1) O documento discute o histórico e evolução dos escritórios e equipamentos de escritório, desde encontros iniciais para compartilhar ideias até equipamentos modernos. 2) É descrito equipamento fixo como impressoras e equipamento móvel como notebooks e PDAs que permitiram acesso remoto à informação. 3) O futuro dos escritórios é previsto como mais flexível e descentralizado, com ferramentas sem fio que combinam funções e software avançado.

1. O escritório do presente

2. O mobiliário de Escritório Começou com um encontro de várias pessoas, reunidas com o intuito de associar um conjunto de ideias, formadas através dos processos e eventos relacionados com o ramo dos móveis para gabinetes de trabalho decorridos no passado.

3. Equipamento “Fixo”Uma impressora ou dispositivo de impressão é um periférico que, quando conectado a um computador ou a uma rede de computadores, tem a função de dispositivo de saída, imprimir textos, gráficos ou qualquer outro resultado de uma aplicação

4. Equipamento “Móvel”Os micros portáteis modernos ou são muitíssimos menores e mais leves que o “NEC Ultralite” (o que cunhou o nome “notebook”, por serem mais ou menos do tamanho de uma agenda de mão).Nos dias que correm é possível com estes equipamentos ter uma ligação ao escritório mesmo fora dele. Esta situação no passado era impensável, hoje já ninguém prescinde destas “vantagens tecnológicas”.

5. Equipamento “Móvel”PDACom as novas tecnologias podemos ter acesso à Internet, em qualquer lugar, sem ter que recorrer ao computador portátil.Estes equipamentos são utilizados frequentemente por vendedores e comerciais.

6. Mobilidade de InformaçãoCópias de SegurançaDisco Externo:É uma excelente solução para fazer cópias de segurança e/ ou transportar grandes quantidades de informação.Os equipamentos variam de capacidade e funcionalidade.Muitos permitem a ligação da unidade à Internet para que se possa aceder aos dados de qualquer ponto do mundo.A PEN drive apareceu à relativamente pouco tempo, tinha apenas 8MB de capacidade. Era uma revolução, pois tratava-se de um dispositivo de fácil manuseio(muito mais fácil que a disquete) podendo ser carregado para qualquer lugar, e tendo uma boa taxa de transferência.

7. Servidor de FAXCom a popularização da Internet nos anos 2000, um novo serviço aparece no meio das telecomunicações: o fax pela internet, chamado também Internet Fax ou ainda Fax to Mail.O serviço funciona através de um servidor de fax, um software que permite o envio de fax a partir do computador via conexão na Internet.

8. Just another day as an Administrative Assistant!

9. At 8:55 am she gets in the Office

10. At 9:00 am she punches the clock

11. At 9:10 am she checks the diary for appointments

12. She finishes pending tasks.

13. At 9:30 am she checks the emails and answers them

14. She receives clients throughout the day.

15. She sends faxes whenever necessary.

16. She sets up meetings with customers and suppliersShe prepares the administration meetings.

17. Shehas a shortcoffeebreakaround 10:30 am.

18. She sits through meetings, assists whenever necessary and takes notes.

19. She serves coffee to the clients and her superiors.

20. Afterthemeetingsshewritesthe minutes.

21. Sure! How do you feel about trying that new place near the post office?Hi! Do you want to go out for lunch?Shegoes to lunchwithfriends

22. After lunch she goes to the post office to send letters and pick up packages.

23. Shegoes to thefinancedepartment to pay taxes andattend to differentsubjects.

24. She goes to the bank to consult the company accounts, to make deposits and withdrawals.

25. Afteralltheoutsidetasks, shegoesback to theofficeand continues herwork.Sheanswersthephone.

26. She schedules interviews and fills in forms

27. She receives and evaluates curricula vitae

28. She writes letters to the management……and to customers and suppliers.

29. She has a break for a coffee and a snack in the middle of the afternoon.

30. She controls the workers assiduity

31. Shemakesphonecalls to clientsandsuppliers

32. Shemakesorders…… andpicksthemup.

33. She makesdevolutions.

34. She plans business travels... ...and prepares events.

35. She writes contracts for new workers, clients and suppliers.

36. She does invoicing and accounting.

37. She confers invoices and payment orders and writes the cheques to pay workers, clients and suppliers.

38. She organizes the clients archives.

39. She closes the door at seven o’clock and goes home

40. When the administrative assistant can’t get her shores done, this is what happens!

41. Escritório do futuroO escritório do futuro será mais fluído, descentralizado, e bastante diferente de hoje e o papel dos profissionais secretários também terá uma transformação parecida.

42. Ferramentas de comunicação sem fio miniaturizadas que combinam as funções de computador pessoal, telefone, fax, scanner e câmara, dentro de um outras novas tecnologias serão relevantes no escritório do futuro.1 – Software de reconhecimento sensorial que responde à entrada de dados no formato voz, ou escrita manual, ou impressão digital e até óptico;

43. 2– Software de inteligência artificial avançado que automaticamente scaneará bases de dados para filtrar e recuperar informações;

44. 3– Instrumentos e softwares de computador pessoal, que serão programados para adaptar-se ao estilo específico de trabalho do usuário;único instrumento.Os dez mandamentos do escritório do futuro Dez mandamentos:1ºFlexibilidade

45. 2ºMobilidade

46. 3ºComunicação

47. 4ºIntegração

48. 5ºPrivacidade

49. 6ºBem-estar e qualidade de vida

50. 7ºConhecimento

51. 8ºAgilidade