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ASSINATURA DIGITAL DE CONTRATOS
Fazendo negócios com Documentos Eletrônicos e Segurança Jurídica.
SITUAÇÃO ATUAL
Na prática administrativa vigente, contratos são elaborados em computadores, passando a
existir em algum formato eletrônico, quase sempre MS Word.
Em seguida são impressos em múltiplas vias e remetidos para assinatura pelo contratante,
depois devolvidos para assinaturas da contratada, testemunhas, reconhecimento das firmas,
registro em cartórios, e ao final, cópias originais e autenticadas devolvida ao contratante.
Outras cópias são enviadas para arquivo do gestor responsável da contratada, e algumas
vezes para serviços de digitalização, quando imagens digitais são disponibilizadas para
consultas e leitura por meio de sistemas GED - Gestão Eletrônica de Documentos, que têm
pesquisas limitadas a alguns poucos índices – palavras chaves - denominados Metadados.
Para ter acesso a anexos, aditivos, emails, memorandos internos, todos os documentos de
comunicação e execução contratual, necessário que sejam digitalizados segundo procedimento
supracitado.
O diagrama abaixo ilustra fluxograma de formação e produção de contratos em computador,
com impressão, assinatura e gestão em papel, eventualmente com uso de cópia digitalizada:
ASSINATURA E REGISTRO DE CONTRATO EM PAPEL COM SEGURANÇA JURÍDICA

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Contratos em papel resultam em:
a) Longo prazo para entrada em vigor, entre 10 a 15 dias úteis;
b) Vulnerabilidade e exposição a riscos de extravio e perda de folhas, no manuseio e
transporte;
c) Custos diretos e indiretos, inclusive na razão direta do número de folhas, para
reconhecimento de firma, registro e arquivamento e cartório de títulos e documentos,
para conformidade legal com o estabelecido no Código Civil.
d) Vulnerabilidade e exposição a riscos, pela possibilidade de alteração ou manutenção
de cláusulas vedadas pelo Jurídico, quando da impressão para assinatura;
e) Lentidão e dificuldade para localizar qualquer contrato em arquivos, onde não estão
emails e memorandos eletrônicos internos das comunicações das partes nas
execuções contratuais;
f) Dificuldade às vezes impossibilidade de localizar todo e qualquer documento associado
a execução contratual, principalmente quando parte em papel, com certeza, emails e
memorandos internos pertinentes e relevantes
g) Na razão direta da quantidade e número de contratos e subcontratos, anexos e
aditivos, impossível fazer monitoração e certificação de conformidades com o pactuado
utilizando modernas ferramentas de software Inteligentes;
Contencioso Arbitral e Judicial, eventualmente enfrentado decorrem de erros materiais na
formação dos contratos e falhas na monitoração e certificação em tempo de execução.
SOLUÇÃO PROPOSTA
Que a empresa passe a negociar, produzir, formalizar, registrar e gerir contratos utilizando
documentos eletrônicos, com a segurança jurídica propiciada pela Certificação Digital, servindo
o papel apenas para leitura ou remessa de mercadorias no caso da Nota Fiscal Eletrônica.
Com esse propósito, projeto deverá ser elaborado objetivando a construção de sistema de
Gestão de Documentos Eletrônicos e Workflow utilizando:
a) Certificados Digitais – Identificando de forma segura e inequívoca o usuário com
poderes legais, permitindo e controlando seu acesso ao sistema para Assinatura Digital
dos contratos;
b) Certificados de Atributos - para definir poderes e autorizações no sistema - quem pode
assinar o quê;
c) Carimbo do tempo - para registrar em que momento determinado documento foi
assinado pela pessoa autorizada conforme acima.
As principais etapas desse projeto são
A - Fase preparatória
1) O administrador do sistema de gestão de Certificação Digital define quem serão os
usuários e que poderes terão;
2) A empresa a ser contratada por terceiros ou contratante no caso de Governo, adquire
Certificado Digital para funcionários e executivos usuários devidamente qualificados e
autorizados pelo Jurídico, requerendo, exigindo ou providenciando para que eventuais
contratantes ou contratados obtenham Certificado digital ICP-Brasil;
3) O administrador do sistema de Certificação Digital, gera Certificados de Atributos para
cada gestor usuário qualificado e com poderes, com autorizações de acesso ao
sistema.
B - Fase de operação
4) Jurídico elabora contrato padrão ou análisa específico, autorizando e certificando;
5) Usuário gestor interessado, carrega o contrato no sistema de Certificação Digital;
6) O usuário gestor autorizado e competente define representantes que irão assinar;

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7) O portal inicia a solicitação das assinaturas, enviando notificação para cada
representante;
8) Cada um assina o documento seguindo a ordem estabelecida;
9) No momento de cada assinatura, a aplicação obtém carimbo de tempo para registrar
data/hora exatas;
10) O Contrato está ativo, legalmente vigente, Juridicamente Seguro.
O sistema não permite que signatário altere qualquer dado do contrato, no momento da
assinatura.
A solução estará integrada ao sistema interno de comunicação da empresa, de forma que os
emails e memorandos internos que tenham relação com cada contrato possam ser logicamente
associados.
A guarda dos documentos se dará em meio eletrônico, com os requisitos adequados de
segurança e preservação de longo prazo.
ASSINATURA DIGITAL DE CONTRATO ELETRÔNICO COM SEGURANÇA JURIDICA.
2 JURÍDICO
Elabora contrato
Faz upload do contrato no
sistema
Define os signatários
3 - PARCEIRO
COMERCIAL
Recebe email
informando que há
documento a assinar
Assina digitalmente o
documento
1 -ADMINISTRATIVO
Define usuários
Obtém certificados digitais
Emite certificados de
atributos
5 - SISTEMA
Cada documento é
armazenado diretamente em
banco de dados
Cada evento recebe um
carimbo de tempo
4 - APROVADOR
Recebe email informando que
há documento a assinar
Assina digitalmente o
documento

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LEGALIDADE DAS FORMAS E SEGURANÇA JURIDICA
O respaldo jurídico de Contratos Eletrônicos é por meio da utilização de Certificados Digitais,
Carimbos de Tempo e Certificados de Atributos, emitidos de acordo a legislação da
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, (ICP-Brasil). http://www.iti.gov.br/
A equiparação (equivalência funcional) da assinatura digital prodhttp://www.iti.gov.br/uzida com
base em certificado válido ICP-Brasil, com a assinatura manuscrita, é estabelecida pelo §1º do
art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24.8.2001
1
.
Em outras palavras, o legislador da MP nº 2.200-2 dispôs que apenas a assinatura digital
produzida com dispositivos obtidos no âmbito da ICP-Brasil gozará, a priori, dos mesmos
efeitos jurídicos de assinatura manuscrita.
Por outro lado, o carimbo de tempo foi regulamentado pelas Resoluções nº 58, 59 e 60, de
01.12.2008, e posterior alterações, todas do Comitê Gestor da ICP-Brasil. O mesmo se deu
com o certificado de atributos, que foi regulamentado pela Resolução nº 93, de 14.9.2012.
Todas estas normas têm o respaldo da MP nº 2.200-2, que em virtude do disposto no art. 2º da
Emenda Constitucional nº 32, de 2001, vigora indefinidamente no ordenamento jurídico
brasileiro, até que outra lei venha a dispor sobre o assunto.
BENEFÍCIOS
Agilidade - Redução do prazo de assinatura de contratos de 15 dias para algumas horas
Produtividade - Equipe dedicada para atividades estratégicas
Segurança/Controle - Garantia de rastreabilidade e integridade dos documentos
Simplificação - Desburocratização do processo
Qualidade - Padronização das demandas para assinaturas
Mobilidade - Flexibilidade para estrutura descentralizada
Redução de Custos – Projetos desse tipo se pagam em 12 meses, em média.
Sustentabilidade – Pode ser evitado o corte dezenas árvores adultas por ano
Viável também implantar monitoração e certificação de leis e políticas corporativas, produzindo
com mais facilidade e pontualidade, provas para eventual defesa do Direito em contencioso
judicial e arbitragens. A segurança jurídica resulta da empresa, passar fazer negócios com
Documentos Eletrônicos juridicamente confiáveis e seguros, procedimento respaldado na lei.
Atividades a serem executadas pela PKI Consulting
Projeto e consultoria para: desenho e especificação de Sistema de Workflow integrado com
Certificação Digital, Certificados de Atributos e Carimbos de Tempo, para assinaturas digitais
de contratos entre a empresa e seus parceiros comerciais, provendo legalidade das formas e
segurança jurídica.
No escopo do trabalho serão apontadas as tecnologias necessárias e potenciais fornecedores,
incluindo serviços de integração, treinamento, educação e suporte.
Serão também elaborados os Termos de Referência para as aquisições e contratações que
sejam necessárias.
O projeto não contempla tratamento do legado de contratos ativos em papel, o que poderá ser
objeto de projeto específico.
1
Que assim dispõe: "As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica
produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil
presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei n. 3.071, de
1° de janeiro de 1916 – Código Civil."

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PKI CONSULTING
A PKI Consulting, www.pkiconsulting.com têm como missão e objetivo, modelagem e
elaboração de projetos para Gestão do Conhecimento com aplicação e uso de Certificação
Digital, Carimbo do Tempo, Certificado de Atributos, Assinatura Eletrônica, guarda de
documentos eletrônicos e processos de eliminação de papéis.
Desenvolver projetos para que empresa possam se constituir em Autoridade Certificadora,
Autoridade de Registro, Entidade Emissora de Certificado de Atributos, Autoridade de Carimbo
do Tempo junto ao ITI – Instituto Nacional da Tecnologia da Informação do Ministério da
Ciência e Tecnologia. http://www.iti.gov.br/
Colaboramos também em consultoria para elaboração de editais, testes e homologações para
processos de licitação, seleção e contratação, consultoria tecnológica e jurídica.
Nossos clientes são governos, órgãos públicos e empresas privadas de todos os segmentos de
negócios no Brasil e exterior.
Nosso objetivo é colaborar com empresas de todos os ramos de atividade e tamanho e,
instituições de governo, no planejamento e projetos para mudança de paradigma, para fazerem
negócios públicos e privados com documentos eletrônicos e, Segurança Jurídica.
Sócios Gestores e Fundadores da PKI Consulting Ltda.
Jurídico: Fabiano Menke
 Advogado Decano
 Foi Procurador Geral do ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação do Ministério
da Ciência e Tecnologia – Autoridade Gestora e Raiz da ICP-Brasil; http://www.iti.gov.br/
 Mestrado e Doutorado em Direito com ênfase em Certificação Digital
Técnico: Viviane Bertol
 Tecnóloga da Informação com 25 anos de experiência em grandes empresas;
 Gerente de Auditoria no ITI – Instituto Nacional da Tecnologia da Informação;
 Mestrado e Doutorado com ênfase em criptografia e Certificação Digital.
CONTATOS:
PKI Consulting - Consultoria e Assessoria em Certificação Digital
Avenida Carlos Gomes 111 – 701
CEP 900480-003 Porto Alegre – Rio Grande do Sul
Fone: 51-3328-7332
Representante no Rio de Janeiro e Curitiba – PR
Gilberto Serodio
gilberto.serodio@egovinfo.com.br
Fones: 21- 9 8874-4555 ou 21- 9 8285-4430 ou 21-2619-2973 e 41-3203-8672.
Skype – gilberto.serodio
Maio de 2014.