Como tomar boas decisoes em projetos?

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Palestra ministrada na Axxiom em Belo Horizonte com o tema "Como tomar boas decisões em projetos?". Possuímos dois mecanismos para tomada de decisão, o intuitivo (fast) responsável por captar impressões imediatas e decidir sem se quer nos darmos conta e o racional (slow), responsável pelas decisões mais complexas (Kahneman). Os irmãos Heath através do seu livro "Decisive: how to make better choices in life and work" propõe uma técnica para tomada de decisões e essa técnica é discutida levando-se em consideração o ambiente de gerenciamento de projetos.

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Como tomar boas decisoes em projetos?

  1. 1. 1
  2. 2. Como  tomar  boas   decisões  em  projetos? Moisés  Luna,  PMP® PMI-­‐MG 2
  3. 3. 3 Dilemas Por  que  eu   sempre  tomo   o  caminho   errado? Sabia  que  eu   devia  ter   escolhido  a   outra  coisa. Como  eu  posso   ter  certeza  de   que  essa  é  a   melhor  decisão?
  4. 4. 4 O  ser  humano  sempre  manifestou  preocupação   com  as  decisões  que  impactariam  o  futuro
  5. 5. 5 Todas  as  escolhas  possíveis Nosso  mini  universo   de  análise
  6. 6. 6 Já  observaram  que  o  Obama  só  usa   ternos  escuros  e  camisas  claras?
  7. 7. 7 Vocês  devem  ter  notado  que  só  uso   ternos  escuros.  Estou  tentando  simplificar   as  decisões.  Não  quero  precisar  decidir   sobre  o  que  ves<r  ou  comer  porque  eu   tenho  decisões  demais  para  tomar.  Você   precisa  focar  sua  energia  para  tomada  de   decisão.  Você  precisa  se  ´ro<nizar´,  não   pode  passar  o  dia  sendo  distraído  por   questões  triviais. tradução:  Ivo  Michalick Já  observaram  que  o  Obama  só  usa   ternos  escuros  e  camisas  claras? " "
  8. 8. 8 Definição  de  Tomada  de  decisão “Capacidade  de  identificar  e   escolher  entre  as  diferentes   alternativas,  qual  é  a  melhor   opção  para  implementar  uma   ação  ou  resolver  uma  situação.”   (QUEIROZ,  2008)
  9. 9. 9 Por  que  pensar  sobre  tomada  de   decisão? → As  decisões  que  tomamos  hoje   podem  definir  nosso  futuro. → Mantém  os  nossos  projetos  em   curso. → Possibilitam  reduzir  stress,   tempo  e  dinheiro.
  10. 10. 10 Nossa  racionalidade  é  limitada O  mundo  real  de   Hebert  Simon:   → Nossa  racionalidade  é  limitada.   → Não  é  possível  maximizar  as   escolhas,  pois  não  temos   conhecimento  de  todas  as   variáveis  que  envolvem  um   problema.   → Além  disso,  a  realidade  vai  se   alterando  a  medida  que  as   decisões  vão  sendo  tomadas.
  11. 11. 11 O  pensamento  humano  em  duas  formas: IntuiLvo  x  Racional Intuitivo → Rápido,  criativo  e  emocional.   → Responsável  por  captar  as  impressões   imediatas  de  uma  situação  e  fazer  uma   interpretação  prévia. → Com  a  rotina  nos  ajuda  a  tomar  decisões   sem  precisarmos  pensar  nelas. → O  problema  do  hábito  e  da  rotina  é  que   podemos  nos  tornar  prisioneiros  da   familiaridade,  pois  quanto  mais  fazemos   uma  coisa  da  mesma  maneira,  mais  difícil  é   fazê-­‐la  de  qualquer  outra  maneira. (Livro:  Rápido  e  Devagar  -­‐  Daniel  Kahneman)
  12. 12. 12 O  pensamento  humano  em  duas  formas: IntuiLvo  x  Racional Racional → Lento,  analítico,  deliberativo  e  lógico.   → Processa  com  maior  profundidade  e   detalhamento  as  informações  enviadas   pelo  sistema  intuitivo. → A  tomada  de  decisões  complexas  estão   sujeitas  a  fadiga  mental.
  13. 13. 13 Problemas → O  sistema  intuitivo  sugere  ao  racional   impressões  sobre  as  situações  que  nem   sempre  são  as  melhores  ou  mais  corretas. → Decisões  baseadas  apenas  na  intuição   fazem  com  que  as  pessoas  não  reflitam   com  maior  profundidade  e  acabem   errando. O  pensamento  humano  em  duas  formas: IntuiLvo  x  Racional
  14. 14. 14 Intuição  x  razão “Quando  entra  na  escola,  a  criança  é  um  ponto  de   interrogação;  quando  sai,  é  um  ponto  final.”   Neil  Postman,  educador “A  imaginação  é  mais  importante  que  o  conhecimento.           O  conhecimento  é  limitado.  A  imaginação  envolve  o  mundo.”   Albert  Einstein → Nosso  sistema  intuitivo  é  muito   importante,  pois  é  responsável  pela   geração  de  ideias  para  posterior   processamento  pelo  sistema   racional. → Aprendemos  a  ser   específicos,  mas   perdemos  grande   parte  da  força  de   nossa  imaginação.
  15. 15. 15 Equilíbrio  racional  x  intuiLvo   → Um  grande  número  das  decisões  atuais  envolvem   questões  econômico  financeiras,  tendo  como  base   fundamental  aspectos  estritamente  quantitativos   (matemáticos  e  estatísticos). Mas  todas  as  decisões  podem  ser   tomadas  somente  com  base  em   critérios  matemáticos/lógicos?
  16. 16. 16 Equilíbrio  racional  x  intuiLvo   No  caso  de  uma  usina  hidrelétrica  que  para   ser  construída  exigiria  a  inundação  de  uma   reserva  indígena:   → Quanto  custa  a  mata?   → Qual  o  valor    deve  ser  dado  aos  animais?   → Como  precificá-­‐los  para  inserir  em  fluxos   de  caixa?   → Como  quantificar  a  repulsa  dos   funcionários  por  uma  determinada   alternativa? O  que  se  procura  hoje  é  equilibrar  as  dimensões  da   racionalidade  com  a  razão  e  intuição.
  17. 17. 17 Decisão  reaLva  e  proaLva Reativa → O  problema  já  existe. → Pode  requerer  uma  decisão  mais  imediata. → Pelo  caráter  de  urgência,  pode  conduzir  à  precipitação.
  18. 18. 18 Decisão  reaLva  e  proaLva Proativa → A  decisão  é  para  evitar  um  problema  ou  provocar  uma   mudança  desejada. → Dispõe-­‐se  de  mais  prazo  para  avaliar  opções. → Pela  ausência  de  urgência,  podemos  procrastinar  a  ação.
  19. 19. 19 Fases  da  tomada  de  decisão  (Simon) → Preparação  da  situação → Análise  e  definição  do  problema → Definição  dos  objetivos → Procura  de  alternativas  de  solução → Avaliação  e  comparação  de  alternativas → Escolha  da  alternativa  mais  adequada → Implementação  da  alternativa  escolhida
  20. 20. 20 Técnica  WRAP  para  tomada  de  decisão (Heath) 1. Widen  your  options  (Amplie  suas  opções). 2. Reality-­‐test  your  assumptions  (Avalie  suas  premissas). 3. Attain  distance  before  deciding  (Avalie  as  decisões  de   forma  imparcial). 4. Prepare  to  be  wrong  (Prepare-­‐se  para  estar  errado).
  21. 21. 21 1.  Widen  your  opLons  (Amplie  suas   opções) → Somos  educados  a  sempre  ter  uma  única   resposta  certa,  o  que  funciona  bem  na   matemática.  Porém,  a  vida  é  ambígua  e   podemos  ter  várias  respostas  certas  para  o   mesmo  problema. → Elimine  a  crença  de  que  existe  apenas  duas   possíveis  escolhas. → Na  análise  decisória,  substitua  o  “ou”  por  “e”? → Consulte  pessoas  que  tenham  tomado  decisão   semelhante  a  sua. → A  melhor  maneira  para  se  fazer  uma  boa  escolha   é  ter  muitas  opções  de  escolhas.
  22. 22. 22 → A  “porrada  mental”  provoca   amadurecimento,  pois  nos  obriga  a   pensar  em  OUTRAS  RESPOSTAS   CERTAS. → Perder  um  fornecedor   importante  e  ter  que  buscar   outro  e  você  descobre  que  o   novo  é  melhor  que  o  antigo.   → Ser  convidado  para  apresentar   um  case  do  seu  projeto. → Descobrir  uma  forma  de  realizar   o  mesmo  trabalho  porém  de   forma  mais  rápida. Aproveite  as  oportunidades  para  ampliar   suas  opções
  23. 23. 23 Amplie  suas  opções  para  enxergar  a   resposta  além  do  óbvio “Se  alguém  um  dia  descobriu  a   água,  esse  alguém  não  foi  o   peixe.” “O  meu  “esquecimento”  tem   sido  tão  importante  para  o  meu   êxito  quanto  minha  memória.” Henry  Miller
  24. 24. 24 “Quando  não  há  sol,  podemos  ver  as  estrelas”.   Heráclito
  25. 25. 25 Mude  o  foco  das  perguntas Mudar  o  foco  da   pergunta  pode  nos   ajudar  a  encontrar   outras  opções  para  os   nossos  problemas.
  26. 26. 26 Tenha  em  mente  que  suas  decisões  podem   ter  amplitude  maior  do  que  você  imagina → Grandes  decisões   podem  nos  levar  a   grandes  descobertas   e  oportunidades.
  27. 27. 27 Amplie  suas  opções → Problema:  O  projeto  está  atrasado. Ações  comuns:  Usar  técnicas  de   paralelismo  e  compresão.
  28. 28. 28 Amplie  suas  opções Terceirização  de  parte  do  serviço,  reestruturação   do  processo,  programa  de  incentivo  de  melhoria   da  produção,  contratação  de  uma  empresa   chinesa  ou  indiana,  etc.
  29. 29. 29 2.  Reality-­‐test  your  assumpLons  (Avalie   suas  premissas) → Uma  premissa  falsa  compromete   nossa  motivação  devido  ao   impacto  em  tempo  e  dinheiro. → Não  acredite  em  tudo  que  vê. → Faça  um  teste  sobre  suas   principais  premissas.
  30. 30. 30 Não  acredite  em  tudo  o  que  vê,  observe   os  detalhes As  coisas  adoram   ocultar  sua  verdadeira   natureza.
  31. 31. 31 → As  perspectivas  e   expectativas  que  envolvem   o  decisor  também   influenciam  sua  análise.   → O  piso  pode  perder  a   impressão  de  desnível  se   olhado  de  outro  ponto. Olhe  de  outra  perspecLva
  32. 32. 32 Avalie  suas  premissas A  produção  irá  dobrar  considerando   o  trabalho  em  dois  turnos.
  33. 33. 33 3.  A`ain  distance  before  deciding  (Avalie   suas  decisões  de  forma  imparcial) → Consiste  em  separar   emoção  da  razão. → Experimente  ser  a  sua   “voz  da  razão”. → Pense  nos  impactos   em:  10  minutos,  10   meses,  10  anos.
  34. 34. 35 Avalie  suas  decisões  de  forma  imparcial Evite  escolher  uma  alternativa  que  irá  agradar  a   somente  uma  das  partes.  Pense  no  impacto  nos   stakeholders  de  um  modo  geral.
  35. 35. 36 4.  Prepare  to  be  wrong  (Prepare-­‐se  para   estar  errado) → Estabeleça  cenários   do  tipo  “e  se...”. → Tenha  um  plano  de   contingência.
  36. 36. 37 Pense  no  resultado  de  outras  possíveis   decisões Quando  deparamos   com  situações   semelhantes  às  que  já   vivemos,  presumimos   que  elas  terão   resultado  semelhante.
  37. 37. 38 Avalie  se  voce  está  atacando  o  problema   certo A  maioria  das  pessoas  não   gostam  de  problemas,  e   quando  os  encontra,   costumam  reagir   escolhendo  a  primeira   saída  que  encontram,   mesmo  que  resolvam  o   problema  errado.
  38. 38. 39 Prepare-­‐se  para  estar  errado Cláusulas  de  proteção  à  parte  contratante,  uma   segunda  ou  terceira  opção  “na  manga”  caso  a   primeira  apresente  sinais  de  que  não  cumprirá  os   resultados  nos  prazos  combinados.
  39. 39. 40 Tomada  de  decisão  em  projetos → Norte:  Objetivos  dos  projetos,  interesses  e   expectativas  dos  stakeholders. → Decisões  podem  ter  prazo  de  validade. → Devemos  estar  dispostos  a  correr  riscos. → Envolve  assumir  responsabilidades. → Nem  sempre  o  consenso  será  atingido.
  40. 40. 41 Decisões  adiadas  ou  mal  tomadas  podem   ter  como  consequência: → Atraso  no  cronograma. → Aumento  de  custo. → Impacto  na  qualidade. → Impacto  na  motivação   do  time.
  41. 41. 42 Fatores  importantes  para  melhorar  as   decisões  em  nossos  projetos → Definir  um  processo  decisório  desde   o  Project  Charter. → Identificar  as  pessoas  que  tomam   decisões  e  em  quais  níveis  cada  uma   é  responsável. → Definir  deadlines  para  as  decisões. → Estar  familiarizado  e  confortável  com   as  políticas  da  organização. → Conhecer  bem  o  projeto.
  42. 42. 43 Tomando  uma  boa  decisão 1.  Analise  o  problema   de  forma  imparcial 2.  Estime  a  urgência  da  tomada   de  decisão  e  aja  de  acordo 3.  Faça  seus   sistemas  intuitivo   e  racional   trabalharem   juntos Use  a  criatividade  para  elaborar  soluções  e  repensar  o   problema  por  outros  ângulos Crie  uma  matriz  e  pontue  cada  solução,  envolvendo   riscos,  oportunidades  e  relação  com  seus  objetivos Use  seu  raciocínio  lógico  para  identificar  o  custo  benefício   de  cada  solução 4.  Escolha  uma   opção  e  assuma  a   responsabilidade   pela  decisão 6.Fique  atento   aos  possíveis   problemas  e   oportunidades 7.  Se  encontrar:   problemas,   corrija;       oportunidades   agarre 8.  Aprenda  com   a  decisão   tomada  e  esteja   preparado  para   decidir   novamente!
  43. 43. 44 DUALIBI,  R.  SIMONSEN  Jr.,  H.  Criatividade  &  Marketing.  São  Paulo:  Makron  Books,   2000. VON  OECH,  R.  Tenho  uma  ideia:  Como  ser  mais  criativo  e  ter  seus  melhores  insights.   Trad.:  J.  S.  Rio  de  Janeiro:  Bestseller,  2011.   KAHNEMAN,  D.  Rápido  e  devagar:  Duas  formas  de  pensar.  Trad.:  Cássio  de  A.  Leite.   Rio  de  Janeiro:  Objetiva,  2012. HEATH,  C.  HEATH,  D.  Decisive:  How  to  make  better  choices  in  life  and  work.  New   York:  Random  House,  2013. QUEIROZ,  C.  As  competências  das  pessoas:  potencializando  seus  talentos.  São   Paulo:  DVS  Editora,  2008. Referências
  44. 44. Obrigado! Moisés  Luna,  PMP® filiacao@pmimg.org.br 31  9788  5701 45

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