guia-definitivo-gestao-financeira-varejo.pdf

Gestão
Financeira
Guia Definitivo de
no Varejo

1. Introdução ...................................................................................
2. Gestão Financeira ......................................................................
3. Fechamento de Caixa ................................................................
1. Convênios .......................................................................
4. Contas a Pagar ...........................................................................
5. Contas a Receber .......................................................................
6. Controle Bancário .......................................................................
7. EDI (Eletronic Data Interchange) ................................................
1. EDI de Pagamento ...........................................................
1. EDI de Cobrança ..............................................................
2. EDI de Cartões .................................................................
3. EDI Bancário ....................................................................
8. Controle e Resultados .................................................................
1. Fluxo de Caixa ..................................................................
2. Centro de Resultados .......................................................
3. Aging List .........................................................................
9. Conclusão ...................................................................................
10. Plus ............................................................................................
1. Como Gerenciar Despesas Fixas e Variáveis ..................
2. Erros Mais Comuns da Gestão Financeira .......................
3. Dicas Para Controlar Finanças .........................................
11. Referências ...............................................................................
SUMÁRIO
03
04
07
09
11
13
16
17
18
19
20
21
22
22
24
25
26
27
27
29
32
34

Introdução
A partir disso, ele deverá cuidar para que a empresa tenha
sempreocapitaldegironecessárioparamanterasatividadese
para manter a empresa em constante crescimento, garantindo
também um bom retorno dos investimentos de forma que
proporcione uma boa posição para a empresa no mercado.
Por todos esses motivos, uma gestão financeira de qualidade
é primordial. Pensando nisso, criamos esse e-book com
as melhores publicações do nosso blog, com diversas
informações e melhores práticas para auxiliar você a
desenvolver uma gestão financeira descomplicada na sua
empresa.
Esse e-book foi desenvolvido para você que é gestor,
empreendedor, profissional do setor financeiro ou que
pretende se profissionalizar na área de gestão financeira. O
intuito é oferecer um guia completo para você estabelecer
com sucesso uma boa gestão financeira no seu negócio.
Esperamos que você goste e faguardamos o seu feedback.
A gestão financeira pode ser considerada um combustível para
o bom funcionamento da empresa, fornecendo recursos para
suprirosdemaissetoresdaorganização.Elavisaocontroledas
entradas e saídas de capital, evitando gastos desnecessários
e maximizando os lucros, fazendo assim com que a empresa
cresça sustentavelmente.
O maior objetivo da gestão financeira é maximizar os lucros,
e consequentemente, o valor de mercado do capital da
empresa. Para isso, entretanto, algumas outras preocupações
são necessárias, como: manter a empresa em constante
liquidez controlando regularmente os fluxos de entrada e
saída, possibilitando inclusive uma previsão de como estará a
situaçãofuturadasfinançasparaquesejamtomadasmedidas
preventivas, evitando surpresas desagradáveis.
Neste contexto, os objetivos de um gestor financeiro devem,
antes de tudo, estar alinhados com a diretoria e acionistas.
Sendo assim, mais fácil traçar metas financeiras para que
esses objetivos sejam alcançados.
03 Gestão Financeira

Gestão
Financeira
O papel da gestão financeira envolve
principalmente a análise de dados e
as tomadas de decisões. E entender o
desempenho financeiro da sua empresa
é algo de grande importância para se fazer
planejamentos e assim, estar sempre um
passo à frente nas estratégias de negócio.
A gestão financeira é feita através de um
ciclo constante que se dá basicamente
através dos seguintes passos: registrar,
analisar, realizar e planejar.

Gestão Financeira
REGISTRAR
Uma boa gestão financeira começa através
do registro de todas as movimentações. Esse
processopodeparecertrabalhosoeexigemuita
disciplina, porém é muito importante porque
é este o passo que fornecerá as informações
necessárias para os seguintes passos. Quanto
mais detalhados forem os registros, melhor
será a visualização exata do fluxo do dinheiro
da empresa, isto é, de onde ele vem e para onde
ele vai.
Dados importantes que devem ser registrados:
Contas a Pagar
Pagamentos a prazo, despesas recorrentes
(água, luz, etc);
Contas a Receber
Recebíveis a longo prazo, receitas, etc;
Caixa
Registro de toda a movimentação de entrada e
saída de dinheiro realizada no dia;
Banco
Registro de movimentações bancárias do dia,
conta corrente, taxas bancárias, transferências,
entre outros.
ANALISAR
Uma vez que você tenha todos os registros
de movimentações, é possível observar
o comportamento do dinheiro e com
isso identificar problemas como gastos
desnecessários, assim como identificar onde
os lucros são gerados. A principal ferramenta
para análise é o fluxo de caixa, que mostra
todas as movimentações de entrada e saída
passadas e até mesmo futuras, podendo
ainda classificá-las por períodos ou por tipos
de movimentações, que podem facilitar a
análise fornecendo um nível mais detalhado
de informação. Com base nesta análise, será
possível tomar decisões estratégicas para
otimizar as finanças. A análise correta somada
ao registro regular das movimentações
também ajuda a evitar surpresas, permitindo
que o gestor se antecipe à possíveis problemas
ou evitar um desperdício. Dados importantes
que podem ser analisados nesta etapa:
Crédito e Cobrança
Pagamentos e recebimentos de longo prazo,
empréstimos tomados ou concedidos, políticas
de cobrança, etc;
Aplicação de Recursos Financeiros
Análise da necessidade de obter recursos
financeiros como empréstimos e análise de
melhores opções de investimentos.
1 2

PLANEJAR
Após realizar as medidas necessárias para as
questões mais imediatas, é possível dar início a
planejamentos estratégicos de prazos maiores
tendo como base o objetivo da empresa,
levando em conta onde a empresa deseja estar
em um determinado tempo.
Neste passo, é necessário prever o que
acontecerá futuramente com as finanças
da empresa, tomando como base o
comportamento que foi observado através dos
passos anteriores.
Esse planejamento pode começar tendo em
vista prazos não tão longos e depois aumentar
gradativamente. Esse planejamento definirá
um conjunto de ações ou mudanças a serem
realizadasaolongodoperíodoquefoiplanejado
para atingir um resultado esperado.
Esse ciclo deve se repetir constantemente, sendo que
quanto mais vezes ele for executado, mais precisas
serão as informações e consequentemente, mais
certeirasserãoasdecisõestomadaseosplanejamentos
feitos. Portanto, mais eficiente será a gestão financeira.
O ciclo poderá ser iniciado em qualquer etapa, tendo
sempre em foco a melhoria contínua de suas finanças.
Agora que você já entende a importância da gestão
financeira, vamos nos aprofundar mais em cada um
dos passos deste e-book.
Primeiramente, vamos conhecer melhor o fechamento
de caixa, que é o ponto onde tudo começa na gestão
financeira no varejo.
3
4
REALIZAR
Com base no resultado da análise, é possível
tomar ações preventivas ou corretivas sobre os
problemasencontradosparaevitarperdas,bem
como tomar medidas que otimizem as receitas,
como investimentos. Ou seja, a Realização
consiste em colocar em prática as decisões
que foram tomadas nos passos anteriores para
manter as finanças em dia.
Gestão Financeira

Fechamento
de Caixa
Um dos grandes desafios para empresas do ramo do varejo é garantir a integridade dos valores que são coletados dos caixas e lidar com
possíveis divergências. Para isso, o Fechamento de Caixa é uma atividade extremamente importante no dia-a-dia da loja.
O Fechamento de Caixa consiste, basicamente, em separar e conferir todo o dinheiro que há nos caixas. Essa tarefa deve ser feita todos os dias
ao final do expediente ou na troca de turnos. E ele pode ser realizado de maneira simples através dos seguintes passos:
Abertura
Um caixa sempre deve começar o dia
com um valor baixo em dinheiro que
seráusadoparadartrocosaosclientes
enquanto ainda não há vendas
suficientes. Esse valor é chamado de
“Fundo de Caixa” ou “Fundo de Troco”
e deverá ser devolvido juntamente
com o dinheiro das vendas, cheques,
comprovantes de cartões que serão
retiradosdocaixaatravésdassangrias
e conferidos através dos relatórios.
Conferência
A conferência é feita após o
encerramento das atividades de cada
caixa e consiste em comparar os
valores das sangrias com os valores
que foram registrados ao longo do dia.
Após a conferência, o caixa é fechado,
não sendo possível lançar novos
movimentos para aquele dia. Essa
conferência deve ser feita com muito
cuidado e atenção para identificar
possíveis divergências e tomar
decisões em relação às mesmas antes
de efetuar o fechamento.
Registros de Operações
Todas as operações realizadas no
caixa devem ficar registradas, sendo
elas as vendas através de dinheiro,
cartões de crédito e débito, cheques,
bem como as trocas ou devoluções.
É de extrema importância que todas
essas operações sejam registradas,
pois as mesmas serão comparadas
ao final do expediente com os valores
das sangrias e caso o operador deixe
de registrar alguma operação ou
registre de maneira errada, poderão
haver divergências de valores.

MAS, E QUANDO
OCORREM DIVERGÊNCIAS
DE VALORES NO
FECHAMENTO DE CAIXA?
As divergências de valores são um problema
comum ao realizar o fechamento de caixa.
Essas diferenças podem acontecer por vários
motivos, tais como: troco errado, devoluções
que não foram registradas, erros de sangria,
entre outros. Ao encontrar uma divergência,
essa deverá ser imediatamente verificada para
que sejam tomadas as devidas providências.
Caso o problema tenha sido apenas um erro
de registro, ele poderá ser corrigido antes de
fechar o caixa. Porém, se for comprovado que
o dano foi causado pelo funcionário, a loja tem
o direito de descontar esse valor do mesmo.
Ainda assim, o fechamento do caixa deve ser
exato em seus saldos e movimentações de
caixaeparaqueessasdivergênciassejamnulas
(ou mínimas) é recomendado que a empresa
utilize as seguintes ferramentas:
Um ponto importante que podemos
incluir dentro do fechamento de caixa,
pois gera receita para a empresa, é com
relação aos convênios. Que consiste em
oferecer descontos em produtos da loja
e até facilidades de pagamento aos seus
colaboradoreseassim,garantirestabilidade,
bem estar e um ótimo clima de trabalho na
empresa.
ECF
O ECF é um equipamento de
automação que é homologado
conforme as leis e são capazes de
emitir e controlar documentos de
natureza fiscal, tais como os cupons
fiscais, comprovantes de venda e
diversos relatórios essenciais para a
fiscalização.
Leitura X
A Leitura X é um relatório que lista
todas as operações registradas no
ECF até o momento, seus respectivos
valores e totalizações, sem fazer
nenhuma alteração ou bloqueio no
caixa. É recomendável tirar esse
relatório no começo do expediente,
nas trocas de bobinas e nas sangrias
parciais que podem ser realizadas ao
longo do dia.
Redução Z
O relatório de redução Z mostra
basicamenteosmesmosresultadosda
Leitura X, porém quando esse relatório
é emitido o ECF fica automaticamente
bloqueado até o dia seguinte. Portanto
ele só deve ser emitido após encerrar
as atividades do dia.
Sistemas de Frente de Caixa
Os sistemas de frente de caixa
são importantes ferramentas para
automação do processo de controle
de caixas. Esses sistemas são capazes
de controlar todas as operações dos
ECF’s de maneira automática, como o
registro e armazenamento de cupons,
transações de cartões de crédito e
débito, criação e configuração de
formas de pagamento, controle de
promoções, entre outros.
Além disso, esses sistemas são
capazes de ser integrados com outros
sistemas, permitindo alimentar
os dados do sistema ERP da loja
automaticamente com os dados das
vendas.
Fechamento de Caixa

CONVÊNIOS
Com o constante crescimento no mercado de redes varejistas, uma questão de grande
importância é saber como fidelizar os seus clientes para garantir o aumento das vendas e a
continuidade do seu negócio. Uma das formas de alcançar esse objetivo é o oferecimento de
convênios.
Os convênios podem ser contratos estabelecidos com empresas, por exemplo, que permitem
que os funcionários da mesma façam compras em sua loja obtendo alguns benefícios.
Entre os tipos de convênios oferecidos, podemos destacar três como principais:
Convênio Alimentação
Muitas empresas oferecem cestas
básicas para seus funcionários. Até
pouco tempo atrás o mais comum
era que a empresa fornecesse a cesta
pronta já contendo todos os produtos
em uma caixa, mas isso gerou alguns
problemas com o passar do tempo,
como por exemplo: muitas vezes
o funcionário não gostava de uma
determinada marca, não utilizava
um determinado item da cesta ou
acabava tendo problemas para levar a
cesta para sua casa.
Pensando nisso, muitas empresas
atualmenteoferecemumdeterminado
valor para seus funcionários, através
de cartões, que permite que o próprio
funcionário faça suas compras
conforme o desejado.
Convênio Empresarial
A própria empresa tem suas
necessidades de compra, como
produtos de alimentação, limpeza e
higiene, entre outros.
Essas compras muitas vezes são
grandes devido ao número de
pessoas e podem acontecer com
frequência ao longo do mês. Por isso,
é comum que as empresas procurem
um supermercado que ofereçam
convênios para este tipo de compra
com benefícios para a empresa
também.
Convênio com desconto em folha
Esse tipo de convênio possui o mesmo
princípio do convênio alimentação,
porém o uso de cartões pode gerar
despesas e maior dificuldade de
gerenciamento para a empresa, por
isso, uma outra solução é estabelecer
o convênio com uma loja onde seus
funcionários façam suas compras
e ao final do período a loja fornece
os dados para a empresa que irá
descontar o valor das compras
diretamente na folha de pagamento
dos seus funcionários.
Fechamento de Caixa

Os convênios oferecem diversas vantagens para todos os envolvidos, isto é, para a loja que está oferecendo o convênio, para a empresa que está
contratando e também para as pessoas que irão utilizá-los, veja abaixo algumas dessas vantagens:
PARA A LOJA
Fidelização de clientes: Como os convênios são feitos com a rede, os funcionários da empresa contratante sempre irão fazer suas compras
nas lojas da mesma. Além de ter essas vendas garantidas, os funcionários acabam conhecendo as vantagens oferecidas pela loja, se
habituam a fazer suas compras e muitas vezes acabam dando preferência à loja em suas compras que não estão associadas ao convênio.
Diminuição de inadimplência: como as compras são pagas posteriormente pela empresa, isso diminui casos de inadimplência dos clientes,
bem como de cheques sem fundo, entre outros.
Fluxo de Caixa: Os convênios normalmente terão prazos de pagamentos determinados, com isso, é possível fazer um planejamento com
mais garantias em relação ao fluxo de caixa, pois já é esperada uma receita na data conforme o contrato.
PARA O FUNCIONÁRIO
Escolha de produtos: o funcionário que irá desfrutar do convênio terá a liberdade de escolher produtos da marca desejada, quantidade,
entre outros.
Possibilidade de fazer compras aos poucos: levar uma cesta básica completa para casa pode causar algumas complicações devido ao seu
peso e tamanho. Através dos convênios, o funcionário pode fazer suas compras conforme a necessidade e até mesmo procurar a loja mais
próxima de sua casa.
Participação de promoções do mercado: com os convênios, o funcionário pode aproveitar as promoções do dia e até mesmo fazer economia
no seu limite de crédito, levar mais produtos, etc.
PARA A EMPRESA
Definição de Limites de Créditos e Tipos de Produto: A empresa pode negociar limites de crédito para cada funcionário e os tipos de
produtos que serão permitidos na compra, evitando gastos exorbitantes ou mau uso do benefício por parte dos funcionários.
Descontos diferenciados: A empresa pode garantir mais descontos ou outras vantagens para pagamento através dos convênios.
Eliminação da preocupação com armazenagem e distribuição de cestas básicas: como os funcionários fazem suas próprias compras, a
empresa não tem necessidade de reservar um espaço para armazenar todas as cestas básicas ou gastar tempo de um funcionário para
distribuí-las, garantindo que cada funcionário pegou apenas uma cesta, casos de cestas violadas, etc.
Negociação de prazos: a empresa também pode negociar a melhor data para vencimento da duplicata de pagamento referente às compras
dos seus funcionários, o que também lhe permite fazer um planejamento mais eficiente e evita surpresas desagradáveis no orçamento.
Fechamento de Caixa

Contas a
Pagar
Um controle financeiro eficaz, torna possível avaliar como seu capital rodou no passado e o que está acontecendo no atual momento. E,
para manter uma empresa funcionando, algumas despesas são necessárias, como por exemplo: compras de mercadorias, pagamento
de funcionários, aluguel, energia elétrica, entre outros.
Neste cenário, o controle correto do Contas a Pagar é essencial para manter as contas em dia, além de saber com antecedência qual
valor será necessário ter disponível para cobrir as próximas despesas, seja de um dia ou de um período.
As Contas a Pagar são compromissos assumidos pela empresa, representadas por compra de mercadorias, insumos para a produção,
máquinas, serviços, salários, impostos, aluguel, empréstimos, contribuições, entre outros. O controle das contas a pagar deve ser uma
tarefa cotidiana da empresa, pois normalmente envolve grande quantidade de dinheiro. Dentre as diversas vantagens do controle de
Contas a Pagar podemos destacar os seguintes elementos:
• Identificar todas as obrigações a pagar;
• Não perder o prazo de pagamento, conseguir descontos e não pagar multas.
• Conciliação com os saldos contábeis;
• Fornecer informações para o fluxo de caixa;
• Priorizar pagamentos;
• Verificar as obrigações contratadas e não pagas;
É extremamente importante lembrar que Contas a Pagar são compromissos assumidos com terceiros e que, independentemente da sua
situação financeira, deverão ser pagos de acordo com as datas estipuladas. Por isso, confira algumas dicas para organizar as Contas a Pagar
de sua empresa.

CONHEÇA BEM SUAS DÍVIDAS
O primeiro passo para organizar seu Contas a Pagar é separar
todasasdívidasquesualojapossui.Somentecomessepequeno
passo você já terá uma ideia geral de quão comprometido está
o seu caixa como um todo. Além disso, ainda é importante
organizar as dívidas de acordo com suas datas de pagamento
para não correr o risco de atrasar quitações por puro descuido,
precisando posteriormente lidar com os custos de multas ou
juros.
TRACE UM PLANO
É importante manter um planejamento de recebíveis médio,
garantindo que a vida financeira da loja fique segura. Para isso,
leve em consideração todas as dívidas fixas em um período de
3a12meses.Estasestimativasdarãoumaboaideiasobrecomo
os gastos devem ser mantidos e controlados para diferentes
cenários,ajudandonocontrole.Issosemcontarqueassimvocê
compreenderá quais são as dívidas de curto, médio e longo
prazo.
EVITE PERDER PRAZOS DE PAGAMENTO
Pagamentosematrasopodemserprejudiciaisnãoapenaspara
a saúde da sua loja, mas também para seu funcionamento em
geral. Por isso, procure nunca perder prazos de pagamento,
mantendo-se sempre atento às datas de vencimento. Além
de evitar pagar juros e multas, essa atitude ajuda a manter a
situaçãodatesourariasobcontrole.Nestesentido,aconciliação
bancária é ainda mais útil, já que permite um controle diário.
Com o controle de Contas a Pagar, é possível
gerar informações gerenciais que poderão
ser analisadas posteriormente em relatórios
como o Fluxo de Caixa, desenvolvendo assim
as previsões de pagamento.
Para facilitar o controle das Contas a Pagar,
uma boa prática é utilizar um bom sistema de
gestão* que pode facilitar o processo além de
trazer outros benefícios como a possibilidade
de realizar os pagamentos via EDI - Iremos
explicar mais à frente neste e-book o que é
EDI.
Tão importante quanto ter o controle do
Contas a Pagar é ter bem organizado o
Contas a Receber, que são as obrigações
que pessoas ou outras empresas assumiram
com a sua organização.
* O Bluesoft ERP possui hoje diversas soluções para
otimizar a sua gestão financeira. Conheça mais sobre o
nosso sistema em www.bluesoft.com.br.
Contas a Pagar

Contas a
Receber
Atualmente, as vendas a prazo como cartões de crédito, boletos
bancários e crediários são muito difundidas entre clientes devido
a sua comodidade.
Com este cenário, o Contas a Receber é um controle essencial,
uma vez que deixar de receber as vendas ou realizar cobranças
na data ou valores errados pode ser altamente prejudicial para a
saúde financeira da empresa.
Com o Contas a Receber, é possível controlar atrasos e
inadimplências dos clientes, ter o controle exato de valores
recebíveis a curto e longo prazo e gerar informações gerenciais
que serão posteriormente analisadas em relatórios como o fluxo
de caixa, permitindo a tomada de diversas decisões.
As Contas a Receber, normalmente, são oriundas de vendas ou
prestações de serviços, porém em alguns casos que podem surgir
de outros tipos de receitas, como por exemplo: empréstimos
concedidos ou devoluções de compras a fornecedores.
Uma boa forma de controlar as Contas a Receber e mantê-las em
dia, é utilizando um bom software de gestão, que além de facilitar
o controle pode trazer outros benefícios como o processo de
cobrança via EDI.
Em um simples olhar você pode pensar que o Contas a Receber
serve somente para empresas grandes, mas olhando para as
finanças do seu negócio, vai perceber que o mesmo serve também
para pequenas empresas que podem ter níveis de inadimplência
elevados prejudicando o fluxo de caixa.
O bom controle de contas a receber pode ser a diferença entre um
caixa positivo e finanças em desordem. Por isso confira algumas
dicas para ter um controle mais eficiente das Contas a Receber:

1 2
3
ORGANIZAÇÃO
OPrimeiropontoparaterocontroledascontas
a receber é ser organizado. É necessário que
você saiba exatamente qual é o vencimento
das contas, qual o prazo máximo de espera
em cada mês e como serão realizados os
pagamentos. Tenha um histórico de quais
clientes sempre atrasam mais e quais
costumam pagar com antecedência. Esteja
preparado para lidar com cada perfil.
DESCUBRA O ÍNDICE DE
INADIMPLÊNCIA
Infelizmente a inadimplência é uma realidade
e pode afetar qualquer negócio, por isso você
deve aprender a reduzi-la e trabalhar com
ela. Para isso a primeira ação a se fazer é
descobrir qual o índice de inadimplência que
o seu negócio possui.
A primeira utilidade desta prática é poder
fazer a projeção de fluxo de caixa com mais
precisão, sem superestimar as contas a
receber. Somado a isso, se você detectar um
índice muito alto, saiba que precisará rever
sua política de cobrança.
DÊ FACILIDADES PARA O
PAGAMENTO ANTECIPADO
Ofereça vantagens ou descontos para os
clientes ou fornecedores que pagarem
antecipadamente à data de vencimento da
cobrança. Isso pode incentivá-los a pagarem
em dia e evitarem os atrasos.
Contas a Receber

4 USO DE UM SOFTWARE DE GESTÃO
Muitas empresas que ainda utilizam cadernos
ou planilhas de excel para o controlar a gestão
financeira estão sujeitos a muitos erros e
problemas, além de uma maior dificuldade na
hora de encontrar os dados, extrair informações
e apresentar relatórios.
Parafazeressetipodecontrole,existemsistemas
mais modernos, que são os chamados softwares
degestão.Essessoftwarespermitem demaneira
mais dinâmica e rápida o gerenciamento dos
pagamentos e recebimentos, os registros das
informações dos clientes e o acompanhamento
das movimentações através de extratos, além de
várias outras ações.
Um sistema de gestão otimiza todo o processo
deixando-o mais confiável, além de tornar o
seu trabalho mais simples, permitindo que
você direcione seus esforços à atividades que
realmente precisam de maior atenção.
5
COBRAR
Agora que você já conhece o índice de
inadimplência, saiba que o primeiro passo para
evitar atrasos de pagamento, é não atrasar a
cobrança, prática muito comum em várias
empresas.
Pense um pouco, se você realizou algum serviço
oucomercializouumprodutoéseudireitoreceber
por isso. O consumidor não pode ficar insatisfeito
só porque você está fazendo o papel de o cobrar
caso ele atrase o pagamento. O ponto aqui é não
ter medo de cobrar o cliente. Se o cliente ficar
irritado com uma cobrança, talvez não seja este o
perfildeclientequesejainteressantemanter,pois
certamente os atrasos ou a falta de pagamento
serão também frequentes.
Caso seja muito difícil fazer essa cobrança, você
pode enviar um lembrete, ou email próximo ao
dia do vencimento da conta. Alguns clientes
simplesmente esquecem de pagar, seja por
desatenção ou falta de organização.
Quandofalamosdegestãofinanceira,qualquererropodetrazergrandesproblemasparaonegócio.Dessamaneira,fazerumagestãoeficaz
do contas a receber e pagar é fundamental para o sucesso da sua organização. Por isso, faça a conferência dos dados periodicamente,
avalie alternativas, negocie prazos e defina estratégias de Controle Bancário que estejam de acordo com seu modelo de negócio.
Contas a Receber

Controle
Bancário
Agora que já sabemos como organizar nossas
contas (a pagar e a receber), seguimos na trilha
para uma gestão financeira descomplicada,
abordando o conceito de Controle Bancário.
Que pode ser compreendido como o registro
diário de toda a movimentação bancária e
do controle de saldos existentes (depósitos e
créditos) na conta da empresa, bem como todos
os pagamentos feitos por meios bancários e os
demais valores debitados em conta.
O controle bancário tem duas finalidades:
confrontar os registros da empresa e os
lançamentos gerados pelo banco e gerar
informações sobre os saldos bancários
existentes, inclusive se são suficientes para
pagar os compromissos do dia. Por esse motivo,
o controle bancário é um poderoso instrumento
de gerenciamento, pelo qual o gestor pode
verificarcomrapidezeeficiênciaadisponibilidade
de seus recursos em banco. Além de:
• Diminuir o retrabalho ou desperdício de
tempo acessando diversas páginas para
realizar consultas em internet banking,
uma vez que o controle bancário é capaz de
centralizar os saldos de todas as contas em
uma única tela;
• Ter informações de forma rápida para
fazer análises e tomar decisões, verificando
se haverá saldo suficiente para honrar
compromissos ou se será necessário recorrer
a recursos de terceiros.
• Aumentar a segurança, uma vez que não
é necessário fornecer senhas e tokens de
contas bancárias para funcionários;
Para garantir um Controle
Bancário mais eficiente,
é necessário realizar
o registro diário das
movimentações, além da
conciliação e apuração de
saldos. Uma maneira mais
simples e rápida de realizar
esse processo é utilizando
um software de gestão que
pode gerar movimentos
automaticamente, além
de oferecer o recurso de
conciliação bancária via
EDI, que pode registrar até
mesmo lançamentos como
taxas bancárias, garantindo
assim a integridade das
informações exibidas.

EDI (Eletronic Data
Interchange)
O EDI (Eletronic Data Interchange - Troca Eletrônica
de Dados) é um arquivo eletrônico que permite a troca
de informações entre empresas e seus parceiros (tais
como Bancos) através da internet, automatizando assim
os processos tradicionais de cobrança, conferência de
valores, taxas, antecipações, cancelamentos e outros tipos
de operações bancárias.
Sem a solução de EDI, sua empresa perde muito tempo e
esbarra em diversas questões burocráticas, como: Falta de
controle no envio e recebimento de arquivos, Problemas
de Segurança, a falta de tratamento em tempo real de
erros, arquivos duplicados, não validados entre outras
coisas. De nada adianta saber quais são seus gastos e
receitas se você não consegue controlá-los.
Com uma solução de EDI, toda comunicação ocorre através
de um meio eletrônico, sem a necessidade de contatos
por e-mail ou interação humana, reduzindo a chance de
erros no envio e recebimento de informações financeiras.
E dentre os principais tipos de EDI para a gestão financeira,
podemos destacar o EDI de Pagamento, de Cobrança, de
Cartões e o Bancário. Veja a seguir.

EDI DE PAGAMENTO
Numa empresa do ramo de varejo, é comum ter diversas despesas para pagar
diariamente. Realizar todos esses pagamentos de forma manual pode exigir um
grande esforço e demandar muito tempo.
Neste cenário, o EDI de Pagamentos é uma ferramenta que pode trazer muita
praticidade. Ele é capaz de se integrar com o seu software de gestão e gerar um
arquivo eletrônico contendo todas as informações de pagamentos que serão
realizados no dia, dessa forma, o banco efetua automaticamente o débito na
conta da empresa, efetuando os pagamentos e enviando também um arquivo de
retorno com a confirmação das duplicatas que foram quitadas.
O EDI de pagamentos pode trazer diversos benefícios, como por exemplo:
• Reduzir o tempo gasto com filas em bancos ou acessando diversas páginas
de internet banking para realizar pagamento de boletos;
• Aumento na segurança, pois dispensa a necessidade de conceder senhas e
tokens de contas bancárias à funcionários;
• Possibilidade de realizar agendamentos com antecedência, evitando assim
que alguma conta não seja paga na data correta.
O EDI de Pagamentos contempla
ainda os seguintes tipos:
• Pagamento de Títulos:
pagamento de boletos e contas em
geral com códigos de barras;
• Pagamento de Tributos:
pagamento de guias de tributos
como DARF, Gare, entre outros;
• Pagamento de Concessionárias:
pagamento de contas de água, luz,
telefone ou internet;
• Pagamento Direto: referente a
depósitos em contas e transferências
bancárias. Também utilizado para
pagamentos de funcionários.
EDI

EDI DE COBRANÇA
Imagine uma empresa que emite centenas de boletos de cobrança para seus
clientes diariamente. Agora tente imaginar a complexidade do controle de todos
esses títulos a receber manualmente. Parece difícil? Agora vamos tomar como
exemplo uma rede varejista que realiza vendas pela internet. A quantidade de
cobranças a serem emitidas por dia podem ter um volume gigantesco e com
isso, pode-se gerar alguns problemas, como:
• Complexidade: a emissão de centenas
de boletos de forma manual gera grande
complexidade e toma muito tempo do
colaborador responsável pelas cobranças;
• Falta de Confiança nas Informações:
há casos em que alguns boletos acabam
não sendo enviados para o banco, ou
situações em que o boleto foi pago
corretamente, porém o colaborador
esqueceu de efetuar a baixa no sistema.
O que causa dúvidas em relação aos
dados do controle financeiro;
• Gastos Excessivos: a emissão de
boletos bancários geram para a empresa
um custo de R$ 2,00 a R$ 4,00 reais
em média, por boleto, mais os custos
de impressão. Além disso, caso seja
necessária uma segunda via do boleto,
esse gasto é em dobro.
• Possíveis problemas com clientes: se
um colaborador esquecer acidentalmente
de efetuar a baixa do boleto, esse título
constará em aberto para a loja, portanto
dará a impressão de que o cliente está
inadimplente e pode causar o bloqueio
para próximas compras, o que sem
dúvidas, causaria um grande transtorno e
a insatisfação do cliente.
O uso do EDI de cobrança permite a integração
completa entre o sistema ERP e a cobrança no
banco, dessa forma, o colaborador responsável
pela área financeira pode encaminhar todos os
títulos para o banco em um único passo, sem a
necessidade de lançar título a título no sistema de
emissão de boletos do banco, por exemplo.
Além disso, você ganha em confiabilidade.
Como as operações são feitas automaticamente,
é possível eliminar riscos de erros causados por
equívocos de usuários, além de proporcionar a
certeza sobre a veracidade dos dados do sistema e
sobre os status de pagamento de cada boleto.
Além da facilidade de controle, a cobrança
eletrônica de títulos torna claro o aumento na
lucratividade, considerando as reduções de
custos operacionais (custo de emissão de boletos,
impressões, etc), o que tornará o valor líquido
da venda maior para a empresa. Além disso, os
colaboradores desta área poderão reduzir o tempo
gasto nas verificações manuais, passando a ter
mais tempo livre para investir em atividades de
maior relevância.
EDI

˜
EDI DE CARTÕES
Outro tipo de EDI que merece atenção, principalmente devido ao constante crescimento das vendas e do forte apoio ao crédito à pessoa
física dada pelos Bancos e o uso mais comum de Cartões de Crédito como forma de pagamento, é o EDI de Cartões.
Hoje em dia, torna-se cada vez maior o trabalho na conferência de extratos e também na identificação de divergências. Para resolver
problemas como este, considere utilizar o EDI de Cartões. Confira as principais vantagens:
• Conciliação Automática das Vendas:
Com o uso do EDI de Cartões e um
sistema ERP, a conciliação pode ser feita
de forma automática com os extratos das
operadoras e com todas as informações
centralizadas em um único lugar.
• Identificação de Cobrança Indevida
de Despesas: Com a conciliação
automática de cartões, através do EDI de
Cartões é possível evitar tais perdas, pois
os problemas podem ser identificados
assim que os extratos são recebidos,
permitindo analisá-los rapidamente, o que
seria uma difícil missão de se identificar
manualmente.
• Controle de Antecipações: Com o EDI
de Cartões, é possível reduzir o tempo
gasto nas conciliações de antecipação,
além de reduzir a dificuldade em relação
a diferenças de taxas, datas e valores.
Além disso, o controle correto das
antecipações permite ter informações
reais de recebimentos e projeções
financeiras, que terão grande importância
no controle do fluxo de caixa.
• Controle das taxas aplicadas
pelas operadoras: Através do EDI de
Cartões, essas divergências podem ser
identificadas rapidamente, permitindo
ao setor financeiro analisar o problema
para resolvê-lo com as operadoras de
imediato.
• Controle de Chargebacks: O uso do
EDI pode fornecer uma apuração exata,
permitindo maiores análises diante do
problema para melhores tomadas de
decisões.
Portanto, podemos notar que
o uso do EDI de Cartões reduz
consideravelmente o tempo gasto em
conferências manuais, além de reduzir
as perdas financeiras decorrentes de
quaisquer tipo de divergências por parte
das operadoras.
EDI

˜
EDI BANCÁRIO
E por fim, chegamos ao EDI bancário que entre as principais vantagens de se utilizar uma solução de EDI na gestão financeira está a
capacidadequeosistematemdetraduzirlayoutsbancários. OsbancosutilizamcomobaseopadrãoCnab(CentroNacionaldeAutomação
Bancária) da Febraban (Federação Brasileira de Bancos) para estabelecer o layout dos seus arquivos, adicionando suas particularidades.
Enviar e receber documentos que não estejam dentro desses layouts pode ser um risco para a empresa e causar muitos transtornos.
Sem os campos devidamente preenchidos, as informações podem não ser compartilhadas corretamente e atrasar o procedimento. Além
disso, a falta de integração automática gera a necessidade de intervenção manual constante, que é mais sujeita a erros de digitação e
retrabalho. As principais vantagens no uso do EDI Bancário são:
• Aumento na segurança: Com o EDI, é
possível garantir maior precisão para ordenar,
enviar e receber informações de bancos,
evitando extravios ou perda de dados.Também
permite o armazenamento eletrônico de dados
e backups.
• Redução de tempo e custos: O uso de
arquivoseletrônicospossibilita eliminarotempo
gasto em lançamentos manuais, digitação de
documentos, filas em bancos, entre outros
tipos de interação humana, permitindo assim
que os colaboradores tenham mais tempo para
se dedicarem a tarefas de maior relevância.
• Conciliação Bancária: Conforme a empresa
recebe os arquivos de retorno enviados
pelo banco, ela pode utilizar a conciliação
automática dos lançamentos no seu ERP, sem
a necessidade de acessar constantemente o
extrato da sua conta para fazer a conferência
manual, mantendo assim um maior controle
das finanças da empresa de forma rápida.
• Agendamentos: Com auxílio do ERP utilizado
pela empresa, é possível também fazer o
agendamento automático de pagamentos,
permitindo maior organização e controle. Além
disso, o agendamento permite programar
pagamentos com antecedência, evitando
situações de stress ou correria na data do
pagamento.
• Lançamentos Automáticos: Existem alguns
lançamentos que não podemos prever com
antecedência, tais como tarifas bancárias,
porém elas geram despesas que podem
passar despercebidas. O EDI permite fazer o
mapeamento de tais operações, efetuando o
lançamento automático no sistema e mantendo
um reflexo real dos saldos das contas bancárias.
• Centralização das Operações: É muito
comum que as empresas possuam várias
contas em bancos diferentes, aumentando
esse número exponencialmente conforme
a quantidade de filiais. Utilizando o EDI,
os lançamentos de todas essas contas
podem ser feitos através de uma única tela,
sem a necessidade de acessar cada conta
separadamente para efetuar os pagamentos
ou para consultar os extratos no momento da
conciliação bancária.
Com o EDI Bancário, empresas e
bancos melhoram o gerenciamento
dos processos comerciais e
operacionais, automatizam o
processo de informações (envios
e recebimentos), reduzem custos
e riscos operacionais, agilizam a
conferência de documentos, mantêm
todo histórico das mensagens
trocadas e otimizam tempo e
recursos, ou seja, faz sua empresa
crescer!
EDI

Controle e
Resultados
Agora que você já entende o que é a Gestão Financeira e tem conhecimentos sobre os termos de contas a pagar e receber, convênios,
controle bancário e EDI é hora de botar a mão na massa e analisar os resultados. Neste ponto, é extremamente importante que você
conheça em detalhes o seu fluxo do caixa, pois com ele é possível saber, com antecedência, quando haverá aumento ou diminuição
dos seus recursos financeiros, através do controle das movimentações de entrada e saída de dinheiro.
FLUXO DE CAIXA
OcontrolecorretodoFluxodeCaixapermiteterumreflexorealistadetodasasmovimentaçõesfinanceirasdasuaempresa,considerando
Caixa e Bancos. Com base nisso, é possível fazer uma projeção do futuro e assim analisar quando será o melhor momento para se fazer
um empréstimo ou um investimento, dar um aumento para os seus funcionários, etc. Para isso, é importante ter a integração de todos os
setores da empresa, realizando atividades como:

Registrar todo o tipo de movimentação de dinheiro: Para obter informações
mais realistas do seu fluxo de caixa, é importante registrar toda a movimentação
de entrada de dinheiro, tais como: vendas, empréstimos concedidos, retornos
de investimentos, etc. Assim como todas as movimentações de saída, como:
Pagamentos de Fornecedores, pagamentos de funcionários, empréstimos
tomados, impostos, entre outros.
Ter a previsão de vendas e recebimentos a curto e longo prazo: Com o auxílio
da sua equipe de vendas, é possível obter a informação de pedidos de vendas
fechados recentemente que serão uma previsão do seu Contas a Receber.
Também é possível solicitar junto a sua equipe financeira um relatório do período
desejado para verificar outros recebimentos.
Ter a previsão de compras e pagamentos a curto e longo prazo: Com auxílio da
sua equipe de compras e operações, é possível ter a previsão de quando será
necessário repor os estoques dos produtos e portanto, realizar novos pedidos de
compras, o que dará uma previsão do seu Contas a Pagar. Também é possível
solicitar um relatório de outros pagamentos do período.
E uma vez que se tenha todos os movimentos acima registrados, é possível
planejar o futuro financeiro da sua empresa, permitindo a tomada de decisão com
base em previsões como por exemplo:
• Se haverá recurso suficiente para cobrir as despesas;
• Quanto recurso será necessário para se fazer uma compra e se será possível
obtê-lo no prazo necessário;
• Avaliar a viabilidade do comprometimento dos recursos da empresa;
• Qual o melhor momento para se investir os lucros obtidos;
• Qual será a melhor data para realizar pagamentos ou outros tipos de saídas
do caixa.
Para garantir um Fluxo de Caixa positivo e obter lucro,
basicamente é necessário ter um valor de receita
superior ao valor das despesas. E uma maneira de
descobrir qual deve ser o valor de receita necessária
para manter o fluxo positivo é por meio do cálculo do
‘Ponto de Equilíbrio’. O Ponto de Equilíbrio é, acima de
tudo, um indicador de segurança, pois ele mostra o
quanto é necessário vender para garantir o pagamento
das despesas, mantendo assim a continuidade do
negócio. Além disso, o Ponto de Equilíbrio também
indica em qual momento a empresa passa a obter
lucro.
Hoje no mercado existem sistemas de gestão, como
o Bluesoft ERP, que oferece ferramentas necessárias
para um controle efetivo do seu Fluxo de Caixa,
através de relatórios que permitem acompanhar os
resultados das movimentações de caixa, levando em
consideração todos os pontos citados, principalmente
devido a integração de todos os módulos, tais como
Financeiro, Compras, Vendas, que mantém as
informações sempre atualizadas e realistas.
Para que um gestor possa avaliar a situação atual da
empresa ou tomar decisões estratégicas para o futuro
do negócio, é necessário fazer análises minuciosas
no fluxo de caixa e em diversos outros resultados
que servirão como embasamento. Essas análises
podem ser feitas com base em relatórios periódicos ou
levantamentos de dados levantados pelos Centros de
Resultados da empresa possibilitando diversas ações,
tais como: correções de falhas, identificação de pontos
fortes, entre outros.
Controle e Resultados

˜
CENTRO DE RESULTADOS
Assim como uma empresa pode ser dividida em
departamentos ou setores, a gestão financeira também
pode ser dividida de modo que facilite identificar onde os
recursos financeiros estão sendo gastos ou gerando lucro.
Infelizmente, muitas empresas ainda segmentam as áreas
comoGeradoradeReceitasouGeradoradeDespesascriando
uma falsa análise de dados, pois existem segmentos da
empresa que são responsáveis por ambas e portanto deve
ser vista como geradora de Resultados.
É neste ponto que os Centros de Resultado trabalha. É
identificando o que cada área ou projeto produz dentro do
todo, dentro dos objetivos da Empresa. Com isso, o gestor
consegue enxergar o que cada tarefa rende, e assim tomar
melhores decisões de produção.
Quantomaioroníveldedetalhamentodoseuplanodecontas,
mais detalhadas serão as informações obtidas, por exemplo.
É possível ter um centro de resultado genérico chamado
“Compras” e “Vendas” que poderão te dar a informação de
quanto foi gasto e quanto a empresa lucrou no mês, porém
essas informações podem ficar ainda mais detalhadas
se você tiver subgrupos como Compras de Materiais para
Escritório, Compras de itens de higiene, Receita com vendas
da padaria, receita com vendas de frutas, entre outros.
Além disso, também é possível utilizar o rateio por centros
de resultado para ter um controle mais real de seus lucros e
gastos. Como por exemplo:
Com base em informações como essa, é possível aprimorar as
tomadas de decisões da sua empresa, tais como: definir limites
máximos para gastos por setor, e assim controlar melhor as
finanças evitando gastos desnecessários, também é possível ter
controle de quais setores da sua empresa estão obtendo maiores
lucros ou prejuízos, assim podemos saber qual é o melhor
momento de fazer investimentos para otimizar lucros ou avaliar
ações corretivas a serem tomadas para setores que estejam
gerando prejuízos.
Com os Centros de Resultados, você pode fazer uma previsão
financeira mais assertiva da sua empresa e dar mais liberdade
para as áreas e projetos investirem o dinheiro da forma que
acharem melhor. Além disso, com base nos dados analisados,
você pode definir metas de resultados e ter mais controle de suas
finanças.
Em uma loja de supermercado você pode ter uma conta de
energia elétrica unificada, porém o gasto no setor de padaria
pode ser maior do que no escritório, dessa forma, é possível
ratear o valor total da conta definindo, por exemplo, 60%
do valor para a padaria e 40% para o escritório, assim, será
possível ao final de um período saber qual foi o total de
consumo exato de cada setor.
Como dissemos aqui, para uma gestão financeira mais eficiente,
é importante termos diversas ferramentas que possibilitem
análises precisas sobre a atual posição dos saldos, bem como
previsões de recebimentos e gastos. Uma outra ferramenta capaz
deajudarogestornessabusca,éoaginglistqueexibeinformações
realistas dos títulos da empresa que podem auxiliar no dia-a-dia
do seu negócio.

˜
O Aging List é um relatório que permite listar todos os títulos
a pagar ou a receber agrupados por períodos, como por
exemplo, de 30 em 30 dias, ou seja, classificando os títulos
de acordo com a idade de vencimento dos mesmos. Dessa
forma, é possível ter uma visão de quanto dinheiro é devido
pelos seus clientes ou quanto dinheiro está comprometido
com despesas.
É através do aging list, que é possível obter informações
sobre a capacidade de realização de contas da empresa
em relação aos pagamentos bem como as expectativas de
recebimentos.
Aliando essa ferramenta ao relatório de Fluxo de Caixa, os
gestores podem ter acesso a todos os dados necessários
para o planejamento financeiro, uma vez que o aging list
pode dar uma previsão mais exata a respeito de gastos e
recebimentos previstos com base em registros de duplicatas
geradas a partir de notas fiscais.
Também é possível auxiliar em tomadas de decisões,
pois detecta informações importantes como o nível de
inadimplência dos clientes, assim como outros riscos e
problemas de cobrança no setor de Recebimentos. Já no
setor de Pagamentos, o relatório de Aging List também pode
atuar como ferramenta para estimar dívidas ruins, que
servirão para tomadas de decisões em relação a créditos,
porexemplo.OAgingListtambéméessencialparaauditoria,
uma vez que os auditores utilizam esse relatório para
encontrar evidências detalhadas que afirmam os saldos da
empresa, além de auxiliar também nas conciliações feitas
pela auditoria entre os setores financeiro e contábil, pois o
relatório dará uma visão dos principais ativos e passivos da
empresa.
Alémdisso,osauditorespoderãoter,atravésdoaginglist,um
embasamento para dar sugestões aos gestores a respeito de
clientes suspeitos ou sobre possíveis acúmulos de despesas
que poderão comprometer o bom andamento da empresa.
Um bom aliado para a geração do Aging List são os
softwares ERPs, pois através destes é possível extrair os
dados necessários em tempo real, além de permitir obter
diferentes visões analíticas que irão favorecer à gestão e aos
auditores, de maneira prática e automática.
Todas essas ferramentas apresentadas - Fluxo de Caixa,
Centros de Resultados e Aging List - serão grandes amigos
se você utilizá-los corretamente. Com eles você conseguirá
visualizar claramente se o problema do negócio está nas
vendas, ou nos custos variáveis, nas despesas fixas, nos
investimentos ou quem sabe nas saídas não operacionais.
AGING LIST

A Gestão Financeira é a soma de todas as
ações e procedimentos relacionados a todos os
planejamentos, análises e controle das atividades
financeiras da empresa. Gerir as finanças
de uma empresa é priorizar bons resultados,
focando sempre em prazos, custos, e atingindo a
rentabilidade dos recursos aplicados.
Ela deve prever a melhor margem de lucratividade,
equilibrando os gastos e avaliando o saldo atual de
contas a pagar e a receber.
É simples assim: se existir um controle financeiro
eficaz, você poderá avaliar como seu capital
rodou no passado e o que está acontecendo no
presente. Sendo possível identificar possíveis
falhas e despesas desnecessárias, além de novas
oportunidades de lucro.
Como já dissemos, a nossa missão com esse ebook
é ajudar você, empresário, a pensar além dos
números e gráficos, oferecendo um guia completo
para você realmente entender como funciona o seu
negócio, de onde está vindo as receitas e pra onde
estão indo as despesas.
É simplesmente estabelecer com sucesso uma boa
gestão financeira no seu negócio.
E para você que chegou até aqui, queremos deixar
mais 3 conteúdos exclusivos do nosso blog com
mais algumas dicas para gerenciar o seu negócio.
Boa leitura!
CONCLUSÃO

COMO GERENCIAR DESPESAS
FIXAS E VARIÁVEIS?
O Planejamento Financeiro sem dúvidas é um dos fatores essenciais para uma boa gestão. Para que isso seja feito corretamente, é
necessário conhecer a fundo todos os fatores que poderão influenciar nas finanças da empresa. Dentre esses fatores, as despesas sempre
são alvos de grandes debates. Saber gerenciá-las estrategicamente pode maximizar os lucros ou evitar endividamentos ou qualquer
outra situação desagradável. Para isso, é essencial conhecer todas as despesas fixas e variáveis para que estas sejam consideradas no
planejamento. Mas você sabe como diferenciá-las?
Custos: são os valores que a
empresa precisa investir para
ter um produto ou oferecer um
serviço. Esse valor normalmente
é considerado para definir o preço
de venda. Exemplo: compra de
matéria-prima.
Despesas: são todos os valores
necessários para manter a
estrutura e o funcionamento da
empresa. Normalmente não estão
diretamente ligados à produção,
porém também são necessárias
para o aumento ou geração de
receitas. Exemplo: pagamento de
funcionários, propaganda, aluguel
de imóvel, etc.
Gastos: são os valores que não
foram previstos, porém foram
necessários para manter o
funcionamento. Exemplo: troca de
peças com defeito.
1
DESPESAS x CUSTOS x GASTOS
Antes de falarmos sobres despesas fixas e variáveis, é importante entender o que pode ser tratado como despesa dentro de uma empresa.
Muitas vezes os custos, despesas e gastos são tratados como uma coisa única. Porém entender suas diferenças é de extrema importância para
um planejamento financeiro eficiente.
Plus

Despesas fixas: uma despesa fixa não
necessariamente significa que ela nunca sofrerá
uma mudança de valor, porém essas são mais
estáveis em seu valor e periodicidade e não se
alteram conforme o nível de produção ou vendas,
portanto, são mais fáceis de prever.
Exemplo: aluguel de imóvel, pagamento de
funcionários, internet, telefone, sistema de
gestão, etc.
Despesas Variáveis: as despesas variáveis, por
sua vez, são aquelas que podem sofrer alterações
de valores e até mesmo de periodicidade
conforme o volume de produção ou vendas.
Exemplo: custo de matéria-prima, comissão de
vendedores, impostos, etc.
Agora que entendemos o que são despesas, é importante
notar que algumas despesas podem se alterar conforme a
quantidade de produção ou volume de vendas, enquanto
outras permanecem sempre estáveis. A essas variações,
chamamos de despesas fixas ou despesas variáveis.
O controle correto das despesas fixas e variáveis será essencial para uma
gestão financeira de sucesso, permitindo identificar cenários futuros e
tomar decisões antecipadamente. Para tornar isso ainda mais seguro e
automatizado, é importante ter boas ferramentas de gestão.
As despesas fixas são as mais simples de gerenciar. Mesmo podendo
haver pequenas variações nos valores (contas de luz, água, telefonia), é
possível saber a data exata de vencimento além de ser possível estimar
facilmente um valor médio da despesa de forma que seja possível cobri-
las no planejamento financeiro com uma margem de sobra para evitar
surpresas desagradáveis. Caso uma dessas dessas despesas comece a
ter variações muito distantes da média, é necessário ficar atento para
evitar gastos desnecessários.
As despesas variáveis, por sua vez, precisam de um conhecimento do
histórico da empresa e acima de tudo,domercado. Esses conhecimentos
servirão como base para fazer uma projeção do futuro. Dessa forma,
será possível prever períodos de maiores ou menores vendas e
consequentemente, o aumento ou diminuição das despesas variáveis.
Para empresas que estão começando, esse planejamento pode ser mais
difícil pois não haverá histórico. Nesse caso, o empreendedor deverá
ter em mãos um estudo de mercado e de concorrentes bem detalhado
para que possa prever qual é a demanda que ele terá que atender, com
base nisso, ele poderá fazer um planejamento inicial das despesas e
fazer ajustes ao longo do tempo conforme ele vai aprendendo sobre sua
própria produção.
DESPESAS FIXAS x DESPESAS VARIÁVEIS
COMO GERENCIAR
DESPESAS
FIXAS E VARIÁVEIS?
Plus

1 2 3
ERROS MAIS COMUNS DA
GESTÃO FINANCEIRA
2
A Gestão Financeira é uma das questões mais importantes em uma empresa, pois é responsável por garantir o crescimento, bem como o sucesso
ou fracasso dos negócios. Para isso, é comum que as empresas determinem objetivos a serem alcançados.
Porém, se a empresa não está chegando lá, é provável que alguns erros possam estar sendo cometidos. Veja agora alguns dos erros mais comuns
e saiba como evitá-los.
NÃO CONTROLAR O FLUXO DE
CAIXA
É de extrema importância que a
empresa saiba não apenas os valores,
mas também as origens de todas as
entradas e saídas de dinheiro a curto
e a longo prazo.
Não ter conhecimento desses fatores
podem deixar a empresa exposta a
gastos desnecessários, rendimentos
não aproveitados corretamente ou
até mesmo ser surpreendida por um
período de gastos excedentes ou
faturamento menor.
O controle correto do Fluxo de Caixa
permite fazer um planejamento
preciso das finanças, além de evitar
surpresas desagradáveis.
NÃO SABER DEFINIR O MELHOR
PREÇO DE VENDA
Muitas empresas acabam gerando
prejuízos por cometer erros em
relação ao preço de venda. Comparar
o preço com a concorrência ou
abaixar demais os preços a fim
de atrair mais vendas podem ser
medidas arriscadas. O correto é
conhecer a fundo o custo de produção
ou de compra de mercadorias e saber
determinar a margem de lucro ideal
para cobrir os gastos, gerar receitas
e ser competitivo com o mercado ao
mesmo tempo.
NÃO TER CONTROLE DE ESTOQUE
O controle do estoque é fundamental
também para as finanças. A falta de
controle pode gerar problemas como:
prejuízos por acúmulo de estoque não
vendido, custos de armazenagem,
prazo de validade de produtos ou até
mesmo a perda de vendas por não ter
estoque suficiente.
Para isso, é importante utilizar
ferramentas para controle e cálculo
de estoque ideal. Isso permite não
apenas evitar prejuízos com os
problemas citados como permite
ainda otimizar as compras, e
portanto, as finanças.
Plus

4 5 6
MISTURAR DESPESAS PESSOAIS
COM DESPESAS DA EMPRESA
Este é um dos erros mais cometidos
por empresários, principalmente no
início dos negócios ou em empresas
de pequeno porte. Muitos acabam
utilizando a conta da empresa para
pagamento de contas pessoais.
Porém além de gerar desfalques, isso
também acaba gerando despesas
não previstas no fluxo de caixa,
comprometendo o saldo necessário
para cobrir os gastos específicos da
empresa.
NÃO DEFINIR UM VALOR FIXO DE
PRÓ-LABORE
Este erro também está relacionado
ao anterior. É importante que os
sócios tenham um valor de pró-labore
fixo definido, pois além de evitar
surpresas, isso também permite que
esses valores sejam incluídos no
fluxo de caixa e no planejamento
financeiro.
NÃO FAZER O DEMONSTRATIVO DE
RESULTADOS (DRE)
Através da DRE, o empresário pode
identificar problemas nos processos
que possam estar causando prejuízos.
Sem ela, os gestores ficam sem
embasamento para tomar decisões.
Plus

9
8 10
7
NÃO CONHECER O CICLO DE
FINANÇAS DA EMPRESA
Em toda empresa existe um fluxo
contínuo pelo qual o dinheiro
deve passar. Seja entrando pelas
vendas e então sendo utilizado para
pagamento de despesas, ou entrando
através da compra de mercadorias,
passando pela produção até que gere
o produto final que será vendido e
assim por diante.
Conhecer a fundo esse fluxo é muito
importante, pois fazer uma retirada
de dinheiro no momento inadequado
pode prejudicar as etapas posteriores
e consequentemente, a geração de
receitas.
NÃO SABER GERENCIAR O LUCRO
OBTIDO
Gerar receitas não é o suficiente para
ter uma gestão financeira de sucesso.
É preciso saber minimizá-las. Para
isso, é importante ter ferramentas de
análise para definir como investir as
receitas e assim aumentar os lucros.
Para isso, os índices de liquidez de
investimentos devem ser levados em
consideração.
NÃO POSSUIR UM SISTEMA DE
GESTÃO
Um sistema de gestão é um
investimento altamente necessário,
pois ele permite automatizar
processos, diminuir retrabalho, além
de fornecer dados e relatórios para
análise e tomada de decisão.
NÃO REGISTRAR TODAS AS
OPERAÇÕES
Registrar todas as operações
efetuadas pode ser um processo
trabalhoso e demorado. Por isso,
muitas vezes algumas transações
são deixadas de lado por serem
consideradas “menos importantes”.
Porém é essencial que tudo
seja registrado e devidamente
categorizado para que posteriormente
seja possível identificar com precisão
a origem e o destino do dinheiro na
empresa.
Plus

CONTROLE DE FINANÇAS:
O QUE É PRECISO PARA
COMEÇAR?
3
Para empresas que estão começando suas atividades, o foco normalmente está em captar clientes, produzir e vender. Com isso, alguns pontos
importantes da gestão acabam ficando de lado, como por exemplo: o controle e planejamento das finanças.
Conforme a empresa cresce, este controle passa a ser essencial, porém nesse momento o empreendedor pode encontrar-se em um cenário de
caos. Veja a seguir algumas dicas para colocar a casa em ordem e passar a ter controle total das suas finanças:
1. SEPARE AS CONTAS PESSOAIS
DAS CONTAS DA EMPRESA
É muito comum que pequenos
empreendedores utilizem a conta
pessoal para controle das finanças da
empresa. Porém com o crescimento
da empresa, isso pode se tornar um
problema uma vez que isso dificulta a
identificação de despesas.
Separar as contas deve ser o primeiro
passo para deixar as finanças da
empresa em dia. Procure também
utilizar cartões corporativos e defina
um pró-labore. Isso ajudará também a
manter o controle do Fluxo de Caixa e
facilita o planejamento.
2. ORGANIZE E ACOMPANHE O
FLUXO DE CAIXA
O Fluxo de Caixa é um dos principais
indicativos financeiros. Através dele,
é possível ter o controle de tudo o que
foi gasto e recebido, ou seja, é possível
acompanhar toda a movimentação
financeira. Além disso, é possível
também fazer projeções do futuro e
desta forma, fazer o planejamento
financeiro com maior exatidão,
possibilitando ainda a identificação
de possíveis problemas de escassez
de recursos, por exemplo, e tomar
medidas preventivas.
3. IDENTIFIQUE A ORIGEM DE
TODAS AS MOVIMENTAÇÕES
Registrar todas as movimentações
também é muito importante para
identificar para onde o dinheiro está
indo ou de onde ele está vindo. Esses
registros fornecerão dados para o
Fluxo de Caixa e outros indicativos.
Uma dica neste ponto, é utilizar
também os Centros de Resultados que
poderão posteriormente demonstrar
com maior exatidão onde estão sendo
gerados maiores lucros ou gastos
para tomar as medidas necessárias.
Plus

4. AVALIE A NECESSIDADE DE
AMPLIAR O CAPITAL DE GIRO
Para manter a empresa funcionando,
o Capital de Giro precisa ser
suficiente para pagar os fornecedores
e demais despesas para garantir a
compra de matéria-prima e demais
recursos necessários para ter um
produto ou serviço que poderá ser
vendido e gerar receitas.
Para empresas que estão
começando, nem sempre o Capital
de Giro disponível é suficiente, pois
a necessidade de investimento é
maior do que as vendas. Em casos
como esses, pode ser necessário
recorrer a outros recursos como
financiamentos. A dica é procurar
pelas melhores condições para evitar
que isso não vire um problema no
futuro.
5. UTILIZE UM SISTEMA DE GESTÃO
O uso de um bom software ERP*
irá auxiliar no controle e registro
de todas as informações de forma
automática, evitando esquecimentos
ou equívocos comuns de
lançamentos manuais. Além disso,
o ERP poderá fornecer diversos tipos
de relatórios analíticos que podem
mostrar um reflexo das finanças e
auxiliar na tomada de decisão.
Plus
* O Bluesoft ERP possui hoje diversas soluções
para otimizar a sua gestão financeira. Conheça
mais sobre o nosso sistema em www.bluesoft.
com.br.

REFERÊNCIAS
https://www.sebrae.com.br/controle-de-contas-a-pagar
http://blog.luz.vc/como-fazer/controle-de-contas-a-receber/
https://blog.quantosobra.com.br/controle-de-contas-a-pagar-e-contas-a-receber-como-realizar/
https://www.sebrae.com.br/controles-financeiros
https://blog.neogrid.com/facilitando-a-gestao-financeira-para-pequenas-e-medias-empresas/
http://blog.accesstage.com.br/solucao-de-edi-menores-custos-com-traducao-de-layout-bancario
http://blog.luz.vc/o-que-e/controle-financeiro/#sthash.FmxjYBQh.dpuf
https://blog.bluesoft.com.br/2016/09/papo-express-fechamento-de-caixa/
https://blog.bluesoft.com.br/2015/04/fechamento-de-caixa-sem-misterios/
https://blog.bluesoft.com.br/2015/06/convenios-saiba-como-fidelizar-clientes-e-aumentar-suas-vendas/
https://blog.bluesoft.com.br/2017/01/papo-express-contas-a-pagar/
https://blog.bluesoft.com.br/2017/01/papo-express-contas-receber/
https://blog.bluesoft.com.br/2017/03/papo-express-controle-bancario/
https://blog.bluesoft.com.br/2015/06/5-motivos-para-usar-o-edi-de-cobranca-na-sua-empresa/
https://blog.bluesoft.com.br/2015/01/seis-vantagens-edi-bancario/
https://blog.bluesoft.com.br/2015/02/centros-de-resultado-otimize-sua-gestao-financeira/
https://blog.bluesoft.com.br/2016/06/importancia-de-indicadores-financeiros/
https://blog.bluesoft.com.br/2016/01/como-gerenciar-despesas-fixas-e-variaveis/
https://blog.bluesoft.com.br/2016/03/por-que-nao-tenho-dinheiro-se-as-vendas-vao-bem/
https://blog.bluesoft.com.br/2016/02/controle-de-financas-o-que-e-preciso-para-comecar

Alameda dos Maracatins, 426 - São Paulo - SP - Brasil - CEP 04089-000
comercial@bluesoft.com.br
www.bluesoft.com.br
(11) 5543-5406
Bluesoft ERP
O Sistema Ideal
para Gestão de Redes
Supermercadistas
Tecnologia de Ponta, 100% na Nuvem
Gestão Fiscal e Contábil Descomplicada
O 1º Sistema Web para Varejo, desde 2002
Cuidamos da Infra, Segurança e Backups

guia-definitivo-gestao-financeira-varejo.pdf

Mais conteúdo relacionado

Semelhante a guia-definitivo-gestao-financeira-varejo.pdf

guia-definitivo-gestao-financeira-varejo.pdf