Das práticas, tecnologia e inovação às formas de contratação, dicas de implantação e lições aprendidas, o objetivo da Série "Encontros On-line" é disseminar, num evento pragmático e de curtíssima duração, um resumo de "como efetivamente fazer" a mudança, trazendo inspiração para que servidores empreendedores e engajados como você repliquem em suas organizações projetos que funcionam. Tema inaugural: Soluções de Webconferencing - a experiência Finep na seleção, contratação e uso: Vantagens, Benefícios e Lições Aprendidas. Veja como como reduzir custos de passagens e hospedagens, promover ações de divulgação, aumentar a produtividade e integração de equipes geograficamente dispersas e contribuir para as frentes de capacitação empreendidas por Universidades Corporativas ou outras unidades responsáveis pelo treinamento. E mais: -Uma análise sobre a Indústria da Solução -Principais requisitos funcionais -Valores envolvidos -Tipos de licença -Etapas de implantação

1. Soluções de Webconferencing - a experiência
Finep na seleção, contratação e uso:
Vantagens, Benefícios e Lições Aprendidas.
Roberto Chiacchio
Data: 15/08/2016

2. AGENDA
 O Problema
 Objetivo
 O que é Web Conferencing?
 Características e Benefícios de Soluções Web Conferencing
 A Indústria de Web Conferencing: principais empresas e
Soluções
 Escopo, Prazo e Custos
 Lições Aprendidas

3. Roberto Chiacchio
 Engenheiro Eletricista, M.Sc. Engenharia Transportes (UFRJ); Pós-
Graduação em Engenharia Produção (UFRJ); Certificações PMP e CBPP
 Delegado Regional RJ da ABPMP - Association of Business Process
Management Professionals
 Analista na Finep desde 2001
 Mais de 15 anos de vivência em projetos corporativos, envolvendo:
 Modelagem e redesenho de processos de negócios
 Reestruturação Organizacional
 Seleção e implementação de Soluções de TI
 Condução de licitações de médio e grande porte voltados à
Contratação de Consultorias e Soluções de TI

4. O Problema
 Grande volume de interações presenciais entre Finep e seus Clientes, Parceiros e outros
entes, que poderiam ser parcialmente substituídas por interações on-line;
 A necessidade de:
 perseguir a redução de custos, o aumento de produtividade e otimização do
tempo e energia de Analistas e Executivos, minimizando deslocamentos e suas
preparações;
 imprimir maior velocidade decisória, de comunicação e de elucidação de
questões, por meio de uso de tecnologias já maduras, capazes de agrupar
pessoas geograficamente dispersas, permitindo ampla colaboração em tempo real;
 um sistema de apresentação corporativa em massa, para toda a Finep, e que
permita interação em tempo real.

5. Objetivo do Projeto
Introduzir soluções de colaboração em tempo real na
Finep, permitindo reuniões on-line e webinars por meio
de qualquer dispositivo conectado à Internet (PC,
Smartphones, Tablets).

6. O que é Web Conferencing?
“Web Conferencing é uma solução de
colaboração em tempo real baseada em
internet que suporta interações entre
participantes em múltiplos formatos de
encontros. Os tipos de encontros incluem
reuniões colaborativas, webinars e
treinamentos.”
(Gartner, 2014)

9. Tipos
Comparação de
diferentes tipos
Soluções Web
Conferencing
Principais Requisitos Funcionais

10. Meetings Webinars Trainings
50 10.000 200

11. Meetings Webinars Traininings

12. Meetings Webinars Traininings

13. Usabilidade!

14. A Indústria - Principais Players
Gartner's Magic Quadrant for Web Conferencing (2015)
A Indústria tem
organizações de peso...

15. Players
...com novos entrantes
com grande
competência e rápido
crescimento.

16. Principais Benefícios e Aplicações
• Apoio ao esforço de prospecção e fomento da Finep
• Discussão, construção e alteração de contratos e documentos técnicos e
administrativos com Clientes, Fornecedores, Parceiros e Órgãos de Governo
• Possibilidade de visitas técnicas virtuais ao Cliente, via Smartphones/Tablets,
onde o Cliente apresentaria instalações e protótipos
• Logística acelerada para Palestras de Especialistas de renome nacional e
internacional
• Promoção de Webinars abertos à comunidade científica e empresarial e à
sociedade (puramente virtuais ou híbridos)
• Apresentação e discussão em massa de editais (consultas públicas)
• Treinamento e Help-Desk para Clientes e Parceiros
• Embrião para a construção de um ambiente de colaboração on-line que favoreça
a discussão do tele-trabalho e Commuter Hubs
• Reforço à marca de Agência de Inovação, trazendo um traço de modernidade

17. • Potencial de redução de custos de viagem (Finep 2015: R$ 3.9 milhões)
• Encontros a qualquer hora, em qualquer lugar, em qualquer dispositivo
• Reuniões de Trabalho e Treinamentos de pequena escala conduzidos em tempo real
e total interatividade
• Eliminação de barreiras geográficas para equipes que trabalham em projetos ou
processos de negócio específicos
• Otimização do uso de salas e auditórios para eventos presenciais - encontros
entre colegas no mesmo prédio
• Conceito diferenciado de licença: 1 apresentador -> n participantes (instalação
“Client”)
• Aumento de produtividade
• ROI ligeiro
• Comunicação Corporativa: pronunciamentos
• Eliminação de custos de contratação de serviços de streaming e gravação de vídeo
Principais Benefícios e Aplicações

18. Escopo (EAP - Estrutura Analítica de Projeto)
Implantação
Web
Conferencing
Gerenciamento
do Projeto
Seleção
Ferramenta
Aquisição
Acesso (Saas) e
Configurações
Testes Finais Implantação Encerramento
• Termo de Abertura
• Plano de Projeto
• Monitoramento e
Controle
• Coleta de Estudos
Gartner e similares
• Testes versões
demo das soluções
pré-selecionadas
• Definição de
requisitos
• Short list das
Soluções elegíveis
• Definição do nº e
tipo de licenças
• RFQ
• Seleção método de
aquisição com
Justificativa
• Aquisição e
pagamento de
licenças, conforme
rito
• Aquisição de
Webcams e cabos
USB extensores por
Dispensa
• Definição de nomes
das contas
• Adaptação para
identidade visual
Finep
• Modelos de Alertas e
Mensagens
• Testes pré-produção
• Piloto e Ajustes
• Manuais de Usuário
e Administradores
• Definição de
responsáveis pelas
contas e
agendamentos
• Atualização do
Cadastro de
Serviços e SLA´s
• Treinamento de
Técnicos e de
Analistas TI
• Treinamento de
Usuários-Chave
• Campanha,
Lançamento e Go
Live!
• Operação Assistida -
30 dias
• Lições aprendidas
• Celebração

19. Prazo

20. Consolidação Preços (US$/licença/ano*)
MEETINGS
WEBINARS (1.000 participantes)
3.588,00
468,00
N/D
468,00
5.500,00
500,00
3.549,90
149,90
(Cotações obtidas nos sites das empresas)

21. Custos Globais (final)
 6 licenças simples (PRO) para Reuniões on-Line (Presidência e Diretorias): (4 x 99,90) + (2
x free) = US$ 399,60/ano
 1 licença add-on para Webinars 1.000 pessoas: 1 x US$ 2.550 = US$ 2.550,00/ano
TOTAL GERAL BRUTO, com
impostos:
US$ 3.687,00
R$ 12.422,98
DISPENSA DE
LICITAÇÃO
Desconto de 30%
na cotação
original!

22. Lições aprendidas
 O óbvio: Patrocínio (TI, Diretores)
 Tratar como um Projeto (Designações, escopo, orçamento, prazos,
etc)
 Buscar avaliações em referências especializadas (Gartner, Forrester,
Ovum, etc.)
 Empreender POC´s intensas (Provas de Conceito)
 Nada de Soluções mais ou menos - as melhores, SEMPRE!
 Começar pequeno (poucas licenças) para implementar velozmente
e criar ímpeto
 Comunicar, comunicar, comunicar: matérias, treinamentos,
apresentações “viscerais”, na ferramenta.

23. Comunicação intensa: “Como reservar um link”

24. Vamos brincar?

25. Obrigado!
Roberto Chiacchio
rchiac@finep.gov.br
21 2555-0251
Ressalva: as idéias e opiniões contidas neste documento, inclusive aquelas que forem expostas verbalmente em
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