JANICE GONÇALVES Como Classificar e Ordenar Documentos de Arquivo                        1
Objetivos‣Informações da Autora;‣Objetivos do Texto;‣Principais Idéis e Conceitos;‣Exemplo de arranjo; e‣Considerações fin...
Janice Gonçalves       3
Janice Gonçalves              Graduação em História (1986);           Mestrado em História Social (1995);           Doutor...
Janice Gonçalves                                                      Graduação em História (1986);                       ...
Janice Gonçalves                                                      Graduação em História (1986);                       ...
A Publicação     4
A Publicação   ‣Instalação do Arquivo do Estado   de SP   ‣Parcerias:    ‣Arquivo do Estado    ‣Imprensa Oficial do Estado ...
A Publicação     5
A Publicação    ‣O presente manual    aborda privilegiadamente    dois procedimentos    técnicos arquivísticos de    funda...
Principais Idéias e Conceitos              6
Principais Idéias e Conceitos             ‣No meio arquivístico brasileiro, foi             consagrada a distinção entre  ...
Principais Idéias e Conceitos              7
Principais Idéias e Conceitos           Em ambos os casos, porém, o           procedimento básico é o mesmo:              ...
Principais Idéias e Conceitos              8
Principais Idéias e Conceitos‣É POSSÍVEL CLASSIFICARSEM ORDENAR? ‣SIM(não recomendado) ‣Acesso é mais difícil             ...
Principais Idéias e Conceitos              9
Principais Idéias e Conceitos‣É POSSÍVEL ORDENARSEM CLASSIFICAR? ‣separados por tipo ou espécie(Comum no Brasil) ‣ordenado...
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Principais Idéias e Conceitos‣Classificação é condiçãopara a compreensão plenados documentos dearquivo;‣Acesso bem sucedido...
Problemas e Soluções         11
Problemas e SoluçõesProblema 1               11
Problemas e SoluçõesProblema 1Suponhamos que um volume imenso dedocumentos seja encontrado em depósito de umadeterminada P...
Problemas e Soluções         12
Problemas e SoluçõesProcedimentos possíveis1                      12
Problemas e SoluçõesProcedimentos possíveis1Bem, um encaminhamento possível e recomendávelpara a situação seria, primeiram...
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Problemas e SoluçõesProblema 2               13
Problemas e SoluçõesProblema 2 Tentando identificar os documentos encontrados,constatamos a existência de balancetes mensa...
Problemas e Soluções         14
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Problemas e SoluçõesProcedimentos possíveis 2A espécie, o tipo, a forma, o formato e o próprioconteúdo do documento são mu...
Principais Idéias e Conceitos          Classificação              15
Principais Idéias e Conceitos            ClassificaçãoFuncional                15
Principais Idéias e Conceitos            ClassificaçãoFuncional    Estrutural                15
Principais Idéias e Conceitos            ClassificaçãoFuncional    Estrutural    Assunto                15
Principais Idéias e Conceitos                   Classificação  Funcional         Estrutural    Assunto‣menos freqüente‣mais...
Principais Idéias e Conceitos                      Classificação  Funcional             Estrutural        Assunto‣menos fre...
Principais Idéias e Conceitos                      Classificação  Funcional             Estrutural         Assunto‣menos fr...
Planos de Classificação                rísticas        Caracte              16
Planos de Classificação                     rísticas             CaracteElaboração                   16
Planos de Classificação                     rísticas             CaracteElaboração                      Aplicação         ...
Planos de Classificação                     rísticas             CaracteElaboração                      Aplicação         ...
Planos de Classificação                        rísticas                Caracte  Elaboração                       Aplicação...
Planos de Classificação Ex:AdministraçãoMaterialPatrimônio           EducaçãoPessoal                                    Sa...
Planos de Classificação Ex: Administração                      Assistência Social                                         ...
Ordenação    19
OrdenaçãoConsiderar os tipos de buscas              19
OrdenaçãoConsiderar os tipos de buscas                                   rio                                suá           ...
Ordenação     Considerar os tipos de buscas                                        rio                                    ...
Ordenação          Considerar os tipos de buscas                                                            rio           ...
Classificação e Ordenação nos      Arquivos Correntes‣* Classificação: Classificados durante a tramitação (entrada ou saída)...
Classificação e Ordenação nos      Arquivos Correntes‣Prepara para integração com os demaisdocumentos.‣Auxilia na atualiza...
Classificação e Ordenação nos   Arquivos Permanentes              21
Classificação e Ordenação nos    Arquivos Permanentes‣Classificação: Caso essa tenha sido feita na fasecorrente, deve apena...
Arranjo Exemplo (Cúria)Registro Cúria   Registro Paróquia   Paróquia     173                1               C     201     ...
Arranjo Exemplo (Cúria)Recomendado   Paróquia   Registro Paróquia   Registro Cúria      A              1                 2...
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    1. 1. JANICE GONÇALVES Como Classificar e Ordenar Documentos de Arquivo 1
    2. 2. Objetivos‣Informações da Autora;‣Objetivos do Texto;‣Principais Idéis e Conceitos;‣Exemplo de arranjo; e‣Considerações finais. 2
    3. 3. Janice Gonçalves 3
    4. 4. Janice Gonçalves Graduação em História (1986); Mestrado em História Social (1995); Doutorado em História Social (2006); É professora da Universidade do Estado de Santa Catarina - UDESC. Experiência na área de Memória e Patrimônio Cultural, com ênfase nas questões relacionadas ao patrimônio arquivístico. 3
    5. 5. Janice Gonçalves Graduação em História (1986); Mestrado em História Social (1995); Doutorado em História Social (2006); É professora da Universidade do Estado de Santa Catarina - UDESC. Experiência na área de Memória e Patrimônio Cultural, com ênfase nas questões relacionadas ao patrimônio arquivístico.Nos últimos anos tem também realizado estudos sobre historiografia em Santa Catarina. 3
    6. 6. Janice Gonçalves Graduação em História (1986); Mestrado em História Social (1995); Doutorado em História Social (2006); É professora da Universidade do Estado de Santa Catarina - UDESC. Experiência na área de Memória e Patrimônio Cultural, com ênfase nas questões relacionadas ao patrimônio arquivístico.Nos últimos anos tem também realizado estudos sobre historiografia em Santa Catarina. 3
    7. 7. A Publicação 4
    8. 8. A Publicação ‣Instalação do Arquivo do Estado de SP ‣Parcerias: ‣Arquivo do Estado ‣Imprensa Oficial do Estado – I.O ‣Associação dos Arquivistas Brasileiros – AAB/SP 4
    9. 9. A Publicação 5
    10. 10. A Publicação ‣O presente manual aborda privilegiadamente dois procedimentos técnicos arquivísticos de fundamental importância: ‣a classificação; e ‣a ordenação 5
    11. 11. Principais Idéias e Conceitos 6
    12. 12. Principais Idéias e Conceitos ‣No meio arquivístico brasileiro, foi consagrada a distinção entre “classificação” e “arranjo” ‣“classificação” corresponderia às operações técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter corrente, ‣ o “arranjo” englobaria as operações técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter permanente. 6
    13. 13. Principais Idéias e Conceitos 7
    14. 14. Principais Idéias e Conceitos Em ambos os casos, porém, o procedimento básico é o mesmo: ‣definir grandes classes abstratas que correspondam, de forma coerente e articulada, às funções e atividades do organismo em questão, no período recoberto pela documentação a ser organizada. 7
    15. 15. Principais Idéias e Conceitos 8
    16. 16. Principais Idéias e Conceitos‣É POSSÍVEL CLASSIFICARSEM ORDENAR? ‣SIM(não recomendado) ‣Acesso é mais difícil 8
    17. 17. Principais Idéias e Conceitos 9
    18. 18. Principais Idéias e Conceitos‣É POSSÍVEL ORDENARSEM CLASSIFICAR? ‣separados por tipo ou espécie(Comum no Brasil) ‣ordenados cronologicamente, alfabeticamente ou numericamente 9
    19. 19. Principais Idéias e Conceitos 10
    20. 20. Principais Idéias e Conceitos‣Classificação é condiçãopara a compreensão plenados documentos dearquivo;‣Acesso bem sucedido àdocumentação estáassociado à ordenação 10
    21. 21. Problemas e Soluções 11
    22. 22. Problemas e SoluçõesProblema 1 11
    23. 23. Problemas e SoluçõesProblema 1Suponhamos que um volume imenso dedocumentos seja encontrado em depósito de umadeterminada Prefeitura Municipal. As condiçõesem que se encontram não são animadoras:amarrados, em sacos plásticos ou soltos, eaparentemente sem nenhuma ordem. Serãodocumentos de arquivo? Como podemos tercerteza? 11
    24. 24. Problemas e Soluções 12
    25. 25. Problemas e SoluçõesProcedimentos possíveis1 12
    26. 26. Problemas e SoluçõesProcedimentos possíveis1Bem, um encaminhamento possível e recomendávelpara a situação seria, primeiramente, identificar osdocumentos. Nessa tarefa, conviria aproximar osdocumentos segundo as espécies e, sobretudo,segundo os tipos documentais. Pois os tiposdocumentais estão intimamente relacionados àsatividades que os geraram, e oferecem pistassignificativas, conseqüentemente, sobre suascondições de produção. 12
    27. 27. Problemas e Soluções 13
    28. 28. Problemas e SoluçõesProblema 2 13
    29. 29. Problemas e SoluçõesProblema 2 Tentando identificar os documentos encontrados,constatamos a existência de balancetes mensais,guias de arrecadação de taxas, folhas depagamento e livros-razão, todos originais, e todosgerados pela Prefeitura Municipal. Estamos diante de um conjunto de documentos dearquivo relacionados à administração de finançasda Prefeitura Municipal!! 13
    30. 30. Problemas e Soluções 14
    31. 31. Problemas e SoluçõesProcedimentos possíveis 2 14
    32. 32. Problemas e SoluçõesProcedimentos possíveis 2A espécie, o tipo, a forma, o formato e o próprioconteúdo do documento são muito importantes. Todosestes elementos ajudam a esclarecer o contexto deprodução do documento.Definir atividades-fim e atividades-meio e relacioná-lasa funções mais abrangentes já significa reunir elementospara a classificação dos documentos. A reunião lógica defunções e atividades, com a percepção de sua maior oumenor autonomia ou subordinação interna, permitirá aelaboração do plano de classificação. 14
    33. 33. Principais Idéias e Conceitos Classificação 15
    34. 34. Principais Idéias e Conceitos ClassificaçãoFuncional 15
    35. 35. Principais Idéias e Conceitos ClassificaçãoFuncional Estrutural 15
    36. 36. Principais Idéias e Conceitos ClassificaçãoFuncional Estrutural Assunto 15
    37. 37. Principais Idéias e Conceitos Classificação Funcional Estrutural Assunto‣menos freqüente‣mais complexa 15
    38. 38. Principais Idéias e Conceitos Classificação Funcional Estrutural Assunto‣menos freqüente ‣mais adotada‣mais complexa ‣alterações constantes ‣não correspondem à totalidade ‣são confusas 15
    39. 39. Principais Idéias e Conceitos Classificação Funcional Estrutural Assunto‣menos freqüente ‣mais adotada ‣polissemia‣mais complexa ‣alterações constantes ‣não correspondem à totalidade ‣são confusas 15
    40. 40. Planos de Classificação rísticas Caracte 16
    41. 41. Planos de Classificação rísticas CaracteElaboração 16
    42. 42. Planos de Classificação rísticas CaracteElaboração Aplicação 16
    43. 43. Planos de Classificação rísticas CaracteElaboração Aplicação 16
    44. 44. Planos de Classificação rísticas Caracte Elaboração AplicaçãoSimplicidade Flexibilidade Expansibilidade 16
    45. 45. Planos de Classificação Ex:AdministraçãoMaterialPatrimônio EducaçãoPessoal Saúde Educação InfantilProtocolo Assistência Médico- Ensino FundamentalTransporte Odontológica Ensino SuperiorManutenção Vigilância Sanitária Merenda EscolarAgricultura Serviços Municipais EsportesCultura Abastecimento FinançasEquipamentos Água e Esgotos ContabilidadeEventos Cemitério OrçamentoDesenvolvimento Recursos Energéticos TesourariaUrbano e Rural Limpeza Pública RepresentaçãoHabitação Segurança Assessoria JurídicaMeio Ambiente Telecomunicações EleiçõesObras Particulares Trânsito PublicidadeObras Públicas TransportesUso e Ocupação doSolo 17
    46. 46. Planos de Classificação Ex: Administração Assistência Social Defesa de Condições de Formação Sindical Tomada de decisão Auxílio-funeral Trabalho Conferências Assembléia Auxílio-natalidade Acompanhamento de Congressos Reunião de diretoria Bolsas de estudo casos individuais Cursos Campanhas Acompanhamento de Debates Reunião do Conselho de casos coletivos Publicações Convênios Base Financiamento de Campanhas Lazer I Recreação Suporte às atividades-fim específicas / gestões Baile da Imprensa casa própria Campanhas salariais Recursos financeiros Colônia de Férias Fundo-desemprego Organização das Shows Recursos humanos Fundo de greve redações Relações Sindicais Recursos patrimoniais Defesa do Exercício Comunicação Campanhas Profissional Recursos informacionais Boletim do Sindicato Campanhas Congressos Recursos documentais Café Jornal Denúncias junto à DRT Debates Jornal Unidade (Delegacia Regional do Entidades Escolha de dirigentes Relações Sociais Liberdade Sindical Trabalho) Assistência Jurídica Pareceres sobre Campanhas Acompanhamento de Mural Congressos registro profissional Cultura Fiscalização da Debates processos trabalhistas Biblioteca Aplicação do Código de Entidades Homologação Sindicalização Cineclube Ética Pedidos de Aposentadoria Conferências Sindicâncias Admissão / demissão Assistência à Saúde Cursos Formação Profissional de sócios Campanhas Campanhas Atendimento ambulatorial Palestras Cursos Sindicâncias Convênios PrêmiosLO SCHIAVO, Rita de Cássia Martinez. Roteiro para organização de arquivos de entidades de classe. São Paulo,1997. Dissertação de mestrado apresentada à FFLCH/USP. 18
    47. 47. Ordenação 19
    48. 48. OrdenaçãoConsiderar os tipos de buscas 19
    49. 49. OrdenaçãoConsiderar os tipos de buscas rio suá ‣U 19
    50. 50. Ordenação Considerar os tipos de buscas rio suáElementos Informativos: ‣U 19
    51. 51. Ordenação Considerar os tipos de buscas rio suáElementos Informativos: ‣U‣Nº do Documento(atribuído pelo Emissor ou Receptor)‣Data‣Local e Procedência‣Nome do Receptor ou Destinatário‣Objeto ou Tema Específico do Documento 19
    52. 52. Classificação e Ordenação nos Arquivos Correntes‣* Classificação: Classificados durante a tramitação (entrada ou saída).‣* Ordenação: deve servir as buscas do usuário, mas também aoprocesso de avaliação. 20
    53. 53. Classificação e Ordenação nos Arquivos Correntes‣Prepara para integração com os demaisdocumentos.‣Auxilia na atualização do plano de classificação.‣Instrumentaliza a gestão de documentos.‣* Classificação: Classificados durante a tramitação (entrada ou saída).‣* Ordenação: deve servir as buscas do usuário, mas também aoprocesso de avaliação. 20
    54. 54. Classificação e Ordenação nos Arquivos Permanentes 21
    55. 55. Classificação e Ordenação nos Arquivos Permanentes‣Classificação: Caso essa tenha sido feita na fasecorrente, deve apenas passar por revisão eadaptação.‣Ordenação: Somente sofrerá adaptação se foraberto à consulta pública. Assim há, também, aopção de elaboração de instrumentos depesquisa. 21
    56. 56. Arranjo Exemplo (Cúria)Registro Cúria Registro Paróquia Paróquia 173 1 C 201 1 A 209 2 C 245 2 B 254 1 B 276 2 A 289 3 C 308 3 A 337 3 B 22
    57. 57. Arranjo Exemplo (Cúria)Recomendado Paróquia Registro Paróquia Registro Cúria A 1 201 A 2 276 A 3 308 B 1 254 B 2 245 B 3 337 C 1 173 C 2 209 C 3 289 23
    58. 58. Surpresa + = JaniceGonçalves 24
    59. 59. Video 25
    60. 60. Video 25
    61. 61. Questões 26
    62. 62. FIM27
    63. 63. FIM 27

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