Guia do controle patrimonial - parte 1

Guia do controle patrimonial
(parte 1)
Passo a Passo para implantar na sua empresa

Introdução
Guia do Controle Patrimonial
Um perfeito controle do Ativo Imobilizado, que traga resultados
para as empresas, sempre foi um tema que a R3 Assessoria quis
promover para seus clientes e leitores em geral.
Acreditamos que a educação nesta matéria é fundamental para
disseminar as boas práticas de controle de bens.
Através destas práticas a R3 Assessoria já contribuiu com centenas
de Clientes a terem resultados práticos com a gestão do seu Ativo
Imobilizado, tais como, economia na compra de novos bens, ciência
da quantidade e tipo de bens existentes, valores atualizados nas
demonstrações contábeis, depreciações de bens adequadas a vida
útil, entre outros.
Consideramos nosso maior valor o Capital Intelectual, por isso
aproveitem o conteúdo!
Alberto Ribeiro
CEO – R3 Assessoria Patrimonial
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1 - Considerações Iniciais
Uma das maiores aplicações de recursos que as Empresas fazem é no seu Ativo Imobilizado.
Devido aos altos investimentos, é de suma importância que se controle efetivamente estes
Bens e que se tenha uma excelente gestão sobre os mesmos.
O imobilizado de uma empresa deve ser visto sob as características do seu valor e também
pela sua essência, importância, localização e benefícios futuros. Especificamente nos
aspectos de controle físico, a empresa deve empregar recursos a fim de salvaguardar os bens
e mantê-los em estado de conservação necessário para o uso.
Estabelecer procedimentos necessários para se controlar os Bens e suas movimentações
(aquisições, baixas e transferências), atribuir responsabilidades para controle, conservação
e guarda dos bens, deve ser uma busca constante da Organização.
Nesta primeira parte do Guia abordaremos o controle do Ativo Imobilizado com abrangência
no controle físico dos bens, sem deixar de citar alguns controles contábeis quando
necessário.
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2 - Pressupostos
Este Guia foi concebido levando em consideração que uma empresa necessite de fazer um
trabalho inicial completo no seu Ativo Imobilizado, desde o inventário até a constituição das
normas internas do controle patrimonial.
Porém qualquer empresa pode adotar o Guia, desde aquelas que estão em estágios
intermediários de organização até aquelas que precisam aperfeiçoar um controle já
existente.
Consideramos que este Guia não esgota o assunto e pode ser adaptado e complementado
para qualquer empresa ou situação, por isso não especificamos muito e preferimos dar
exemplos mais genéricos possível.
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3 - Planejamento base
Etapas a serem consideradas
Não existe fórmula ou modelo exato para um bom planejamento,
porém fizemos uma sugestão que já foi aplicada em diversos
trabalhos e que tiveram sucesso na sua execução. Modificações e
adaptações devem ser feitas de acordo com a empresa ou situação
encontrada.
As seguintes etapas macro podem ser consideradas:
1. Inventário geral dos bens com colocação de etiquetas
patrimoniais
2. Revisão do inventário
3. Fechamento com revisão do atingimento de metas
4. Normas internas de controle patrimonial
5. Conciliação do inventário com registro contábeis
Estas etapas não devem ser considera algo engessado e cada uma
delas irá conter diversas subdivisões para facilitar a coordenação e
distribuição das atividades.

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Equipe
A montagem da equipe de inventário do Imobilizado vai depender
muito da estrutura e tamanho da empresa. Quanto maior e mais
complexa a empresa, mais pessoas devem estar envolvidas, levando
em consideração que o trabalho partirá do zero absoluto em termos
de controle físico dos bens e deve ter um cronograma a ser
respeitado.
Porém seja qual for o tamanho ou a complexidade de uma empresa
um coordenador ou responsável técnico será altamente
recomendado e necessário. Esta pessoa terá um papel importante
liderando e participando ativamente, desde o planejamento das
atividades iniciais do projeto, passando pelo treinamento das
equipes, execução do projeto, até a concepção das normas internas
de controle patrimonial.
Nada impede que esta pessoa acumule outras atividades dentro da
empresa, porém vale lembrar: atenção e foco neste projeto são
determinantes para o sucesso e atingimento das metas,
principalmente em se tratando de prazos.

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Equipe (continuação)
Portanto além do coordenador, para a etapa inicial, que é o
levantamento físico (inventário dos bens) será necessário um
número maior de pessoas, sugerimos a seguinte composição para
cada 5.000 itens do imobilizado:
• Um analista patrimonial (líder de equipe e pessoa que fará os
apontamentos das informações para o inventário);
• Um auxiliar patrimonial (fará a colocação das etiquetas e
auxiliará na coleta de informações dos bens).
Dependendo da complexidade de se extrair informações dos bens
(localização e acessos) e forma de fixação da plaqueta patrimonial
(cola ou rebites) pode ser necessário mais um auxiliar patrimonial a
integrar a equipe.
A composição da equipe e quantidade de equipes vai depender do
tamanho do projeto e da pretensão, em termos de prazo, dos
gestores.

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Treinamento da equipe
Apesar de ser um ponto quase óbvio, abordamos o tema
treinamento, pois dificilmente se encontram profissionais prontos
para desempenhar as atividades do controle patrimonial, desta
forma a melhor maneira é formar os mesmos.
A equipe deve ser treinada em vários aspectos, no mínimo:
• Conhecer os princípios do controle patrimonial adotado pela
empresa
• Estudar as Normas internas de controle patrimonial (caso
existam)
• Conhecer as instalações da empresa onde vai atuar
Lembrando que um treinamento bem feito, melhora a performance
das equipes e minimiza os erros de execução.

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Bens a inventariar e não inventariar
Esta é uma definição muito importante. Em
primeiro lugar deve-se estudar o que a
empresa considera ativo imobilizado e o que
ela considera como despesa.
Em geral as empresas tem seguido um limite
de imobilização regido pela legislação fiscal,
porém o melhor seria considerar o critério
sob o aspecto da utilidade e durabilidade:
• Utilidade - o bem produzirá benefícios
futuros?
• Durabilidade - o bem durará mais que um
exercício?
Se as respostas forem sim, o bem deve ser
contabilizado no imobilizado, ressalvando
apenas se a empresa não deseja controlar o
bem devido ao seu baixo valor. Neste caso
sim, o limite da legislação fiscal deve ser
aplicado.
O conhecimento pela equipe destes critérios
é fundamental, caso contrário, muitos bens
não considerados no imobilizado poderão ser
inventariados. Ex. Cesto de lixo de inox,
grampeador de grande porte, etc. Além disto
poderão surgir dúvidas na hora do
inventario, causando morosidade ao trabalho.
Resumindo, deve-se definir os critérios de
imobilização que contemplem a utilidade a
durabilidade e o custo.
Para quem deseja consulta a legislação: Lei
12.973/14 art. 2º, que altera o Decreto Lei
1.598/77 art. 15º.

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Situações Especiais de Bens (de terceiros ou em terceiros)
Outra informação importante a ser considerada no planejamento é
a presença de bens de terceiros e existência de bens da empresa em
poder de terceiros.
O ideal é que as equipes ao irem a campo fazer o inventário tenha as
informações:
• Bens de terceiros: ex. copiadoras, máquinas de café, etc.,
alugados, em demonstração ou em comodato;
• Bens cedidos a terceiros: baseados em contratos de aluguel ou
comodato.
• Remessa de bens para garantia ou para manutenção, etc.
Bens nestas situações, a critério da empresa, poderão ser anotados
em planilhas em separado ou com marcações especiais na própria
planilha de inventário, para posterior conferência com contratos e
demais documentos.

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Plaquetas patrimoniais
Aqui temos um assunto que para muitos é colocado em segundo
plano, mas não deve ser assim!
Hoje em dia temos muitas opções de tipos de plaquetas ou etiquetas
patrimoniais: alumínio, aço inox, poliéster, autodestrutivas,
autocolantes, com código de barras, RFID, entre outras.
O mais importante é que a plaqueta atenda as necessidades da
empresa. O que precisa ser levado em consideração é a utilidade e a
durabilidade da etiqueta:
• Utilidade: ser útil para identificação em futuros inventários ou
verificações de rotina tendo os dados legíveis por longo prazo.
• Durabilidade: uma etiqueta deve resistir ao tempo, intempéries,
ação de produtos químicos, vibrações entre outros. Deve ser
considerada a garantia que o fornecedor concede com relação a
leitura da numeração e do código de barras.

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Veja, quando falamos nestes aspectos não
queremos dizer que a empresa deva comprar a
etiqueta mais cara ou tecnológica, mas sim a que
seja mais adequada aos seus propósitos no
controle patrimonial.
O caso das etiquetas controladas por
radiofrequência representa bem este caso. A
etiqueta em si é mais cara, porém muito maior é
o gasto com equipamentos para a leitura da
radiofrequência, equipamentos que podem ser
portáteis ou fixos. Se a empresa não tem grande
movimentação de bens, e se, os que movimentam
são de baixo valor, não se justifica comprar um
sistema de milhares de reais.
O ideal é fazer cotações de preços com
fornecedores que deem uma consultoria para
decidir qual a melhor opção de acordo com as
necessidades.
Um detalhe importante é a fixação das plaquetas.
Muitos modelos de etiquetas são autocolantes, o
que para muitos casos é excelente. Mas para
indústria pesada o ideal é usar um adesivo
potente e em alguns casos os duráveis rebites.
Deve ser levando em consideração o uso do bem
e o ambiente onde ele está instalado. Uma
empresa pode usar mais de um tipo de plaqueta,
exemplo: Um tipo para móveis e utensílios e
outro para máquinas e equipamentos.
Outra questão é a estimativa da primeira compra
das plaquetas. Se a quantidade de bens do
sistema patrimonial não representar a
quantidade real de bens, uma contagem
superficial deve ser feita. Esta tarefa pode ser
feita contando com a colaboração dos chefes ou
coordenadores de setores, filiais, unidades, etc.
Nunca deve ser comprada a quantidade justa de
plaquetas. Em cima da estimativa calcular algo
entre 30% a 50% a mais. Lembre-se que após o
inventário geral o controle dos novos bens
continuará.

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Padronização de colocação de Plaquetas
Esta definição é outro item importante na
hora de se fazer o planejamento. Um fator
simples, mas que faz toda diferença. Se
existe um padrão, é fácil achar a etiqueta,
seja para futuros inventários ou para
alguma verificação. Um risco de se
"esconder" a plaqueta é o inventariante
futuro achar que o item foi deixado de fora
e realizar novo inventário do bem, daí
teremos um bem com dois números de
patrimônio, causando confusão e
imprecisão no trabalho.
Exemplo de padronização:
1. Máquinas e equipamentos - junto a
plaqueta do fabricante (na ausência
desta, colocar perto do painel de
comando);
2. Armários de escritório - lado superior
direito, frontal ou lateral;
3. Monitores - parte traseira.
Poderíamos citar dezenas de exemplos,
mas o importante é montar uma lista
similar a acima com as espécies de bens
(famílias) e a localização preferencial da
plaqueta.
Importante destacar é o uso do bom censo
na hora de colocar, mesmo que seja padrão
as vezes é necessário modificar a posição
da plaqueta para ser possível, por exemplo,
a leitura futura do seu número ou código de
barras.

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Descrição padronizada
Você deve estar notando que neste Guia
falamos muito em padronização e essa é uma
constante quando se trata em controle
patrimonial.
A descrição dos bens também deve passar por
este critério. A padronização torna muito
mais fácil a leitura de relatórios, inclusive a
emissão de listagem em ordem alfabética fica
mais homogênea.
Exemplos que podem modificar a leitura pelo
usuário:
• Ar condicionado ⇒ Condicionador de ar
• Máquina de dobrar ⇒ Dobradeira
• Mesa de madeira para escritório ⇒ Mesa
de fórmica para escritório
Outro aspecto que consideramos vital para a
padronização é a utilização de uma ordem
fixa das informações nas descrições dos bens.
A mais comum é:
Descrição básica + Campo variável + Marca +
Modelo + Número de série
Onde:
• Descrição básica – como o nome diz é que
designa o tipo de bem, podendo ser
associada a espécie ou família de bens.
• Campo variável é o que pode distinguir
um bem dos demais, como: cor, material
construtivo, medidas, peso, acionamento
(se manual ou elétrica), etc.
• Os campos Marca, Modelo e Número de
série, serão preenchidos somente se
existir a informação, sendo muito
importante para máquinas, ferramentas e
computadores.
Outras informações podem ser incorporadas a
descrição, caso típico de imóveis e veículos

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Inventário piloto
Conforme a complexidade da empresa e por consequência do
inventário, pode ser conveniente fazer um inventário piloto, ou seja,
escolher uma filial ou um setor para ser feito o inventário inicial.
Deste inventário serão colhidas informações importantes, tais
como: qualidade alcançada, velocidade do inventário, problemas de
acesso aos bens, entre outros.
Se a empresa optar por fazer o Piloto, logo após a conclusão deste,
uma reunião curta deve ser feita com a equipe, para divulgar os
resultados e uma breve avaliação do trabalho pelo coordenador do
patrimônio. Também é o momento para ajustar o planejamento,
diante da experiência adquirida no Piloto. Isso contribui
sobremaneira para a eficiência da equipe e seu desempenho no
restante do inventário.

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Comunicação interna
Esta tarefa, apesar de simples é fundamental para o bom
andamento e aceitação do trabalho por parte dos colaboradores.
Uma simples mensagem, por e-mail ou afixada em murais é
suficiente, dizendo o que será feito em linhas gerais, em que data
será realizado e o mais importante, deixando claro que a empresa
conta com colaboração de todos.
A mensagem deve ser assinada por no mínimo alguém do segundo
escalão dentro a organização para dar um ar de seriedade que o
trabalho exige. Isto tem um efeito duplo: tira a sensação de
desconfiança que muitos funcionários tem e os trazem para o lado
dos inventariantes no sentido de fornecer informação de localização
de bens e demais auxílios importantes.
Outro efeito mais a médio e a longo prazos é a preservação das
plaquetas nos bens, pois sempre haverá quem ache que a plaqueta
pode ser um suvenir ou que não tem tanta importância.

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4 - Execução do inventário
Após um planejamento criterioso é hora de
colocar em ação tudo que foi pensado,
lembrando que sempre é possível revisar e
modificar o planejado, já que na ação novas
informações podem mudar o cenário.
Planilha de inventário
A boa estruturação de uma planilha é necessária
para uma perfeita coleta de dados. A planilha
pode ser manual ou eletrônica, sendo mais um
formulário de entrada dos dados dos bens.
Veja o exemplo abaixo:
Explicação de alguns campos:
• Local/CC - se refere a Localização e ao Centro
de Custo. Se for necessário esta informação
pode ser separada.
• Nr. Etiq. - se refere ao número da etiqueta. Para
alguns casos pode ser acrescentado um número
de ordem do inventário em outra coluna.
• N/S - se refere ao número de série para os bens
que o tiverem.
• Estado de Cons. - se refere ao estado de
conservação do bem, muito necessário caso o
inventário seja também pra avaliações ou para
teste de valor recuperável.
Outros campos poderão ser acrescentados de
acordo com os objetivos do inventario.

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Planilha de inventário (cont.)
Se a planilha for eletrônica, uma programação pode ser feita para
posteriores trabalhos, inclusive a conciliação com os registros
contábeis.
Existem no mercado softwares que rodam em tablets, smartphones
e em coletores de dados sendo que alguns ainda podem se
comunicar com o servidor da empresa, porém envolvem custos
mais elevados. O limite será o orçamento disponível.

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Equipamentos
Cada equipe de inventariantes deve levar consigo alguns
equipamentos fundamentais para o levantamento, tais como:
• Trena - ou outro equipamento para medições.
• Chave de fenda ou formão - para retirada de etiquetas antigas,
se existirem.
• Fita adesiva - para casos em que seja necessário ter uma
fixação instantânea até que o adesivo seque.
• Adesivo ou rebites - de acordo com o tipo de fixação
escolhido.
• Furadeira - caso a fixação seja por rebites.
• Câmera fotográfica ou equivalentes.
• Tablet ou prancheta - de acordo com a escolha ou necessidade
da empresa.
• Álcool ou similar - para limpeza de superfícies com sujeira,
óleos, graxas, etc.
• Pano ou estopa - para aplicação do produto de limpeza.
Outros poderão ser acrescentados de acordo com o planejamento.

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Execução do inventário
Para uma perfeita execução do inventário as equipes devem ser
treinadas para que nenhum bem seja deixado para trás.
Por isso é importante que as equipes conheçam os locais da
empresa. Caso não conheçam previamente, recomendamos que
antes de começar o inventário se faça um “passeio” pelos setores
juntamente com alguém da unidade. Isto dá uma ideia do que virá
pela frente e minimiza a possibilidade de deixar setores ou salas
para trás.
Recomendamos que o inventário seja executado setor por setor, sala
por sala, no estilo "arrastão", ou seja, começar em uma das
extremidades do setor até a extremidade oposta. Desta forma é
minimizando a possibilidade de, como se diz no jargão, passar por
cima de um bem.
Existem outras formas de se executar o inventário, mas isso deve
ser desenvolvido por pessoas experientes e normalmente em
pequenos setores.

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Coleta de dados e andamento do trabalho
O líder de equipe normalmente é o que faz a coleta de dados, seja
manual ou eletrônica. O líder também deve dar o ritmo de
andamento do inventário, pois de nada adianta fazer um trabalho
extremamente rápido, se e a coleta de dados for comprometida.
Há de se lembrar também que o líder vai associar na planilha de
inventário a descrição do bem em si com o número da plaqueta,
com o número da foto e o estado de conservação respectivos.
O líder também não pode seguir o inventário muito à frente do
auxiliar sob pena do mesmo se perder na hora de fixar a plaqueta.
Por isso o líder deve coordenar os auxiliares para um perfeito
andamento do trabalho.

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Colocação/fixação das plaquetas
Como já citamos no planejamento, podemos ter mais de um tipo de
fixação das plaquetas e também podemos ter locais padronizados
para esta fixação.
Mais uma vez reiteramos a necessidade das equipes serem
treinadas antes de começar a executar o trabalho, inclusive fazendo
na prática a fixação das etiquetas, seja por adesivo ou por rebites,
em bens reais.
Esta questão pode ser aperfeiçoada no inventário piloto que,
recomendamos seja feito, principalmente em se tratando de
empresas grandes ou complexas.

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Revisão do inventário
Inventários intermediários
Ao final de cada unidade ou filial, é altamente recomendável uma
revisão do inventário, de preferência que se revise com alguém do
local para averiguar se nenhum setor ou sala ficou de fora. Neste
momento também é possível revisar a existência de bens fora da
empresa (manutenção, alugados, etc.) e bens de terceiros dentro da
empresa.
Inventário global
No final do projeto global de inventário, além da conferência de
unidades, filiais e setores é o momento de revisar as descrições.
Esta atividade pode ser executada em partes (unidades e filiais) ou
de forma global.
A revisão das descrições vai corrigir: erros de grafia, abreviações
excessivas, falta de dados e colocar a descrição básica dentro da
padronização.

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5 - Fechamento do inventário
Reunião de fechamento
Este é o momento de reunir toda a equipe de inventário e fazer um
balanço das atividades executadas. Um cheklist dos itens do
planejamento pode ser passado a fim de verificar se todos os pré-
requisitos foram atendidos. Caso seja uma equipe que o
coordenador vá manter é muito interessante aproveitar para
verificar o desempenho individual e em equipe dos seus liderados.
Também é a hora de consolidar as planilhas de inventário,
considerando que várias equipes foram envolvidas no trabalho.
Outra importância nesta reunião é para possíveis itens das normas
internas serem revisados ou acrescidos ao manual da empresa.
E não esqueça, quanto mas cedo consolidar as informações e
levantar possíveis problemas, mais fácil é resolvê-los.

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5 - Fechamento do inventário
Relatório de fechamento
Uma atitude muito interessante, principalmente para o
coordenador do patrimônio, é fazer o fechamento e produzir um
relatório das atividades desempenhadas, dos problemas
encontrados e claro apresentar as possíveis soluções e sugestões
para aperfeiçoar os controles internos.
Este relatório, deve conter o planejamento, a execução e todo o
referencial para futuras conferências de auditorias internas e
externas, além de consignar o nomes das pessoas da equipe que
realizou os trabalho. Lembre-se dos créditos!
Não se esqueça, muito se pode contribuir para a administração da
empresa na área patrimonial, com vistas a economia de recursos e
planejamento. A partir de um relatório de fechamento, a gestão
pode, por exemplo, ter mais precisão do que e quanto comprar em
termos de móveis, máquinas, computadores, etc.

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6 - Normas internas de controle do imobilizado
Após o fechamento do inventário e do relatório é o momento de
produzir formalmente as normas internas de controle do
imobilizado, se ainda não existirem. E mesmo que existam é a hora
de fazer aperfeiçoamentos.
É um momento único para isto, pois com toda a bagagem adquirida
nos dias de inventário, com todos os problemas apontados e as
sugestões dadas pela equipe, o coordenador tem todo
conhecimento necessário para montar uma excelente norma
interna.
Lembre-se, faça uma norma ou aperfeiçoe a já existente, como uma
norma piloto ou sugestiva e apresente ao seu chefe, ele vai adorar
dar opiniões. Esta atitude valoriza seu trabalho e o dele. Todos na
empresa apoiam quem pensa e trabalha por ela!

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7 - Solução interna ou terceirizada
Aqui temos uma situação que vai depender
muito do tipo de gestão da empresa. Algumas
creem piamente que é mais vantajoso, sob
aspecto econômico, fazer trabalhos desta
natureza com a força interna de seus
colaboradores, outras apostam mais na
contratação de assessorias.
Ambas tem suas vantagens, porém a segunda
tem algumas a mais. Os serviços contratados
por empreitada tem data de início e data de
finalização, normalmente atreladas aos
pagamentos, o que dá maior segurança aos
gestores. O custo dos serviço podem parecer
mais altos, porém se colocar na ponta do lápis
o custo de toda equipe de pessoas multiplicado
pelas horas trabalhadas (que podem chegar
aos milhares) acrescentadas dos impostos e
contribuições, deve suplantar o valor de uma
contratação.
Já vimos em muitos anos na área que,
empresas que apostaram na mão de obra
interna quase invariavelmente não concluíram
o trabalho, ou seja, as pessoas trabalharam
muito e não conseguiram os resultados
esperados, tendo a empresa, em muitas casos,
que ainda contratar uma assessoria para
realizar o trabalho. Em suma custou o dobro.
Não vale a pena reinventar a roda, esta deve
ser uma premissa a ser considerada.
Empresas especializadas têm equipes
treinadas e experientes, além de toda uma
sistemática comprovada, dando mais agilidade
e precisão ao trabalho. Isso sem contar que não
vai consumir a mão de obra interna. É bom
conferir e solicitar propostas.

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Fique ligado para a Parte 2
Obrigado por ler a Parte 1. A parte 2 será sobre a
Conciliação do inventário físico com os registro contábeis.
Até lá!

Somos uma empresa de assessoria e gestão patrimonial
com 12 anos de atuação em todo Brasil.
Acreditamos que a atividade empresarial deve ter como
base a criação de valor para os Clientes, para tanto
estamos voltados para apresentação de soluções efetivas
ao mercado, produzidas com qualidade, tecnologia e
criatividade, buscando sempre superar as expectativas dos
Clientes.
Oferecemos aos nossos clientes soluções em organização e
avaliação patrimonial.
Saiba mais acessando: www.r3assessoria.com

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