O documento descreve o sistema de gestão da qualidade DOO desenvolvido pela empresa Useall Software, apresentando seus principais módulos como Gestão de Documentos, Não Conformidades, Plano de Ação, Auditorias, Gestão de Riscos e Calibração para simplificar esses processos. A empresa possui mais de 20 anos de experiência no desenvolvimento de softwares para gestão.
2. Quem somos?
O DOO é um software de Gestão da Qualidade
desenvolvido pela Useall Software.
3. Useall Software
Acreditamos que a tecnologia deve servir à vida, simplificando e mudando o
cotidiano ao nosso redor. É com esse propósito que desenvolvemos softwares na
área de gestão administrativa, de produção, gestão da qualidade e do setor
elétrico.
+20
+250
+1000
+5000
anos de experiência em
tecnologia para gestão;
colaboradores envolvidos no
sucesso de nossos clientes;
clientes ativos;
usuários em todo o território
brasileiro.
4. Simplifique a
Gestão da qualidade!
✓ Aplicativo mobile para Gestão de Documentos,
Não Conformidades e Auditorias;
✓ Dashboard, indicadores e relatórios com dados
em tempo real;
✓ Integração com outros softwares (API);
✓ Lembretes automáticos para processos críticos e
central de pendências para controle de atividades;
✓ Sistema intuitivo e dinâmico.
5. Nossos Módulos
Gestão de Documentos Não Conformidades Plano de Ação Plano de Auditoria
Plano de Riscos Atendimento ao Cliente Gestão de Pessoas Calibração
Avaliação de Fornecedores Indicadores
6. Gestão de
Documentos
Controle de documentos e registros em uma plataforma
online, definindo permissões de acesso, revisões e
interessados. Lista mestra e cabeçalho/ rodapé
atualizados automaticamente.
✓ Tudo de forma simples, segura e centralizada;
✓Aplicativo mobile.
7. Simplifique a
Gestão de Documentos!
✓ Lista Mestra atualizada automaticamente;
✓ Controle de cópias físicas;
✓ Histórico de versões do documento;
✓ Cabeçalho e rodapé atualizados
automaticamente, de acordo com a versão;
✓ Vínculo de documentos a fornecedores,
notificando novas versões.
8. Processo simplificado
Revisão
Local através de download
ou Online > GoogleDrive®
OneDrive®
Consenso
(Etapa opcional)
Envolve outras pessoas na
avaliação do documento.
Aprovação
Sem necessidade de
assinatura em cópias físicas.
Publicação
Notifica os envolvidos
no processo e
disponibiliza o
documento.
14. Não
Conformidades
Processo de tratativa de não conformidades com
telas intuitivas, controle de custos, prazo entre
etapas e verificação de eficácia das ações.
✓ Aplicativo Mobile para registro de não conformidades.
15. Simplifique o tratamento
de Não Conformidades!
✓ Classificação de registros por tipos de NC;
✓ Análise de causa com método Ishikawa ou
5 Porquês;
✓ Definição de prazo para as etapas da NC;
✓ Vínculo de produtos, serviços ou fornecedores à NC;
✓ Tratativa de registros em comum a partir de uma única
análise;
✓ Flexibilização do fluxo, de acordo com o tipo de NC.
16. Abertura
Características da não
conformidade.
Análise
Envolve as ações imediatas
e análise das causas
potenciais.
Execução
(Plano de ação)
Acompanhamento das
ações no prazo e fora do
prazo.
Conclusão
Verificação de eficácia
das ações tomadas.
Não Conformidades
21. Plano de Ação
Planos de ação centralizados, organizados por
etapas, método de execução, responsáveis e com
lembretes automáticos.
✓ Verificação de eficácia e prazo entre etapas.
22. Simplifique os seus
Planos de ação!
✓ Acompanhamento do percentual de conclusão do plano;
✓ Organização de etapas;
✓ Planejamento de atividades com método 5W2H;
✓ Gráfico de Gantt;
✓ Inclusão de evidências na execução da ação.
27. Plano de
Auditoria
Planejamento e execução de auditorias com definição
de requisitos, questões auditadas e evidências.
Economia de tempo e impressão, com relatórios
estratégicos.
✓ Aplicativo Mobile para execução da auditoria.
28. Estruturação dos
requisitos.
Uma vez estruturado o
planejamento de auditorias, o
sistema traz automaticamente
todas as questões auditáveis
por requisitos, para que você
não precise construir um novo
formulário a cada auditoria.
Definição da equipe de
auditores.
Envolve seus auditores
internos para que eles
recebam as notificações e
saibam exatamente quais
processos deverão auditar.
Integração com o
módulo de Agenda.
Os processos receberão
notificações e estarão
integrados com o
planejamento da auditoria
através da agenda do DOO.
A ferramenta ainda
encaminhará as notificações
por e-mail para as pessoas
relacionadas.
Simplifique Auditorias!
29. Auditoria
Audite os requisitos gerando não
conformidades, oportunidades de melhoria
ou plano de riscos.
O módulo de Auditoria faz a integração com os
módulos de Não Conformidades, Plano de
Ação e Plano de Riscos. Dessa forma, sempre
que você for auditar uma questão, é possível
vincular um registro no mesmo momento.
Observações e anexos como evidências
vistas.
Inclua arquivos como evidências da sua
auditoria. Ainda é possível evidenciar a pessoa
entrevistada e deixar seu relatório ainda mais
completo.
30. Auditoria
O resultado do seu sistema de gestão da
qualidade apresentado como uma pontuação
de conformidade!
Você define os pesos para os critérios
auditados e o sistema traz uma média geral
para informar o desempenho dos seus
processos.
100%
32. Plano de Risco
Gerenciamento de riscos e oportunidades
através de uma matriz de probabilidade x
impacto, tudo mapeado e centralizado em
um único local.
33. Simplifique o seu
Gerenciamento de Riscos!
✓ Vínculo de Plano de ação, Ação corretiva e Não conformidades;
✓ Histórico de versões e análises do risco ou oportunidade;
✓ Controle de prazos para reanálise de riscos e oportunidades.
34. Plano de Riscos
Organização.
Tenha todos os seus riscos e oportunidades
mapeados em um só lugar. Você poderá
organizar seu plano de risco de acordo com o
contexto, processos e suas atividades.
Matriz Probabilidade x Impacto.
Através da análise do seu risco ou
oportunidade, uma pontuação é definida
conforme a relação de probabilidade e impacto
em que ele atua.
Não Conformidades.
Vincule registros de não conformidades já
existentes para que sua análise fique ainda
mais completa e centralize tudo no histórico do
risco.
35. Plano de Riscos
Plano de Ação.
Controle de forma centralizada todas as ações, prazos
e responsáveis que foram definidos após a análise da
Matriz de Probabilidade e Impacto.
Reanálise do Risco ou Oportunidade.
Defina um prazo para reanalisar o risco/oportunidade e o DOO
ajudará você a lembrar, quando a data estiver próxima. Além disso,
a cada reanálise, o sistema traz um gráfico de evolução das ações
desenvolvidas, facilitando a sua gestão de forma simples e visual.
36. Plano de Riscos
Dashboards e Relatórios.
Através dos gráficos dinâmicos e relatórios padrões,
você poderá gerenciar de forma prática e rápida todo o
seu processo de gestão de riscos, sem precisar
manipular planilhas paralelas.
Histórico.
Tenha o histórico de todas as análises e ações realizadas em um
só lugar.
37. Atendimento
ao Cliente
Registro de reclamações, dúvidas e elogios.
Histórico de tratativas, controle de despesas e
vínculo a não conformidades.
✓ Encaminhamento de reclamações para o responsável pela tratativa.
38. Simplifique o seu
Atendimento ao Cliente!
✓ Análise de procedência dos atendimentos;
✓ Classificação dos atendimentos por categorias;
✓ Registro de análises parciais, antes da conclusão;
✓ Inclusão de anexos da reclamação.
40. Atendimento ao Cliente
Classificação dos atendimentos.
Inclua todas as informações relacionadas aos
registros de atendimentos, que depois
facilitarão seu gerenciamento através dos
relatórios do sistema.
Despesas.
Registre todas as despesas envolvidas no
processo de análise e solução do atendimento,
incluindo o valor indenizado por produto ou
serviço.
41. Atendimento ao Cliente
Análises Parciais.
Há mais de uma pessoa responsável envolvida na
resolução? As análises parciais resolvem esse
problema e você terá o histórico de todos os pareceres
relacionados à ocorrência.
Procedente ou Improcedente?
Após realizadas as análises do atendimento, você poderá
classificar o registro como procedente ou improcedente e terá
todos os dados reunidos em um relatório.
42. Atendimento ao Cliente
Notas e Anexos.
Vincule observações ou arquivos relacionados
à ocorrência, para que as análises fiquem ainda
mais completas. É possível incluir documentos,
imagens e até vídeos!
Notificações.
Você poderá encaminhar um e-mail de
notificação na abertura e na conclusão da
ocorrência ao cliente, incluindo o parecer e
informando sobre o seu processo de
atendimento.
44. Gestão de
Pessoas
Gestão de requisitos e competências de cada
cargo, incluindo descrição de cargos, treinamentos
e avaliação de desempenho.
45. Contratação.
Incluindo a centralização dos
currículos e processos
seletivo.
Descrição de
Cargos.
Unifica todas as
informações referentes aos
cargos.
Treinamentos.
Visualização simples e
prática através da matriz de
treinamentos.
Perfil do
Colaborador.
Atualizado
automaticamente com
os treinamentos
realizados.
Simplifique a Gestão de
Pessoas!
46. Base de Currículos.
Todos os currículos
centralizados em um único
lugar para facilitar a sua busca
pelos requisitos,
em qualquer processo seletivo.
Solicitação de
Contratação.
Elimine todos os papéis
que seguem pela empresa
até a contratação. As
solicitações podem ser
feitas de forma eletrônica,
incluindo todas as
informações necessárias.
Processo Seletivo.
Centralize todas as etapas
de seus processos seletivos,
relacionando candidatos,
incluindo observações, e
definindo como aprovado ou
reprovado cada participante.
Gestão de Pessoas
47. Descrição de Cargos.
Defina todos os requisitos
relativos ao cargo, que serão
integrados ao perfil dos
colaboradores, à matriz de
treinamentos e à avaliação de
desempenho.
Perfil dos Colaboradores.
Centralize todas as
informações de cada
colaborador desde o seu
currículo até treinamentos
e avaliações de
desempenho.
Avaliação de Desempenho.
Crie tipos de avaliações
conforme os seus processos
internos e defina
notificações para que as
pessoas responsáveis sejam
lembradas.
Gestão de Pessoas
48. Gestão de Pessoas
Matriz de Treinamentos.
Com a matriz dinâmica de treinamentos do
DOO, você poderá acompanhar todos os status
dos treinamentos de forma prática e visual.
Avaliação de Eficácia.
Certifique-se de que os colaboradores estejam
de acordo com a capacitação definida através
da avaliação da eficácia. É possível definir um
responsável pela verificação e o prazo em que
deve ser notificado.
49. Calibração
Controle da frequência de calibração, histórico e
dados de calibrações, remessas de envio e
gerenciamento das manutenções de modo
centralizado.
50. Organização.
Dos equipamentos e seus
parâmetros.
Manutenção/Calibração.
Registros dos envios para
calibração/
manutenção, anexando o
certificado.
Em uso/Fora de uso.
Classificação do equipamento,
junto ao processo e
responsável ao qual está
alocado.
Históricos.
Todos os eventos que
ocorreram com o
equipamento ficarão
retidos como histórico.
Simplifique a gestão de
Calibrações!
51. Calibração
Cadastro dos Equipamentos.
Centralize todas as informações sobre os seus
equipamentos, incluindo parâmetros de
verificação, tags e números de séries.
Frequência.
Defina uma frequência de calibração e
verificação para cada equipamento e receba
notificações sempre que o prazo estiver
próximo.
Processo e Responsável.
De forma simples e rápida, você terá uma
relação do local onde o equipamento se
encontra e o responsável.
52. Remessas de Envio.
Tenha controle sobre as
remessas de envio de
equipamentos para calibração
ou para manutenção, definindo
prazos e fornecedores para os
serviços.
Verificações.
Centralize todos os
registros de verificações
internas no histórico do
equipamento, informando
o equipamento comparado
e o erro encontrado.
Análise do Equipamento.
Através da análise dos
resultados, você aprovará ou
não o equipamento. Com a
integração ao módulo de
documentos, você poderá
incluir o certificado, que ficará
centralizado e junto ao histórico
do equipamento.
Calibração
53. Calibração
Dashboards.
Através das dashboards de acompanhamento, é
possível identificar de forma visual os equipamentos
que estão fora do prazo de calibração.
Históricos e relatórios.
Controle o ciclo de vida dos equipamentos, através dos relatórios
gerenciais e tenha o histórico de todas as verificações, calibrações
e manutenções realizadas.
55. Critérios de
Avaliação.
Para recebimento de
materiais e avaliação de
fornecedores.
IQF (Índice de
Qualificação do
Fornecedor)
Cálculo automático e
ranking dos fornecedores
qualificados.
Não Conformidade.
Para produtos ou
fornecedores reprovados, é
possível registrar uma não
conformidade.
Notificações.
Notificação para o
fornecedor ao registrar
uma não conformidade.
Simplifique a Avaliação de
Fornecedores!
57. Formulário de Avaliação.
Crie critérios e formulários de
avaliações personalizados.
Pesos.
Defina pesos para cada critério, de
acordo com as necessidades internas
e o grau de prioridade.
Avaliação de Fornecedores
Avaliação
Ranking .
Visualize de forma simples e rápida o
ranking dos melhores e os piores
fornecedores, conforme o Índice de
Qualificação de Fornecedores (IQF)
gerado automaticamente pelo sistema.
Não Conformidade.
Ao classificar um fornecedor como
reprovado, você poderá registrar uma
não conformidade e todo o histórico
estará centralizado.
59. Roteiros de Inspeção.
Crie roteiros personalizados,
relacionando critérios de
inspeção de acordo com os
produtos/serviços e seus
fornecedores.
Não Conformidades.
Registre não
conformidades a partir de
produtos ou serviços
reprovados e notifique o
fornecedor diretamente
pela ferramenta, através do
e-mail.
Agendamento de
Inspeções.
O seu processo de
recebimento ficará ainda
mais organizado, podendo
agendar as inspeções e
configurar lembretes.
Avaliação de Fornecedores
Inspeção
60. Indicadores
Centralização de todos os indicadores em um
único local, com apresentação em painéis, coleta
de dados automática via integração e lembretes
para análise.
61. Simplifique os seus
Indicadores!
✓ Lembrete para coleta de dados em indicadores;
✓ Controle de classificação de indicadores por tipo, responsável, setor e
categoria;
✓ Possibilidade de anexar arquivos ao lançamento de indicadores;
✓ Possibilidade de visualização dos indicadores em formato de barra,
coluna, área, linha e pizza.
62. Indicadores
Centralização.
Organize todos os indicadores da
empresa através de pastas e subpastas,
de acordo com as permissões por
usuários.
Coletas de Dados.
Facilite a coleta de dados de forma:
manual, importação de arquivo,
utilizando ou elaborando um
indicador calculado através dos
gráficos já existentes. O DOO
permite ainda fazer a integração
dos dados do seu ERP, garantindo
que os dados sejam atualizados
em tempo real.
Notificações.
Tenha notificações automáticas sempre que um
indicador não alcançar a meta estabelecida. Você
ainda poderá incluir lembretes para que a pessoa
responsável pela coleta de dados mantenha as
informações sempre atualizadas.
63. Indicadores
Painéis Interativos.
Analise seus indicadores através dos painéis
interativos, atualizados em tempo real como
forma de gestão à vista ou ainda em um
smartphone com acesso protegido.
Comparação.
Você vai conseguir comparar de forma simples
e rápida os indicadores entre períodos
diferentes ou ainda entre indicadores
relacionados.
64. Indicadores
Planos de Ação.
O DOO permite que você vincule planos de
ação, ações corretivas, não conformidades ou
riscos a indicadores que ficarem fora da meta
estabelecida.
Históricos.
O histórico de todos os eventos que ocorrerem
referente ao indicador, ficarão registrados e
disponíveis sempre que você precisar.
