guia financeiro com controlador de financas

1. Guia Financeiro:
Como controlar as finanças e
aumentar os lucros na loja?

2. Estas são algumas das coisas que
você deve fazer para manter a gestão
financeira da sua loja sob controle. Por
isso criamos este guia, que vai abordar
cada um destes pontos em detalhes
para ajudá-lo nessa tarefa. Boa leitura!
O controle financeiro de uma pequena
empresa tende a ser um caos quando
não é acompanhado de perto. Para não
comprometer o desempenho do negócio,
é importante organizar toda a gestão
financeira focando naquilo que realmente
importa: controlar o fluxo de caixa,
gerenciar as contas a pagar e a receber
(inadimplência), reduzir custos, utilizar um
software de gestão para controle financeiro
e estar sempre ligado nas novidades.

3. Todas as ações que impactam a vida
financeira da empresa fazem parte do
conjunto que define o que é controle
financeiro, do fluxo de caixa à gestão de
contas a pagar e a receber.
Ter o controle também significa ter um
setor financeiro organizado, com dados e
relatórios que permitem aos gestores tomar
decisões com base em dados reais, além de
saber a tendência financeira da empresa em
relação a lucros, prejuízos e investimentos,
tanto na visão por caixa ou por competência.
Controle financeiro:
faça a gestão de seus
custos corretamente
A gestão financeira não pode ser definida com
uma só palavra. Ela é, na realidade, um coletivo
de ações realizadas dentro de uma empresa
para melhorar seus resultados financeiros,
além de manter atualizados os dados relativos
ao que está acontecendo na realidade atual,
comparando com o planejamento financeiro
para o ano, por exemplo.

4. Por que você deve fazer
controle financeiro?
A saúde financeira de uma empresa é
fundamental para sua continuidade e
crescimento como negócio. É importante
saber que a perda de controle pode
levar uma empresa a falir e por isso é
necessário ter uma boa gestão financeira.

5. Um exemplo disso seria uma loja que compra
R$ 50 mil por mês mas vende R$ 150 mil por
mês. Se esta loja fizer a compra de R$ 50 mil a
vista e vender R$ 150 mil em três vezes, todos
os meses a relação pagamento X recebimento
das vendas será igual. Dessa forma, haverá
prejuízo financeiro pois existem ainda diversas
outras despesas que precisam ser cobertas pelos
recebimentos da empresa.
Assim, haveria lucro por
competência (R$ 100 mil reais)
mas haveria um déficit mensal
financeiro de R$ 100 mil, o que
tornaria a saúde financeira desta
empresa algo muito complicado
e geraria um alto risco devido ao
fato de qualquer inadimplência
ser devastadora.

6. São muitos os casos dos
que chegam a um ponto
sem volta, e o controle
financeiro sem dúvida iria
alertar esse empresário a
tomar uma atitude antes
que seja tarde de mais.
Outro motivo primordial é servir de alerta
para o lojista, se as ações dele estão trazendo
resultado positivo ou levando seu negócio
a um ponto quase sem volta. Quem deixa
de analisar os dados da empresa mês a mês,
pode cair em uma armadilha oculta, pois está
tão envolvido com o dia-a-dia de comprar,
vender, cobrar, pagar, limpar, atender etc,
que acaba deixando aquilo que exige mais
atenção e dedicação para “outra hora”.
O problema é que essa “outra hora” parece
nunca chegar, e o lojista não consegue parar
para fazer a devida análise do seu negócio.

7. Como fazer controle financeiro?
O controle financeiro pode ser feito
em uma planilha do Excel ou em
softwares de gestão. Você pode
escolher o que melhor se adapta a sua
necessidade. Porém, uma coisa é certa:
você deve lançar diariamente suas
despesas e receitas para ter uma boa
visão do financeiro da sua empresa.
Sabendo que a gestão financeira é um
conjunto de atividades e controles da empresa
— como contas a receber das vendas a prazo,
contas a pagar, fluxo de caixa, movimentação
diária no banco, vendas e recebimentos etc
—, selecionamos dicas específicas sobre estes
e outros temas fundamentais para garantir a
saúde financeira da sua loja.

8. Fluxo de caixa
É muito importante que você tenha
estruturado um fluxo de caixa em sua
empresa para poder fazer um bom controle
financeiro. É ele que vai ajudá-lo a prever
quanto irá receber e pagar nas próximas
semanas e organizar sua necessidade de
capital de giro, por exemplo.
Independente do ramo da sua loja,
você precisará ter mais receitas
do que despesas para poder cobrir
todos os custos do seu negócio e
ainda ganhar dinheiro.

9. Tente imaginar sua loja sem um controle
de fluxo de caixa. Provavelmente você terá
uma desagradável surpresa em alguns dias
do mês, com mais contas a pagar do que
dinheiro a receber. Se você não estiver
organizado, sua loja terá dinheiro para
pagar estas contas?
Sendo você um pequeno empresário, se
a empresa não tiver caixa para pagar as
contas, será preciso tirar do próprio bolso.
E se isso acontecer, será que vai sobrar para
as contas da casa?
O exemplo citado é o clássico problema
que a falta de controle financeiro pode
gerar. O dono da empresa pega o dinheiro
do caixa para pagar as contas de casa e
depois, quando chegam os boletos da
empresa, não há mais dinheiro no caixa
para pagá-los.

10. Capital de giro
Os recursos para manter o estoque e pagar
os fornecedores são oriundos do capital
de giro da loja. Mas quando o varejista
trabalha com crediário próprio, o capital de
giro assume outro papel muito importante:
financiar as compras do cliente.
Garantir um controle rigoroso e eficiente
do capital de giro é um ponto estratégico
para a saúde financeira do seu negócio.
Investir de forma responsável e ficar de
olho no fluxo de caixa é tão importante
quanto ter mercadoria na loja para vender.

11. Controle de Contas a
Pagar e a Receber
Ter o controle das contas é imprescindível
para uma boa gestão de fluxo de caixa.
Saber quanto sua loja tem a pagar e a
receber vai lhe dar o controle total do seu
fluxo de caixa (que também inclui as contas
já recebidas e pagas).
É importante ter o registro de tudo
que seu negócio tem para pagar e para
receber, sem misturar com seus gastos
pessoais. Lembre-se: o dinheiro da sua
empresa e o dinheiro da sua carteira
nunca devem ser confundidos.

12. Uma boa prática é facilitar os recebimentos
antecipados e controlar as contas a pagar
para evitar pagar juros e multas. Envie
as cobranças em tempo hábil para que
seu cliente possa fazer o pagamento e se
organizar. Mas tome cuidado para não avisá-
lo com muita antecedência, para não ter o
risco de que ele esqueça a conta novamente.
Quando se trata das contas a receber, é
importante entender que o tempo que você
perde cobrando clientes inadimplentes poderia
ser gasto em melhorias no atendimento aos
outros clientes, na criação de campanhas de
vendas, na otimização da sua presença na
internet, entre outras possibilidades.
Tais ações devem sempre ser priorizadas pelo
gestor, caso contrário o mesmo se prenderá em
um ciclo repetitivo e gastará todo seu tempo
apenas correndo atrás de quem ainda lhe deve.

13. Análise de vendas
O capital de giro e, principalmente, o
fluxo de caixa estão intimamente ligados
às operações de venda a prazo. Se a sua
loja comprometer parte considerável do
capital de giro no crediário, você precisa
ter segurança de que vai receber nas datas
acordadas. E para isso é preciso sempre
saber para quem estamos vendendo.

14. Quando começa a trabalhar com
crediário próprio, é muito comum o
lojista vender para parentes e amigos
sem fazer a devida análise de crédito.
Agindo assim, ele acaba aprendendo
da forma mais difícil: não recebendo.
Outro erro comum é parar de consultar
os serviços de proteção ao crédito (SPC,
SCPC, Serasa) após o cliente tornar-se
“tradicional” na loja. É como se o lojista
perdesse o medo da inadimplência. Aqui
mora outro perigo, pois a loja começa a
ficar vulnerável para clientes recorrentes
que podem estar com potencial de risco
muito alto. Com isso, é muito provável que
a inadimplência comece a subir acima do
mercado ou de forma descontrolada.

15. Fechamento de caixa
Quando sua loja faz o fechamento de caixa
de forma correta, isso auxilia bastante para
que você tenha um excelente controle
financeiro do seu negócio. De início, é de
extrema importância que você faça o registro
do saldo de abertura de caixa. Saber quanto
dinheiro você tem em caixa quando começa
o expediente ajuda a evitar erros de cálculo e
facilita o fechamento de caixa ao final do dia.
É importante estar sempre atento aos
lançamentos que você ou seus funcionários
fazem ao longo do dia. Qualquer erro, mesmo
que muito pequeno, pode levar ao caos. Lance
sempre de maneira correta recebimentos,
pagamentos, compras e vendas.

16. Tenha sempre o controle de quanto dinheiro
entra e sai do caixa, seja para o pagamento de
um pedido com seu maior fornecedor ou para
comprar canetas que estavam faltando. Tudo
deve ser registrado. Usar cinco segundos para
fazer um lançamento vai lhe poupar vários
minutos no final do dia. Dessa maneira você não
terá sustos quando achar que tem determinada
quantia em caixa mas na verdade tem outra
totalmente diferente.
Quando houver erros,
corrija-os no mesmo
dia. É muito mais fácil
encontrar um erro que foi
cometido há poucos minutos
(ou horas) do que deixar para
depois e ter que voltar dias, semanas
ou até meses atrás para localizar o fato
que prejudicou seu controle de caixa.

17. Esteja sempre atento a todas as
transações que sua empresa efetua,
sejam de recebimento ou pagamento,
e registre tudo diariamente de forma
correta. Dessa forma, todos os dias
você terá um fechamento de caixa
eficiente, sem erros e sem problemas,
o que irá contribuir para o controle
financeiro de seu negócio.

18. Redução de Custos
Aliada ao fluxo de caixa, a redução
de custos é muito importante no
controle financeiro de uma empresa.
Isso porque a diminuição dos valores
a pagar sempre ajuda a saúde
financeira do negócio.
A redução de custos pode ser feita de diversas
formas e não é nada complicado. Uma boa
estratégia é deixar de focar na aquisição de
novos clientes e dar mais enfoque à retenção dos
clientes que você já tem. Afinal de contas, custa
cinco vezes mais vender para um novo
cliente do que re-engajar alguém que
já compra seus produtos.

19. Outra maneira interessante de reduzir
custos é criar uma versão online da sua loja.
As compras online crescem cada dia mais, e
ter um espaço seu na internet para a vender
seus produtos faz com que você gaste
menos tendo que aumentar o espaço físico
da loja e se preocupando com vitrines,
localização do ponto etc. Sem levar em
conta o fato de que seu negócio irá operar
24h e sem funcionários, bem diferente da
operação em uma loja física.
Além disso, você também pode reduzir custos
com transportes (diminuindo tamanho de
embalagens, por exemplo) e fazer auditorias nas
suas despesas para cortar gastos desnecessários.
Tudo isso auxilia a empresa na redução de custos
e potencializa o controle financeiro do negócio.

20. Mas como reduzir algo que na maioria das
vezes você não consegue enxergar? Por
isso é tão importante o uso de um sistema
de gestão, como o QuantoSobra, que lhe
permite ver nitidamente para onde está
indo o seu dinheiro, para que depois seja
possível fazer uma análise e atacar os focos
de maior desperdício.
Agora, confira dicas de como aumentar os
lucros de sua loja com outra ferramenta: o
Meu Crediário.

21. Como gerir custos com
eficiência em seu PDV
Reduzir custos é um dos grandes desafios
enfrentados pelos donos e administradores
de pequenas e grandes lojas, mas ferramentas
modernas ajudam a simplificar a tarefa. É o caso
do Meu Crediário, um sistema que possibilita
aos lojistas vender mais e com maior segurança.
Além de prever os riscos de vender a prazo
para cada consumidor, o software também
acompanha o histórico de compras de todo
cliente que faz compras no crediário.
Adotar a ferramenta é uma maneira
inteligente, prática e segura de aumentar a
receita da empresa, reduzindo riscos e fazendo
uma gestão de custos inteligente. Saiba mais!

22. Vantagens de utilizar
o Meu Crediário no
seu Ponto de Venda
Aumentar as possibilidades de pagamento no PDV
é algo extremamente importante para conquistar
mais clientes e aumentar o fluxo de vendas. Além
do pagamento à vista e com cartões de crédito,
oferecer crediário próprio é importante para
fidelizar o consumidor e ajudá-lo a decidir pelo
fechamento da compra. No entanto, é preciso ficar
atento para a possibilidade de inadimplência, que
pode prejudicar seriamente a gestão de custos e o
controle do caixa do negócio.

23. O sistema Meu Crediário é a ferramenta
ideal para aumentar a segurança nas
compras feitas a prazo. Com ela, o lojista
pode calcular os riscos de vender para cada
cliente, acompanhar o comportamento
de compras dos consumidores, fazer
uma estimativa do faturamento do
negócio e aumentar o número de clientes
fidelizados por meio de um atendimento
personalizado e completo.

24. Decisões inteligentes
de venda
Um recurso que você só encontra no Meu
Crediário é a Decisão de Crediário Inteligente
(DCI). O software cruza dados estatísticos do
consumidor com informações integradas e faz
consultas minuciosas a sistemas de proteção
ao crédito para analisar o risco de fazer vendas
parceladas para os seus clientes.
Assim, o lojista sabe quando os riscos
são altos, médios ou quando a venda é
segura. A informação ajuda na tomada de
decisões mais inteligentes, que reduzem
a taxa de inadimplência e aumentam o
controle sobre os custos no PDV.

25. Preveja o seu faturamento
Com o Meu Crediário, também é mais fácil fazer a previsão
do faturamento do negócio. Esta previsão é essencial
para que o lojista não tenha mais despesas do que pode
suportar em determinado mês e para que esteja melhor
preparado em momentos de redução nas vendas.
Uma das funcionalidades que ajudam a fazer esta
previsão é o acompanhamento do histórico do cliente,
que permite saber se os seus clientes estão frequentando
o PDV e o que eles estão comprando no crediário.

26. Gerencie melhor os
seus custos, sem
perder clientes
Oferecer a possibilidade de parcelamento das
compras em um crediário feito diretamente
com a loja, de forma segura, é possível graças
ao uso do sistema Meu Crediário. Com ele,
você não perde nem dinheiro, nem clientes.
Aumenta o controle do caixa,
diminui riscos e garante decisões
de venda mais inteligentes.
Tudo isso contribui para uma
melhor gestão de custos, o
que influencia diretamente no
sucesso do seu negócio.

27. Você agora sabe tudo o que precisa para
controlar suas finanças e fortalecer o poder
de sua força de vendas, além de conhecer
duas ótimas ferramentas para colaborar com
essa meta. Administre com assertividade seus
esforços, reduza seus custos e alavanque sua
receita com QuantoSobra e Meu Crediário.
Até a próxima!

28. O Meu Crediário é a solução ideal para o varejista que
vende no crediário e precisa de uma análise de crédito
mais completa, cobrança eficaz de inadimplentes e
gestão fácil do crediário. Ele possibilita encontrar
clientes inativos da loja que eram bons pagadores e fazer
campanhas de marketing para este público-alvo, além de
acompanhar dados do histórico de cada cliente, como
frequência na loja, compras, histórico de pagamentos, etc.
Experimente grátis

29. O QuantoSobra é um software de gestão para micro
e pequenas empresas, focado no comércio varejista.
Também conhecido como ERP, o QuantoSobra faz a
gestão completa da sua loja, integrando tudo de uma
forma rápida e fácil. Você controla seu financeiro, seu
estoque, suas vendas, emite nota fiscal eletrônica (NF-e)
sem complicação, nota fiscal do consumidor eletrônica
(NFC-e) e nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), tudo
isso com um atendimento e suporte comprometidos com
qualidade e excelência.