O documento lista 10 critérios a serem considerados ao contratar um escritório virtual: 1) atendimento de excelência, 2) capacitação da equipe, 3) imóvel de propriedade do escritório virtual para evitar mudanças futuras.

1. 10 critérios que
devem ser
considerados na hora
de contratar um
ESCRITÓRIO VIRTUAL
Por Genildo Borges

2. 1. Certifique-se de que o escritório virtual a ser
contratado possui ATENDIMENTO DE
EXCELÊNCIA. Ser bem atendido e ter a
tranquilidade de saber que seus clientes serão
bem cuidados é um diferencial para o seu
negócio. Os clientes estão dispostos a investir
um pouco mais, se tiverem em troca um
prestador de serviços que os atenda com
qualidade. Pagar mais barato, mas ser atendido
com descaso NÃO vale a pena.

3. 2. Capacitação da equipe de trabalho do escritório
virtual. Trabalhar com pessoas bem capacitadas e
preparadas para prestarem serviços de qualidade é
outro diferencial competitivo. Equipe que passa por
processos de melhorias contínuas irá transmitir
maior segurança e confiança aos seus clientes. Desta
maneira, seus clientes serão sempre bem atendidos
e ficarão satisfeitos e encantados com os serviços
prestados.
CAPACITAÇÃO

4. 3. IMÓVEL DE PROPRIEDADE DO ESCRITÓRIO
VIRTUAL. Este é um ponto crucial na hora de escolher
um escritório virtual. Quando o imóvel NÃO é
próprio, a qualquer momento o dono da sala poderá
pedir a estrutura de volta e você terá que gastar
dinheiro para realizar a troca de endereço do seu
negócio. Além disso, terá que gastar mais refazendo
todo o seu material gráfico (cartões, folheteria, etc).
Ademais, terá que mudar seu endereço junto aos
órgãos governamentais além de ter que
avisar seus clientes sobre a alteração
do seu endereço e do seu telefone.

5. 4. LOCALIZAÇÃO PRIVILEGIADA. Não avalie
apenas o preço ao escolher o escritório
virtual para seu negócio. Avalie também os
benefícios. Escolher um escritório virtual
com localização privilegiada proporcionará
ao seu negócio maior credibilidade. Possuir
um negócio funcionando num endereço
nobre lhe dará maior prestígio junto aos seus
clientes.

6. 5. DISCRIÇÃO NO ATENDIMENTO E NA
ESTRUTURA. Seu cliente NÃO precisa saber que
você tem um negócio funcionando num escritório
virtual, a menos que você queira informá-lo. Não
deixar transparecer ao seu cliente que o
ambiente da sua empresa é um escritório virtual
é mais um ponto a ser analisado, já que algumas
pessoas ainda têm preconceito. Portanto, observe
se, na estrutura do escritório virtual a ser
contratado, há placas, informativos ou letreiros,
sinalizando que ali é um escritório virtual.

7. 6. CUIDADO COM ESCRITÓRIOS VIRTUAIS QUE
POSSUEM GRANDES ESTRUTURAS. Seu cliente
necessita se sentir como se realmente estivesse em
seu escritório. Assim, escolha um escritório virtual
compatível com seu negócio. Uma pequena
empresa, um microempreendedor individual, um
advogado ou outros profissionais liberais que não
necessitam de uma grande estrutura, não investirão
em uma mega sala de maneira desnecessária.
Portanto, analise se a estrutura física do escritório
virtual que você irá contratar é condizente com seu
negócio.

8. 7. Verifique se o escritório virtual está
informatizado e se POSSUI ACESSO A ÁREA
DO CLIENTE. Busque escritórios virtuais que
possuam sistema próprio e acesso a área do
cliente. Desta maneira, você terá mais
autonomia para agendar alguns serviços, tais
como reuniões, poderá emitir sua fatura e
boleto e visualizar seus recados.

9. 8. AGILIDADE NO RETORNO DE SUAS
DEMANDAS. Contratar os serviços de um
escritório que está disposto a atender as suas
demandas no menor tempo possível é um
grande diferencial para o seu negócio.

10. 9. DISPONIBILIDADE EM AJUDAR. Busque
um escritório em que os colaboradores
estejam sempre dispostos a te ajudar.
Solicitude é uma grande sacada e um
diferencial para os prestadores de serviços.
Ninguém gosta de esperar muito e muito
menos não ter suas demandas atendidas por
falta de proatividade e agilidade do
prestador de serviço.

11. 10. CUIDADO COM ESCRITÓRIOS VIRTUAIS
COM POUCO TEMPO DE MERCADO.
Contratar escritórios virtuais que possuem
POUCO tempo de mercado pode ser uma
péssima escolha. Escolha um escritório que
já esteja consolidado no mercado e que
possa lhe oferecer um serviço e uma
estrutura de qualidade.