Relatório para divulgação interna de resultado de RFP para seleção de agência de viagem.

1. Avaliação TP 003/08<br />Gerenciamento de Viagens Corporativas<br />Apresentam-se a seguir as observações, análises e conclusões referentes ao processo de tomada de preços para prestação de serviços de agência de viagem: TP 003/08 – Gerenciamento de Viagens, ocorrido durante os meses de setembro e outubro de 2008.<br />Objetivos da TP<br />Mudanças no modelo de negócio das agências de viagem e melhorias tecnológicas indicaram uma oportunidade de modernizar e melhorar a forma com que a XXXX adquire, administra, remunera e avalia os serviços relacionados às viagens corporativas.<br />Mais especificamente, os objetivos incluem:<br />Reduzir ou eliminar a quantidade de hospedagens faturadas ou pagas no balcão do estabelecimento.<br />Permitir que o processo de reserva e compra de hospedagens e bilhetes seja feito pelos próprios usuários, de forma autônoma ou com a assistência do operador da agência, se assim preferirem.<br />Transparência na forma de remuneração da agência de viagem.<br />Redução de custos com remarcação, cancelamento ou reembolso de bilhetes.<br />Redução de custos com cobrança de no-show.<br />Facilitar o rastreamento de cobranças relacionadas à remarcação, cancelamento ou reembolso de bilhetes.<br />Facilitar a conciliação das cobranças de bilhetes e hospedagens.<br />Reduzir o tempo gasto pela XXXX com preparativos e gerenciamento de viagens e conciliação de cobranças.<br />Cronograma Executado<br />Emissão da TP08/09/08<br />Prazo para envio das perguntas 15/09/08<br />Prazo para resposta19/09/08<br />Entrega das propostas26/09/08<br />Prorrogado para o dia 01/10/08<br />Definição do short list10/10/08<br />Prorrogado para o dia 16/10/08<br />Conclusão da TP24/10/08<br />Relatório de avaliação27/10/08<br />As prorrogações ocorreram devido à entrada tardia de um potencial fornecedor, decisão que se mostrou acertada, pois foi um dos finalistas da TP.<br /> Visão Geral<br />10 convites enviados<br />5 respostas<br />2 finalistas (short list)<br />Análise das propostas<br />Qualidade das propostas<br />Das 5 propostas enviadas, 2 não seguiram as instruções contidas na TP quanto à documentação solicitada ou à estrutura da proposta, das empresas Flytour e Carlson Wagonlit. Ainda assim, estas propostas foram avaliadas em função da pequena quantidade de respostas à TP, evitando reduzir ainda mais a quantidade de concorrentes.<br />Capacitação técnica<br />As propostas foram avaliadas conforme os objetivos expostos pela XXXX no item REF _Ref212883031 Objetivos da TP, utilizando-se a técnica de rankeamento, onde é atribuído um peso para cada objetivo e uma nota para a solução apresentada por cada proponente. Deve ser levado em conta que a fornecedora atual de serviços de viagem, a agência Flytour, pode ter sofrido avaliação tendenciosa devido ao desgaste do relacionamento. O resultado desta avaliação é exibido na figura abaixo:<br />Figura 1 – Ranking da avaliação técnica dos proponentes<br />Todos os proponentes se mostraram tecnicamente capazes de atender às solicitações apresentadas no que diz respeito aos serviços básicos de uma agência de viagem. O diferencial diz respeito ao uso da tecnologia e à capacidade de personalização das soluções.<br />A empresa Griffin não opera com o sistema de self booking, já a Flytour diz não operar com self booking, no entanto, apresentou em sua proposta descrição de uma destas ferramentas. A REF _Ref212878778 Tabela 1 ilustra a disponibilidade desta tecnologia conforme apresentada pelos proponentes.<br />Tabela 1 – Self booking e fluxo de aprovação<br />Análise comercial<br />Foi solicitado às proponentes que apresentassem proposta abordando as modalidades de remuneração disponíveis hoje no mercado, descritas abaixo:<br />Transaction fee: as agências cobram uma taxa por transação efetuada<br />Flat fee: é cobrada uma taxa mensal que independe (dentro de uma determinada faixa) da quantidade de transações efetuadas<br />Management fee: é cobrado um percentual sobre o volume financeiro das transações efetuadas<br />Comissão: modalidade em que as agências são comissionadas pelos fornecedores, não ocorrendo desembolso por parte da XXXX – modalidade está caindo em desuso<br />Rebate: a agência devolve à XXXX parte da comissão recebida dos fornecedores – modalidade totalmente em desuso, nenhuma proposta apresentada contemplou esta opção<br />Nem todos os proponentes apresentaram proposta contemplando todas as soluções. A princípio foram consideradas as modalidades flat fee e management fee por oferecerem a melhor combinação entre transparência e praticidade na operação. Ao ser efetuada a análise comercial das propostas face ao volume histórico de demanda da XXXX, optou-se pela modalidade management fee, pois apresenta menores custos acumulados e não há previsão de variação de demanda que justifique a proteção ao risco contemplada pelos maiores preços da modalidade flat fee.<br />Figura 2 – Propostas de management fee<br />Considerações finais<br />Participaram do short list as proponentes Griffin Travel e Maringá Turismo. A Griffin, embora não tenha apresentado proposta na modalidade management fee, apresentou a 2ª melhor proposta na modalidade flat fee. A avaliação da proposta técnica da Griffin foi, contudo, bastante inferior à da sua concorrente, o que acabou consolidando a Maringá Turismo como a vencedora da TP 003/08 com a melhor proposta técnica e comercial.<br />