº 216, de 15 de
setembro de 2004

7.
SEGURANÇA
ALIMENTAR
49
✓✓ RDC nº 49/2013 comentada
✓✓ Boas Práticas nos Serviços
de Alimentação – EAD
✓✓ Programa Alimento Seguro (PAS)

51
8.
IMPORTÂNCIA
DAS PARCERIAS

52
8. Importância das parcerias
A base para o sucesso de qualquer evento são as parcerias capazes de criar
laços entre os empreendedores, governança, fornecedores, apoiadores e/
ou patrocinadores, nas quais cada um se fortalece e todos ganham. As par-
ceiras ajudam a unir interesses e tornar as ações complementares; por isso,
os resultados esperados por todos precisam estar bem claros e as estraté-
gias de marketing devem ser bem definidas. Muitas vezes o vínculo criado
possibilita a sustentabilidade do próprio evento para realizações posteriores.
Dicas para estabelecer essa relação:
✓✓ Mapear entidades, empresas e órgãos públicos ligados diretamente ao
segmento e que possam se integrar ao processo;
✓✓ Pesquisar previamente ações similares que essas entidades possam
executar;
✓✓ Convidar para uma reunião de explanação da proposta de realização do
evento gastronômico;
✓✓ Propor parcerias entre os interessados;
✓✓ Manter reuniões regulares de alinhamento com os parceiros para
execução do evento.

8.
IMPORTÂNCIA
DAS PARCERIAS
53

55
9.
ETAPA
OPERACIONAL:
PLANEJAMENTO,
EXECUÇÃO E
PÓS-EVENTO

56
9. Etapa operacional: planejamento,
execução e pós-evento
O evento congrega três grandes etapas que são complementares e devem
possuir instrumentos específicos para gerenciá-las, que são: o planejamen-
to, a execução e o pós-evento. É muito comum uma etapa “atropelar” a
outra quando trata-se de um evento de pequeno porte, a exemplo dos reali-
zados no âmbito de grupos de empresas atendidas por projetos do Sebrae,
mas à medida que o evento vai crescendo ele passa a ter uma série de
complexidades que exigem cuidados redobrados.
Planejamento
É quando todo o conceito e viabilidade do evento estão sendo desen-
volvidos. Isso acontece em cinco passos:
✓✓ Passo 1: em uma tempestade de ideias em que o pensamento
é liberado e a criatividade incentivada: este é o momento de
colocar no papel tudo que se deseja, formas e modelos do
evento, sugestões de nomes de personalidades e temas para
ele, entre outras ideias que muitas vezes imaginamos ser
inviáveis de serem alcançadas;
✓✓ Passo 2: quando cessa a tempestade, as ideias são peneiradas
e aquelas que mais adequam-se ao modelo do evento são
mantidas. Para fazer isso, entra em cena um pequeno estudo
de viabilidade capaz de levar em conta as reais condições do
grupo ou do organizador do evento, os possíveis apoiadores e
patrocinadores e o alcance efetivo do evento a ser promovido;
✓✓ Passo 3: o resultado dos dois momentos acima deve gerar um
pré-programa completo contendo possíveis datas da realização,
as atividades principais e complementares que serão oferecidas,
a localização e o tamanho do evento;
✓✓ Passo 4: quando o pré-programa é montado, chega a hora de fazer

9.
ETAPA
OPERACIONAL:
PLANEJAMENTO,
EXECUÇÃO E
PÓS-EVENTO
57
o orçamento dos custos envolvidos em
todas as etapas do evento;
✓✓ Passo 5: feito isso, as sugestões
de mudanças no evento devem ser
controladas, pois ele vai entrar na
fase de busca de parcerias, e o seu
organizador precisa garantir as entregas previstas no projeto
inicial. Mudanças e imprevistos sempre acontecem, mas
o planejamento é feito justamente para diminuir as suas
possibilidades e riscos.
A operacionalização do planejamento: vamos às dicas?
Comece fazendo o planejamento do evento com a definição dos objetivos,
dos resultados, do público-alvo, do local, do período, do conceito, da moda-
lidade e dos temas alinhados ao setor, ao território e ao projeto do Sebrae
em execução.
Sensibilize e arregimente as empresas para participação do evento; assim,
é possível dimensioná-lo e desenvolver de forma mais coerente todo o pla-
nejamento.
Faça uma varredura de todos os eventos programados para o território esco-
lhido que concorra com o seu público-alvo:
✓✓ Consulte a agenda da prefeitura local e assim que decidir por uma
data, tome o cuidado de informá-la para que outro evento não seja
realizado na mesma época e possa dividir as atenções e o público;
✓✓ É importante definir a data com antecedência para que haja tempo
hábil para o planejamento e a divulgação do evento. Verifique a
existência de feriados e outros eventos na data desejada e em dias
próximos, para que estes não interfiram na concepção.

58
Elabore e/ou revise o projeto começando pelas macroações:
✓✓ Liste todas as atividades relacionadas ao evento, à contratação de
serviços, aos pagamentos, aos ingressos (se houver), à divulgação,
entre outras;
✓✓ Programação culinária;
✓✓ Programação cultural.
Faça um levantamento de taxas necessárias para execução:
✓✓ Escritório Central de Arrecadação e Distribuição (Ecad) – quando
houver execução de músicas e shows, contatar a representação do
Ecad no local;
✓✓ Taxa de Uso de Espaço Público (quando for o caso);
✓✓ Taxa de Licenciamento do Corpo de Bombeiros;
✓✓ Alvará provisório;
✓✓ Outras taxas, de acordo com cada território.
Monte uma agenda retroativa de trabalho do evento, com prazos definidos e
responsáveis pelas ações nela contidas:
✓✓ Atente-se para o período exato para começar a divulgação, de modo a
não perder oportunidade de divulgar o evento;
✓✓ Outro ponto importante é o prazo exato para envio de convites para
cerimônias com autoridades, pois suas agendas são concorridas.
É recomendável uma carta-convite antecipada para os assessores
fazerem reservas da data e o envio do convite final endereçado à
autoridade quando estiver mais próximo do evento;
✓✓ Mantenha reuniões periódicas com parceiros, pois elas são
indispensáveis para deixá-los a par do andamento do projeto.
Faça um checklist detalhado detalhado com todas as providências necessá-
rias até o pós-evento, sem se esquecer dos fornecedores e dos prazos que
eles deram para execução da parte deles no projeto.
Faça o controle financeiro do evento:
✓✓ Projete o valor total de investimento no evento;

9.
ETAPA
OPERACIONAL:
PLANEJAMENTO,
EXECUÇÃO E
PÓS-EVENTO
59
✓✓ Oriente-se com o contador sobre as formas
para fazer o desembolso dos recursos
financeiros, inclusive para evitar tributação
excessiva;
✓✓ Faça o mapeamento dos possíveis parceiros
investidores;
✓✓ Desenvolva uma planilha com os custos estimados do evento. Existem
modelos semiprontos na internet que permitem fazer ajustes;
✓✓ Divida em cotas os valores para captação de patrocínio, quando for o
caso;
✓✓ Defina a logística para entrada de recursos em caso de venda de
ingresso ou pagamento de inscrições, tomando o cuidado para haver
comprovante oficial de pagamento;
✓✓ Faça o fechamento do evento com o demonstrativo final para
avaliações.
Desenvolva materiais para formalizar as orientações e garantir responsa-
bilidades:
✓✓ Elabore o Manual de Expositores/Participantes com todas as regras de
participação;
✓✓ Defina um responsável oficial para coleta e resposta de possíveis
reclamações ou mesmo retorno de elogios;
✓✓ Estime todos os formulários necessários para o bom andamento do
projeto e os desenvolva (Termo de Responsabilidade, Autorização para
Uso de Imagem, Termo de Adesão, Ficha de Inscrição, Regulamento
de Concurso, Premiação etc.).
Execução
Todo evento tem vida própria, que inicia nesta etapa, quando pessoas
e empresas começam a colocar em prática tudo aquilo que foi previs-
to no projeto inicial e o que se manteve nele em toda a sua jornada de
planejamento e captação de apoio e patrocínios, quando for o caso.
Neste momento, todos os envolvidos no evento precisam estar em
sintonia e voltados para fazer com que ele efetivamente dê certo, seja
seguindo o que foi planejado, seja esforçando-se para conter, propor
e gerenciar mudanças de última hora.

60
Brindes e sorteios
Quando houver, deve conter:
✓✓ Regulamento com todas as exigências e obrigações envolvidas, dos
organizadores e dos concorrentes;
✓✓ Os prêmios/brindes devem ser convidativos;
✓✓ Segundo o art. 1º da Medida Provisória nº 2.216-37, de 31 de agosto
de 2001, convertida na Lei nº 10.683/03, a competência para autorizar
previamente a distribuição gratuita de prêmios é da Caixa Econômica
Federal (CEF) ou da Secretaria da Administração Econômica do
Ministério da Fazenda (SEAE/MF), quando a CEF ou outra instituição
financeira for parte interessada.
Cerimônias de abertura e geração de mídia
Definir o modelo de cerimônia de abertura do evento, tendo em vista:
✓✓ Se ela atende aos participantes, parceiros e patrocinadores;
✓✓ Se ela é capaz de gerar imagens para cobertura televisiva e se tem
horário compatível com produção das redações, para o caso de querer
divulgar o evento já no início para atrair mais público;
✓✓ Como trata-se de um evento gastronômico, as comidas da abertura
devem superar as expectativas. Geralmente se opta por um mix
dos pratos criados para o evento, mas é preciso que um profissional
faça uma harmonização na diversidade de oferta e que o local tenha
estrutura para os diversos preparos que geralmente acontecem. Trazer
um chef convidado para preparar a comida da abertura também é uma
boa ideia;
✓✓ É preciso desenvolver estratégias para apresentar as marcas
envolvidas no evento. Banners ajudam, mas o ideal é ir além.
É importante manter uma organização para ter certeza que na inauguração
todos os serviços acordados já estejam funcionando:
✓✓ Banners sinalizando os participantes;
✓✓ Brigadas treinadas para falar sobre o evento e sobre os pratos criados
pelo restaurante para o evento;

9.
ETAPA
OPERACIONAL:
PLANEJAMENTO,
EXECUÇÃO E
PÓS-EVENTO
61
✓✓ Redes sociais e sites atualizados contendo
programação, fotos e informações sobre as
atrações e os pratos comercializados;
✓✓ Regras de segurança alimentar atendidas com
o rigor necessário;
✓✓ Programas impressos e brindes prontos para
não deixar nenhum furo com as marcas envolvidas;
✓✓ Kit com release e materiais de divulgação para entregar aos meios de
comunicação que se fizerem presentes.
Pós-evento
Composto por todas as etapas de finalização do evento:
✓✓ Desmontar os espaços e devolver os materiais emprestados:
❍❍ Os horários de desmontagem devem estar previstos no
regulamento;
❍❍ Todo material tomado emprestado deve ser devolvido aos donos
em perfeito estado, se possível com cartão de agradecimento ou
um brinde;
❍❍ A sobra de material promocional deve ter destino definido para
não sujar as cidades. Tais materiais não devem ser jogados em
vias públicas, ou expostos em outdoors fora da data de realização
porque tal atitude passa a ideia de desleixo com o evento e/ou
com as marcas envolvidas nele.
✓✓ Elaborar Relatórios Técnicos com sugestões de melhorias, pois essa
memória contribuirá para a execução dos próximos eventos, além de
ser um registro formal;
✓✓ Elaborar Relatórios de Prestação de Contas do evento;
✓✓ Criar banco de dados com contatos coletados no evento, quando for o
caso;
✓✓ Enviar cartas de agradecimento;
✓✓ Realizar reunião com os empreendimentos participantes e parceiros
para avaliação final, apresentação de resultados e encaminhamentos
das próximas ações.

6464
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<http://www.anvisa.gov.br/divulga/public/alimentos/cartilha_gicra_final.pdf
<https://pt-br.facebook.com/pages/Cozinha-da-Monta-
nha/114305778654983>.

68
Checklist
Apêndice 1 - Checklist
Trata-se de lista de verificação que abrange
todos os itens necessários para a realização
do seu evento, desde a organização até a
execução do evento que será estruturado.
Este é um conteúdo-padrão, proposto para
atender às diversas modalidades aqui apre-
sentadas de forma completa, em caráter
generalista. É importante que o gestor con-
sidere as especificidades do seu evento, o
modelo de execução, os possíveis acordos
com parceiros, as contrapartidas existentes
e outros fatores que exijam uma customiza-
ção do material.
A ferramenta permite apontar fatores críti-
cos para gestão e condução de processos e
objetiva funcionar como um roteiro orienta-
dor que pode ser adaptado conforme a ne-
cessidade de cada ação.

69
Etapaoperacional
Etapa operacional: Status
Ação Responsável OK Pendente N/A
Criar um comitê gestor.
Levantar as instituições de
ensino e entidades do setor.
Identificar, buscar e mobilizar
parceiros.
Sensibilizar as empresas para
participação.
Arregimentar as empresas.
Definir as opções
gastronômicas (menu).
Estabelecer valores médios
de venda.*
Elaborar programação do
evento.
Planejar atrações paralelas ao
evento.
Planejandooevento
Planejando o evento: Status
Definir objetivo.
Definir resultados.
Definir público-alvo.
Definir abrangência (evento
local, regional, nacional,
internacional).
Verificar agendas de eventos
locais.
Definir período de realização.
Definir modalidade de evento.
Definir o tipo de evento.
Definir o tema do evento.

70
EtapaoperacionalInfraestruturadoevento
Etapa operacional: Status
Definir e convidar
palestrantes e chefs para
programação técnica.**
Definir e convidar os
jurados.*
Planejar Pesquisa de
Satisfação dos consumidores.
Elaborar Ficha de Avaliação
dos empreendedores
participantes.
Notas: * Importante mencionar que alguns itens do checklist estarão relacionados à
modalidade e ao tipo de evento definido, não sendo obrigatórios em todos os eventos.
** A programação técnica também pode ser definida com auxílio de especialistas do
setor.
Infraestrutura do evento: Status
Realizar visita técnica para
conhecer a infraestrutura
do local em que o evento
ocorrerá.
Reservar o local.
Projetar a planta do evento.
Identificar a estrutura
necessária para as diferentes
modalidades (eventos indoor
no próprio empreendimento
gastronômico; outdoor ao ar
livre em espaços públicos ou
privados ou em estruturas
públicas ou de terceiros; ou
mix entre os dois).

71
ComunicaçãoInfraestruturadoevento
Infraestrutura do evento: Status
Testar previamente o
funcionamento dos
equipamentos.
Planejar a ambientação, a
decoração, a sonorização, a
iluminação e a sinalização.
Listar os fornecedores que
irão atuar no evento.
Verificar local adequado
para carga/descarga
e disponibilidade de
estacionamento.
Verificar questões de
acessibilidade.
Contratar equipe para registro
fotográfico e/ou filmagem
profissional do evento.
Contratar equipe de limpeza.
Contratar equipe de
segurança.
Comunicação: Status
Definir nome do evento.
Definir as estratégias de
comunicação.
Estabelecer Plano de
Marketing.
Criar identidade visual
(marca).
Criar materiais de divulgação.

72
Comunicação
Comunicação: Status
Acionar a assessoria de
imprensa para produzir
releases.
Acionar o 0800 do Sebrae
para apoio na divulgação.
Usar as ferramentas internas
do Sebrae para amplificar
a divulgação (meios de
comunicação).
Criar convites para
lançamento (físico e digital),
abertura e encerramento do
evento.
Definir lista de convidados.
Bloquear a agenda das
autoridades estratégicas e de
convidados especiais.
Expedir convites (via Correios
e/ou on-line).
Confirmar a participação de
autoridades e convidados
especiais.
Elaborar cerimonial de
lançamento do evento.
Elaborar cerimonial da
solenidade de abertura do
evento.

73
GestãofinanceiraLicenças,autorizaçõesetaxas:
Gestão financeira: Status
Editar planilha com projeção
estimada de investimento.
Criar planilha para controle de
fluxo de entradas e saídas.
Captar recursos e
comercializar os espaços (se
houver).
Monitorar a venda de
ingressos (se houver).
Emitir comprovante de
pagamento.
Fazer os pagamentos.
Finalizar a prestação de
contas.
Licenças, autorizações e taxas: Status
Verificar aspectos legais em
relação às exigências de
segurança da Polícia Militar.
relação às exigências de
segurança dos Bombeiros.
relação às exigências da
Vigilância Sanitária.
relação às exigências do
Ecad para som ao vivo ou
mecânico.

74
Licenças,autorizaçõesetaxasSegurançaalimentar
Licenças, autorizações e taxas: Status
relação às exigências do Crea
para infraestrutura montada
(responsável técnico).
relação às exigências do
Juizado de Menores (quando
houver participação de
menores de idade).
Proceder para liberação do
alvará temporário de evento
junto à Prefeitura Municipal.
Segurança alimentar: Status
Basear-se na RDC nº
216/2014 e na RDC nº
49/2013 da Anvisa para
orientações aos participantes.
Verificar legislação municipal
junto à Vigilância Sanitária e
buscar parceria.
Promover oficinas de
Manipulação de Alimentos
e Boas Práticas de
Manipulação.
Certificado de Manipulador
de Alimentos para os
participantes.
Inserir, no regulamento
do evento, as exigências
mínimas para garantir a
segurança alimentar.

75
Documentosdeorientação
paraprogramaçãotécnica
Documentos de orientação para
programação técnica:
Status
Elaborar critérios de
participação.
Definir regulamento do
evento.
Elaborar Manual de
Participação.
Elaborar Termo de Referência
ou Edital.
Editar Ficha de Inscrição.
Redigir contrato.
Execuçãodoevento
Execução do evento: Status
Realizar lançamento do
evento.
Realizar solenidade de
abertura oficial.
Integrar os parceiros e
apoiadores.
Acompanhar a execução
do evento e dar suporte
aos empreendedores
participantes.
Ter a lista de fornecedores
que irão atuar no evento.
Aplicar a Pesquisa de
Satisfação de consumidores.
Fazer cobertura do evento com
os meios de comunicação e
assessoria de imprensa.

76
Pós-evento
Pós-evento: Status
Aplicar a Pesquisa
de Avaliação dos
empreendedores.
Acompanhar a desmontagem
da estrutura temporária do
evento.
Realizar pagamentos.
Encaminhar agradecimentos
aos parceiros e apoiadores.
Tabular a Pesquisa de
Satisfação de consumidores
e de Avaliação dos
empreendedores.
Fazer reunião de avaliação
do evento com parceiros
e empreendedores
participantes.
Fazer clipagem do evento.
Montar banco de dados e de
imagens.
Elaborar Relatório Técnico
Final do evento e Prestação
de Contas, quando
necessário.

77
Modeloderelatório
Apêndice 2
Modelo de Relatório Final
Para efeitos de registro do evento e consolidação das informações
e resultados obtidos durante a realização desta ação, sugerimos o
relatório a seguir.
Sebrae UF:
Nome do evento:
Data do evento:
Apresentação e justificativa:
Objetivo geral:

78
Modeloderelatório
Parceiros envolvidos e empreendedores participantes:
Destacar entidades parceiras
Quantidades de empresas atendidas
Informações gerais sobre o evento:
Inserir anexos:
- Projeto arquitetônico (quando houver);
- Programação técnica e cultural;
- Peças promocionais (banners, convites, brindes);
- Releases e clipagens;
- Fotos do evento.
Resultados para o público-alvo atendido:
Fonte: Questionário de Avaliação de Satisfação do Empreendimento Participante.
Aqui devem ser inseridas as métricas que se deseja medir.

79
Modeloderelatório
O questionário poderá ter perguntas como as abaixo:
✓✓ Principal motivo que levou as empresas a participarem do evento;
✓✓ Campanha promocional do evento gerou visibilidade ao seu negócio;
✓✓ O negócio foi afetado positivamente com a participação no evento;
✓✓ Número de contatos comerciais prospectados durante o evento;
✓✓ Aumento no faturamento da empresa nesse período;
✓✓ Montante dos negócios realizados durante o evento;
✓✓ Ticket médio do evento;
✓✓ Montante esperado em negócios futuros;
✓✓ Avaliação quanto aos objetivos de participação x expectativas;
✓✓ Avaliação do processo de participação no evento;
✓✓ Interesse em participar novamente em edições futuras;
✓✓ Evento conhecido e compreendido pelo público;
✓✓ Nota de satisfação geral do evento;
✓✓ Comentários/depoimentos;
✓✓ Outras.
Conclusões:
Data e assinatura do gestor do projeto:
Assinatura do coordenador/gerente responsável

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