Universidade Católica do Salvador 11/05/2014
Caíque Pimenta
Jean S. de Jesus
Disciplina de contabilidade geral e de custos...
Legislação
Trata-se de gestão de documentos, tanto em âmbito público quanto privado.
Legislação ampla e complexa, devido a...
Vários componentes de hardware e software são precisos para o funcionamento do
GED, alguns são desenvolvidos especificamen...
1) Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
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Prestadores de Serviços
Com uma tendência crescente de prestação de serviços, não é diferente para
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de armazenamento, mas também aos termos de confidencialidades entre pessoas e
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Trabalho contabilidade geral e de custos0021

  1. 1. Universidade Católica do Salvador 11/05/2014 Caíque Pimenta Jean S. de Jesus Disciplina de contabilidade geral e de custos O texto a seguir, esboça através de tópicos os temas, conceitos, leis e decretos que regulamentam a Gestão Eletrônica de Documentos. GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED é um conjunto de operações ou métodos, que aplica técnicas e tecnologias para captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relativos aos processos organizacionais. “Palavras-chave - GED, Digitalização, Document Management, Document, Imaging, Workflow, OCR, ICR, COM, COLD, microfilmagem, ERM, Tecnologia, documento, Armazenamento” Instituições encontram uma saída para o excessivo acúmulo de documentos, Método que passa os documentos em forma física para a digital , há diversas plataformas nas quais esses documentos possam ser realocados, a escolha depende das mesmas para a melhor plataforma determinada (usuário) depende do tipo de documento com o qual irá trabalhar, os tipos de plataformas são várias porém as mais usadas para a mudança são as seguintes, fotos, microfilmes, arquivos de texto planilhas eletrônicas, etc. Prof.: Sílvio Bello Curso: Bacharelado em Informática
  2. 2. Legislação Trata-se de gestão de documentos, tanto em âmbito público quanto privado. Legislação ampla e complexa, devido a incumbência das esferas de leis federais, estaduais e municipais, além da auto-regulamentação setorial, prevista na constituição federal. A Lei nº 12.682, de 9 de Julho de 2012, da validade jurídica dos documentos digitalizados e replicados por meios eletrônicos. A LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012 - Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição. A PRESIDENTA DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, caput, incisos IV e VI, alínea “a”, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011. LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 - Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a LEI NO 8.112, DE 11 DE DEZEMBRO DE 1990 - revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 - Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. MINISTÉRIO DA JUSTIÇA / SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇA - PORTARIA Nº 12, DE 8 DE JUNHO DE 2009 / Dispõe sobre o registro e fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria nº 29, de 10 de setembro de 2008. O SECRETÁRIO NACIONAL DE JUSTIÇA DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA, no uso das atribuições legais e, Considerando o disposto no parágrafo único, do artigo 15, do Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, que regulamenta a Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, combinado com o artigo 8o, inciso VI, da Estrutura Regimental do Ministério da Justiça, aprovada pelo Decreto nº 6.061, de 15 de março de 2007. MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001 - LEI Nº 9.800, DE 26 DE MAIO DE 1999 - Institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 62 da Constituição, adota a seguinte Medida Provisória, com força de lei: LEI Nº 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991 - Dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República, e dá outras providências. LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 - Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. LEI Nº 7.627, DE 10 DE NOVEMBRO DE 1987 - Dispõe sobre a eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho, e dá outras providências. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ - CARTA PARA A PRESERVAÇÃO DO PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO DIGITAL – CONARQ / 6 de julho de 2004
  3. 3. Vários componentes de hardware e software são precisos para o funcionamento do GED, alguns são desenvolvidos especificamente para cada tipo de sistema; outros são adaptados conforme a escolha da entidade. Thomaz (2005, p. 36) Aplicações em Softwares / Ferramenta web Há diversas soluções em TI no mercado para GED, entre elas citamos os seguintes sistemas: Liquid: Sistema que integra diversos módulos para uma boa gestão de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Características (Segundo o fabricante): Vantagens do produto - Facilidade na organização de documentos físicos - Agilidade na recuperação de documentos - Auxílio na administração do arquivo físico das empresas e etc. SE Document: SE Document é a solução definitiva para o gerenciamento corporativo de documentos que integra as tecnologias de workflow colaborativo, indexação e recuperação, visualização de conteúdo, etc. em uma única aplicação web. SOFTWARE GED: conjunto de tecnologias que permite a gestão inteligente de documentos ou arquivos em qualquer suporte: digital, papel, microfilme, entre outros. É uma ferramenta totalmente via web, que não necessita de instalações nas máquinas dos usuários. Vantagens e benefícios (Segundo o fabricante): http://www.redeimagem.com.br/produtos 14/05/2014 http://www.softexpert.com.br/gestao-documentos-registros.php# - 14/05/2014
  4. 4. 1) Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos; 2) Redução dos custos gerados por excesso de impressão e cópia; 3) Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação; 4) Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso e de distribuição; 5) Segurança das informações; 6) Preservação do arquivo físico; 7) Integração de dados ativos e históricos; Etapas do Software GED: Cadastro de Documentos – Armazenamento - Distribuição. Aplicações em equipamentos / hardwares especializados para GED A aplicação de digitalização requer um conjunto de equipamentos adequado a cada aplicação, equipamentos esses que possam atender tanto a tarefa de escanear como a editar informações, visualizar, organizar e arquivar. A escolha do equipamento para a digitalização de documentos depende do tipo de material que será trabalhado. Ao implantar um projeto de digitalização de documentos é necessário ficar atento as características técnicas dos equipamentos de digitalização: computador, monitor, gravador de CD e DVD, porta de transferência de alta velocidade, software e, principalmente, dos scanners que serão utilizados. Outros fatores como resolução, profundidade de cores, área de escaneamento, tempo de digitalização e usabilidade também fazem toda a diferença para aumentar a produtividade, Detalhe: Scanner: mecanismo de digitalização que transforma um documento em imagem eletrônica. As imagens também podem ser inseridas no sistema vindo de um bureau de processamento. Processamento: os sistemas GED são instalados em um ou mais computadores, normalmente servidores, em rede para facilitar a distribuição de informação. Armazenamento: periféricos de armazenamento que armazenam e disponibilizam permanentemente as imagens e respectivas informações complementares, que podem ser discos rígidos ou unidades de CD. Rede: ponte de comunicação entre os componentes do sistemas físicos. Impressora: sempre usada quando da necessidade de obter uma cópia física do documento. Estação de trabalho: computador para acesso ao servidor que pode permitir consultar, criar novos documentos, cadastrar documentos existentes, etc.
  5. 5. Prestadores de Serviços Com uma tendência crescente de prestação de serviços, não é diferente para aplicações de gestão de documentos. Temos como exemplo, empresas como a - DIAGRAMA TECNOLOGIA: oferece apoio em projetos de gestão de conteúdo (GED/ECM), desde a análise de necessidades, podendo recomendar ajustes em processos de trabalho e efetuar a seleção da solução mais indicada, até a implantação e gerenciamento da operação. - DATADIGITAL: A digitalização de documentos é a conversão de documentos escritos em papel para arquivos digitais – Preparação – Digitalização – Indexação - Controle de qualidade - KATALOGG: Surgiu com o propósito de oferecer soluções confiáveis, rápidas e eficientes a empresas cada vez mais exigentes frente ao constante crescimento do volume de seus arquivos e aos problemas que eles geram. Soluções em Guarda de Documentos - organização de documentos - Digitalização de Arquivos. Gestão de um documento / tempo de vida São procedimentos técnicos desde a sua criação, manuseio, transferência e/ou descarte do documento. Então ao passar por esses ciclos, requer a necessidade de um ambiente físico, eletrônico e digitalizado. Mas, para manter essa integridade, temos que aplicar técnicas de manuseio para não alterar a integridade do documento. Para isso, existem muitas soluções no mercado de GED, a fim de implantar soluções devidas a necessidade de cada um. Ao tomar essas medidas, irá reduzir o número de papel, reduzir o risco de exteriorização, fácil localização, rastreabilidade, agilidade entre outras. Dando a importância a crescentes soluções de serviços em nuvem. Segurança na informação Com toda a discussão em torno da GED, é preciso manter a segurança da informação no sentido de preservar o valor ético, planejamentos estratégicos e históricos que possuem uma organização. Características básicas da segurança da informação vão desde atributos de confidencialidade, autenticidade, integridade e disponibilidade não estando esta segurança restrita somente a sistemas computacionais, informações eletrônicas, sistemas
  6. 6. de armazenamento, mas também aos termos de confidencialidades entre pessoas e instituições. REFERENCIAS: Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art23>. Acesso em: 10 maio 2014. Disponível em: <http://www.artigonal.com/ti-artigos/gestao-eficiente-de-hardware-e-software- 1333882.html>. Acesso em: 10 maio 2014. Disponível em: <https://uspdigital.usp.br/proteos/manual/versao2/manualcompleto.pdf>. Acesso em: 02 maio 2014. Disponível em: <http://www.ged.net.br/lei8159.html>. Acesso em: 05 maio 2014. Disponível em: <http://www2.acessodigital.com.br/materias.php?acesso=19&tipo=2>. Acesso em: 03 maio 2014. Disponível: <http://webeduc.mec.gov.br/midiaseducacao/material/impresso/imp_basico/e1_assuntos_a1. html>. Acesso em: 05 maio 2014. Disponível em: <http://www.kitani.com.br/index.asp>. Acesso em: 09 maio 2014. Legislação GED - LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 GED. Disponível em: <www.ged.net.br>. Acesso em: 09 de maio 2014. http://www.softexpert.com.br/gestao-documentos-registros.php# Acesso em: 13 de maio 2014. http://www.arquivar.com.br/servicos/ged/ Acesso em: 14 de maio 2014. http://www.diagramati.com.br/site/?page_id=49 Acesso em: 14 de maio 2014.

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