Ebook Comunicação do condomínio

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A COMUNICAÇÃO
NO CONDOMÍNIO
www.sindiconet.com.br
Plataformas digitais: a grande chave do sucesso
da gestão do síndico

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Apresentação 03
01. Aboacomunicaçãoéopilardesustentaçãodosíndico 04
02. Como organizar a comunicação no condomínio 05
03. Plataformas de comunicação digital 07
04. Cuidados ao contratar um site ou aplicativo 11
05. Precisa de assembleia para contratar? 12
06. Suporte 13
07. Uso da ferramenta 14
08. Outras formas de se comunicar com os moradores 16
09. Leitura complementar 18
Índice

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O Brasil é, atualmente, o 3º maior usuário de redes sociais
do mundo, contando com mais de 150 milhões de pessoas
conectadas a essas plataformas, de acordo com
pesquisa recente.
Quem diria que hoje empresas como Uber, iFood e AirBNB
estariam tão presentes em nosso cotidiano? São novidades
como essas que tanto facilitam a nossa vida e transformaram
o nosso dia-a-dia com a cultura do compartilhamento.
Novas formas de se comunicar e de compartilhar estão
presentes também na nossa vida em condomínio. Afinal,
quem não quer acompanhar as melhorias e comunicados
importantes do condomínio, além de compartilhar com os
vizinhos uma dica boa de prestador de serviço ou aquele
restaurante do bairro com serviço incrível e que ainda entrega
em casa?
Por outro lado, essa facilidade de espalhar notícias também
deve ser vista de forma responsável e cautelosa, tanto por
parte do síndico como por parte dos moradores, uma vez que
se deve sempre zelar pela veracidade, combatendo fake news.
Apresentação

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Os síndicos brasileiros hoje devem ter consciência da
importância de uma boa comunicação para sua gestão.
Afinal, em tempos em que a velocidade da informação está a
um clique do seu smartphone, é fundamental saber usar esse
tipo de ferramenta a seu favor.
Comunicar-se bem e oferecer transparência, porém, não
significa estar 24h por dia, sete dias por semana disponível
para os moradores.
Hoje, o síndico sabe que se comunicar bem com os moradores
é fundamental para uma gestão bem-sucedida. Afinal, se
os moradores não conseguem ver como a gestão está se
desenrolando, as melhorias, se há transparência ou não, será
difícil avaliá-la.
01.
A boa comunicação
é o pilar de sustentação
do síndico

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02.
Como organizar a
comunicação no
condomínio
É fundamental estabelecer regras para uma boa comunicação
no condomínio. Dessa forma, ninguém se perde e todos
seguem o mesmo “código de conduta” ao se comunicar.
Centralizar e estabelecer um único canal: escolher um
canal é fundamental para evitar de ter que estar presente
por e-mail, whatsapp, pelo interfone e no celular. Se os
moradores souberem onde procurar o síndico e outras
informações do condomínio, se tiverem segurança de
que serão respondidos por ali, é bem menos provável
que acionem o gestor de outras formas.
Aqui também vale dizer que o síndico deve se esforçar
ao máximo para educar os moradores no sentido de se
utilizarem apenas de um canal para assuntos que não
sejam de extrema urgência.
É importante também que o síndico responda às
perguntas dos moradores em um certo período pré-
estabelecido – que geralmente não passa de dois ou três
dias, dependendo do que foi acordado. Assim, todos
conseguem se planejar e os moradores não ficam sem
resposta.

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Organizar-se para responder todas as perguntas: é
de extrema importância que o síndico se organize para
responder tudo o que lhe for perguntado, mesmo que
seja para direcionar a dúvida para outra pessoa. O melhor
é que todos os dias ele dedique algum tempo para essa
tarefa, evitando assim que as questões e demandas se
acumulem.
Delegar e pedir ajuda: Nem sempre é o síndico quem
pode ou deve responder todas as perguntas. Às vezes, a
administradora, o zelador ou mesmo alguma comissão
do condomínio (como de obras, eventos, etc.) é o mais
indicado para certas dúvidas. O síndico deve ter a clareza
de repassar dúvidas a quem puder respondê-las.
Linguagem adequada: saber se expressar com clareza
é fundamental. Evite o uso de letras maiúsculas, de
palavras de baixo calão. Também não compactue com a
disseminação de boatos.

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03.
Atualmente existem diversas plataformas que intermediam e
organizam a comunicação entre síndico e moradores.
Essas ferramentas aglutinam funcionalidades (veja mais
na página seguinte) e podem se tornar o canal oficial de
comunicação entre a administração e a comunidade, evitando
assim que o síndico precise estar “presente” a todo momento
no facebook e whatsapp ou seja acionado pelo telefone e até
pelo interfone.
“Creio que o uso de whatsapp e facebook não seja a
melhor forma do condomínio se comunicar com todos,
não fica algo muito organizado e é fácil de ‘deixar passar’
algum assunto sem resposta, o que nunca é legal”,
assinala Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
Terumespaçopensadoparaocondomínio,ondeosmoradores
sabem que irão encontrar os documentos que precisam e
outras informações tornou-se necessário.
Esse tipo de plataforma pode ser contratada diretamente
pelo condomínio e tem um custo geralmente por unidade (há
opções gratuitas também).
Saiba mais, no capítulo 8, sobre o uso de redes sociais não
pensadas para o condomínio.
Plataformas de
comunicação digital

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“Aqui todos os moradores aprovaram a adesão do
sistema Noknox, por ser muito prático no dia a dia do
nosso condomínio. Meu problema com entregas de
encomendas e correspondência acabou! Autorizações
para área de lazer ficaram muito mais práticas e
organizadas. Super indico!”, relatou Daniel Batista da
Sílva, síndico do condomínio Inês Jorges.
Conheça algumas funcionalidades disponíveis em plataformas
do tipo:
Comunicados: o síndico e/ou gerente predial podem
deixar os moradores avisados sobre manutenções
que irão ocorrer, um elevador que ficará desligado,
problemas nos portões, etc. Busque por canal de
comunicação eficiente, pois recados em murais e envio
de e-mails não costumam ser eficazes. Relatórios de
leituras permitem um plano de ação para aqueles que
ainda não leram o comunicado, caso a informação exija
o conhecimento de todos;
Enquetes: perguntar para os moradores sua opinião
sobre diversos assuntos pode ajudar, e muito, a sua
gestão. Um canal que permita a resposta de forma
rápida e fácil faz com que mais moradores participem
das decisões da sua gestão;
Mensagens: os moradores podem escrever mensagens
para o síndico ou para outros moradores. É mais uma
forma efetiva de manter a comunicação fluindo de
forma transparente no condomínio. Evite grupos de
whatsapp, pois eles infringem a LGPD ao permitir que
qualquer morador tenha acesso ao número do celular
de outros moradores;

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Livro de ocorrências: usando este canal, os moradores
podem apontar irregularidades no condomínio, como
alguémqueestacionouforadavaga,lixonolocalerradoe
outras situações. Registrar a ocorrência por um sistema
digital é mais fácil e permite o acompanhamento das
ocorrências de forma prática, diminuindo a angústia do
morador ao perceber um problema;
Quadro de administração: mostrar quem são os
funcionários do condomínio e da administradora que
atendem aquela comunidade pode ajudar bastante
quando um morador precisa de algo da administradora;
Fale com o síndico: um canal direto com o gestor. É
fundamental que o mesmo responda em um período
de no máximo dois ou três dias, mesmo que seja para
dizer que vai se informar melhor sobre a pergunta, ou
que a mesma deve ser encaminhada para o zelador ou
a administradora. Este canal deve ter uma comunicação
dinâmica, ágil e organizada. Busque por sistemas
específicos para esta comunicação e evite e-mails e
formulários, pois não são boas opções;
Reserva de espaços: uma forma mais prática para os
moradores consultarem as datas, valores e fazerem o
agendamento do uso do salão de festas, churrasqueira,
quadraouáreagourmetdoseucondomínio.Asreservas
precisam ficar organizadas também para o condomínio,
evitando confusões na data programada e emitindo
relatórios de uso e cobrança;

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Documentos: cópias digitalizadas de contratos de
manutenção do condomínio, do RIA, AVCB em dia,
contas pagas, devem estar disponíveis nesse canal.
Para alguns documentos, como a convenção e atas, é
importante que os moradores tenham acesso fácil aos
arquivos;
Classificados: os condôminos podem oferecer seus
serviços e também indicar fornecedores e locais com
bom serviço nas proximidades do condomínio;
2ª via de boleto: os condôminos podem, usando a
plataforma, obter uma segunda via do boleto de sua
cota condominial, sem haver a necessidade de ligar
para a administradora;
Financeiro: moradores podem ter acesso, em tempo
real, às contas do condomínio. Isso ajuda, e muito no
quesito “transparência” da gestão condominial;
Controle de acesso: saber quem entrou ou saiu do
condomíniocomhorárioeresponsávelpelaautorização.
Existemsistemasquepermitemqueomoradortambém
tenha acesso ao relatório da própria unidade.
“A comunicação com os moradores é muito mais simples com
o aplicativo. Quando preciso avisar sobre alguma ocorrência no
prédio, basta colocar as informações sobre o ocorrido e enviar
para os moradores. Posso, inclusive, enviar arquivos como fotos
ou pdf. O morador recebe um aviso por notificação no próprio
aplicativo e também recebe as informações por e-mail. Receber
por e-mail é um diferencial, pois temos moradores mais idosos
que preferem utilizar apenas o e-mail. Hoje temos um canal de
comunicação fácil, rápido e ágil com os moradores”, argumenta
Sávio Zaidan, subsíndico e usuário da plataforma Noknox.

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04.
Cuidados ao contratar
um site ou aplicativo
para o condomínio
Como se pode ver, contratar uma plataforma do tipo é algo
que irá envolver muitas informações dos condôminos (olhe a
LGPD aí!).
Por isso, é fundamental que se escolha uma empresa séria e
bem estruturada para fazer a gestão correta de todos esses
dados, além, é claro, de prestar um bom serviço.
“Procure uma empresa que já esteja há um tempo no mercado,
pergunte sobre a segurança dos dados dos usuários e também
se informe com outros clientes”, sugere Gabriel Karpat.
Outro cuidado a ser tomado é se certificar que o usuário
cadastrado no sistema seja realmente o morador da unidade.
É importante que o sistema escolhido tenha um processo
que garanta a segurança para que nenhum terceiro tenha
informações sobre a unidade.
Além disso, também é importante que a ferramenta seja
fácil de usar, permitindo assim que tanto um síndico jovem e
familiarizado com a tecnologia se sinta bem nesse ambiente
como pessoas que não estão tão conectadas com o mundo
virtual. Uma plataforma intuitiva faz toda a diferença na hora
de engajar os moradores a usá-la.

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05. Precisa de assembleia
para contratar?
Essa pergunta é feita por muitos síndicos e a verdade é que
não há uma resposta certa.
Há advogados que defendem não ser necessário levar um
assunto como este para a assembleia, pelo fato do custo ser
baixo por unidade (ou não haver custo!), e o síndico ser livre
para contratar fornecedores.
Porém, há síndicos que preferem levar o assunto à assembleia
justamente para testar o interesse dos moradores pela
ferramenta.
“Acho que a assembleia é uma forma de apresentar a
novidade para os moradores e deixá-los mais a par de
como vai funcionar”, explica Gabriel Karpat.

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Ao contratar um site ou um aplicativo para o condomínio, é
importante que a empresa escolhida dê um suporte adequado
para o síndico.
Informe-se se a mesma está sempre
desenvolvendo melhorias para o seu produto,
como é o atendimento ao cliente em caso
de problemas, se o uso por smartphone é
amigável – algo cada vez mais necessário e
presente na cultura do compartilhamento.
Verifique também a nota do aplicativo, pois
ela reflete a experiência dos próprios usuários. Confira se as
reclamações feitas nas lojas de download são resolvidas.
Algumas empresas dão suporte aos colaboradores do
condomínio, mas nem todas têm um canal com o morador. É
fundamental que o sistema não crie mais trabalho ao síndico,
ao exigir que ele seja interveniente em dúvidas ou dificuldades
ao usar um aplicativo.
O canal direto do morador com a empresa fornecedora do
sistema permite uma melhor experiência do usuário e poupa
tempo na sua gestão.
06. Suporte

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07. Uso da ferramenta
Fazeroscondôminosrealmenteutilizaremumsiteouaplicativo
pode ser um grande desafio no começo. Veja algumas dicas:
Divulgação: Explique aos moradores que esse será o
canal oficial do condomínio;
Eventos: Aproveite algum evento comunitário no
prédio, como uma festa junina ou dia das crianças,
e poste fotos dos moradores se divertindo. Além de
agitar a sua plataforma, também promove uma melhor
convivência entre os moradores;
Documentos: Não deixe de alimentar sempre
a plataforma com documentos atualizados do
condomínio.Podemserasúltimasatasdasassembleias,
os orçamentos para a próxima obra, o Auto de Vistoria
do Corpo de Bombeiros atualizado, o novo contrato
com a administradora;
Solicitação de reserva: Incentivar que os moradores
usem esses espaços, e que os reservem pelo site
ou app, é uma ótima maneira de fazê-los usar a
ferramenta. É importante, porém, que as solicitações
sejam respondidas em um período pré-estabelecido –
geralmente não mais do que dois dias;

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Mural de classificados: outra ótima maneira de ajudar
na interação entre os moradores. Pedir indicação de
uma boa faxineira, um pintor ou outro prestador de
serviços aos vizinhos ou usar o espaço para oferecer
seus serviços, como uma moradora que dê aulas de
inglês,outroqueestávendendoseucarro,sãoexemplos
de como os vizinhos podem ir se conhecendo e usando
a ferramenta.

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Veja algumas delas abaixo:
Grupos de e-mail: É um grupo com os e-mails
de diversos moradores do condomínio. Além de ser
difícil de identificar quem está escrevendo, em uma
discussão sobre algum assunto mais específico pode
ser difícil acompanhar todas as perguntas e respostas.
Whatsapp: o aplicativo de comunicação
instantânea mais usado no Brasil virou febre com
os “grupos”. Aqui, também, pode ser um problema
conseguir identificar quem está perguntando ou
fazendo uma solicitação para o síndico.
08.
Outras formas de se
comunicar com os
moradores
Muitos síndicos ainda apostam em formas que não são as
mais indicadas para se comunicar com os moradores do
condomínio.

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Outro problema é que o número máximo de participantes de
um grupo é 256 pessoas. Em diversos condomínios, o número
de moradores pode exceder esse limite.
Além disso, já imaginou um momento em que todos os
participantesdogrupoestejamcomalgumadúvida?Impossível
conseguirresponderatodoscomorganização.Foraproblemas
jurídicos que surgem a partir do mau uso do app.
Algumas dúvidas simples, quando colocadas em um canal
onde todos os moradores têm acesso, geram muitas
confusões e discussões desnecessárias. Um canal direto com
a administração permite uma moderação, fazendo com que
somente dúvidas relevantes sejam comunicadas de forma
resolutiva.
Facebook: muitos condomínios têm um grupo
fechado para os moradores do prédio.
Pode parecer uma boa ideia de início, mas o facebook
também não foi desenvolvido para condomínios.
Há que se ter muito cuidado ao adicionar uma nova pessoa
no grupo, ter certeza de que ela é realmente moradora do
condomínio.
Uma vantagem das plataformas pensadas para o condomínio
em relação a essas outras opções é que o condômino sabe
que esse é o “canal oficial” das informações do condomínio.
Contribui para a construção da confiança e da credibilidade
do síndico perante os moradores, que estão seguros de que o
que está escrito ali é a posição oficial do condomínio.
Ajuda também os moradores a sanarem dúvidas e a evitar
fofocas no dia-a-dia do condomínio.

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Leitura complementar
Atendimento aos condôminos:
saiba como fazer corretamente
Redes sociais em condomínios:
aprenda a usar corretamente
Como usar o WhatsApp na gestão
do condomínio
Informativos editáveis do
SíndicoNet: Veja os documentos
que preparamos para condomínios

19. O SíndicoNet é a principal plataforma
de conteúdo, capacitação e serviços
referência para síndicos, condomínios e
administradoras condominiais do país.
Mensalmente, a página do SíndicoNet
registra mais de 1,2 milhão de visitas.
www.sindiconet.com.br
A Nok Nox é um aplicativo que visa a
facilitar a vida em comum. Tem como
objetivo atender às necessidades de
moradores residenciais, substituindo as
funções do interfone tradicional. Com
uma interface simples e moderna, o app
promete levar mais conforto e segurança
aos lares.
noknox.com
Quem somos
Que tal levar para o seu condomínio o Nok Nox Plus de
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Conteúdo: SíndicoNet e Nok Nox | Design: Carolini Alves