Jak skutecznie zarządzać projektami internetowymi. Praktyczne porady jak zarządzać zmianą, budżetem, harmonogramen, jak zarządzać wieloma projaktami, itd.

1. Skuteczne zarządzanie
projektami internetowymi
Praktyczne podejście
Przemysław Federowicz, CEO
+ 48 606 103 826
pfederowicz@gotechnologies.pl
www.gotechnologies.pl
IT, eCommerce Strategy | Technology | Project Management

2. Agenda
Wprowadzenie do
zarządzania
projektami
1
Harmonogramowanie4
Planowanie
projektu2
Budżetowanie
projektów5
Zespół i zasoby3
Zarządzanie
ryzykiem6
Zarządzanie
zmianami7
Skuteczne
zarządzanie
wieloma projektami
8
Rozpoczęcie i
zakończenie
projektu
9
Kontrola i
monitorowanie10 Metodyki i techniki11 Narzędzia12

3. Wstęp
Zarządzanie
Projektami

4. Wprowadzenie do zarządzania projektami
Projekt jest przedsięwzięciem o charakterze jednorazowym, które jest
podejmowane dla osiągnięcia z góry określonych celów.
Cechy
projektów:
Jest unikalny1
Angażuje zasoby
2 Posiada cel
3
Ma określony czas trwania4
5 Powoduje zmiany
6 kosztuje

5. Podział
projektów
Priorytety (strategiczne, operacyjne)
Stopień
innowacyjności
Produkty
Projekty z ruchomym i
stałym zakresem
Powtarzające się
Projekty
obligatoryjne lub
non profit
Wg. pochodzenia zlecenia:
zewnętrzne, wewnętrzne
Projekty w
łańcuchu realizacji
Wielkość projektu
Typy projektów

6. Cele projektów
 Zwiększenie przychodów o 10% w czasie Q1
 Pozyskanie 1 mln klientów do końca grudnia 2015
 Ograniczenie kosztów utrzymania sieci salonów do 10 mln w każdym
miesiącu od Q1
 Ograniczenie lub uniknięcie ryzyka awarii Data Center – SLA aplikacji na
poziomie 98%
 Poprawa jakości – zmniejszona ilość reklamacji o 10% przy aktualnej
ilości sprzedawanych towarów w danym czasie.
Cele projektów powinny być SMART-ne czyli Proste, Mierzalne, Osiągalne,
Istotne i Określone w czasie

7. Projekty w eCommerce
 Wdrożenie nowego portalu
 Implementacja płatności online
 Wdrożenie nowego procesu zakupowego
 Wdrożenie wewnętrznego procesu logistyczno-magazynowego
 Wdrożenie nowego narzędzia CRM wspierającego kampanie email
 Wdrożenie nowego procesu reklamacyjnego na Contact Center
 Utworzenie kampanii outboundowej dla danego typu klienta
 Wdrożenie hurtowni danych
 Segmentacja klientów

8. Fazy projektów
Co? Kto? Kiedy? Jak? Dlaczego?
szczegółowe
analizy
Realizacja i
wdrożenie
Zakończenie
projektu
• Co chcemy zrobić?
• Po co?
• Ile to będzie kosztować?
• Kiedy to otrzymamy?
• Co potrzebujemy?
• Kto to zrobi?
• Czy w ogóle damy rade to
zrobić?
Pomysł i
wstępne analizy
(inicjacja)
• Zakres prac
• Jak to wykonamy?
• Na kiedy?
• Za ile?
• Czego potrzebujemy do
wykonania?
• Jak będziemy zarządzać
projektem
• Wytwarzanie
• Testowanie
• Wdrożenie
• Czy zmierzamy do celu?
• Czy realizujemy plan?
• Jeśli nie to co trzeba zrobić?
• Czy trzeba zmienić plan?
• Lesson learn:
• Co zrobiliśmy dobrze?
• Co należy usprawnić?
• Co się nowego nauczyliśmy?
• Maintanance

9. Projekty czy procesy

10. Dlaczego projekty
się nie udają?
Zła
estymacja
Brak
obiecanych
zasobów w
danym
czasie
Klient nie
wie czego
chce
Zmiany w
trakcie trwania
projektu
Brak
rezerw
czas, bud
żet
Złe
zarządzanie
zasobami
Wpływ
czynników
naturalnych

11. Sukces projektu?
 Zrealizuje wyznaczony cel nadrzędy i cele podrzędne
 W ramach określonego budżetu i czasu
 Zrealizuje zakres
 Będzie rentowny
 Przyniesie zysk organizacji
Czy znacie takie projekty?

12. Planowanie
projektu

13. Karta OPP
Krótki jednostronicowy dokument na którym opisane są
najważniejsze założenia potencjalnego projektu. Pozwala
on szybko podejmować decyzję o nowych inicjatywach
bez zbędnych dodatkowych kosztów analizy projektu
Osiągnąć
Spisane są najważniejsze cele projektu, co
wniesie/zmieni w firmie (miary, efekty itp)
O
Poprzez
Jakie produkty/usługi trzeba będzie zbudować
i zaimplementować, by osiągnąć cel
P
Ponieważ
Krótko opisany stan (obszar) firmy wymagający
poprawy, modernizacji lub czynniki
mikro/makro ekonomiczne, które wymuszają
zmianę
P

14. Osiągnąć
Zysk 1 mln zł netto w roku 2015
O
Poprzez
Wdrożenie nowego sklepu internetowego
P
Ponieważ
• Trendy konsumentów uległy zmianie
(usability).
• Pojawiła się nowa technologia, umożliwiająca
w łatwy i niedrogi sposób analizować modele
zachowań klientów.
• Posiadamy w organizacji wiedzę jak stworzyć
nowoczesny sklep.
• Posiadamy partnera technologicznego, który
może nas wesprzeć w tym projekcie.
P
Osiągnąć, poprzez, ponieważ
Osiągnąć
Zmniejszenie kosztów marketingu o 10% bez zmniejszenia ilości
przychodów oraz zwiększenie stopnia konwersji ze ścieżki
zakupowej o 5% w Q3 roku 2015
O
Poprzez
Optymalizację kampanii marketingowych (email, adwords, social
media) oraz skorzystania z nowych form reklamy targetowanej.
P
Ponieważ
• Pojawiła się technologia, która umożliwia lepsze dopasowanie
reklam do klienta np. RTB.
• W zespole SEO/SEM zatrudniliśmy dodatkowe osoby z wiedzą o
automatyzacji kampanii AdWords.
• Ponieważ obecny ruch był bardzo słabej jakości.
P
Projekt 1 Projekt 2

15. Karta projektu
 Numer projektu
 Cel i opis projektu
 Zespół projektowy
 Komunikacja
 Zakres projektu
 Harmonogram
 Punkty raportowe
 Budżet
 Karta ryzyk
 Kryteria odbioru

16. Zespół i zasoby
Bez dobrego zespołu oraz potrzebnych zasobów żaden projekt się nie udaje.

17. Zasoby potrzebne do realizacji
projektu
Ludzie, kompetencje
Patenty, licencje,
certyfikaty
Infrastruktura,
wyposażenie, materiały,
surowce
1
2
3
Kierownik projektu
Podwykonawcy
Wykonawcy
1
2
3
Biuro projektów
Wsparcie biura projektów (Project Management
Office) przy analizach i rozliczaniu projektów Controlling
Wsparcie działu Controllingu w
zarządzaniu budżetem i
rozliczaniem kosztów

18. Project manager
PM = Lider
Kierownik projektu jest odpowiedzialny za koordynację
wszystkich prac:
Planowanie1
Zapewnienie zasobów2
Kontakt z kilientem, wykonawcami,
podwykonawcami, za negocjacje3
Monitoring i raportowanie4

19. Zespół projektowy
Sponsor projektu
Project Manager
Task ManagerTask Manager
WykonawcyWykonawcy
Task Manager
Wykonawcy

20. Skuteczny
zespół?
Posiada lidera
Posiada jasno wytyczone
cele
Ma ustaloną strukturę
organizacyjną
Ma określone zakresy
obowiązków dla uczestników
Ma określone zasady
komunikowania się
Przestrzega wypracowanych
i sprawdzonych reguł i
procedur
Posiada parasol ochronny

21. Zadbaj o
komunikacjęUmiejętność komunikowania się, stała się w dzisiejszym świecie towarem, za który
gotów jestem płacić więcej, niż za jakikolwiek inny” - John D. Rockefeller

22. komunikacja
Communication
ComunicaciónKommunikation
Spotkania,
wideokonfere
ncje, standup-
y
Jedno
miejsce z
plikami,
procedur
ami
wiki
Sporządz
ony plan
komunika
cji w
projekcie
Forum
Grupy
dyskusyjne
komunikatory

23. codzienny
Stand-up3 proste pytania
Czy coś
mnie
blokuje?
Co
zrobiłem
wczoraj?
Co zrobię
Dziś?

24. PR projektu
Dobry i „prawdziwy” PR i komunikacja przyczynia się do sukcesów projektów
Sukcesy i
porażki w
trakcie
trwania
WSPÓLNY
SUKCES
Cele dla
organizacji i
CO TO DA
PRACOWN
IKOM

25. Harmonogramowanie
Co i na kiedy

26. Work Breakdown Structure
Struktura Podziału Prac – podział projektu na produkty i zadania
• Produkty cząstkowe
produktu lub usługi
• Jakie prace należy
wykonać
• Jakie są zależności
pomiędzy zadaniami i
produktami cząstowymi
Z czego składa się
projekt1 • Diagram następstwa
produktów (Prince 2)
• Backlog (Scrum)
Inne metody
2 • Narzędzia wizualne typu
MS Visio
• Mapy myśli
• Zwykłe karteczki i white
board
Narzędzia
3

27. Sieć Projektu
Działania2
Zależności pomiędzy
działaniami
3
Kolejność realizacji
działań4
Czas potrzebny na
realizację działań5
Planowanie sieciowe polega na graficznym przedstawieniu działań projektu z uwzględnieniem:
Początek
Koniec
Działanie
Zależności
1 Początek i koniec
5
4
5
4
12
8
10
3
2

28. Ścieżka krytyczna
CPM – Critical Path Method
Ścieżka krytyczna to najdłuższa ścieżka w projekcie
wyznaczająca najkrótszy możliwy czas realizacji projektu1
Start Koniec
Zadanie A
Zadanie B Zadanie C
Zdarzenie
niekrytyczne
Ścieżka krytyczna
5
5 5

29. Ścieżka krytyczna - zasady
 Każde opóźnienie na ścieżce krytycznej powoduje opóźnienie
całego projektu.
 Na ścieżce krytycznej nie występują bufory i przerwy czasowe.
 Należy chronić ścieżkę krytyczną.
 Stały monitoring ścieżki projektu.
 Zarządzanie zasobami.

30. Ścieżka krytyczna – przykład 2

31. Ścieżka krytyczna – przykład 3

32. Określenie czasu trwania zadań
„Ile Wam to zajmie?”
Estymacja = Zgadywanie?
• Rozłożenie projektu na składowe
• Wycena składowych
• Podsumowanie wycen
Kiedy stosujemy?
• Kiedy projekt nie jest nowatorski
• Znane są czasy wykonania zadań
Metoda Bottom – up Metoda Top – down
• Polega na zebraniu danych
rynkowych o podobnych projektach
• Określenie górnej kwoty granicznej
Kiedy stosujemy?
• Kiedy jest nowatorski dla
organizacji
• Projekt jest typu R&D

33. Harmonogramowanie a zasoby - 1
Koniec
Wdrożenie
10
Frontend
10
Silnik
10
Baza
10
Intergacja
10
Ilość zasobów:
Żółty – 1
Zielony – 2
Niebieski - 1

34. Harmonogramowanie a zasoby – early, late start
Koniec
Wdrożenie
10
Frontend
30
Silnik
30
Baza
10
Intergacja
10
Ilość zasobów:
Żółty – 1
Zielony – 1
Niebieski - 1

35. Harmonogramowanie
podsumowanie
• Działania
• Czasy trwania działań
• Zależności pomiędzy działaniami
• Kamienie milowe projektu
• Narzędzia np. wykres Gantt’a
• Metody np. PERT, CPM

36. Budżetowanie
Projektów
Rentowność projektów. Szacowanie kosztów.

37. Budżetowanie projektów
• ROI – Return on Investment
• IRR – Internal rate of Return
• NPV – Net Present Value
• Okres zwrotu
Mierniki rentowności
projektu Koszty projektu obejmują
• Koszty pracy
• Materiały i wyposażenie
• Usługi
• Pomieszczenia
• Rezerwy, inflację, itd..
Kryteria decyzji o starcie:
• NPV, ROI, IRR – im większe tym lepiej
• Okres zwrotu – im krótszy tym lepiej

38. Budżetowanie projektów
• Rezerwy operacyjne
• Rezerwy strategiczne
• Bufory etapów
• Bufor projektu
Rezerwy w projekcie Projekt budżetu projektu
• Koszt: 100 000 zł
• Ilość dni pracy: 1000
• Czas realizacji: 1 rok
• Zaangażowanie: 100-200
osób
Budżet bazowy jest skorelowany z harmonogramem, używany jako
podstawa pomiarów, monitorowania i kontroli kosztów i efektywności
kosztowej projektu.

39. Zarządzanie
Ryzykiem
Zidentyfikuj ryzyka projektowe, przygotuj się na ich wystąpienie

40. Zarządzanie
ryzykiem
Zdarzenie, które może wystąpić w
przyszłości i
które może mieć wpływ na parametry
projektu
np. na czas, budżet, zakres, jakość,
itd.
• Ograniczamy lub eliminujemy
prawdopodobieństwo
• Opracowujemy plan awaryjny i
zabezpieczamy się na skutki
• Akceptujemy wystąpienie ryzyka
Karta ryzyk
• Nazwa ryzyka
• Priorytet ryzyka
• Przyczyny ryzyka
• Działania zapobiegawcze
wystąpienia ryzyka
• Działania minimalizujące skutki

41. Zarządzanie
zmianami
Zmiany w projektach to pewnik. Przygotuj się na nie!

42. Zarządzanie zmianami
Przykłady wpływu zmian na projekt
 Zmiana nie powoduje opóźnienia projektu ani wzrostu kosztów.
 Zmiana powoduje wydłużenie się czasu trwania projektu.
 Zmiana potrzebuje dodatkowych zasobów lub umiejętności aby mogła
być przeprowadzona w ustalonym harmonogramie.
 Zmiana wymaga zwiększenia zasobów i czasu projektu.
 Zmiana wymaga przebudowania całego planu projektu łącznie z
terminami poszczególnych etapów i etapu końcowego.
 Zmiana powodująca duże zmiany w projekcie w tym zmianę końcowych
produktów.

43. Zarządzanie zmianami
Proces zgłoszenia zmiany
 Wniosek o wprowadzenie zmiany
 Analiza wpływu wprowadzenia zmiany na projekt (budżet, harmonogram, ryzyko,
itd.)
 Akceptacja lub odrzucenie zmiany.
 Uaktualnienie planu realizacji projektu (kart ryzyk, harmonogramu, jakości,
budżetu, itd.).

44. SKUTECZNE
ZARZĄDZANIE
PROJEKTAMI
Jak zarządzać wieloma projektami i zadaniami

45. Zarządzanie wieloma projektami
Brak priorytetów
lub wszystkie
ważne
Musimy wszystko
zrobić asap
Wszystko na
wczoraj
Lejek projektowy
Problemy z
wieloma
projektami
• Wszystkie
projekty w tym
samym czasie
• Wszystkie
projekty są
najważniejsze
Projekt
Projekt
Projekt Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Zasoby

46. Kanban projektowy
Skuteczna wizualizacja w zarządzaniu projektami lub zadaniami

47. Projekt 6
Projekt 2
Projekt 6
Projekt 2
Kanban projektowy
Jak stworzyć Kanban projektowy
Zamróź / zamknij
niepotrzebne projekty
Nadaj im priorytety
Stwórz pierwszy prosty
kanban
Backlog Analiza Wytwarzanie
(Development)
Testowanie
(AT)
Na produkcji
(Done)
ZamrażalkaProjekt 5
Projekt 1
Projekt 3
Projekt 4
Zinwentaryzuj wszystkie
projekty
Dodaj Work in Progress
(WIP)
Zacznij pracować
Udoskonalaj kanbana
Stwórz kolejkę
projektową
2 5 1

48. Zarządzanie wieloma projektami
podsumowanie
 Wniosek o wprowadzenie zmiany
 Stosuj Priorytety
 Wykonuj analize biznesową
 Eliminuj złą wielozadaniowość
 Zamrażaj lub wstrzymuj projekty
 Killuj projekty
 Zarządzaj projektami na kanban board

49. Rozpoczęcie i
zakończenie
projektuJak dobrze zacząć i jak skończyć projekt

50. Kickoff projektu
 Przedstawienie uczestników
 Przedstawienie wizji projektu
 Cele projektu
 Zakres projektu
 Role i odpowiedzialność
 Następne kroki
 Pytania

51. Lessons learned
 Wnioski z zakresu prac
 Wnioski z szacownia i budżetowania
 Wnioski z budowania zespołu
 Wnioski ze współpracy z dostawcami zewn.
 Wewnętrzne wnioski
 Wnioski z analizy ryzyk

52. Kontrola i
monitorowanie
Nie można zarządzać czymś, czego się nie mierzy

53. Monitoring
prac w projekcie
Zdefiniowanie wskaźników, miar jest jednym z trudniejszych zadań w trakcie realizacji projektów. W myśl
Goldratt’a „Powiedz mi, jak mnie mierzysz, a powiem Ci, jak będę się zachowywał” uczestnicy projektu zawsze
będą szukać wymówek, jeśli coś pójdzie nie tak…
Każda funkcjonalność,
moduł, system dobrze
przetestowany sprawi, że w
przyszłości nie będziesz się
martwić, że coś po prostu
nie działa

54. Kontrola realizacji projektów
 Kontrolujemy: budżet, zakres, jakość i czas
 Regularnie, po kamieniach milowych lub wykonanych zadaniach oraz w
przypadku wystąpienia odchyleń
 Odchylenia: wymagające reakcji, niewymagające reakcji
 Raportowanie
 Stosowanie działań zaradczych
 Zarządzanie buforami
OK Planuj działania Działania zaradcze

55. Checklisty

56. Przegląd
metodyk i technik
Wybór odpowiednich narzędzi i podejścia jest kluczowy przy realizacji projektu

57. Agile vs waterfall
Time & material vs fix price
waterfall
Najlepsze do:
• Projekty z fizycznymi produktami
• Projekty ze zdefiniowanym
zakresem
• Projekty powtarzalne
Wady:
• Wymagają silnego planowania
harmonogramu
• Zmiany w trakcie są wolne
• Dostarczają efekty po
zakończeniu projektu
Agile Project
management
Najlepsze do:
• Projekty zorientowane na usługi
• Projekty ze zmiennym lub
nieznanym zakresem
• Projekty
Wady:
• Nie nadają się do projektów ze
ściśle zdefiniowanym zakresem
• Trudniejsze do monitorowania
• Pojawia się nadkreatywność

58. Agile vs waterfall

59. Scrum
„Wytwarzając oprogramowanie i pomagając innym w tym zakresie, odkrywamy lepsze sposoby wykonywania tej
pracy. W wyniku tych doświadczeń przedkładamy:
• Ludzi i interakcje ponad procesy i narzędzia
• Działające oprogramowanie ponad obszerną dokumentację
• Współpracę z klientem ponad formalne ustalenia
• Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem.
Doceniamy to, co wymieniono po prawej stronie, jednak bardziej cenimy to, co po lewej.”

60. Narzędzia wspierające zarządzanie
projektami

61. Skuteczne projekty internetowe?
Podsumowanie skuteczne projekty
Zastosowanie
procesów w
zarządzaniu
Projektami
1
Pull nie push4
Sieci projektów2
Kanban projektowy5
Task managerowie3
Zarządzanie
wieloma projektami6
Stosowanie
buforów7
Killowanie i
holdowanie
projektów
8
Priorytety w
projektach9
Rentowność
projektów10 Obserwuj backlog11
Wybierz
odpowiednie
metodę projektową
12
Stosuj Checklisty13 Dbaj o jakość14

62. Dziękuję za uwagę
pfederowicz@gotechnologies.pl
Przemysław Federowicz