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ARQUIVOS EMPRESARIAIS E PESSOAIS Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação Formação Avançada em Arquivo Dr. Carlos Mendes

INTRODUÇÃO Este trabalho académico é realizado no âmbito da disciplina Formação Avançada em Arquivo, leccionada na Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão (ESEIG) pelo Dr. Carlos Mendes. Para a realização deste trabalho orientamo-nos pelas questões definidas pelo docente da disciplina, onde para tal, optamos por estruturar o trabalho em dois capítulos. No primeiro capítulo, efectuamos a caracterização dos arquivos de empresas, e dos arquivos pessoais, mencionando o percurso histórico, a sua legislação/regulamentação, a sua tipologia documental, bem como a organização e a classificação do arquivo. Quanto ao segundo capítulo, efectuamos a avaliação e a selecção para procedermos à eliminação. Criando desta forma uma tabela de selecção, onde referimos as séries e subséries, que vamos eliminar, tendo em conta o quadro de classificação mencionado no trabalho anterior. 19-11-2010

19-11-2010 ARQUIVOS DAS EMPRESAS

QUANTO AOS ARQUIVOS DAS EMPRESAS, DEPARAMO-NOS QUE SÃO BASTANTE ESCASSOS OS ARQUIVOS QUE REMONTAM AO ANTIGO REGIME . 1.1.1 O arquivo da Companhia Geral do Grão-Pará e Maranhão; 19-11-2010 1.1.2 O arquivo da Companhia Geral e de Pernambuco e Paraíba; 1.1.3 O arquivo da Companhia Geral da Agricultura das Vinhas do Alto Douro.

1.1.1 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL DO GRÃO-PARÁ E MARANHÃO (1/4) Percurso Histórico (1/2) Surgiu com a iniciativa de um grupo de homens, relativamente às praças de Lisboa e do Porto. Esta companhia possuía um monopólio da navegação, tinha um comércio por grosso e escravos das capitanias brasileiras do Grão-Pará e do Maranhão, tudo isto num contrato de vinte anos. 1755 Provocando a mudança da Companhia para um local na Boa Vista, junto à Casa da Moeda. Já no século XIX, a Junta Liquidatária, mudou várias vezes de instalações, onde por fim, em 7 de Dezembro 1914 “os seus Arquivos e papéis foram transportados em carroças e sacas para a ex-capela de Santa Luzia, aplicada a depósito dos Próprios Nacionais, onde permaneceram, até à criação do Arquivo Histórico do Ministério das Finanças”, onde foram incorporados. 19-11-2010

Percurso Histórico (2/2) Este arquivo não foi totalmente incorporado no Arquivo Histórico do Ministério das Finanças (actualmente integrado na Torre do Tombo). Francisco Trancoso referiu os estragos que o cartório sofreu, devido aos assaltos e às destruições provocadas pela impopularidade das tentativas de cobrança das velhas dívidas. Desta forma, verificaram-se significativas lacunas em variadas séries, sobretudo nas originárias da administração do Pará e Maranhão. Curiosidade: Este arquivo foi integrado no património arquivístico do Estado. 1.1.1 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL DO GRÃO-PARÁ E MARANHÃO (2/4) 19-11-2010

Legislação/regulamentação A criação do arquivo da Companhia Geral do Grão-Pará e Maranhão foi submetida à apreciação do rei para um projecto de estatutos, que foi aprovado a 7 de Junho de 1755 pelo Alvará Régio. A 5 de Janeiro de 1778, D. Maria I, declara livre o comércio das capitanias sujeitas aos contratos, extinguindo desta forma o monopólio da Companhia. Com tal “notificação” a companhia entrou completamente em declínio, iniciando o processo de liquidação que se veio a arrastar até 1914. Tipologia Documental Devido ao inventário publicado por Francisco Trancoso que podemos conhecer o tipo de documentação que perdurou. Infelizmente, não é evidente a estrutura orgânico-funcional do arquivo, pois as séries não são enquadradas nas respectivas secções orgânicas, sendo antes organizadas por ordem cronológica, independentemente do serviço que lhes deu origem. 1.1.1 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL DO GRÃO-PARÁ E MARANHÃO (3/4) 19-11-2010

Organização e classificação A documentação deste arquivo estava ordenada cronologicamente. Instrumentos de Acesso Não é possível saber se existiam instrumentos de acesso à informação, apenas verificamos algumas referências a livros de “registos” de vários tipos. 1.1.1 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL DO GRÃO-PARÁ E MARANHÃO (4/4) 19-11-2010

1.1.2 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL E DE PERNAMBUCO E PARAÍBA (1/2) Percurso Histórico Este arquivo surgiu quatro anos após a criação da Companhia do Grão-Pará e Maranhão. O que aconteceu com o arquivo da Companhia Geral do Grão-Pará e Maranhão também sucedeu à Companhia Geral e de Pernambuco e Paraíba, pois também entrou em decadência e consequentemente em processo de liquidação, juntamente com a Companhia do Grão-Pará e Maranhão. Durante o período em que decorreu a liquidação da Companhia anterior, o mesmo aplica-se a esta. Ambas as Companhias foram simultaneamente transferidas para o depósito dos Próprios Nacionais e daí para o Arquivo Histórico do Ministério das Finanças. Este arquivo também sofreu alguns danos. 19-11-2010

Legislação/regulamentação O estatuto da Companhia Geral e de Pernambuco e Paraíba, foi aprovado pelo Alvará Régio de 13 de Agosto de 1759, iniciando a sua actividade na navegação e no comércio. Tipologia Documental Quanto ao Arquivo Histórico do Ministério do Equipamento, do Planeamento e da Administração do Território, abrange documentos dos anos de 1760 a 1807, é sendo igualmente descrita e de forma muito abreviada, no Roteiro de fontes da História Portuguesa Contemporânea. Organização e classificação Relativamente à estrutura e classificação do arquivo não foi encontrada qualquer tipo de informação. Instrumentos de Acesso Tal como na Companhia anterior, não é possível saber se existiam instrumentos de acesso à informação. Apenas verificamos a existência de vários “registos”. 1.1.2 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL E DE PERNAMBUCO E PARAÍBA (2/2) 19-11-2010

1.1.3 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL DA AGRICULTURA DAS VINHAS DO ALTO DOURO (1/2) Fundado em 1756 no Porto, por lavradores do Douro e por alguns comerciantes da cidade. Importância notória, devido aos inúmeros privilégios que auferiu. Não tinha qualquer participação da Fazenda Real. Preservada, conservando-se a sua actividade comercial, no sector do Vinho do Porto. Desde 1756 até 2010 Existe um acervo complexo com uma quantidade vasta de documentação incorporada neste arquivo, em condições minimamente adequadas. 19-11-2010 Principal Objectivo

Este arquivo, muitas das vezes é aberto à consulta de investigadores, não sendo, contudo, até ao momento, objecto de um estudo susceptível de o dar a conhecer. 1.1.3 O ARQUIVO DA COMPANHIA GERAL DA AGRICULTURA DAS VINHAS DO ALTO DOURO (2/2) 19-11-2010 No Arquivo Distrital do Porto existe alguma documentação proveniente do arquivo desta Companhia, a qual é referenciada no “guia do arquivo”, editado em 1993 .

1.2. ARQUIVOS PESSOAIS (1/5) Percurso Histórico O valor informativo dos arquivos pessoais só foi reconhecido muito recentemente não se conservou antigos arquivos É natural que ainda existam variados arquivos pessoais na posse de particulares, que herdaram esses mesmos arquivos dos seus antecedentes. a sua existência permanece no domínio do desconhecido No Arquivo da Torre do Tombo foram depositados alguns destes arquivos, em vários momentos do século XIX , quase sempre provenientes de arquivos de famílias e não de pessoas individuais. No caso do arquivo de António de Saldanha da Gama , nos anos de 1825 e 1826, existe documentação de 1778 a 1839 . 19-11-2010

Legislação/regulamentação Decreto de 15 de Dezembro de 1788 Decreto de 20 de Junho de 1822 Decreto de 2 de Agosto de 1843 Decreto de 19 de Agosto de 1859 Decreto de 17 de Setembro de 1885 Decreto de 29 de Dezembro de 1887 Decreto-Lei nº 447/88, de 10 de Dezembro de 1988 Diploma de 1965 Decreto-Lei nº 247/9, de Junho de Decreto-Lei nº 121/92, de Julho de 1992 Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro de 1993 Decreto-Lei nº 60/97, de 20 de Março de 1997 Decreto-lei nº 372/98, de 23 de Novembro de 1998 1.2. ARQUIVOS PESSOAIS (2/5) 19-11-2010

Tipologia Documental Na Biblioteca Nacional guardavam-se 76 parcelas de vários arquivos de personalidades ligadas a diversos sectores de actividade, de épocas anteriores a 1820. No século XIII surge um cartulário (é um registo de cartas do cartório) referente aos bens de um senhorio, pertença de D. João de Aboim, rico-homem e mordomo-mor de D. Afonso III, designado por D. João de Portel. Este cartulário encontra-se neste arquivo pelo menos desde 1529, como sendo a única peça. Ainda no Arquivo Distrital do Porto existem cerca de 14 fundos com datas de 1614 – 1997, fundos como João Allen, José A. Castro Moreira, Joaquim Leorne, Vitor Ranita, etc. Arquivos de Pessoas Singulares Fundos Relacionados: Adília Mendes; Albino Soares Pinto dos Reis Júnior; António de Saldanha da Gama; Arquivo Burnay; Augusto Rosa; Ávila e Bolama; Barão de Sarmento; Cartas a D. João de Castro; Cartas de Eça de Queirós; etc. 1.2. ARQUIVOS PESSOAIS (3/5) 19-11-2010

Organização e classificação Escassez da documentação Faz com que não seja permitido uma análise caracterizadora. A simplicidade da estrutura orgânica leva a que a organização destes arquivos seja pouco complexa . Contudo, há sempre elementos de carácter organizativo que têm como objectivo tornar mais fácil o acesso e a pesquisa da informação. Qualquer arquivo possui os vários tipos de documentos por ordenação: Cronológica, Alfabética, Temática . Ou sob qualquer outro critério, que denuncia logo a existência de uma classificação, mas os arquivos pessoais que chegaram até hoje não têm sido devidamente estudados não sendo possível adiantar muito mais relativamente aos mesmos. 1.2. ARQUIVOS PESSOAIS (4/5) 19-11-2010

Instrumentos de Acesso Quanto aos instrumentos de acesso à informação referentes aos Arquivos pessoais são: Quadro orgânico - funcional para contextualizar a informação e os planos de classificação; Catálogos; Índices; Indexação com elaboração de thesaurus para abrir, o mais possível e em profundidade, os conteúdos aos utilizadores. Arquivos de família Arquivos pessoais 1.2. ARQUIVOS PESSOAIS (5/5) 19-11-2010

19-11-2010 CAPÍTULO 2 CASO PRÁTICO

2. CASO PRÁTICO Devido ao aumento do crescente volume de informação produzida e recebida, subsiste o problema da avaliação e da selecção documental, relativamente ao arquivo do grupo 1. Actualmente é praticamente impossível podermos conservar todos os documentos devido a alguns factores, nomeadamente: Falta de espaço e uma acumulação dos documentos; Tratamento documental vagaroso e complicado; Dificuldades no acesso à documentação; Extravio de informação. 19-11-2010

TABELA DE SELECÇÃO DO FUNDO DO GRUPO 1 1989 - 2010 19-11-2010 Nº de Ref. Cód. Classificação Área Funcional Séries e Subséries documentais Prazos de Conservação Administrativa (Anos) Destino Final Observações 1 A/001/01 Lazer Fotografias de Aniversários 10 C 2 A/001/02 Lazer Fotografias da Páscoa 10 C 3 A/001/03 Lazer Fotografias do Natal 10 C 4 A/001/04 Lazer Fotografias do Carnaval 10 C 5 A/001/05 Lazer Fotografias das Férias 10 C 6 A/001/06 Lazer Fotografias dos Jantares 10 C 7 B/A/001/01 Gestão Administrativa Facturas de Luz 10 E É um processo de despesas. 8 B/A/001/02 Gestão Administrativa Facturas de Água 10 E É um processo de despesas. 9 B/A/001/03 Gestão Administrativa Facturas de Internet 10 E É um processo de despesas.

CONT. - TABELA DE SELECÇÃO DO FUNDO DO GRUPO 1 1989 - 2010 19-11-2010 Nº de Ref. Cód. Classificação Área Funcional Séries e Subséries documentais Prazos de Conservação Administrativa (Anos) Destino Final Observações 12 B/B/001 Gestão Administrativa Cartas 5 E Pertence à correspondência expedida 13 C/A/001 Gestão Financeira Contas 10 E É um processo de gestão orçamental 14 C/B/001 Gestão Financeira Reclamações 5 CP* * Mediante a resolução do problema 15 C/B/002 Gestão Financeira Registo de Movimentos Bancários 10 CP É um processo de prestação de contas 16 C/B/003/01 Gestão Financeira Recibos de Alimentação 1 E 17 C/B/003/02 Gestão Financeira Recibos de Consultas Médicas 2 CP 18 C/B/003/03 Gestão Financeira Recibos de Vestuário 2 E

CONT. - TABELA DE SELECÇÃO DO FUNDO DO GRUPO 1 1989 - 2010 19-11-2010 Nº de Ref. Cód. Classificação Área Funcional Séries e Subséries documentais Prazos de Conservação Administrativa (Anos) Destino Final Observações 19 C/B/003/04 Gestão Financeira Recibos de Calçado 2 E 20 C/B/003/05 Gestão Financeira Recibos de Mobiliário 5 CP 21 C/B/004 Gestão Financeira Declarações Fiscais (IRS) 10 E 22 C/B/005 Gestão Financeira Despesas 10 E É um processo de despesas 23 D/001 Formação Conjunto de diplomas e certificados de formação pessoal 10 C

ELIMINAÇÃO A eliminação dos documentos/informação constitui um acto de abate patrimonial, deverá portanto ficar registado em auto de eliminação, que dela fará prova documental. 19-11-2010

CONCLUSÃO A concepção deste trabalho teve por base o facto de a gestão arquivística permitir o controlo e o acesso de informações relevantes, através de procedimentos como a classificação e avaliação dos documentos. A informação é transformada em conhecimento e permite a tomada de decisão e uma vantagem competitiva. O profissional arquivista é o principal interveniente na implementação de procedimentos como a classificação, avaliação, difusão, distribuição e controlo dos documentos, devendo assim, estar sempre presente nos sectores da instituição. Deve ainda levar em conta, os procedimentos de classificação e avaliação, até aos arquivos correntes, pois é aqui que se inicia o tratamento arquivístico. Se não utilizarmos estes “aspectos”, não conseguimos garantir a gestão da informação, o que para tal deve ser complementado com outras actividades, como a normalização, na criação de documentos, o controlo sobre as cópias e a incorporação de normas. Por outro lado, o arquivista deve também integrar no seu conhecimento o uso de outras ciências, para facilitar a utilização da comunicação, como por exemplo a informática e a comunicação. Para executarmos um processo de avaliação e selecção devemos ter em atenção a teoria das três idades (activa, semi-activa e inactiva) contribuindo assim para uma melhor gestão e preservação do património arquivístico. Na avaliação documental, é atribuído um valor, legal, jurídico, administrativo, fiscal, informativo ou histórico, sendo criadas tabelas onde se estabelecem os prazos de conservação e destino final (eliminação, conservação ou conservação parcial). Este método permite controlar o volume da informação, a sua localização, a responsabilidade atribuída e por outro lado a sua racionalização bem como controlar a economia de custos. Desta forma, obtemos uma conclusão crítica e construtiva, sobre a importância do valor da informação.

BIBLIOGRAFIA Imagem Empresas [Em Linha]. [Consult. 10 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://www.guiadacarreira.com.br/wp-content/uploads/2009/11/administracao-de-empresas.jpg> Imagem Empresas [Em Linha]. [Consult. 10 Dez 2010] Disponível em WWW: URL:<http://flammarion.files.wordpress.com/2009/05/programa-de-incubacao-de-empresas-sebrae.jpg> Imagem Arquivos de Empresas [Em Linha]. [Consult. 10 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://s3.amazonaws.com/pixmac-preview/business-office-cartoons.jpg> Imagem Arquivos Pessoais [Em Linha]. [Consult. 10 Dez 2010] Disponível em WWW: URL:<http://aderivaldo23.files.wordpress.com/2008/09/arquivo-4.jpg> Imagem Investigadora [Em Linha]. [Consult. 10 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://www.thoss.co.th/archive/93/detective.gif> RIBEIRO, Fernanda – O acesso à informação nos arquivos. Vol. I – Vol. II – o acesso à informação no quadro de desenvolvimento dos arquivos em Portugal. Porto: fundação Calouste Gulbenkian e Fundação para a Ciência e a Tecnologia, 2003. Grupos de Arquivos [Em Linha]. [Consult. 8 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://www.adporto.pt/index.php?option=com_content&task=blogcategory&id=18&Itemid=92> Cruzado [Em Linha]. [Consult. 8 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://pt.wikipedia.org/wiki/Cruzado> Beneplácito [Em Linha]. [Consult. 8 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://pt.wiktionary.org/wiki/benepl%C3%A1cito> MAIO, Vânia - Arquivo da Casa dos Barros. Porto, 2009 [Em Linha]. [Consult 10 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://repositorio-aberto.up.pt/bitstream/10216/20192/2/mestvaniamaioarquivo000084620.pdf> Arquivos de Pessoas e Singulares [Em Linha]. [Consult. 9 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://www.aatt.org/site/index.php?op=Nucleo&id=1570> Instrumentos de acesso de arquivos de família [Em Linha]. [Consult. 9 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo2231.PDF> Instrumentos de acesso de arquivos pessoais [Em Linha]. [Consult. 9 Dez 2010] Disponível em WWW: URL: <http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo2251.PDF> 19-11-2010

FIM OBRIGADA PELA ATENÇÃO  Trabalho realizado por: Cristiana Ribeiro nº 9080101 Maria José Marques nº 9080316 Márcio Monteiro nº 9070131 Tânia Duarte nº 9080140 19-11-2010

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